Вправе ли индивидуальный предприниматель использовать наемный труд и оформлять трудовые книжки

Обновлено: 09.05.2024

В 2021 году в законодательство, касающееся ведения трудовых книжек, была внесена целая серия изменений. Рассмотрим основные новшества, которые необходимо будет учесть работодателям в ближайшее время. Чтобы трудовые книжки в компании всегда были в полном порядке, читайте разъяснения экспертов SuperJob!

Обзор изменений

Титульный лист предусматривает место для печати.

Титульный лист предусматривает место для печати при ее наличии.

Записи в книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Не регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству.

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и об увольнении).

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник.

Форма книги учета движения трудовых книжек и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена законом.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от ее ведения в бумажном виде (переходе на электронный вариант) нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В новых правилах примеров формулировки записи о прекращении трудового договора нет.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В остальном требования по заполнению трудовой книжки остались прежними.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н вступает в силу с 1 сентября 2021 года. С этой же даты утрачивает силу действующее сейчас Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Можно ли использовать старые бланки?

Как видим, одним из ключевых изменений является новая форма трудовой книжки, которая вводится с 1 сентября 2021 года. До недавнего времени предполагалось, что в случае наличия в компании старых бланков трудовых книжек с 1 сентября 2021 года работодатель должен обновить запас чистых бланков и приобрести трудовые книжки уже новой формы. Однако далее произошло еще одно ключевое изменение в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 125.

В соответствии с данным Постановлением:

• трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Напомним, что работникам, которые сейчас впервые устраиваются на работу, трудовая книжка в бумажном виде уже не оформляется. То же самое касается и сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ. Для таких работников бланки трудовых книжек уже не понадобятся. Новые бланки могут потребоваться только для тех, кто уже имел стаж работы (кому трудовая книжка была оформлена в прошлом) и кто не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (например, при оформлении дубликата).

На что повлияет отмена Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225?

В целом основные положения, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, перешли в Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Однако отличия все же есть.

2) В новых правилах более подробно указан порядок оформления дубликата трудовой книжки.

4) Отдельно нужно остановиться на последнем пункте изменений. Как мы знаем, на сегодняшний день работодатели должны вести на каждого работника личную карточку по форме Т-2 (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Это необходимо в следующих целях:

• ведение воинского учета в организации;
• ознакомление работника с вносимыми записями в его трудовую книжку.

Как теперь вести воинский учет в компании?

Таким образом, карточку Т-2 нужно будет вести только в целях воинского учета военнообязанных работников (и то лишь до момента, пока не будут утверждены иные формы документов). Для работников, которые не являются военнообязанными, личная карточка становится необязательной.

Тем не менее работодателю ничего не запрещает вести личные карточки на работников, как и раньше (если так удобнее). Но теперь для этого рекомендуется получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Индивидуальный предприниматель (ИП) — это гражданин, который зарегистрировал себя в налоговой инспекции в качестве владельца собственного бизнеса, не образуя при этом юридическое лицо. Индивидуальным предпринимателем может стать любой человек, признанный правоспособным. Таковы положения ст. 23 Гражданского кодекса РФ.

К охране труда ИП предъявляются отдельные требования, есть и ряд преференций. Многое зависит от наличия наемных работников.

Охрана труда для ИП без работников

Сам по себе индивидуальный предприниматель не должен проходить обучение по охране труда и проверять свои знания. Но если ИП самолично изготавливает пищевую продукцию или открыл стоматологический кабинет, он обязан организовать для себя медосмотры — этого требует новый Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н.

Если несчастный случай (НС) произошел, когда предприниматель сам выполнял работу, он не будет признан страховым, и больничный лист выдаваться также не будет. ИП без работников не уплачивает взносы на страхование от НС и профзаболеваний. Деятельность ИП организована на свой страх и риск, и это один из ключевых принципов предпринимательской деятельности.

Охрана труда для ИП по договорам подряда

Пока у индивидуального предпринимателя не будет заключен первый трудовой договор с наемным работником, он не обязан выполнять мероприятия, указанные в ст. 212 Трудового кодекса РФ. В отношении других физических лиц, в том числе таких же предпринимателей или работников других предприятий, привлекаемых к работе по гражданским договорам, у ИП возникают обязанности, предусмотренные отдельными нормативными правовыми актами.

Вывод: статус самого ИП регулируется гражданским законодательством, но возникновение трудовых отношений возможно при применении наемной силы.

Необходимо помнить, что даже если ИП не заключает трудовые договоры, а привлекает к разовым работам людей по договорам гражданско-правового характера, то он должен проводить вводный инструктаж по охране труда. Таково требование действующего порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда.

Пример. Татьяна открыла салон цветов, и иногда ей нужны услуги дезинсектора для борьбы с завозимыми в растениях насекомыми. Она заключила договор со специализированной фирмой, сотрудники которой один раз в квартал приходят опрыскивать цветы. У Татьяны нет своих наемных сотрудников, но с работниками организации — исполнителя услуг нужно проводить вводный инструктаж по охране труда.

Если с работником подрядной организации произойдет несчастный случай на территории, принадлежащей ИП на праве собственности или ином законном основании, то расследование должен организовать работодатель пострадавшего, а вот ИП придется участвовать в нем в качестве члена комиссии по расследованию.

Охрана труда для ИП с работниками

Индивидуальный предприниматель ежеквартально уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды и налоги за себя. При этом он может быть наемным работником по трудовому договору у другого ИП или юридического лица. Но пока он сам не заключил трудовой договор с физическим лицом, он не станет работодателем. Даже проводя вводный инструктаж работнику другой организации, он обязан пройти обучение по охране труда в специализированной организации.

Трудовые отношения между предпринимателем и работниками возникают на основании трудового договора. Он составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. I ст. 67 и ч. III ст. 303 ТК РФ). Еще до момента заключения трудового договора при необходимости проводится обязательное психиатрическое освидетельствование, а затем предварительный медосмотр для отдельных категорий работников.

Пример. Евгений работает риелтором и зарегистрировал себя в качестве ИП. Со временем бизнес пошел в гору, и Евгений нанял водителя-экспедитора. Он заключил трудовой договор, а значит, стал работодателем. Его обязанности перечислены в ст. 212 ТК РФ, а работника — в ст. 214.

При приеме и дальнейшей работе водителя, как в нашем примере, у ИП возникают следующие обязанности:

организовать обязательное психиатрическое освидетельствование;
предварительный медосмотр;
при положительном решении — заключить трудовой договор;
организовать предрейсовый медосмотр, технический осмотр транспортных средств;
провести специальную оценку условий труда, оценку профессиональных рисков, организовать инструктажи и обучение по охране труда. Проинформировать об условиях труда и гарантиях;
выдать и затем ухаживать за специальной одеждой и обувью, выдавать водителю очищающие средства;
обеспечить водителя санитарно-бытовыми условиями и провести другие мероприятия, перечисленные в ст. 212 ТК РФ;
расследовать НС или профзаболевания.

Если с рабочими произойдет несчастный случай, ИП должен создать комиссию и проверить соблюдение требований охраны труда и все обстоятельства случившегося. В состав комиссии входят индивидуальный предприниматель или его представитель, доверенное лицо пострадавшего, специалист по охране труда, которого можно привлечь и на договорной основе.

Перечень документов по охране труда для ИП

Предприниматель должен не только организовать охрану труда, но и проверить документационное обеспечение. Исчерпывающий пакет документов по охране труда зависит от того, в каких условиях трудятся люди и применяются ли средства индивидуальной или коллективной защиты. Поэтому универсального списка не существует. Но есть замечательная возможность самому предпринимателю провести для себя аудит и составить все документы так, чтобы не делать лишние и не упустить нужные. Заодно вы будете знать, что именно проверяют инспекторы при внеплановых проверках, если, например, произойдет несчастный случай с работником ИП.

Список претензий, которые проверяющие чаще всего предъявляют к ИП:

с работниками заключены гражданско-правовые договоры с признаками трудовых отношений или ИП вовсе уклоняется от заключения трудового договора;
выплачиваемая зарплата не соответствует условиям трудового договора;
сотрудники допускаются к работе без проверки знаний требований охраны труда и без обязательных медосмотров и освидетельствований;
работодатель не ведет учет рабочего времени и оплаты при привлечении сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, в ночное и сверхурочное время;
не соблюдается режим труда водителей, включая самого предпринимателя, если он выполняет эти функции;
предприниматель не выдает спецодежду, спецобувь, смывающие и обезвреживающие средства, если это положено;
не проводятся спецоценка и оценка рисков.

Вы можете скачать полный перечень документов и использовать его для самопроверки.

ИП могут строить свой бизнес в одиночку, а могут привлечь в качестве трудовых ресурсов наемный персонал. Если бизнесмен сам выполняет то, что запланировал, все его действия подчиняются налоговому и гражданскому кодексу РФ, и не вступают в правовое поле трудового законодательства.

До тех пор, пока ИП ведет свой бизнес единолично, охрана труда для ИП не является обязанностью. Но с того момента, когда ИП примет решение о приеме на работу наемного сотрудника, еще до того, как он заключит первый трудовой договор с сотрудником, начнутся его обязанности как работодателя, а также, возможно, первые ошибки.

Ошибки бывают двух типов:

1.Предприниматель совершает лишние действия

2.Предпринимает не реализует законно установленный минимум своих обязанностей

Обратите внимание! ИП не сдают отчеты по охране труда в Росстат. У них не проводят плановые проверки, но есть некоторые исключения.

Исключения из моратория касаются как ИП, так и юридических лиц из числа малого и среднего бизнеса (МСП). Плановые проверки не проводят с 1 января 2019 года по 31 декабря 2020 года, за исключением ИП и МСП с высоким классом риска, лицензируемых видов работ. На внеплановые проверки мораторий не распространяется. Но продолжительность проверки не может превышать 20 часов для малого бизнеса.

Пример. У флориста Анны недавно открылся бутик. Один из двух курьеров поскользнулся во время доставки цветов. Травмпункт сообщил о происшествии в инспекцию по труду. В бутик пришли инспекторы Роструда и стали проверять, оформлены ли документы по охране труда для ИП Анны, было ли должным образом организовано обучение охране труда в ИП при приеме на работу, а также был ли проведен вводный инструктаж по охране труда и инструктаж на рабочем месте, которые предотвратили бы несчастный случай. Как оказалось, ни одно из указанных мероприятий Анна не выполнила, поскольку устроила новых сотрудников, и они сразу принялись за работу. Анну оштрафовали на 25 000 рублей по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Обучение и инструктажи по охране труда для ИП

Индивидуальный предприниматель, у которого будут или уже есть наемные сотрудники, должен в обязательном порядке пройти обучение по охране труда в учебном центре. Это требование пункта 2.3.2 Порядка обучения и проверке знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда и Минобразования России от 13 января 2003 года № 1/29.

Только после этого ИП сможет проводить инструктажи и обучение для своих сотрудников. Если вводный инструктаж будет проведен необученным ИП или другим сотрудником, возможен штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Он составляет от 15000 до 25 000 рублей для ИП, а это ощутимая сумма для малого бизнеса.

Если у ИП нет возможности создать свою комиссию по проверке знаний, займитесь инструктажами по ОТ, а вот обучение всех работников поручите учебному центру

Документация по охране труда у ИП

Разработайте для ИП следующие документы по охране труда:

программу вводного инструктажа

программу инструктажа на рабочем месте

инструкции по охране труда на каждую профессию или должность

Затем составьте программу обучения по охране труда. Заведите на каждого работника, который будет обеспечен спецодеждой, личную карточку учета выдачи СИЗ.

Проверьте, есть ли у вас:

Положение о системе управления охраной труда. В нем должен быть отдельный раздел о применяемой на вашем ИП методе оценки профессиональных рисков

Результаты оценки профрисков

Программа проведения вводного инструктажа

Журнал регистрации вводного инструктажа

Инструкции по охране труда для работников по должностям, профессиям и видам работ на каждое рабочее место

Приказ об утверждении инструкций по охране труда

Программа проведения первичного инструктажа на рабочем месте

Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Положение о проведении стажировки на рабочем месте

Распоряжение о допуске к самостоятельной работе (после прохождения стажировки)

Приказ об организации обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда

Протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда

Удостоверения о проверке знаний требований охраны труда (должны находиться у работников во время выполнения трудовых обязанностей)

Программы обучения по охране труда по должностям, профессиям

Список контингентов и поименный список работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

Перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств

Перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача средств индивидуальной защиты

Личная карточка учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств

Личная карточка учета выдачи СИЗ

Приказ об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты

Копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ

Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ

Приказ об утверждении графика проведения СОУТ

Приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (должен быть вне зависимости от того, есть такие случаи, или нет)

Этот перечень – законодательно установленный минимум в нормативных правовых актах, прошедших регистрацию в Минюсте России.

Никаких лишних документов из ГОСТов и методических рекомендаций Минтруда мы здесь не предоставили, потому что вопрос об их применении или неприменении решает для себя сам бизнесмен, а недобросовестные аутсорсинговые компании наживаются на разработке документов, которые либо отменены, либо являются не обязательными.

Еще одним нарушением является указание, что ГОСТ носит обязательный характер. Прочитав статьи наших коллег на просторах интернета, мы хотим предостеречь – ГОСТ носит характер добровольного применения. Если ИП напишет в своем приказе или инструкции, что он принимает на себя обязательства по выполнению данного ГОСТ, все указания в этом стандарте станут обязательными. В том числе и излишние, которые тратят время, деньги бизнесмена.

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работники писали заявления, выбирая форму ведения трудовой книжки. На тех, кто не подал соответствующее заявление, в 2021 году работодатели продолжают вести бумажные трудовые[1], а на работников, выбравших электронный вариант или впервые устраивающихся на работу, бумажную трудовую работодатели уже не заполняют.

Принимаем работника на работу в 2021 году

С января 2021 года несколько изменился алгоритм приема на работу.

Работники, которые выбрали предоставление сведений о трудовой деятельности (далее — СТД), при трудоустройстве, чтобы подтвердить свой стаж, кроме бумажной трудовой книжки должны будут предъявлять справку по форме СТД-ПФР или СТД-Р.

Таким образом, в 2021 году оформление работника на работу должно начинаться с проверки способа ведения его трудовой книжки. Трудоустраиваясь, новый работник предоставляет работодателю следующие документы:

только трудовую книжку — если он ранее не отказался от ее ведения, либо
трудовую книжку и СТД.

Необходимо проверить последнюю запись в трудовой книжке работника. Она может быть:

об увольнении с работы либо
о подаче заявление на СТД.

В предоставляемой работником справке по форме СТД-ПФР надо проверить отметку об отказе от ведения бумажной трудовой книжки:

если она есть — СТД ведутся только в электронном виде;
если отметки нет — работодатель продолжает вести и СТД, и бумажную трудовую книжку.

Далее прием на работу оформляется, как и прежде: заключается трудовой договор с работником и издается приказ о приеме на работу. Но перед этим работник под роспись должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работодателя, касающимися выполнения его должностных обязанностей.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о принятии нового работника, работодатель обязан предоставить по нему отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек в электронном и бумажном виде

С 2020 года в связи с введением электронной трудовой книжки у кадровиков появилась дополнительная работа: им нужно не только вести бумажные трудовые книжки работников, но и сдавать отчетность в Пенсионный фонд РФ.

Ответственного за ведение электронных и бумажных трудовых книжек назначает руководитель организации. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] ответственных за ведение и хранение бумажных трудовых книжек работодатель назначает соответствующим приказом. Тот же работник (или другой) аналогичным приказом может быть назначен ответственным и за передачу СТД в ПФР (пример 1).

Как заверить копию бумажной трудовой книжки в 2021 году

Правила заверения копии трудовой книжки в 2021 году не изменились. Напомним, что необходимо сделать, чтобы верно заверить копию трудовой книжки:

1. Отсканировать и распечатать (либо сделать ксерокопии) страницы трудовой книжки.

2. Пронумеровать страницы и сшить их.

3. Проставить на каждой странице штамп или сделать соответствующие записи вручную.

4. Заверить каждую страницу не только подписью ответственного работника, но и печатью организации (при наличии) (пример 2) .

Категории работников, которые могут перейти на электронную трудовую книжку в 2021 году

Работники, у которых по объективным причинам не было возможности подать заявление о переходе на СТД до 31 декабря 2020 года включительно[3], вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т. ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление[4].

К числу таких работников относятся:

лица, которые не были трудоустроены в 2020 году;
были на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, т. е. не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними было сохранено место работы.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

[1] Письмо Минтруда России от 10.02.2020 № 14-2/В-136.

[4] Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Читайте также: