Работа в канцелярии обязанности

Обновлено: 16.05.2024

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
Ведение электронной базы документов.
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
Участие в описи документов.
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
Помощь руководителю в организации приема посетителей.
Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

Общие положения.
Должностные обязанности специалиста.
Его права.
Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

порядок его подчинения, найма и увольнения;
кто временно заменяет сотрудника;
требуемые от него навыки;
требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения.

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения.

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

- Устава предприятия (учреждения, организации);

2. Задачи и функции

2.1. Задачи канцелярии.

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии.

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

3. Права и обязанности

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Секретарь канцелярии - это не самая высокооплачиваемая, но достаточно престижная должность в аппарате районного суда. Для поступления на работу кандидат должен иметь высшее юридическое образование и обладать базовыми навыками делопроизводства. Опыт для занятия этой должности необязателен.

Как устроиться на работу?

Как узнать о существовании вакантного места? Обычно этой информацией владеет консультант суда, заведующая или непосредственно канцелярия. Секретарь (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород и другие крупные российские города нередко опускают эту позицию в списках должностей районных судов, и тогда секретарские обязанности перечисляются в должностной инструкции консультанта или специалиста первого, второго или третьего разряда) - это лицо, на которое возлагается ответственность за эффективную организацию делопроизводства. Хотя примерно то же самое можно сказать и о некоторых других административных должностях, следует помнить, что секретарь судебного заседания, к примеру, отвечает за оформление гражданских, уголовных и административных дел только в процессе рассмотрения этих дел судьей. Секретарь канцелярии либо заводит дела (то есть оформляет иски, заявления и уголовные материалы непосредственно после их поступления в районный суд и до принятия документов к рассмотрению конкретным судьей), либо производит предписанные нормативными актами действия в отношении уже рассмотренных дел, по которым вынесены решения, определения или приговоры.

Чтобы устроиться на работу в канцелярию районного суда, следует для начала позвонить в суд и узнать о наличии или отсутствии подходящей вакансии. Если вакантное место не является декретным, придется сдать экзамен на знание текста Конституции РФ и основных положений федерального закона "О государственной гражданской службе". Сдача экзамена проводится на конкурсной основе, так как на вакантное место обычно претендуют несколько кандидатов. Если же вакансия освободилась в результате ухода предыдущего работника в декретный отпуск, сдавать экзамен не требуется, так как с соискателем заключают не постоянный, а срочный служебный контракт.

Обязанности

К сожалению, по отношению к данной профессии не существует определенного перечня обязанностей. Список всегда остается открытым. Тем не менее можно указать основные виды деятельности, которую выполняет среднестатистический секретарь судебной канцелярии. Это:

принятие гражданских и уголовных дел, а также административных материалов от секретарей судебного заседания, проверка правильности их оформления и факта соблюдения всех требований процессуального законодательства;
хранение дел за последние два года (включая текущий) в активном архиве канцелярии;
изготовление исполнительных листов по заявлению лиц, участвующих в деле;
проставление даты вступления судебных актов в законную силу;
отправка вступивших в законную силу судебных актов в заинтересованные инстанции, включая, к примеру, кадастровую палату или тюрьму;
изготовление ксерокопий судебных актов по заявлению сторон и их заверение у соответствующих судей;
прием граждан по рассмотренным делам;
прием телефонных звонков от граждан, представителей организаций и государственных органов;
выполнение поручений председателя суда, судей, заведующего канцелярией, консультанта, администратора.

Как можно догадаться, последний пункт подразумевает практически любые действия, входящие в компетенцию отдела делопроизводства в районном суде, и секретарь канцелярии обязан исполнять порученное в рамках своей должностной инструкции и нормативной документации.

Перспективы

Хотя не все считают такую профессию, как секретарь канцелярии, достаточно престижной, на самом деле она способна дать хороший толчок к движению по карьерной лестнице всем, кто мечтает о должности мирового судьи. Достаточно иметь пятилетний стаж работы в районном суде на должности, требующей наличия высшего юридического образования, чтобы соответствовать базовым требованиям закона, предъявляемым к кандидатам на должность мирового судьи.