15 чем различаются сводные годовые описи и описи структурных подразделений
Обновлено: 01.05.2024
с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
Формат А4 (210×297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 2 к 2.4.1
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
Название раздела (структурного подразделения организации)
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №________________________ по №____________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № _______
Формат А4 (210×297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 3 к п. 2.4.1
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _________________ по № _______________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
от __________ № __________ от ______________ № __________
Формат А4 (210×297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 4 к п. 2.4.1
А К Т УТВЕРЖДАЮ
_________№_________ Наименование должности
____________________ руководителя организации
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________________________________
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого_______________________________ ед.хр. за __________________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________________ № ____________________ )
Наименование должности лица,
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ № ________________
Продолжение приложения 4
Документы в количестве _______________________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
весом _________ кг сданы в ____________________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ №_______
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210×297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 5 к п. 2.4.2
(Название государственного архива)
Фонд № _____________
Опись №_____________
Формат А4 (210´297 мм)
Приложение 6 к п. 6.3.3
лист фонда № ___________________
(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
| 1 | 2 |
Учет неописанных документов
Форма листа фонда
Продолжение приложения 6
Учет описанных документов
Номер
описи
дел
Крайние даты
дел описи
Формат А4 (210×297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 7 к п. 3.4.6
| Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________ № ___________ __________________________ (место составления) На ______________ год | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата |
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Расшифровка
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________ № _______________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ____________ № _______________ |
Формат А4 (210×297 мм)
Продолжение приложения 7
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________________ году в организации
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Приложение 8 к п. 3.4.6
| Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________ № ___________ ______________________________ (место составления) На год[1] |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Протокол ЭК структурного подразделения
от ______________ № _________________
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210×297 мм)
Форма номенклатуры дел
Приложение 9 к п. 3.6.16
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
литерные номера листов ______________________________________________________________ ;
пропущенные номера листов ___________________________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
работника Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210×297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 10 к п. 3.6.17
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № _____________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед.хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ______________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210×297 мм)
Приложение 11 к п. 3.6.18
Код организации _______
| _______________________________________________________________ | Ф. № _____________ |
| _______________________________________________________________ | Оп. № ____________ |
| _______________________________________________________________ | Д. № _____________ |
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ____
На _________ листах
| Ф. № ________ Оп. № _______ Д. № ________ |
Формат А4 (210×297 мм)
Форма обложки дела
Приложение 12 к п. 3.7.2
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
ОПИСЬ №
В данную опись внесено ________________________________ ед.хр. с № ____________________
(цифрами и прописью)
по № _______________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ______________ № _____
П риложение 13 к п.3.7.17
Передал _______________________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и ____________________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам[5]
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял _________________________________ ед.хр. и ___________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива организации Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210´297 мм)
Приложение 14 к п. 3.7.18
(Название государственного архива[6])
Фонд № ___________________
ОПИСЬ № ________________
_____________________________________________________________________________________
Крайние даты документов _________________________
Формат А4 (210×297 мм)
Приложение 15 к п. 4.4.3.3
Карточка постеллажного
Топографического указателя
Стеллаж № _________________ хранилище № _______________
| Шкаф № | Полка № | Фонд № | Опись № (н/д) | Дела с № _______________ по № __________________ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А6 (148×105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
Приложение 16 к п. 4.4.3.4
Карточка пофондового
Топографического указателя
Фонд № _________________ хранилище № _______________
Название фонда ______________________________________________________________________
| Опись № | Дела с № _______ по № __________ | Стеллаж № | Шкаф № | Полка № | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210×297 мм)
Примерная форма карточки пофондового
Топографического указателя
Приложение 17 к п. 4.5.3
Разрешаю выдачу дел
З А К А З (ТРЕБОВАНИЕ) Руководитель архива
(зав. читальным залом)
____________ № ___________ Подпись Расшифровка
( место составления) Дата
на выдачу документов
(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)
| Фонд № | Опись № | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Расписка пользователя в получении | Расписка сотрудника читального зала в приеме |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148´210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
Формат А5 (148´210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 18 к п. 4.5.3
А К Т
о выдаче дел во временное пользование
ее адрес, почтовый индекс)
Для какой цели выдаются дела ____________________________________________________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда № _______________________________________
| № п/п | Опись № | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего выдается ________________________________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения _______________________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации-
выдающего дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Продолжение приложения 18
Выдал дела по поручению руководства __________________________________________________
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
Принял дела по поручению руководства _________________________________________________
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
- подписывает составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
- только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
- утверждает руководитель организации.
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
Опись № 1
дел постоянного хранения
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
Евгения, здравствуйте! Какой хороший сайт. Просмотрела несколько тем с Вашими ответами. Хоть вопросы немного повторяются, но Вы отвечаете подробно на каждый вопрос. Вроде все понятно, но. 1. Устав. Предыдущий устав. был утвержден в 2009 г. Следующий в 2013. Устав в описи включаем после утверждения нового (по Вашему ответу). Значит в 2013 году составляем дополнительную опись к 2009, которая была составлена в 2010 г. Можно ли считать устав переходящим делом? Что писать в номенклатуре в примечании? Устав же переходит на следующий год Знаю, что переходящие — это незаконченные дела в текущем году. А устав вроде как закончен. 2. В номенклатуре на 2013 год — учебный план на учебный год. Подразумевается 2013—2014. В опись включаем за 2013? А в 2014 г. будет за 2014—2015? Заранее благодарна от ответ.
Здравствуйте! 1. Устав, утвержденный в 2009 году, включается в годовой раздел описи за 2009 год. И если это ещё действующий устав, всегда возникает неудобство при включении его в опись, так как руководство, как правило, не желает передавать документ на оформление. В таком случае можно включить устав в опись, а в 2013 году оформить документ. Можно оформить заверенную копию с последующей заменой оригиналом. Следует отметить, что сам Устав – это не переходящее дело. Переходящим является дело с учредительными документами, которое ежегодно пополняется (свидетельства, выписки ЕГРЮЛ и пр.). Поэтому целесообразнее формировать устав отдельно от остальных учредительных документов. 2. Документы за 2013/2014 учебный год включаются в годовой раздел описи за 2013 год (всегда по первой дате).
Большое спасибо за ответы. Просматриваю дальше разделы. Ну оооочень нравится сайт. Продолжайте так дальше с нами сотрудничать.
Таня, а откуда тогда документ за 2006? Это наверно Постановление администрации /Приказ ведомства за 2006 год о создании
Юлия, нет, просто ООО, входящие в холдинг организовались раньше. Эти дела передали, когда в 2007 появилась управляющая компания.
Тогда еще сложный вопрос: если такое старое дело- переходящее и ведется и сейчас, в описи упоминаем, номер не присваиваем. Но за 5 лет решили 1-ю опись закрыть. Можно ли закрывать, если остаются внутри переходящие дела.
Таня, что значит закрыть опись? если дело переходящее, и оно нужно. как закончите его вести, включите по последней дате.
пользовалась рекомендациями: Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ___год, дела № _, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.
Есть проблемы со своевременной сдачей в архив дел. Оценить их количество за прошлые годы очень тяжело, т.к. итоговые записи к номенклатуре толком не собирались. Давать литерные номера и проводить их через ЭК не хочется. На основании итоговых записей подразделений можно создать примерный годовой раздел за прошедший год. Как быть с валовой нумерацией за прошлые годы непонятно. С госархивом мы не работаем.
Таня, это проблема многих. У нас тоже нет валовой нумерации описи дел. Каждый год новая нумерация. Отследить валовую нумерацию не возможно было. Сменяемость сотрудников даёт о себе знать. Чтобы привести все к единому порядку порой приходится отступать от правил.
Таня, а у вас что много постоянного срока хранения дел? Мы принимаем времянку но особо и подсчет не ведём. Кому на самом деле это надо считать сотни коробок с времянкой. Ее через пять лет списали. Вывезли 4 тонны.
Всего числится сданными 620 дел за 2004-2013 год. Это, наверное, немного. Принимаем спустя 3 года хранения в подразделениях. Итоговые первый раз заполнили в этом году. Всевозможные проверки по отделам выявляют старые несданные дела. Отделы, даже кадры. не знают как их формировать, не то что сдавать.
Таня, ну то что не знают это нормально))) 620 это конечно не много. Те что удалось выявить включите в отдельную но общую опись дел за все годы в предисловии растолкуйте от куда все это появилось. Но не смешивайте по личному составу - на него отд.опись
Это без л/с. Годовые разделы обязательно утверждать ген директору, или можно просто согласование ЭК ставить? Ведь ген дир ставит утверждение только после госархивной ЭПК, а у нас просто проекты утверждает ЭК из 3 чел, кот по факту моя начальница и я. Во всех областях разбираться невозможно, конечно могут быть ошибочные сроки хранения и др. Если бы можно было подписывать только законченные описи у руководства, вносить исправления в старые годовые разделы было бы проще. Тогда мои учетные документы даже без визы ген дира прошли бы проверку.
Таня, описи дел обязательно утверждать директором. Если вы не источник комплектования гос.архива достаточно вашей ЭК. Пригласить в свою ЭК гл.бухгалтера или зама его, кадровика. Если не хотят участвовать, то приказом и все. Каждый годовой раздел утверждается и изменения не вносят, делают дополнение к описи
Добрый день! С 2005-2011 лежат выписки из ЕГРЮЛ, можно ли их объединять в одно дело? Или если я правильно поняла необходимо разделить по годам (тогда можно их вместе например с уставами которые были заменены новыми и другими видам управленческих документов) и в одно дело?
Любовь, в одно дело точно не надо. если за один год у вас два десятка выписок то можно объединить и в одно дело, при условии что вы не сдаете документы в гос.архив
Марина, может я неправильно выразилась, в год могла быть одна выписка, т.е. я её никуда не могу вставить и она одна будет в отдельном деле? Вообще есть какое-то правило что можно в одно дело разные виды документации помещать например одного вида
Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Применяемые формы
В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):
- постоянного хранения (Приложение 14);
- по личному составу (Приложение 15);
- временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
- электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
- электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
- структурного подразделения (Приложение 23);
- электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:
- Титульный лист.
- Содержание.
- Предисловие.
- Список сокращений.
- Указатели.
Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.
Опись дел постоянного хранения
Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.
Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).
Описи по личным делам
Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:
- название учреждения либо его структурных подразделений;
- номера фондов и индексов дела;
- заголовки документации;
- даты их составления;
- число страниц в деле;
- дополнительные примечания.
Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.
В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.
3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 - 3.7.4.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 - 3.7.9.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 - 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Читайте также: