Чем занимается отдел кадров в пфр

Обновлено: 04.07.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Отчеты в течение года

Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.

Росстат

Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:

Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

о приеме, увольнении военнообязанного;
об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
об уклоняющихся от воинского учета.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Административная ответственность

За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.

Анализ информационной составляющей системы управления на примере ООО Радуга

Взаимодействие отдела кадров и Пенсионного фонда РФ

Однако не все граждане, по причине сложности применения пенсионного законодательства, могут самостоятельно реализовать свое право, и здесь специалисты отделов кадров, отвечающих за вопросы пенсионного обеспечения работников, могут оказать помощь в представлении документов и решении вопросов по назначению пенсий работникам предприятия.

При квалифицированном подходе к сбору и подаче пакета документов для назначения пенсии специалистами отдела кадров предприятий сокращаются сроки решения возникающих вопросов, назначения пенсии, а также количество личных обращений в отделы назначения пенсий.

Вправе ли компания отказать Пенсионному фонду, который требует оригинал трудовой книжки работника

Кадровые агентства предлагают вакансию взамен на часть пенсии

Уже месяц Анжела ищет работу через кадровые агентства. И едва ли не в каждом втором ей предлагают вакансии бесплатно. Но взамен просят прийти на собеседование с паспортом, трудовой книжкой и… страховым свидетельством. Такие требования девушку пугают: объяснять, зачем нужны все эти документы, посредники не спешат.

В государственном пенсионном фонде утверждают: с кадровыми агентствами они не сотрудничают.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет :

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности.

Как работать с Пенсионным фондом

Как известно, в сети Internet существуют неформальные сообщества пользователей, объединенных теми или иными профессиональными интересами или определенными увлечениями.

Работники кадровых служб, не отставая от других специалистов, посещают свой профессиональный ресурс, участвуют в конференциях, общаются между собой, делятся друг с другом своими трудностями и достижениями.

Нередко участники форума обращаются к коллегам с актуальными вопросами в надежде получить ценный совет – и ответы не заставляют себя долго ждать.

Конвертация трудового стажа: проблемы, решения (из опыта работы отдела кадров профессионального лицея)

С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г. работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.

Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?

Конвертация — это преобразование пенсионных прав в расчетный пенсионный капитал.

Курсы кадровиков

На рынке труда всегда пользуются спросом квалифицированные работники кадровых служб, способные сформировать эффективный и компетентный кадровый каркас организации, обеспечить соответствие кадрового потенциала уровню стоящих перед организацией задач, снабдить руководство своевременными и точными рекомендациями по организации кадровой политики предприятия, правильному использованию наличных кадров, формированию здорового трудового коллектива.

Отчетность в Пенсионный фонд

Уплата так называемых пенсионных взносов — обязанность каждого субъекта бизнеса — и физического лица, занимающегося предпринимательством, и организации. Но помимо собственно выплат, каждый работодатель обязан периодически готовить и сдавать в Пенсионный фонд соответствующую отчетность.

Если отчисления в ПФ проводятся бизнес-субъектом ежемесячно, то отчитываться об их выплате нужно раз в квартал.

Работа в пенсионном фонде

работаю главным бухгалтером в территориальном пфр з/плата 20 тыс рублей, у начальника управления чуть побольше. разве это з/плат за ту ответственность.

Работа кадровика с пенсионным фондом

Сбежавшая пенсия

Что должен знать кадровик при оформлении пенсии работнику?

Законодательство РФ в отношении пенсионного обеспечения граждан постоянно претерпевает изменения. Вносимые изменения практически всегда воспринимаются очень настороженно, поскольку затрагивают очень многочисленную категорию граждан страны, а особенно вопросы изменения пенсионного законодательства волнуют людей пред пенсионного возраста. Меняются не только правила подсчета размера пенсии, порядок её выплаты, но и порядок оформления и представления документов, необходимых для назначения пенсионного пособия.

В каких случаях подается отчетность СЗВ-ТД

Сведения должны быть переданы в ПФР не позже 15 числа следующего месяца за отчетным. Работодатель заполняет СЗВ-ТД, если:

на работу принят новый сотрудник;
был оформлен постоянный перевод с одной должности на другую;
сотруднику установили новую профессию, специальность или присвоили другую квалификацию;
работник уволился из компании;
вступило в силу постановление суда о лишении права занимать определенную должность или установлен запрет заниматься конкретным видом деятельности;
компания переименовалась;
от сотрудника было получено заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Все данные в отчет включаются на основании кадровых документов предприятия. Образцы заполнения сведений о кадровых мероприятиях вы найдете здесь.

Кто сдает СЗВ-ТД - кадровик или бухгалтер?

Законодательство возлагает ответственность за передачу отчетов на работодателей – компании и ИП с работниками. Руководитель вправе сам выбрать отдел, отвечающий за представление СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, или назначить уполномоченное лицо, которое будет заниматься подготовкой отчетности.

На небольших предприятиях обязанности отдела кадров часто переданы бухгалтерии, поэтому вопроса, кто будет заполнять и сдавать форму, у них нет.

В организациях с большим штатом отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды отправляет бухгалтерия, а трудовыми книжками и прочими документами, связанными с движением персонала, занимается отдел кадров. Кому же передать обязанности по предоставлению сведений в ПФР?

Почему ответственность за СЗВ-ТД стоит возложить на отдел кадров

Отчет СЗВ-ТД содержит персональные данные сотрудника. Что указывают в форме:

фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
дату его рождения;
номер СНИЛС.

Эту информацию получает отдел кадров при приеме на работу нового сотрудника.

Кроме того, цель новой отчетности – ведение трудовых книжек в электронном виде. Заполнением бумажных экземпляров трудовых занимается инспектор отдела кадров, поэтому логичное решение - доверить этому же лицу составление электронной формы ТК. Тем более, что обе записи, в ТК и СЗВ-ТД, должны быть идентичны (если сотрудник не выбрал электронную версию документа). Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки от работников тоже поступает в отдел кадров.

Стоит ли передавать обязанности по представлению СЗВ-ТД бухгалтерии

Финансовой и налоговой отчетностью организации, включая отчеты по страховым взносам, занимается бухгалтерия. Но формы для ПФР не содержат финансовых или стоимостных показателей. Отслеживать и оформлять кадровые изменения – задача кадровика, а не бухгалтера. Иногда ответственность за представление отчета в ПФР, даже при наличии отдела кадров, все равно возлагают на бухгалтерию. Вот список некоторых причин, из-за которых так происходит:

у бухгалтера есть действующая ЭЦП для подписания документов, у кадровика - нет;
у специалистов по кадрам нет доступа к программе отчетности, или выгрузка файла из имеющихся источников не организована;
бухгалтерия чаще отслеживает изменения в законодательстве и обновляет программы;
руководителю удобнее возложить ответственность за передачу отчетности на одного сотрудника, занимающегося отчетами;
бухгалтеру привычнее учитывать сроки подачи различных форм и соблюдать их.

Исходя из практики, если в компании отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) сдает бухгалтерия, а не кадровики, вероятнее всего, заполнять и отправлять СЗВ-ТД также придется ей.

При выборе лица или отдела, ответственного за представление сведений в ПФР, надо учитывать все обстоятельства и уровень загруженности специалистов. Окончательное решение о СЗВ-ТД, кто сдает форму - кадры или бухгалтерия, принимает руководитель. При необходимости компания вправе назначить другое уполномоченное лицо или отдел, отвечающий за отчетность по трудовой деятельности сотрудников.

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

Для понимания того, что такое отдел кадров, нужно изучить особенности его работы, основные функции и структуру. Но если говорить в общем, то такие подразделения принимают участие в процессе управления персоналом. От них во многом зависит эффективность работы предприятия.

Что такое отдел кадров?

Данная терминология используется для определения структуры внутри компании, ключевой задачей которой является помощь в достижении целей организации посредством подбора необходимых специалистов. Также сотрудники отдела кадров способствуют наиболее эффективному использованию опыта, работоспособности и квалификации нанятых работников. Таким образом, они принимают участие в процессе управления персоналом внутри предприятия.

Если говорить о работе данной структуры более подробно, то можно выделить следующие задачи, выполнением которых она занимается:

Поиск, отбор и наем персонала в нужном объеме и с необходимой квалификацией. Проводятся собеседования и оформляется необходимая документация.
Разработка карьерных планов работников. Сотрудники распределяются на конкретные должности: их могут повышать, понижать, а также переводить.
Разработка кадровых технологий. Планируется смена специалистов на руководящих должностях, повышение квалификации сотрудников и т. д.
Формирование эффективной системы штатных работников. Разрабатывается схема продвижения специалистов по карьерной лестнице.

При этом вся деятельность отдела должна согласовываться с требованиями трудового законодательства.

Структура

Полноценный отдел кадров состоит из нескольких основных и вспомогательных подразделений. Речь идет о следующем функциональном разделении:

подбор персонала;
организация труда;
исследования социально-психологического климата;
обучение и переквалификация персонала;
безопасность и охрана труда;
планирование продвижения и карьеры;
мотивация, в том числе и материальное стимулирование сотрудников;
оценка резервов, аттестации и нормирование труда.

В небольших компаниях некоторые из отделов могут отсутствовать.

Функции

Понять, что такое отдел кадров, будет легче, если разобраться с особенностями его работы.

Функциональная сторона работы таких структур сводится к управлению персоналом компании с учетом сформированной стратегии компании. Также отдел кадров определяет необходимость предприятия в персонале на данный момент и в будущем. На основании полученных данных привлекаются и оцениваются новые специалисты.

Для повышения эффективности процесса разрабатываются критерии набора. Также производится оптимизация соотношения внутреннего и внешнего привлечения персонала.

Изучая, что такое отдел кадров и его функции, нужно обратить внимание на такое направление работы данной структуры, как повышение квалификации персонала компании. Это необходимая мера для достижения стратегических целей предприятия. Выполняется такая задача за счет инициации следующих процессов:

выбор наиболее подходящей формы обучения работников во время повышения квалификации;
определение форм, сроков и принципов аттестации кадров;
организация переподготовки и обучения сотрудников предприятия;
планирование различных мер, необходимых для повышения квалификации всех работников.

Необходимо затронуть и вопрос увольнения для полного понимания того, что такое отдел кадров. Специалистам данной структуры в предприятии приходится периодически увольнять сотрудников.

В рамках данного процесса выполняются такие действия, как:

выбор подходящих вариантов высвобождения сотрудников;
обеспечение социальных гарантий тем работникам, которые увольняются;
анализ причин высвобождения персонала.

Построение работ и затраты

Отдел кадров обязан выстраивать и организовывать те работы, которые нужны для реализации ключевых процессов: определение рабочих мест, формирование технологических и функциональных связей между ними, обеспечение необходимых условий труда. Выполнение этих задач неизбежно сопряжено с такими действиями, как:

проведение оперативного контроля за работой персонала;
создание благоприятных условий труда;
осуществление краткосрочного планирования развития персонала (квалификационно-профессионального);
определение содержания работ на каждом конкретном месте.

В сферу ответственности отдела кадров входит планирование затрат на персонал и социальные услуги, которые ему предоставляются.

Управление

Основная функция отдела кадров – управление персоналом. Для ее реализации специалисты данной структуры используют следующие методы:

Административно-правовые. С их помощью осуществляются такие виды воздействия, как распорядительное, организационное и дисциплинарное. Сюда также можно отнести административные штрафы.
Организационные. Суть их сводится преимущественно к планированию рабочих мест.
Экономические. К данным методам можно отнести материальное стимулирование, определение минимального размера труда, хозяйственный расчет, привилегии и гарантии.
Социально-психологические. Речь идет о социальном и психологическом исследовании, равно как и планировании.

Все методы используются с учетом особенностей работы конкретного предприятия.

Планирование

Любая организация периодически производит расчеты для определения уровня необходимых ресурсов. Кадровое планирование в рамках такой аналитики является одним из основных элементов общей системы. Оно, в итоге, позволяет обеспечить компанию всеми необходимыми специалистами на определенных должностях и в нужные сроки.

Планирование необходимо осуществлять в рамках следующих направлений:

набор персонала;
оптимизация состава специалистов;
затраты на персонал;
развитие кадров;
обучение;
перемещение и сокращение персонала;
использование специалистов;
сохранение персонала.

Такое планирование производится для того, чтобы достигнуть следующих целей:

максимально эффективное использование потенциала персонала;
обеспечение компании необходимой рабочей силой;
получение и удержание в коллективе новых работников;
определение издержек на содержание и наем персонала;
выявление возможных проблем, которые могут возникнуть на фоне избытка или нехватки персонала.

Первое, что определяет отдел кадров в рамках процесса планирования, – это факторы, оказывающие влияние на потребность организации в персонале. Речь идет о рабочих местах, используемых технологиях, количестве продукции, которая производится, и стратегии развития предприятия.

Сам персонал можно разделить на 3 основные категории:

служащие, в том числе и различные уровни руководителей;
технический персонал;
рабочие (квалифицированные специалисты вспомогательных и основных профессий).

Обязанности начальника

Руководитель структурного подразделения, например, отдела кадров больницы, должен распределять обязанности между работниками и контролировать их выполнение. Такой управляющий обязан знать все грани работы больницы (или другого учреждения) для того чтобы вовремя замечать пробелы в организации трудовых процессов. Именно руководитель несет ответственность за результаты деятельности всего отдела.

В его обязанности также входит визирование документов и проверка законности их заполнения. Таким образом, если специалист ошибется, то будет оштрафован и управляющий подразделением.

Также руководитель занимается разработкой стратегии кадровой работы в компании.

Документы

Информация о работе с официальными документами также поможет понять, что такое отдел кадров. Оформление по кодексу нанятых работников дополняется необходимостью составления планировочных таблиц. Последние часто используются на государственных предприятиях для занесения информации об учете стажа, смене рангов и т. д. Любое подобное изменение должно сопровождаться приказом.

Необходимым является написание и утверждение положения о кадровой службе. Оно используется для фиксации прав, обязанностей и функций специалистов отдела. Помимо этого составляется план работы.

Работа с персоналом

Для ясного представления того, что такое отдел кадров в университете или другом учреждении, нужно обратить внимание на особенности взаимодействия данного подразделения с персоналом компании.

Чтобы коммуникации в рабочем коллективе были на высоком уровне, производится изучение личностных и деловых качеств сотрудников. На основе полученных данных составляются характеристики, после чего следует перевод конкретных специалистов или перераспределение обязанностей, если это нужно.

Отдел кадров также занимается проведением дисциплинарного влияния. Перед тем как применять конкретные меры, специалисты подразделения изучают проступки работников, правильно их оформляют и ставят сотрудника в известность о сложившейся ситуации.

При этом важно учесть все юридические тонкости в процессе составления подобных документов.

Грамотный подход необходим и в случае с поощрениями. На каждое из них существуют определенные ограничения.

Заключение

Основная функция отдела кадров – это выявление необходимости в конкретных специалистах, их поиск и последующее оформление. Выполнение таких обязанностей сопряжено с большим объемом работы, поскольку нужно правильно оценить потенциальных работников и грамотно распределить их по различным должностям.

Читайте также: