33 в течении какого срока банк обязан сохранить в электронном виде электронные сообщения об открытии

Обновлено: 02.07.2024

Автор
Марина Климова
профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила):

— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Глава 1. Порядок формирования и направления банком

реквизитов счета клиента

1.3. Сводные архивные файлы территориальных учреждений первого типа ЦИТ направляет в уполномоченное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченное подразделение Фонда социального страхования Российской Федерации с одновременным направлением указанных архивных файлов в уполномоченный налоговый орган в соответствии с Положением Банка России N 311-П.

Сводные архивные файлы территориальных учреждений второго типа, принятые ЦИТ в соответствии с Положением Банка России N 311-П, в уполномоченное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченное подразделение Фонда социального страхования Российской Федерации не направляются.

Сводные архивные файлы, включающие транспортные файлы уполномоченного налогового органа второго типа, принятые ЦИТ в соответствии с Положением Банка России N 311-П, в уполномоченное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченное подразделение Фонда социального страхования Российской Федерации не направляются.

Глава 2. Работа банков с квитанциями и извещениями,

поступающими от уполномоченного подразделения Пенсионного

фонда Российской Федерации и уполномоченного подразделения

Фонда социального страхования Российской Федерации

Абзац утратил силу с 1 июля 2014 года. - Указание Банка России от 29.04.2014 N 3252-У.

2.3. Утратил силу с 1 июля 2014 года. - Указание Банка России от 29.04.2014 N 3252-У.

Абзац утратил силу с 1 июля 2014 года. - Указание Банка России от 29.04.2014 N 3252-У.

Территориальное учреждение обеспечивает прием направленных по каналам связи или на магнитном носителе транспортных файлов банка третьего и четвертого типов по рабочим дням до 16 часов 00 минут по местному времени.

2.8. Транспортные файлы банков третьего и (или) четвертого типа, принятые в течение рабочего дня территориальным учреждением и прошедшие проверку в соответствии с главой 2 Положения Банка России N 311-П, распаковываются территориальным учреждением с помощью программы архиватора.

ЦИТ направляет полученные от территориального учреждения сводные архивные файлы третьего типа в уполномоченное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации, а полученные сводные архивные файлы четвертого типа - в уполномоченное подразделение Фонда социального страхования Российской Федерации не позднее 18 часов 00 минут по московскому времени рабочего дня, следующего за днем их получения от территориального учреждения.

2.9. ЦИТ обеспечивает направление сводных архивных файлов, включающих транспортные файлы уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и (или) уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации в день их получения от указанных подразделений в территориальное учреждение для последующей доставки в банк с использованием каналов связи, применяемых в Банке России для передачи статистической информации.

Абзац утратил силу с 1 июля 2014 года. - Указание Банка России от 29.04.2014 N 3252-У.

2.10. Территориальное учреждение по получении от ЦИТ сводных архивных файлов уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и (или) уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации осуществляет их разархивацию с помощью программы архиватора. Полученные в результате разархивации транспортные файлы уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и (или) уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации направляются территориальным учреждением в банк, находящийся на поднадзорной данному территориальному учреждению территории, по каналам связи или на магнитном носителе не позднее 18 часов 00 минут по местному времени рабочего дня, следующего за днем их получения от ЦИТ.

Глава 3. Требования по обеспечению информационной

безопасности и хранения банками квитанций о получении

3.1. Информационное взаимодействие банков с уполномоченным подразделением Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченным подразделением Фонда социального страхования Российской Федерации, а также с территориальным учреждением, предусмотренное настоящим Положением, осуществляется с применением средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), определяемых Банком России по согласованию с Пенсионным фондом Российской Федерации и Фондом социального страхования Российской Федерации. Обеспечение информационной безопасности при использовании СКЗИ осуществляется в порядке, установленном приложением 7 к настоящему Положению.

Глава 4. Заключительные положения

4.1. Настоящее Положение в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 12 ноября 2010 года N 23) вступает в силу по истечении девяноста дней после дня его официального опубликования в "Вестнике Банка России".

4.2. Центральный банк Российской Федерации обеспечивает разработку и размещение на официальном сайте Банка России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" согласованных с Пенсионным фондом Российской Федерации и Фондом социального страхования Российской Федерации:

структуры наименований транспортных файлов банка третьего и четвертого типов, сводных архивных файлов территориального учреждения третьего и четвертого типов, транспортных файлов уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации, сводных архивных файлов уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации;

информации о допустимых объемах транспортных файлов банка третьего и четвертого типов, сводных архивных файлов территориального учреждения третьего и четвертого типов, транспортных файлов уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации, сводных архивных файлов уполномоченного подразделения Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченного подразделения Фонда социального страхования Российской Федерации.

4.3. Согласованные с Пенсионным фондом Российской Федерации и Фондом социального страхования Российской Федерации изменения в форматы, структуру и наименования файлов, указанных в пункте 4.2 настоящего Положения, а также информация о допустимых объемах транспортных и архивных файлов, указанных в пункте 4.2 настоящего Положения, размещаются на официальном сайте Банка России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и применяются по истечении 30 дней после дня их размещения, если информация о более поздних сроках их применения не размещена на официальном сайте Банка России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

С этих документов начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях России, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения.

Ответственность за организацию хранения документов

Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации.

Распечатываем документы со сроком хранения свыше 10 лет

Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.

2.1. …Лицевые счета, по которым были проведены операции (была проведена операция), и документы, которые имеют срок хранения свыше десяти лет, подлежат, по мере совершения операций, распечатыванию и хранению на бумажных носителях, при этом распечатывается тот лицевой счет, по которому документы хранятся свыше десяти лет.

4.2. …Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.

Правила, однако, не говорят, как поступать в достаточно часто встречающихся ситуациях, когда документы, которым, согласно законодательству, установлен небольшой срок хранения, в интересах самой организации нужно хранить дольше. Конечно, можно продолжить хранить эти документы в электронном виде, но в данный момент такой подход существенно повышает риски кредитной организации.

Можно предложить следующий вариант действий: если выявляются электронные документы, срок хранения которых необходимо увеличить, то соответствующее решение принимает экспертная комиссия (ЭК) организации и она же устанавливает, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. На основании решения ЭК документы могут быть переведены на бумажные носители. Процедура этой операции и порядок ее документирования должны быть регламентированы во внутренних нормативных документах организации.

Как исправлять ошибочные записи?

Разрешение ведения документации в электронном виде поставило перед Банком России еще один интересный вопрос: как исправлять выявленные ошибочные записи? В бумажном делопроизводстве эта процедура хорошо отлажена, а вот в электронном ее еще предстоит освоить и кредитным организациям, и Банку России. В правила ведения бухгалтерского учета включены, на мой взгляд, достаточно спорные положения:

1. …При хранении регистров бухгалтерского учета, в том числе в электронном виде, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

3.4.2. …Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях, по письменному распоряжению, подписанному главным бухгалтером или его заместителем, фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов.

Более подробно порядок внесения изменений в электронные документы описан в Указании Банка России от 25.11.2009 № 2346-У.

2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ [документ в электронном виде – ред.], содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление. ДЭВ об исправительных записях записываются на отдельных ЕХ [единицах хранения – ред.]. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью. Периодичность формирования ЕХ с ДЭВ об исправительных записях и передачи ЕХ в фонд ЕХ определяется кредитной организацией.

Базы данных – вне закона?

Кроме того, изменен и п. 4.8, который раньше разрешал хранение электронных документов в виде баз данных. Теперь этой возможности у кредитных организаций не будет. Они, однако, могут вести такие базы данных для справочно-информационных целей.

Новая редакция:

4.8. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации.

Старая редакция:

4.8. Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Таким образом, начиная с 1 января 2010 года, в кредитных организациях на совершенно законных основаниях можно перевести основную часть наиболее массовых бухгалтерских документов в электронный вид.

Порядок хранения электронных документов

Надо отметить, что Банк России подошел к вопросу об использовании бухгалтерских документов в электронном виде очень ответственно, одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета разработав и порядок их хранения (см. указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У).

Прежде всего стоит отметить, что хранение в электронном виде право, а не обязанность кредитной организации (п. 1.1). Кредитные организации самостоятельно могут решить, в каком объеме и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.

Достаточно важным, с моей точки зрения, является и требование о том, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием (п. 1.2).

Можно выделить следующие основные требования к организации хранения:

Предложенная технология хранения не предусматривает возможность конверсии (миграции) электронных документов. А для документов, хранящихся более 5–7 лет, это важно. Ведь этот срок уже грозит устареванию технических средств и программного обеспечения, на которых первоначально был создан документ. И по прошествии этих лет появляется угроза, что в организации не останется такой техники и программного обеспечения, которые бы позволили прочитать документ. И что же –зря его хранили?

Что касается форматов документов, то в Указаниях сказано, что на носителях документы сохраняются в готовом для просмотра формате TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML и допускается возможность использования архиваторов ZIP, ARJ, RAR, TAR (п. 2.4). Получается, что нельзя использовать новые офисные форматы Microsoft (DOCX, XLSX) или форматы семейства ODF.

Важным моментом, который отражен в указаниях, является вопрос об организации регулярной проверки состояния носителей информации.

2.19. Проверка состояния ЕХ проводится не реже 1 раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки.

Проверка состояния ЕХ осуществляется посредством проверки значения функции хэширования, вычисленной на ЕХ, со значением, отраженным на ярлыке к ЕХ.

С моей точки зрения, пункт 2.19 написан технически не совсем верно.

Во-первых, наибольшая вероятность выхода из строя будет у носителей, дольше всего хранящихся в фонде, в то время как формулировка п. 2.19 фактически ориентирует кредитные организации на проверку вновь поступивших носителей.

Во-вторых, когда имеет место несовпадение хэш-функции, это уже крайняя ситуация, до которой лучше дело не доводить. За рубежом (например, в США) при проверке используется доступное программное обеспечение, замеряющее уровень ошибок ввода-вывода при работе с носителем. При превышении порогового значения носитель (к этому моменту еще вполне читаемый) заменяется. Национальные Архивы США также рекомендуют отслеживать статистику ошибок по партиям закупленных носителей и в случае большого числа ошибок перезаписывать все носители из подозрительной партии.

Многие электронные архивы также рекомендуют сочетать проверку носителей по графику и случайную выборку по всему фонду.

Кредитные организации при желании могут предусмотреть такого рода дополнительные работы по проверке состояния электронных носителей информации в своих внутренних регламентах.

Хочется обратить внимание еще на один интересный момент: в новых положениях вообще не упоминается ЭЦП, хотя по правилам бухгалтерского учета все документы должны, как минимум, иметь подпись исполнителя. В Правилах ведения бухгалтерского учета уже давно есть интересный пункт по поводу подписи на документах, в том числе и электронных:

1. В дальнейшем под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Все это означает, что Банк Росси довольно элегантно ушел от непростой проблемы организации хранения документов, подписанных ЭЦП, полностью переложив эту головную боль на кредитные организации.

В нормативных актах Банка Росси не сказано ни слова о том, чтобы обеспечивать при организации архивного хранения электронных документов возможность перепроверять ЭЦП. Если такую возможность реализовывать, то потребуется сохранять дополнительные документы (сертификаты открытых ключей, списки отозванных сертификатов и т.д.) и хранить их в течение как минимум того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ. Кроме того, для подтверждения правильности тех ЭЦП, для которых уже истек срок действия сертификата открытого ключа, придется закупать или разрабатывать специальное программное обеспечение.

Установлены сроки хранения для электронных документов и носителей информации. Уничтожение носителей информации должно оформляться актом об уничтожении (п. 2.15).

1.1. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. Кредитная организация вправе увеличивать сроки хранения ЕХ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.

Разрешена свобода творчества в разумных пределах

Предусмотрено, что данный документ должен определять:

какие виды документов будут храниться в электронном виде и их сроки хранения;
как будут создаваться, маркироваться и учитываться носители однократной записи;
правила оформления ярлыков и описей;
правила ведения описей электронных носителей;
порядок предоставления информации, хранящейся на электронных носителях;
порядок хранения резервных копий;
порядок проверки наличия и состояния единиц хранения, организация проведения проверок и оформление их результатов;
процедура замены единиц хранения и порядок восстановления утерянных (испорченных) единиц хранения;
процедура рассмотрения случаев утери (порчи) документов в электронном виде и единиц хранения;
порядок уничтожения единиц хранения и оформления акта об уничтожении единиц хранения;
порядок обеспечения информационной безопасности фонда единиц хранения.

Кредитным организациям, которые будут налаживать электронное хранение документов на съемных носителях, можно дополнительно порекомендовать применять такие носители однократной записи, которые производитель снабжает уникальными серийными номерами. Это может существенно облегчить идентификацию и учет носителей, поскольку такой уникальный номер можно будет включать во все учетные документы и регистры архива. Использование подобного номера также затруднит подмену носителей.

Во внутреннем регламенте стоит предусмотреть и вопрос о том, какие действия кредитная организация должна предпринять в тех случаях, когда она по каким-либо причинам не в состоянии выполнить определенные требования. Например, что она должна делать в случае неисполнения ею (например, по техническим причинам) требований п. 2.2 о записи документов за каждый операционный день не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем? Возможно, в этом случае стоит предусмотреть составление акта о нарушении, утвержденного руководителем организации.

Выводы

Возможность хранения основного массива бухгалтерской документации в электронном виде – это большой и своевременный шаг вперед, который можно только приветствовать. Банк России еще раз наглядно продемонстрировал, что он является одним из самых передовых российских ведомств в области современного управления документами.

Понятно, что от кредитных организаций, которые захотят организовать хранение документов в электронном виде, потребуется существенная перестройка всей системы работы с бухгалтерской документацией и значительная переработка внутренней нормативной документации.

Напомним, что ранее документы для регистрации выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг подать исключительно в электронной форме (онлайн) было невозможно.

Электронная регистрация выпуска ценных бумаг

Общие правила и процедуры, содержащиеся в Законе, конкретизируются в Стандартах, вступивших в силу 11 мая 2020 года. Таким образом, с 11 мая 2020 года эмитенты получили возможность представлять в Центральный Банк документы для регистрации выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг в электронной форме.

Основные правила процедуры электронной регистрации выпуска ценных бумаг

Порядок представления документов

Напомним, что регистрирующей организацией может являться регистратор, биржа или центральный депозитарий[8]. При этом регистрация выпуска (дополнительного выпуска) эмиссионных ценных бумаг может осуществляться регистрирующей организацией при условии заключения эмитентом договора с такой регистрирующей организацией.

Представление документов в электронной форме в Центральный Банк осуществляется в соответствии с Порядком взаимодействия Центрального Банка с некредитными финансовыми организациями[9], предполагающим в том числе использование эмитентом личного кабинета участника информационного обмена[10].

Таким образом, в Центральный Банк документы для регистрации выпуска могут быть представлены через личный кабинет компании-эмитента на официальном сайте Центрального Банка по адресу, а в регистрирующую организацию – через личный кабинет на официальном интернет-сайте Вашей регистрирующей организации.

Обращаем Ваше внимание на то, что если ранее Ваша компания не использовала личный кабинет, то предварительно его будет необходимо активировать.

Для активации личного кабинета организации на сайте Центрального Банка необходимо указать:

ИНН организации;
ОГРН организации;
адрес электронной почты контактного лица организации – на него впоследствии будут высланы логин и пароль личного кабинета;
актуальный сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если у Вашей организации еще нет личного кабинета, то подать заявку на создание личного кабинета можно на официальном сайте Центрального Банка самостоятельно по ссылке, заполнив следующую информацию:

полное и сокращенное наименование организации;
ИНН и ОГРН организации;
информацию об организационно-правовой форме организации;
адрес и регион местонахождения организации;
адрес электронной почты контактного лица организации.

Требования к представляемым электронным документам

Документы, направляемые в Центральный Банк в электронной форме, должны быть представлены в виде файлов, имеющих форматы, обеспечивающие возможность их сохранения на технических средствах и допускающие после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста средствами для просмотра (то есть в форматах *.doc, *.docx, *.pdf)[11].

Обращаем Ваше внимание на то, что в отношении некоторых документов могут быть предусмотрены дополнительные требования к их формату, например, предоставление дополнительно в XML-формате[12] или в форме отдельных электронных документов[13].

В соответствии с Порядком взаимодействия Центрального Банка с участниками информационного обмена при использовании информационных ресурсов Центрального Банка, в том числе личного кабинета[14], документы, представляемые в электронной форме, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица.

Подтверждение регистрации выпуска ценных бумаг

Подтверждение регистрации выпуска эмиссионных ценных бумаг осуществляется:

Обращаем Ваше внимание на то, что некоторые регистрирующие организации уже приняли новые правила регистрации выпусков (дополнительных выпусков) ценных бумаг, начинающие действовать одновременно с новыми Стандартами – с 11 мая 2020 года[17].

Подтверждением принятия Центральным Банком решения по результатам рассмотрения представленных эмитентом в соответствии с требованиями Стандартов документов в электронной форме является[18]:

Центральный Банк направляет эмитенту документы, подтверждающие принятие им решения, путем размещения их в личном кабинете эмитента на официальном сайте Центрального Банка[19].

Электронная регистрация отчета об итогах выпуска ценных бумаг

Помощь консультанта

[4] Часть 5 статьи 24 Закона

[5] Абзац 2 части 2 статьи 20 Закона

[6] Перечень документов, которые должны быть представлены в Центральный Банк или регистрирующую организацию для регистрации выпуска ценных бумаг, закреплен в пункте 5.5 Стандартов

[7] Абзац 2 части 2 статьи 20 Закона

[8] Часть 1 статьи 20 Закона; пункт 1.6 Стандартов

[9] Абзац 3 пункта 22.1 Стандартов

[11] Пункт 22.2 Стандартов

[12] Например, документы, составляемые в соответствии с приложениями 1 – 7, 20 – 21, 26, 30 и 35 к Стандартам

[13] Например, документы, составляемые в соответствии с приложениями 1 – 7, 9 – 28, 30, 32 – 36 к Стандартам

[15] Пункт 1.8 Стандартов

[16] Статья 25.1 Закона

ПО ЗАКОНУ

4 МИН

Как отвечать на запросы банка на подтверждение операций

Согласно закону 115-ФЗ банки обязаны отслеживать операции по счёту и обращаться к предпринимателю за разъяснениями, если возникают вопросы. Такое случается, если конкретные операции соответствуют критериям сомнительных. Разбираем, что может вызвать подозрения и как реагировать на запрос от банка.

Что такое сомнительные операции

Операции считаются сомнительными, если:

с

Они нетипичны для конкретного бизнеса

Например, компания занимается поставками лакокрасочных материалов, но вдруг получает платёж за партию кондитерских изделий или переводит крупную сумму пивному заводу. Или ювелирный магазин приобретает дюжину минивэнов

с

Неясен экономический смысл операций

Цена закупаемой продукции превышает рыночную в несколько раз

с

Неочевидны цели операций и их законность

Средства поступают с расчётного счёта компании на личный счёт руководителя и наоборот. Или компания раз в неделю перечисляет средства одному и тому же физическому лицу за неведомо какие услуги

Обнаружив операции сомнительного характера, банк обязан проверить, не используется ли счёт для вывода средств за рубеж, ухода от налогов, финансирования серого импорта или терроризма и других противозаконных целей. И для этого направляет предпринимателю запрос о необходимости предоставить документы, подтверждающие экономический смысл и характер проводимых операций.

Что делать, если пришёл запрос от банка

Запрос о предоставлении информации и документов банк отправляет по активным каналам — через интернет-банк, на электронный адрес (при наличии). Одновременно с запросом направляется SMS-уведомление.

Срок ответа на запрос банка —7 рабочих дней

Пакет запрошенных документов может быть очень объемным, поэтому не стоит откладывать подготовку ответа в банк на последний день: рискуете не уложиться в сроки или собрать неполный комплект документов

Подробно опишите вашу деятельность по полученному запросу

Например, обязательно укажите, что не платите НДФЛ потому, что применяете спецрежим, а оборот вырос из-за фактора сезонности. Прикрепите подтверждающие документы

Отправьте скан-копии документов в банк

Способ передачи документов обычно указан в запросе: вложениями по электронной почте, через интернет-банк и др.

Отвечайте на звонки из банка

При анализе операций могут потребоваться дополнительные разъяснения или документы. Своевременный ответ — залог доверительного диалога между владельцем счёта и банком

Если не получается предоставить документы в срок

Если уложиться в установленные временные рамки не получается, заранее сообщите в банк о причинах задержки и сроках, когда документы будут готовы. Если причину задержки сочтут объективной, сроки предоставления могут продлить. Например, пока не готова справка из налоговой, приложите копию обращения в инспекцию. Если какие-то документы отсутствуют, укажите причину их отсутствия в пояснениях.

Сколько ждать ответа от банка

Срок рассмотрения документов занимает до 6 рабочих дней. Дождитесь результатов проверки — банк обязательно уведомит об итогах рассмотрения документов.

Читайте также: