С записью ознакомлен в трудовой книжке надо ли писать

Обновлено: 14.05.2024

Каждый официально работающий человек располагает трудовой книжкой. Что с ней происходит в кадровых недрах работодателей, редко кто представляет. По факту, книжка сдаётся при приёме на работу и таким же образом получается назад.

Что в неё записывается, волнует граждан только при возникновении трудностей оформления пенсии и дополнительных удовольствий. Не стоит сильно доверяться кадровикам, лучше самостоятельно разобраться и контролировать события своей жизни.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Порядок совершения записей регулируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Правила оформления

Как записываются даты?

Официальные бумаги не обходятся без сносок на время, когда происходит событие. День и месяц года обозначаются двумя знакоместами, год – четырьмя. Написание производится общепринятыми цифрами десятичной системы, называемыми арабскими.

Например, при заполнении титульного листа трудовой книжки год рождения владельца книжки 25 ноября 1980 года, запись выполняется цифровым значением, таким как 25.11.1980.

Чем совершаются записи?

Как письменные принадлежности, используются перьевая, гелевая и шариковая ручка, оснащаемые световодостойким пишущим наполнителем. Вносить записи разрешается только тремя цветами: чёрным, синим, фиолетовым.

О полноте информации

Зачёркивать или нет?

Во время жизнедеятельности происходят события, меняющие информационное поле человека. Замена фамилии, получение образования или новой специальности, переход на вновь избранную работу и прочее. Всё должно скрупулёзно учитываться. Что же делать с информацией уже внесённой?

Правила установили следующее. Зачёркивать разрешается только на первой странице, да и то, только информацию, меняющуюся безвозвратно. Например, изменение фамилии или имени. В остальных разделах помарка в трудовой книжке запрещается, какие бы изменения ни происходили с владельцем.

Сроки на внесение сведений

Правилами оформления книжки установлен семидневный срок на учёт информации, относящейся к трудоустройству, перемещению, повышению квалификационного уровня, награждению.

Факт окончания рабочих отношений заносится последним днём работы согласно тексту Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). Всякая запись дублируется в личной карточке, о чём уведомляется работник, своей подписью, подтверждающий ознакомление.

Требования к содержанию

Дневник о занятости, такое название, точнее бы отвечало назначению и содержанию документа. В нём содержится персональная информация о человеке и его рабочей жизни.

Содержание рисует своего рода портрет владельца – качества, пристрастия, стремления, достижения. Отметки в книжке отвечают на вопросы о личности владельца.

Например, обратившись к содержанию, допустимо сделать предположение о материальном достатке, способностях, постоянстве и прочих обстоятельствах жизни.

Какую информацию содержит первая страница и правила её заполнения?

Книжка, несущая персональную информацию о владельце, как и подобные документы, начинается со сведений о личности, в отношении которой она фиксирует: кто, когда родился, какое образование, специальность.

запрещается сокращать либо заменять инициалами полное имя и отчество, вписываемые в точности с паспортными данными;
отметка об образовании ставится по соответствующим документам;
специальность учитывается по документу, свидетельствующему о специальной подготовке.

Правильность заполнения удостоверяется владельцем путём проставления личной подписи после строки о дате учёта. Завершается лист подписью кадровика и оттиском печати учреждения.

Вписывать информацию впервые, вправе исключительно работодатель организация.

Структура сведений о работе и поощрениях

Отметки о рабочей занятости, поощрениях заносятся в таблицу, состоящую из четырёх столбцов:

Порядковый номер;
Дата;
Информация о трудоустройстве, перемещении, квалификационном уровне, прекращении отношений;
Указание на документ, ставший основой для записи.

С чего начинаются рабочие записи?

Описание рабочей истории начинается с обозначения работодателя по типу заголовка в 3-м столбце. Далее с соблюдением порядка учёта идёт извещение о трудоустройстве, перемещении, окончании взаимоотношений.

Учёт трудоустройства и перемещения

Каждый наниматель стремится к установленному уровню принимаемых специалистов. Приём происходит по вакансиям штатного расписания, требующим соответствие конкретной специальности.

Вносимая информация должна точно совпадать с текстом в штатном расписании организации об этой профессии.

Требования к учёту профессий повышенной сложности

Выполняя специальные задачи, отмеченные государством, каждый вправе претендовать на предусмотренные льготы. Правильные записи в трудовой книжке – залог получения таких преимуществ. Некоторые профессии, в отношении которых государством сделан вывод об их опасности и сложности, внесены в Квалификационный справочник, согласно которому вносятся данные в книжку.

Запись о переименовании должности

О категории и профессии

Изменение профессии в справочнике по квалификациям либо в тексте штатного расписания заносится в книжку. Обновление выполняется в соответствии с приказом, о чём работник информируется.

О повышении квалификации

Факты обучения, повышение специального уровня, переквалификации, подготовки вновь поступивших сотрудников, совместно с периодом фиксируются в третьей колонке.

Нужно ли учитывать изменения в профессиональной подготовке или получение другой специальности?

Нередко, обучаясь попутно основной работе, приобретается новая специальность или повышается профессиональный уровень. Об этом обязательно должен информироваться кадровик.

Приобретение дополнительной специальности, установление повышенной квалификационной категории регистрируется. Учёт сведений об образовании в трудовой книжке выполняется построчно в точности с рекомендациями 1–4 колонок:

порядковый номер;
дата установления;
данные о приобретённой профессии, категории;
указание на обосновывающий документ.

Учёт совместительства

Данные о совместительстве заносятся по представлению документальных подтверждений. Действие совершается нанимателем в месте основной работы.

О замене наименования организации

Запись больше важна гражданину, нежели работодателю. Нить правопреемственности юридического лица в документах обязательно нужно сохранить.

Причины для смены наименования разные, а действие по учёту, одинаково. В третьей колонке фиксируется:

предыдущее обозначение;
дата изменения;
приобретаемое имя.

Сноска на изменяющий источник фиксируется в четвёртом столбце.

Привлечение к исправительным работам

Административная ответственность, препятствующая выполнению основных рабочих функций, учитывается.

Исправительные работы регистрируются порядковым номером в третьей колонке с отражением срока, не считаемого для определения непрерывного стажа.

При возврате непрерывного трудового стажа функцию фиксатора выполняет последний работодатель. Информация заносится тем же образом, но с учётом, что в третьей колонке фиксируется факт восстановления стажа. Ссылка на основание восстановления отражается в четвёртом столбце.

О военной службе

Ликвидация предприятия

При ликвидации предприятия работники увольняются. Обстоятельства аннулирования трудовых отношений документируются. Вариантов три:

ликвидация предприятия;
перевод по просьбе работника;
перевод с согласия работника.

Отметки во втором и третьем случаях совершаются при точном формулировании действия (увольнение), основания (перевод), воли работника (просьба, согласие), ссылка на потенциального нанимателя.

Запись в трудовой книжке при ликвидации предприятия — образец.

При реорганизации в форме преобразования

Если для замены организационно-правовой формы организация провела реорганизацию, то преобразованное предприятие становится правопреемником предыдущего.

При изменении обязанностей работника в связи с реорганизацией путем присоединения или нового названия подразделения, в котором он работает, делается отметка о переводе, совершаемом только с письменного согласия работника. Отметка ставится после записи о реорганизации.

Прощаясь с нанимателем, гражданин получает на руки трудовую книжку, которая должна оформляться по установленным правилам. Последний штрих взаимоотношений регулируется ст. 35 ТК РФ. Стороны расходятся удовлетворённые полнотой и точностью сделанных в трудовой книжке записей.

Момент ответственный. Все формулировки, вносимые за период работы, работодатель свидетельствует подписью представителя и оттиском печати организации. Работнику остаётся проверить содержание сделанных записей. Согласие подтверждается личной подписью. Кодекс и Правила не обязывают владельца трудовой книжки расшифровывать поставленную подпись.

Вносятся ли в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях?

Однако, законодательная норма установила иное к ним отношение.

Регламент наполнения книжки информацией исключает учёт дисциплинарных взысканий. Единственное что напоминает о взыскании в трудовой книжке – увольнение, как наказание, предусмотренное законодательством.

Заносится ли запись об исполнении обязанностей?

Функции, приобретаемые на период рабочих отношений, не фиксируются в книжке. Их содержание отражается в трудовом договоре и должностной инструкции.

Правила корректировки записей

Правила ведения запрещают зачёркивать неверные, неточные, недействительные записи, за исключением текста на странице № 1.

Изменения делаются в следующем порядке:

корректируемые данные остаются неизменными;
следующим номером по порядку фиксируются действительные сведения.

Замена личных данных о владельце выполняется с учётом подтверждающих изменение документов.

Устаревший текст зачёркивается одной чертой. Затем вносятся уточняющие сведения. Информация, послужившая основанием для изменений, вписывается на внутренней части обложки, заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью предприятия.

Заключение

Правильно ли внесена информация, зависит от сотрудника кадровой службы. Если допускается ошибка либо вносится информация частично, или она вовсе отсутствует, то результат отразится на владельце трудовой книжки.

Полнота записей – это рабочее резюме, которое не нужно специально составлять. Потенциальному работодателю достаточно вникнуть в содержание, чтобы получить заключение о ценности личности.

Кто следит за полнотой, точностью и правильностью ведения своей книжки, самостоятельно пишет рабочую биографию. В молодом возрасте это может показаться пустяком, но достигшие пенсионного возраста точно знают, насколько важны записи рабочего пути.

Специалисты кадровых служб тоже люди, а им свойственно ошибаться. Знание тонкостей заполнения трудовой книжки, контроль, своевременное исправление и дополнение содержащихся сведений – это залог успешного трудоустройства, получения льгот и преимуществ, предусмотренных трудовым и пенсионным законодательством.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Работникам, подавшим заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности (далее — СТД) в электронной форме, должна быть выдана трудовая книжка с записью о подаче такого заявления, но без записи об увольнении. При увольнении им выдается форма СТД-Р, в которой указывается, в частности, дата и основание увольнения.

При дальнейшем трудоустройстве эти работники должны предъявить новому работодателю как трудовую книжку, так и форму СТД-Р.

Если в трудовой книжке последняя запись об увольнении, это подразумевает, что работник:

• либо подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,

• либо не подавал никакого заявления, и трудовая книжка ведется по умолчанию.

Следовательно, и новый работодатель должен продолжить вносить записи в трудовую книжку, и при этом уже не обязан в 2021 году предлагать работнику написать заявление о выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой.

? Как работодатель, принимая работника на работу, может проверить, было ли уже подано заявление о выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой и какое именно? Имеет ли право работодатель запросить эту информацию в ПФР?

К сожалению, не у всех работодателей есть грамотные и ответственные кадровики, поэтому ошибки в трудовых книжках нередки. Возможно, работник не ошибается и на предыдущей работе у него действительно взяли заявление о переходе на СТД, но запись об этом в трудовую книжку не внесли, сделав вместо этого только запись об увольнении.

Однако если работник утверждает, что так это и было, ему необходимо документально подтвердить свои слова, поскольку действующие нормативные акты не дают возможности работодателю получать эти сведения от Пенсионного фонда РФ.

Следовательно, работнику в подтверждение своих слов необходимо представить работодателю:

• форму СТД-Р, получив ее у предыдущего работодателя в бумажной (с подписью и печатью) или электронной (с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью)) форме, в т. ч. на электронную почту,

Примечание. СТД-Р работнику обязаны выдать, если он действительно подавал заявление о переходе на СТД в электронной форме, и, кстати, одновременно он может потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку, если новый работодатель еще не принял ее на хранение и она находится у работника на руках.

• форму СТД-ПФР, которую согласно ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ можно получить:

– в МФЦ на бумажном носителе, заверенную подписью должностного лица и печатью;

– в ПФР на бумажном носителе, заверенную надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП;

– с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного УКЭП.

В любой из этих форм будет указано, подавал ли он заявление о переходе на СТД в электронной форме.

Если же работник не представит документы, подтверждающие его утверждение о подаче предыдущему работодателю заявления о переходе на СТД, а последняя запись в его трудовой книжке — это запись об увольнении, то трудовую книжку необходимо принять для хранения и ведения.

? Каким образом работник может подтвердить страховой стаж при трудоустройстве на новое место работы, если он ранее выбрал электронную трудовую книжку? Как часто застрахованные лица могут запрашивать сведения из ПФР?

1. Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работники, на которых не ведется трудовая книжка, могут получить форму СТД-Р у работодателя по заявлению, поданному в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес его электронной почты:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

• при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Кроме того, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ по обращению бывшего работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего СТД у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП (при наличии у работодателя)).

2. Форму СТД-ПФР работающие и не работающие застрахованные лица получают указанными выше способами по каждому обращению без ограничений.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

С 1 сентября 2021 года информацию в бумажные трудовые можно вносить, используя штампы. Также с этого периода не требуется заверять записи о расторжении трудовых договоров подписями работников.

Дополнительно работодатели самостоятельно разрабатывают журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Скорректированные положения законодательства установлены Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н.

Законодательная база по трудовым книжкам

До сентября форма и порядок работы с трудовыми регламентировались разными законодательными документами. Но с 1 сентября введен один документ — Приказ Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н, который включил в себя все положения по работе с трудовыми книжками.

О дистанционных сотрудниках

В комментариях к приказу сказано, что в трудовую книжку требуется включать информацию о профессиональной деятельности удаленного сотрудника. Для этого он направляет работодателю трудовую, к примеру, по почте заказным письмом с уведомлением.

О применении штампов и печатей

С 1 сентября записи в трудовую книжку разрешено вносить не только вручную, но и с применением технических средств через перенос красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Соответственно, для заполнения трудовой можно использовать штампы или печати. Но, кроме того, как считает Минтруд, для этого можно использовать и принтер, о чем ведомство указало в Письме от 29.06.2021 г. № 14-6/ООГ-5976.

О сроке внесения записей

Все отражаемые в трудовой книжке записи, например, о выполняемой работе, переводах, повышении квалификации и т.д., требуется вносить в течение 5-ти рабочих дней. Раньше на это действие отводилась неделя.

О заверении записей при увольнении

Сведения об увольнении сотрудника нужно, как и раньше, вносить в трудовую книжку в день расторжения трудовых отношений. Но теперь не требуется заверение записи подписью увольняемого сотрудника.

Об оформлении вкладыша

О внешнем совместительстве

Запись о совместительстве вносится работодателем по основной работе по документу, который подтверждает совместительство (ч. 5 ст. 66 ТК). В Приказе № 320н сказано, что если нужно внести запись о совместительстве, но на данный момент человек не работает, то он может обратиться к работодателю, у которого работал совместителем.

О выдаче бумажной трудовой при выборе электронного формата

Если сотрудник выбрал электронный формат трудовой, то работодатель выдает ему на руки бумажный вариант этого документа. Но раньше не было указано срока, в течение которого это нужно сделать.

В Приказе № 320н указано, что в данной ситуации бумажную трудовую требуется выдать в течение 3-х рабочих дней с момента подачи заявления на ЭТК.

О том, как внести запись в трудовую в данном случае, сказано в п. 35 приказа.

Об учете трудовых книжек

На основании введенного в действие приказа аннулировали требование о заполнении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и книгу учета движения трудовых книжек по Постановлению Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.

Однако требуется вести учет:

бланков трудовой книжки и ее вкладышей;
трудовых книжек и их вкладышей.

Формы журналов или книг по учету разрабатываются работодателями самостоятельно. Они нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью директора компании или ИП и печатью (при ее использовании). При этом данные документы не нужно скреплять сургучной печатью или пломбировать.

О новой форме трудовой книжки

Минтруд внес корректировки в форму трудовой книжки, которая изначально планировалась к применению с 1 сентября 2021 года. Но позже чиновники перенесли срок использования — новую форму нужно будет применять в отношении новых трудовых книжек с 2023 года.

Соответственно, с 1 сентября работодатели применяют старые бланки трудовых книжек. Однако заполнять их нужно все же по скорректированным правилам.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Образец надписи: с записью в трудовой книжке ознакомлен нужно сделать правильно. Требования устанавливаются Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения бланков.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Порядок ознакомления с записями

Порядок ведения кадрового делопроизводства определен Правилами ведения трудовых книжек. Документ принят Правительством (Постановление №225).

С каждой записью нужно ознакомить сотрудника. После ознакомления ставится роспись. Специалист должен поставить свой автограф в личной карточке, книге движения бланков и самой книжке.

Сначала расписываться должен руководитель или кадровик, потом необходимо, чтобы обязательно расписался работник.

После записи в трудовой книжке при увольнении обязательно ставится печать фирмы. Печать для уволенного работника нужно ставить аккуратно. Нужно, чтобы было видно реквизиты приказа, а также подписи кадровика и сотрудника.

Какие записи вносятся в бланк

Обязательно нужно писать, где работал специалист, какую занимал должность, когда и по какой причине расторгнут контракт. Так же указывается информация о наградах, выданных за достойную работу.

Каждый из перечисленных фактов кадровик фиксирует в бланке не позднее недели со дня наступления. Исключение есть только, когда расторгается контракт. Запись об увольнении делается в последний день исполнения обязанностей.

Срок для оформления сведений отсчитывается со дня вынесения приказа директором.

Под каждой записью должен стоять автограф работника в трудовой книжке. Есть порядок, как работник должен быть с записями ознакомлен. Специалист, который решил уволиться, обычно пишет свою фамилию, инициалы и ставит подпись. Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.

Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись. Сотрудники в первую очередь заинтересованы в том, чтобы бланк оформлялся правильно. Когда допущены ошибки, кадровик вносит коррективы. Зачеркивания не допускаются. Текст признается недействительным, а следом делается корректная запись.

Работнику не придется писать: с записью в трудовой книжке ознакомлен, не понадобится образец, если налагается дисциплинарное взыскание. Ведь сведения о наказаниях в бланк не заносятся. Исключением является увольнение. При увольнении по соответствующим основаниям, предусмотренным ТК РФ, записывается информация в бланк.

Кто вносит записи совместителю

Ознакомление совместителя с записями в трудовой книжке ведется специалистом кадровой службы по месту основной работы. Соответственно, человека знакомят с информацией по основному месту службы.

Для подтверждения информации совместитель представляет справки со второй работы. Справки служат основанием для внесения информации.

Нюансы заполнения трудовой книжки

Произвольно написать текст нельзя. Есть Инструкция №69, нужно ей руководствоваться в кадровой работе. Иногда возникает вопрос о том, нужна ли сокращенная запись. Инструкция запрещает делать сокращения. Поэтому нужно полностью писать слово приказ, сокращенное написание пр. является неправильным.

Инспектор кадровой службы вносит запись не позднее недели со дня вынесения приказа. Для заполнения бланка сотрудники не должны писать заявления.

По общему правилу отвечает за ведение бланков руководитель, но на практике полномочия делегируются ответственному лицу. Передача полномочий оформляется приказом.

При увольнении происходит заверка всех текстов, внесенных по месту работы. Ставятся две подписи и одна печать.

Если человек отказывается прийти и забрать бланк, то на его адрес высылается уведомление. Когда есть согласие на отправку почтой, книжка высылается почтовой связью.

Название компании пишется полностью. Можно упростить работу делопроизводителя, если заказать штамп. Писать придется меньше, значит, ускорится рабочий процесс.

Кадровое делопроизводство без печатей

Все привыкли, что текст заверяется печатью. Однако в Инструкцию внесены изменения. Если на фирме нет печати, то и не нужно ее ставить. Скорректировал кадровое делопроизводство Минтруд. Приказ № 588н принят в октябре 2016 г. Информация о том, что общество печати не имеет, обязательно должна быть отражена в Уставе.

Важно! Можно не ставить штамп на титульном листе и внутри бланка, если фирма работает без печати. Причем информация об отсутствии штампа должна закрепляться в Уставе.

Бизнес можно вести без печатей с 2015 года. Изменения применимы к кадровому делопроизводству с октября 2016 г.

Итак, текст бланков заверяется штампом, если он имеется в компании.

Ошибки при оформлении

Казалось бы, весь процесс делопроизводства установлен правовыми актами, тем не менее, совершаются ошибки.

5 распространенных ошибок при оформлении бланков:

Записи вносятся произвольно.
Неправильно указывается статья ТК РФ при расторжении контракта.
Ошибочный текст просто перечеркивается.
Забывают, чтобы уволенный специалист заверил своей подписью текст.
Отсутствует приказ о назначении специалиста, ответственного за оформление.
Отсутствуют сведения о том, что сотрудница поменяла фамилию.
Указываются разные должности в контракте и книжке.
Вносятся сведения о наказаниях.

Есть и самая серьезная ошибка: отсутствуют записи в документах, подтверждающих трудоустройство сотрудников.

Ошибки имеют печальные последствия. Если нарушения обнаружат инспекторы по труду, компании придется платить штраф. Последствия ошибок так же отражаются на работнике. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать период деятельности в стаж, если печать плохо видна или не читается. Для подтверждения стажа человеку придется собирать справки.

Резюме

Не допустимо проявлять фантазию при заполнении бланков.
Есть Правила и Инструкция, их и нужно соблюдать.
При ознакомлении достаточно, чтобы работник поставил свою роспись. Дополнительные слова не требуются.
Зачеркивать некорректный текст нельзя. Запись признается недействительной. Далее пишется правильная информация.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Читайте также: