Согласование условий работы с клиентом

Обновлено: 17.05.2024

Цель аудита — раскрытие содержания подготовительного этапа и планирования аудиторской проверки.

Основные задачи:

установить назначение и содержание письма-обязательства на проведение аудита;
определить особенности договора на проведение аудиторской проверки;
раскрыть содержание обязательного этапа аудита — планирования аудиторской проверки.

3.1. Письмо-обязательство на проведение аудита и договор на оказание аудиторских услуг

Аудиторские услуги — весьма специфическая область, отличающаяся от услуг других видов (например, юридических, консультационных, информационных и т. д.). Отличие это заключается прежде всего в содержании обязательств, а также в ответственности сторон при исполнении договора.

Нередко руководство проверяемых субъектов под аудиторской проверкой понимает исключительно подтверждение аудитором достоверности сведений в налоговых декларациях. А в случае обнаружения в них ошибок (после того как подтверждена достоверность бухгалтерской отчетности) аудитор, по мнению руководства, должен будет, подобно страховой фирме, возместить экономическому субъекту все понесенные убытки в виде штрафных санкций и пени.

Некоторые руководители экономических субъектов считают, что если они платят аудитору деньги, то взамен вправе требовать представления им продукции (заключения) определенного качества.

Поэтому еще до заключения договора (или при его заключении) для аудитора очень важно дополнительно разъяснить потенциальному клиенту специфику аудиторской деятельности, разграничение прав и обязательств, а также ответственности сторон при проведении аудита. Направление клиенту подобного письма помогает избежать возможного неправильного понимания руководством экономического субъекта условий предстоящего договора. Кроме того, при возникновении конфликтной ситуации между экономическим субъектом и аудиторской фирмой и разбирательстве дела в арбитражном суде письмо-обязательство (с отметкой экономического субъекта о его получении) может послужить дополнительным аргументом, свидетельствующим о добросовестности аудитора.

Письмо должно содержать ряд указаний, важнейшими из которых являются следующие:

объект и цель аудиторской проверки;
законодательные и нормативные акты, на основании которых будет проводиться аудит;
форма отчетности аудиторской организации;
ответственность аудиторской организации;
наличие аудиторского риска;
обязательства экономического субъекта по предоставлению аудиторам свободного доступа к информации и неоказанию на них давления.

По своему усмотрению аудиторская организация может включить в текст письма-обязательства и другие дополнительные указания.

После письма (или вместе с ним) аудиторская организация отправляет клиенту текст договора на проведение аудиторской проверки.

Договор на проведение аудиторской проверки в соответствии с гражданским законодательством является договором возмездного оказания услуг (ст. 779-783 Гражданского кодекса РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель по заданию заказчика обязуется оказать ему аудиторскую услугу, а заказчик обязуется оплатить эту услугу. Существенными условиями подобного договора, согласно требованиям Гражданского кодекса РФ, являются: предмет договора (суть оказываемой услуги), порядок и сроки оплаты.

Следует также включать в договор в качестве существенных следующие условия:

условия оказания услуг;
права и обязанности аудиторской организации;
права и обязанности экономического субъекта;
ответственность сторон и порядок разрешения споров.

Безусловно, стороны могут включать в текст договора и другие условия, которые они сочтут для себя существенными, например возможность привлечения сторонних специалистов или порядок оплаты дополнительных расходов, которые могут возникнуть в ходе оказания аудиторских услуг, и т. д.

Рассмотрим примерное содержание существенных условий договора.

Предметом договора является проведение аудиторской проверки бухгалтерской отчетности заказчика за определенный период (отчетный год). При оказании аудитором сопутствующих услуг предметом может быть оказание консультационных услуг, информационных услуг, услуг по восстановлению учета и пр.

В разделе договора о порядке и сроках оплаты устанавливается порядок определения стоимости аудиторских услуг. Возможны различные варианты, например следующие:

1) указывается цена, устанавливаемая соглашением сторон (I вариант);

2) указывается цена, устанавливаемая соглашением сторон, и оговаривается порядок дополнительной оплаты в случае возникновения дополнительных расходов, не учтенных при формировании договорной цены (II вариант);

3) указывается ориентировочная стоимость аудиторской проверки (или стоимость человеко-дня работы) и устанавливается, что окончательная цена будет определена в дополнительном протоколе (являющемся неотъемлемой частью договора), исходя из фактически осуществленных затрат (III вариант).

В большинстве случаев заказчиков больше устраивает I вариант, не связанный с дополнительными расходами или увеличением договорной цены. Очевидно, что аудитор может согласиться на I вариант, если он уверен в том, что объем предстоящих работ определен им верно, а возникновение дополнительных расходов маловероятно. В противном случае аудитору больше подходят II или III варианты.

В этом же разделе следует оговорить порядок и сроки оплаты. Возможны следующие варианты:

1) 100 % предоплата;

2) частичная предоплата (например, 50 %) с оплатой оставшейся части по окончании работ;

3) оплата по завершении работ.

Естественно, что для аудитора более выгоден I вариант, но заказчик на него соглашается редко (иногда по принципиальным соображениям). На практике при проверках небольших фирм аудиторы часто соглашаются на III вариант; при проверках крупных фирм, связанных со значительными затратами, как правило, в договорах предусматривают II вариант, устраивающий обе стороны.

В разделе об условиях оказания услуг могут быть указаны:

цель оказания услуг;
объект аудита;
этапы проведения проверки (поквартально, по полугодиям, по результатам работы за год);
сроки проведения проверки (начало, окончание);
ссылки на законодательные и нормативные акты, федеральные и внутрифирменные стандарты, на основании которых будет проводиться аудит;
указания документов, составляемых аудитором по результатам проверки (письменная информация (отчет), аудиторское заключение), указание порядка и сроков передачи их заказчику.

Иногда заказчик настаивает на включении в этот раздел обязанности аудитора по возмещению убытков, связанных с начислением проверяющим государственным органом санкций за отчетный период, проверенный аудитором. Позиция аудитора может быть следующей. Обязанность исполнителя по возмещению убытков заказчику предусмотрена Гражданским кодексом РФ при наличии вины исполнителя независимо от наличия или отсутствия подобного пункта в договоре. Таким образом, если на этом настаивает заказчик, то в раздел ответственности сторон может быть включен пункт, предусматривающий возмещение исполнителем заказчику понесенных последним убытков (штрафных санкций, обоснованно начисленных проверяющим органом, обнаружившим существенные ошибки и нарушения в проверенном аудитором периоде), возникших по вине исполнителей. Из подобной формулировки не возникает дополнительной ответственности аудитора, т. к. она, по сути, повторяет формулировку Гражданского кодекса РФ.

Договор на аудиторскую проверку может быть разовым (на проверку года) или иметь долгосрочный характер (например, предусматривать ежегодную аудиторскую проверку в течение срока действия лицензии аудитора).

3.2. Планирование аудита

Общий план аудита

Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

При разработке общего плана аудита аудитору необходимо принимать во внимание:

а) деятельность аудируемого лица, в том числе:

общие экономические факторы и условия в отрасли, влияющие на деятельность аудируемого лица;
особенности деятельности аудируемого лица, его деятельности, финансовое состояние, требования к его финансовой (бухгалтерской) или иной отчетности, включая изменения, произошедшие с даты предшествующего аудита;
общий уровень компетентности руководства;

б) системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, в том числе:

учетную политику, принятую аудируемым лицом, и ее изменения;
влияние новых нормативных правовых актов в области бухгалтерского учета на отражение в финансовой (бухгалтерской) отчетности результатов финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица;
планы использования в ходе аудиторской проверки тестов средств контроля и процедур проверки по существу;

в) риск и существенность, в том числе:

ожидаемые оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, определение наиболее важных областей для аудита;
установление уровней существенности для аудита;
возможность (в том числе на основе аудита прошлых лет) существенных искажений или мошеннических действий;
выявление сложных областей бухгалтерского учета, в том числе таких, где результат зависит от субъективного суждения бухгалтера, например при подготовке оценочных показателей;

г) характер, временные рамки и объем процедур, в том числе:

относительную важность различных разделов учета для проведения аудита;
влияние на аудит наличия компьютерной системы ведения учета и ее специфических особенностей;
существование подразделения внутреннего аудита аудируемого лица и его возможное влияние на процедуры внешнего аудита;

д) координацию и направление работы, текущий контроль и проверку выполненной работы, в том числе:

привлечение других аудиторских организаций к проверке филиалов, подразделений, дочерних компаний аудируемого лица;
привлечение экспертов;
количество территориально обособленных подразделений одного аудируемого лица и их пространственную удаленность друг от друга;
количество и квалификацию специалистов, необходимых для работы с данным аудируемым лицом;

е) прочие аспекты, в том числе:

возможность того, что допущение о непрерывности деятельности аудируемого лица может оказаться под вопросом;
обстоятельства, требующие особого внимания, например существование аффилированных лиц;
особенности договора об оказании аудиторских услуг и требования законодательства;
срок работы сотрудников аудитора и их участие в оказании сопутствующих услуг аудируемому лицу;
форму и сроки подготовки и представления аудируемому лицу заключений и иных отчетов в соответствии с законодательством, правилами (стандартами) аудиторской деятельности и условиями конкретного аудиторского задания.

Программа аудита

Аудитору необходимо составить и документально оформить программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы. В программу аудита также могут быть включены проверяемые предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности по каждой из областей аудита и время, запланированное на различные области или процедуры аудита.

В процессе подготовки программы аудита аудитор обязан принимать во внимание полученные им оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень уверенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую предполагается получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.

Выводы

Составление письма-обязательства и заключение договора на оказание аудиторских услуг — важнейший подготовительный этап аудиторской проверки.

Письмо-обязательство аудиторской организации — документ, регламентирующий обязательства и ответственность экономического субъекта-клиента, с одной стороны, и аудиторской организации, с другой стороны, на этапе заключения соглашения о проведении аудиторской проверки.

К числу особенностей договора на проведение аудита относятся:

разделение ответственности между аудиторской организацией и клиентом;
учет интересов третьих лиц (потребителей информации, содержащейся в финансовой отчетности).

Содержание договора на проведение аудита — закрепленные в договоре задачи, цели, основные права и обязанности сторон, а также ответственность в случае нарушения условий аудита и иные существенные условия проведения аудита.

Планирование аудита — самостоятельный и обязательный этап аудита, заключающийся в определении стратегии и тактики аудита, объема аудиторской проверки, разработке аудиторской программы и конкретных аудиторских процедур.

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:

Оператор получает документ.
Передает документ на согласование бухгалтеру.
Бухгалтер получает документ и согласовывает.
Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

Оператор получает документ.
Передает документ на подпись директору.
Директор получает документ и подписывает его.
Оператор видит, что документ подписан.

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
В согласовании участвуют несколько человек.
Сотрудники находятся в разных офисах.
Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
Настраивать и менять шаги маршрута.
На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
Настроить напоминания для исполнителя.
Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
Участники согласования получают уведомления об изменениях.
Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

Подборка наиболее важных документов по запросу Согласование требования к качеству услуг (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Согласование требования к качеству услуг

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Верховного Суда РФ от 28.09.2021 N 309-ЭС21-17266 по делу N А60-28612/2020
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу о взыскании долга по договору на оказание услуг клининга, процентов за пользование чужими денежными средствами.
Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано, так как изложенные в жалобе доводы, которые сводятся к установлению иных обстоятельств по спору, не подтверждают существенных нарушений судами норм права, рассматривались ими и получили соответствующую оценку. Исследовав и оценив доказательства по делу в соответствии со статьей 71 АПК РФ, проанализировав условия договора, суд апелляционной инстанции установил факт направления заказчику актов об оказанных услугах в согласованные пунктом 3.2 договора сроки, не представление заказчиком в предусмотренный пунктом 3.3 договора срок мотивированных возражений по качеству и объему оказанных услуг; не соблюдение заказчиком определенного договором порядка фиксации недостатков в оказанных услугах, не выполнение требований в части организации контроля качества.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Верховного Суда РФ от 24.03.2021 N 307-ЭС21-2010 по делу N А05-1192/2020
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об оспаривании решения антимонопольного органа по делу.
Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ отказано, так как, исследовав и оценив представленные в материалы дела доказательства в соответствии со статьей 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ, суды пришли к выводу о том, что решение антимонопольного органа соответствует положениям действующего законодательства и не нарушает права и законные интересы заявителя в экономической сфере. Как усматривается из судебных актов, по результатам рассмотрения дела N 029/01/10-73/2019, возбужденного на основании заявления предприятия, антимонопольным органом принято решение о признании общества нарушившим требования части 1 статьи 10 Федерального закона от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции" (далее - Закон о защите конкуренции), что выразилось в прекращении подачи электрической энергии с превышением времени отключения для выполнения ремонтных работ и техосмотров объектов в отсутствие согласования с Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору, повлекшем за собой, в том числе нарушение прав третьих лиц на бесперебойное получение соответствующей услуги надлежащего качества.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Согласование требования к качеству услуг

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по договорной работе. Возмездное оказание услуг. Риски исполнителя при заключении договора 2.1.1. Риск исполнителя при согласовании требований к качеству услуг

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по договорной работе. Возмездное оказание услуг. Рекомендации по заключению договора Стороны могут согласовать требования к качеству услуг, т.е. критерии, которым услуги должны соответствовать (ст. ст. 783, 721 ГК РФ). Установление этих требований в договоре защищает в большей степени интересы заказчика, поскольку по многим видам услуг обязательные требования к качеству отсутствуют или не в полной мере регулируют вопросы качества. Согласование требований к качеству услуг поможет заказчику получить от оказанных услуг тот эффект, на который он рассчитывал при заключении договора. Кроме того, заказчик сможет обосновать претензии к качеству услуг, ссылаясь на их несоответствие условиям договора.

Нормативные акты: Согласование требования к качеству услуг

Постановление Правительства РФ от 02.02.1998 N 113
(ред. от 17.08.2010)
"О некоторых мерах, направленных на совершенствование систем обеспечения качества продукции и услуг" 3. Государственному комитету Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации с участием Министерства экономики Российской Федерации и с привлечением Торгово-промышленной палаты Российской Федерации (по согласованию) в 3-месячный срок подготовить и представить в Правительство Российской Федерации предложения по формированию в Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством системы аккредитации в сферах деятельности по оценке соответствия установленным требованиям качества и безопасности продукции, процессов и услуг.

Федеральный закон от 09.02.2007 N 16-ФЗ
(ред. от 11.06.2021)
"О транспортной безопасности" 9. Аккредитация юридических лиц в качестве подразделений транспортной безопасности осуществляется федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по оказанию государственных услуг в области обеспечения транспортной безопасности, в установленной сфере деятельности. Порядок аккредитации юридических лиц в качестве подразделений транспортной безопасности и требования к ним устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.

Рис.1 Возможные предметы для процесса

При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.

Процесс согласования в 1С:Документооборот

Рис.2 Процесс Согласование

Рис.3 Шаблоны процессов

После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.

Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов

Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.

Рис.5 Создание шаблона согласования

Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.

Рис.6 Название шаблона

На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:

Рис.7 Параметры процесса согласования

Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.

Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.

Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.

Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.

Рис.8 Указание сроков исполнения процесса

Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.

При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:

Рис.9 Механизм автоподстановок

Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.

Рис.10 Ролевая адресация

Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.

Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.

Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса

Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.

Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса

На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.

Рис.13 Настройка предметов процесса

Предметы могут быть различными по типу:

Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.

Рис.14 Выбор роли предмета

Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:

Рис.15 Порядок отображения ролей предмета

В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:

Рис.16 Видимость предмета процесса

Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:

Рис.17 Шаг процесса

На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.

Рис.18 Настройка условий процесса

На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.

Рис.19 Назначение шаблона виду документа

Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон

Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.

Рис.21 Настройка механизма эскалации задач

Рис.22 Автовыполнение задач

Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.

Рис.23 Правила эскалации

Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.

Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.

Читайте также: