Работа секретаря в чем заключается

Обновлено: 17.05.2024

Главный вопрос в обстановке 21 века бизнеса всегда заключался в том, что делает секретарь? Всегда ли нужен кабинет секретаря? Можно ли сделать полноценную карьеру секретаря? Можно ли повысить зарплату секретаря… .

Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох и улыбнитесь, потому что в этой статье есть ответы на все эти вопросы.

Интересно, что организация не может написать свою историю успеха и меру эффективности, использованную для достижения своих целей, без упоминания должности секретаря. Это значит, что секретарь играет жизненно важную роль в бесперебойной работе организации.

Короче говоря, секретарь офиса поддерживает бесперебойную работу офиса, выполняя различные административные и канцелярские обязанности. В эти обязанности входит не только хранение файлов и ведение минут, но и работа с расписанием офиса, координация встреч и посещений, организация файлов, ответ на телефонные звонки и выполнение огромного количества других важных задач.

Содержание Спрятать

Кто такой секретарь?

A секретарь - это человек, чья работа заключается в поддержке руководства, включая руководителей, с использованием различных навыков управления проектами, общения или организационных навыков.

Однако эту роль не следует путать с ролью ответственного секретаря, который отличается от личного помощника. Во многих странах ответственный секретарь - это высокопоставленная должность в административной иерархии. Фактически, в Пакистане федеральных секретарей называют самыми влиятельными людьми в стране.

Что секретарь делает в организации?

Секретарь занимается приемной работой

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Интересно, что вы можете получить здесь Полное руководство о том, как стать судебным репортером

Секретарь занимается приемной работой

Приемная работа в офисе предполагает встречу посетителей и их комфортное пребывание. В общем, секретариат неявно помогает сориентироваться новому сотруднику и посетителям. Сюда входит направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, проект секретаря способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Вести календарь и план встреч

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Секретарь хранит и упорядочивает файлы

Одна из важных функций секретаря - систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

Ручки корреспонденции и памятки

Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в адресный отдел или офис.

Кроме того, принимайте звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечайте на звонки или коррективы. Кроме того, от имени менеджера они передают информацию клиентам, назначают встречи или следят за запросами. Делайте заметки у менеджера, готовьте заметку или письмо и просматривайте адрес секретаря.

Управление документами

Секретари копируют документы для внутренней доставки или распространения. Вы также можете отправлять по факсу документы компании клиентам или клиентам и получать факсы, отправленные соответствующему лицу.

Кроме того, в некоторых офисах секретарь создает электронные таблицы или документы и распространяет их среди сотрудников или клиентов, используя Word и Excel или электронную почту. Кроме того, исправление документов и подготовка электронных писем также являются его обязанностями.

Таким образом, будучи последним, кто просматривает документы перед их отправкой, Секретарь Канцелярии просматривает исходящую корреспонденцию на предмет грамматики, правильности и полноты и обеспечивает прикрепление соответствующих материалов.

Они готовят записки или другие отчеты для внутреннего или внешнего распространения. Они также могут бронировать билеты и составлять отчеты о командировочных расходах.

Выполняет обычные работы

Теперь в небольшом офисе или организации секретарь помогает персоналу, а иногда и посетителям или клиентам, выполняя поручения для них.

В дополнение к этому секретарь выполняет другие рутинные канцелярские функции, которые включают в себя: отмену или перенос сроков, заказ офисных принадлежностей, ведение заметок во время встреч и получение напитков для гостей.

Секретарь карьеры: что для этого нужно?

Работа секретарем в качестве карьеры, хотя это не так уж и сложно, особенно в условиях небольшого офиса, требует квалификации и обучения. Именно на эти квалификации обращают внимание большинство работодателей при приеме на работу или найме сотрудников, которые могут работать секретарем.

Тем не менее, формальная академическая квалификация не всегда необходима, некоторые работодатели требуют, чтобы вы были обучены GCSE / стандартам или A / более высокому уровню. Небольшой офис может попросить ученую степень, и в этом случае может быть полезна степень по английскому языку, бизнесу, IT или информатике.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или административном органе; Соответствующий опыт может быть получен путем привлечения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации запрашивают возможность набирать определенное количество слов в минуту или иметь опыт в наборе звука; однако стенография больше не запрашивается как стандартная. Диапазон или секретарские курсы обучения доступны онлайн или через колледжи дополнительного образования.

Требования к обучению

Вы можете иметь секретарскую карьеру с дипломом средней школы и информационными навыками. Некоторые компании, такие как юридическая и медицинская сферы, предпочитают секретариат, который использует отраслевые лекарства, потому что он знаком с терминологией и практикой. Лицензия может потребоваться для секретарей выброса.

Какие навыки необходимы?

Вот некоторые из ключевых навыков, которыми вы должны обладать в качестве секретаря:

Командная работа и командный дух
Навыки организации и управления временем
Внимание к деталям
Хорошее общение, обслуживание клиентов
Навыки построения отношений
Навыки ведения переговоров
Напористость
Трансформируемость
Умение работать под давлением
Такт, усмотрение и дипломатия
Способность проявлять инициативу и использовать свою инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
А также, возможность использовать стандартные пакеты программного обеспечения (например, Microsoft Office) и изучать заказные пакеты, если это необходимо.

Требуются ли продвинутые навыки?

Да, дорогой, в некоторых организациях есть продвинутые навыки, которые, если у вас есть, у вас больше шансов получить работу. Эти навыки включают в себя:

Знание ICD-9 и CPT-кодирования
Знание медицинской или юридической терминологии
Опытный с транскрипцией ленты и способностью записывать
Знакомство с File Site, системой управления документами

У меня нет опыта работы.

Это не должно вас беспокоить!

В ситуации, когда у вас нет опыта работы и степени, вы можете пройти секретарские курсы, прежде чем искать работу. Существует множество курсов на полный и неполный рабочий день, включая GNVQ и GSVQ в области делового администрирования, NVQ и SVQ, а также специальные курсы, проводимые Pitman, OCR (RSA) и Лондонской торгово-промышленной палатой.

Теперь позвольте немного сузить круг вопросов….!

Помимо общих обязанностей или ролей, выполняемых секретарями, существуют и другие обязанности, которые различаются в зависимости от типа секретаря. то, что делает секретарь клуба, будет немного отличаться от того, что делает государственный секретарь, школьный секретарь или секретарь подразделения.

Что делает госсекретарь на государственном уровне?

Государственный секретарь, назначаемый президентом по рекомендации и с согласия Сената, является главным советником президента по иностранным делам, который осуществляет внешнюю политику президента через Государственный департамент и дипломатическую службу Штатов.

Ниже приведены некоторые из обязанностей, возложенных на различных государственных секретарей, секретарей Содружества, лейтенантов-губернаторов и других по всей стране, выполняющих функции государственного секретаря:

Управление выборами
Назначение советов и комиссий
Регулирование бизнеса в государстве
Ведущие избранные социальные программы
Обеспечение раскрытия финансовой информации политических комитетов
Проведение государственной переписи

Что делает юридический секретарь?

Роль юридического секретаря заключается в поддержке юристов и помощников юристов в юридической конторе или организации. Большинство юридических секретарей напрямую общаются с адвокатами, канцелярским персоналом, сотрудниками зала суда, клиентами, свидетелями-экспертами и коммерческими поставщиками.

Тем не менее, они участвуют в проведении исследований и чтении юридических статей и других, а также стандартных секретарских обязанностей, которые могут включать в себя ответы на телефонные звонки и электронную почту, хранение, создание и ведение расписаний для юристов, заказ расходных материалов, копирование, отправку факсов и обслуживание офиса. ,

По данным Бюро статистики труда, средние годовые доходы юристов составляли 41,500 2010 долл. США в 19.95 году или XNUMX долл. США в час. Это зависит от уровня опыта.

Что делает секретарь клуба?

Говоря о том, что делает секретарь клуба, важно учитывать основную цель работы. Секретарь Клуба выполняет или делегирует все административные обязанности, которые позволяют клубу и его членам эффективно функционировать.

Секретарь Клуба играет важную роль в клубе, с непосредственным участием в общем управлении клубом. Секретарь и его / ее помощник обеспечивают основной контакт для людей внутри и за пределами клуба практически по всем аспектам деятельности клуба.

Что делает министр обороны?

Соединенные штаты министра обороны курирует департамент страны Защита, федеральная служба, отвечающая за вооруженные силы страны и связанные с ней военные вопросы. Это федеральное должностное лицо выступает в качестве главного защита политик и советник.

Министр обороны осуществляет полномочия, руководство и контроль над тремя департаментами вооруженных сил США - Армией и Военно-морским флотом, а также ВВС.

Однако основная задача министра обороны, как в США, заключается в планировании, разработке и реализации политики, касающейся военных вопросов и национальной безопасности страны.

Кроме того, он или она отвечает за управление ресурсами департамента, а также за финансовую и программную оценку. Кроме того, секретарь управляет всем отделом из Офиса министра обороны (OSD), который включает весь штат чиновника. А также персонал секретаря помогает в выполнении поставленных задач в соответствии с их должностями.

Как выглядит зарплата секретаря?

Секретари и административные помощники во всех областях получают среднюю зарплату в размере $37,230 по состоянию на май 2016, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина зарабатывает меньше. Главный процент 10 секретарей и административных помощников зарабатывает больше $62,230, Самый низкий процент 10 зарабатывает меньше, чем $22,930.

ЗАМЕТКА

Зарплата секретаря значительно возрастает от начального до старшего уровня и может в дальнейшем увеличиваться при обучении различным навыкам. Секретарь, который специализируется в промышленности, такой как медицинский или юридический секретарь, может назначить намного более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса работают до исполнительных секретарей, достигая более высоких уровней оплаты.

Скорость увеличения секретарей

На протяжении многих лет количество вакансий для всех секретарей снижалось из-за внедрения современных технологий, которые могут помочь другим в подготовке документации и выполнении других задач, которые ранее выполнялись секретарями. Только одна категория не была затронута.

В случае исполнительных секретарей, менеджеры теперь выполняют функции секретаря самостоятельно, или секретари могут поддерживать более одного менеджера.

Сокращения в секретарских категориях следующие:

генеральный секретарь - 7 процентов
ответственный секретарь - 17 процентов
юридический секретарь - 19 процентов

Одной из категорий секретарей, которая, как ожидается, будет иметь рост рабочих мест, является медицинский секретарь. Предполагается, что это секретарское поле увеличит процент 22 в течение следующего десятилетия, намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Это связано, в первую очередь, с растущими потребностями в медицинской помощи стареющего населения.

Часто задаваемые вопросы

что делает секретарь клуба?

Секретарь и его / ее помощник обеспечивают контактную информацию для людей внутри и за пределами клуба практически по всем аспектам деятельности клуба.

Кто такой секретарь?

Какие навыки требуются?

Командная работа и командный дух
Навыки организации и управления временем
Внимание к деталям
Хорошее общение, обслуживание клиентов
Навыки построения отношений
Навыки ведения переговоров
Напористость
Трансформируемость
Умение работать под давлением
Такт, усмотрение и дипломатия
Способность проявлять инициативу и использовать свою инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
А также, возможность использовать стандартные пакеты программного обеспечения (например, Microsoft Office) и изучать заказные пакеты, если это необходимо.

Как выглядит зарплата секретаря?

Читайте также: