Сотрудник оплатил своей картой банковской можно ли ему возместить

Обновлено: 26.05.2024

Организация отказывается возмещать стоимость электронного авиабилета, оплаченного посредством банковской карты, не принадлежащей подотчетному лицу. Бухгалтерия мотивирует это тем, что такие затраты компания не сможет учесть для целей налогообложения прибыли. Правомерен ли такой отказ? И можно ли подтвердить перелет справкой авиакомпании, если утеряны посадочный талон на самолет или сам электронный билет?

Опасения работодателя можно понять. Ведь в случае выплаты компенсации расходов на проезд в описанной ситуации налоговики при проверке могут указать, что сам работник затрат не понес. И тогда встанет вопрос не только о правомерности учета компенсации в составе налоговых расходов компании, но и об обложении этой суммы НДФЛ как полученного работником дохода (п. 1 ст. 210 НК РФ). Однако выход из сложившейся ситуации есть: нужно просто подтвердить, что лицу, оплатившему со своей банковской карты стоимость авиабилетов, все связанные с этим затраты возмещены командированным сотрудником. Тогда никаких препятствий для учета выплаченной сотруднику компенсации в целях исчисления налога на прибыль не будет, как не будет и оснований для того, чтобы не считать такую выплату компенсацией командировочных расходов. И отказ организации возместить затраты сотрудника на авиаперелет в таком случае будет являться неправомерным. Проблемы же с утерянными документами, подтверждающими перелет, решить нетрудно. Расскажем подробнее.

А были ли расходы у сотрудника?

Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику затраты, связанные со служебной командировкой, в том числе стоимость проезда (ст. 168 ТК РФ). В целях налогообложения прибыли к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении (п. 1 ст. 252 НК РФ). При выполнении этих требований компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат, в частности, на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Сложность заключается в том, что согласно официальной позиции фискального ведомства, одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если же оплата каких-либо услуг (проезда, проживания и т.д.) за командированного работника произведена с банковской карты другого гражданина, то этот гражданин должен подтвердить, что сотрудник организации впоследствии возместил ему затраты. Таким подтверждением, по мнению налоговиков, может являться расписка, подтверждающая возврат денег, или соответствующее письмо лица, оплатившего расходы за командированного сотрудника, в адрес организации. Если такие документы имеются, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, нет. А значит, можно смело выплачивать компенсацию и учитывать расходы для целей налогообложения прибыли.

Специалисты Минфина России в письмах от 01.12.2011 № 03-03-07/58 и от 19.10.2011 № 03-03-07/44 также сообщили, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (в частности, родственником), можно учесть, если есть документы, подтверждающие факт осуществления оплаты по поручению и за счет работника.

Отсюда следует, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли являются:

— маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, который подтверждает перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

То есть никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату авиаперелета, не требуется. Получается, что слипы или банковская выписка могут вообще отсутствовать или быть оформленными на другого человека (например, на жену сотрудника, чьей картой он воспользовался для оплаты билетов). Такой вывод можно сделать из писем Минфина России от 19.10.2011 № 03-03-07/46 и от 15.08.2011 № 03-03-07/28.

И все же в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем сотруднику потребовать у работодателя возмещения расходов на авиаперелет к месту командировки и (или) обратно, представив документ (расписку или письмо), подтверждающий возврат денег лицу, с использованием банковской карты которого были приобретены электронные билеты.

Что с НДФЛ?

Выплаченные работнику в возмещение командировочных расходов суммы по общему правилу не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Однако в случае если работник оплатит расходы на проезд не со своей банковской карты, а работодатель возместит затраты, не потребовав подтверждения осуществления таких расходов в конечном итоге за счет сотрудника, налоговики наверняка доначислят НДФЛ. К сожалению, судебная практика по подобным спорам не сложилась, и поэтому предугадать исход дела, если компания обратится в арбитраж, затруднительно.

Потеряли документы? Это не страшно

В случае если посадочный талон утерян, что происходит нередко, судя по количеству соответствующих обращений граждан в финансовое ведомство, чиновники рекомендуют обратиться к авиаперевозчику или его представителю за справкой, в которой будет содержаться необходимая для подтверждения полета информация. Такая справка, приложенная к авансовому отчету, считают финансисты, может быть принята в качестве оправдательного документа, подтверждающего факт перелета для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 27.02.2012 № 03-03-07/6 и от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11). Что же касается потери электронного билета, то его авиаперевозчик может восстановить просто путем повторной распечатки, поскольку оформляется такой билет не на бланке строгой отчетности (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Восьмой кассационный суд общей юрисдикции сделал принципиально важное разъяснение: передать кому-то банковскую карту и назвать пин-код вовсе не то же самое, что отдать деньги. Но если человек что-то снимет без разрешения, то будет осужден за кражу.

Если хозяин доверил вам снять деньги со своей карты, вы не вправе взять с нее больше, чем вам разрешили. Иначе обвинят по уголовной статье. Фото: Сергей Куксин/РГ

Фактически кассационный суд разрешил называть посторонним пин-код своей карты и даже пароли к онлайн-банкингу. Впрочем, это не означает, что мы можем теперь бездумно раздавать направо и налево свои самые сокровенные коды.

Никакие повороты судебной практики не отменяют простого правила: носить голову на плечах и не говорить лишнего. Однако, если мы кому-то доверили пин-код, тот человек не вправе творить с нашим счетом все, что захочет. Такое разъяснение прозвучало в свежем обзоре судебной практики Восьмого кассационного суда общей юрисдикции.

Поводом послужила житейская история в Алтайском крае. Некая жительница Хабарского района попросила сходить в магазин за покупками своего близкого знакомого. Назовем его: гражданин А. Чтобы мужчине не пришлось краснеть перед кассирами, женщина передала ему свою банковскую карту и назвала код.

"После этого А. произвел через банкомат снятие наличных денежных средств, принадлежащих женщине, в сумме 900 рублей, из которых 400 рублей потратил на оговоренную ими покупку, а оставшиеся денежные средства обратил в свою пользу", - рассказывают в кассационном суде.

Таким образом, "прибыль" мужчины составила 500 рублей. Вероятно, он искреннее полагал, что раз получил пин-код из уст хозяйки, то его рука теперь - владыка. Но - нет.

Как указал кассационный суд, ничто в деле не указывает на то, что, передавая карту, женщина доверила мужчине абсолютно все средства.

Таким образом, правило, как пользоваться чужой картой с разрешения хозяина, совершенно простое: надо снять ровно столько, сколько сказано. Ни копейкой больше. А потом лучше насовсем забыть пин-код. Не стоит заглядываться на чужой счет.

Кстати, еще в 2018 году в УК были внесены изменения, согласно которым кража денег с банковского счета, а равно в отношении электронных денежных средств, приравнивается к краже в крупном размере. Это называется квалифицирующим составом. Так что какую бы сумму ни снял без спроса человек, это будет кражей. Причем кражей такой, будто бы он вытащил из чужого кармана крупную сумму.

"Мы все реже расплачиваемся наличными, а кражи все чаще становятся электронными. При этом преступления совершают не только закоренелые уголовники. Даже обычный человек, тайно снявший деньги с карты знакомого или родственника, становится преступником. Это надо понимать", - пояснил председатель правления Ассоциации юристов России Владимир Груздев.

Судебная практика показывает: все чаще по статье кража на скамье подсудимых оказываются люди, обчистившие чужие счета. И среди них немало родных и близких потерпевших.

Например, в городе Череповец Вологодской области 20-летняя Анастасия Б. получила год условно, потому что попыталась оплатить за счет бабушки онлайн-курсы по продюсированию.

"Из материалов дела следует, что в ноябре 2020 года Б. в квартире в Череповце, где живет со своей бабушкой, через мобильное приложение перевела с карты последней на свой счет и счета знакомых 57 тысяч 045 рублей 37 копеек, которыми распорядилась по своему усмотрению, - рассказывают в объединенной пресс-службе судов Вологодской области. - В судебном заседании подсудимая вину в совершении преступления признала в полном объеме".

Как утверждала девушка, раньше она обсуждала с бабушкой свое желание пройти обучение на онлайн-курсах, та согласилась его оплатить. Правда, конкретную сумму и дату платежа они не обговаривали. А в ноябре прошлого года внучка сняла с банковского счета бабушки без ее ведома крупную сумму.

"Часть денег она потратила на мелкие нужды, а часть хотела потратить на оплату онлайн-курсов по продюсированию, но не успела подать на них заявку, - продолжают в пресс-службе. - Хищение денег со счета бабушки она совершила, когда та разрешила оплатить со своей карты проездной младшей внучке с помощью мобильного приложения. Причиненный бабушке ущерб она полностью возместила, извинилась. Между ними сохранились хорошие отношения, они по-прежнему живут вместе".

Любопытно, что в суде и сама бабушка пыталась защитить внучку. В итоге Анастасии сначала был назначен условный срок. Но потом суд изменил категорию совершенного девушкой преступления на менее тяжкую и освободил ее от отбывания назначенного наказания в связи с примирением с потерпевшей.

Хотя суд и готов в подобных семейных историях проявить снисхождение, с картами родных надо обращаться бережно. В случае чего, не удастся списать все на финансовые разногласия.

Читайте также: