Работа делопроизводителя в чем заключается

Обновлено: 10.05.2024

Должностные обязанности делопроизводителя заключаются в ведении документооборота предприятия (организации) – специалист организует:

регистрацию, учет и хранение внешнего;
регистрацию, учет и хранение внутреннего.

Что это за сотрудник

Выполняемый в компаниях функционал делопроизводителя — административная, офисная работа. ЕКСД относит должность к категории служащих, действующий профстандарт 07.002 — к специалистам.

Напоминаем, с 2016 года ЕКСД действуют наравне с профессиональными стандартами. Работодатели самостоятельно принимают решение о их применении для описания обязанностей в должностных инструкциях и наименования должностей, кроме случаев, специально оговоренных в законодательстве или отраслевых НПА (122-ФЗ и Письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253).

принимает и регистрирует корреспонденцию (письма, извещения, претензии, приказы и т. д.);
передает на исполнение;
ведет банк данных документов, составляет учетные карточки;
выдает справки;
готовит описи и сдает в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

В небольших фирмах они входят в обязанности секретаря-делопроизводителя в организации и совмещаются с обязанностями помощника руководителя. ЕКСД содержит более низкий уровень требований к квалификации сотрудника. Перечислены следующие необходимые для исполнения обязанностей знания.

Какие у работника обязанности

Обязанности по ЕКСД приведены простым перечислением. При описании следует выбрать те, которые поручаются работнику на данном предприятии.

Обязанности по профстандарту — трудовые действия, детализирующие каждую трудовую функцию описываемой должностной позиции (обобщенную трудовую функцию).

3.2.1. работа с документами;

3.2.2. текущее хранение документов;

3.2.3. обработка дел для последующего хранения.

Каждая описывается в табличном виде (внизу таблицы перечисляются знания и умения, необходимые для выполнения каждой).

Заполненный раздел ДИ на основе профстандарта 07.002, содержащий функции делопроизводителя в организации, имеет следующий вид.

Права, ответственность и заключительный раздел

Все переданные работодателем обязанности делопроизводителя в государственном учреждении и в любом другом предполагают наделение сотрудника правами и ответственностью в соответствии с трудовым и общим законодательством РФ. Заключительный раздел регламентирует порядок ознакомления с должностной инструкцией и дает ссылку на использованный профстандарт, другие НПА.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. … (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. … (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления", утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. … (другие заключительные положения).

Планируете учиться на делопроизводителя? Мы расскажем, как это сделать, а также ответим на основные вопросы о работе специалиста. Узнайте больше об этой востребованной профессии: обучение на делопроизводителя, служебные обязанности, возможности трудоустройства, плюсы и минусы.

Делопроизводитель занимается документированием деятельности организации. Налаженная система документооборота необходима компании для:

своевременного и корректного оформления отношений с партнёрами и клиентами;
ведения кадровой политики, определения должностных обязанностей, реализации целей и задач управления персоналом;
защиты интересов компании в спорных ситуациях в досудебном и судебном порядке.

При наличии компетентных сотрудников сформировать чёткую систему делопроизводства несложно. В результате:

Повысится исполнительская дисциплина в коллективе, не будет возникать споров по поводу полномочий и ответственности.
Легче будет корректно отвечать на возможные жалобы и претензии со стороны как работников, так и внешних организаций.
Руководитель сможет эффективнее управлять коллективом, перераспределяя полномочия и сферы компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Типовая должностная инструкция делопроизводителя подробно регламентирует сферу его основных занятий. В списке обязанностей:

Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату.
Выдача справок на основании информации в хранящихся документах.
Систематизация документов текущего архива.
Подготовка к передаче и передача по акту дел, выведенных из текущего документооборота, в архив организации.
Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления.
Обеспечение сохранности входящей документации.
Выполнение отдельных поручений руководителя, участие в комиссии по уничтожению по акту документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Одно из основных преимуществ профессии — востребованность. Делопроизводители нужны почти всем компаниям, поэтому специалистам этого профиля не приходится долго искать работу.

У делопроизводителей спокойный характер работы. Плюс это или минус — решать вам. С одной стороны, это сравнительно низкий уровень стресса, нет необходимости постоянно встречаться и вести переговоры с людьми, работа не связана с частыми поездками. С другой стороны, людям, привыкшим к активному образу жизни, такая работа может показаться монотонной и даже скучной.

Всё зависит от психологических качеств: если вам нравится работать с бумагами, вы аккуратны, педантичны, ответственны, требовательны к подчинённым и коллегам, эта работа вам подходит.

Где учат делопроизводству?

Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.

Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.

Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.

Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.

Профессиональная работа и учет документации – основа существования каждой организации, и обеспечивает ее один человек. Все это – прямые функциональные обязанности делопроизводителя, которые включают в себя выполнение судебных, законодательных и налоговых требований к фирме. Рассмотрим подробно: что это за профессия, как на нее выучиться, какие узкие и широкие задачи решает сотрудник и сколько он получает за свою работу.

История профессии

Делопроизводство – это ответвление секретариата, которое является перспективным только в крупных и развивающихся с годами компаниях. Стандартные места работы – фирмы, государственные учреждения, архивы, любые образовательные заведения или крупные организации.

Делопроизводители в старину

Функциональные обязанности делопроизводителя практически не менялись со временем, их основу всегда составляла работа с документами. Первые упоминания о почетной профессии связаны с возникновением письменности и права. Так, еще во времена Киевской Руси при монастырях и князьях, великих и удельных, существовали писари, которые вели документацию.

Официально же делопроизводство как профессия оформилось в середине ХХ века с возникшей необходимостью вести отчетность организаций в соответствии с законодательными требованиями. За прошедшие десятилетия обязанности остались прежними, а изменилась в основном техника и методика работы.

Делопроизводство берет свои истоки с возникновением письменности и права, а в современном мире без такого сотрудника не обходится ни одна крупная фирма или организация.

Обязанности делопроизводителя

Важно: одна из самых широких сегодня сфер деятельности – это делопроизводство, обязанности работника в их узком смысле будут сильно отличаться в каждом направлении.

Также на изменчивость обязанностей повлияет размер компании, специфика работы с зарубежными партнерами и их законодательной базой. В остальном, базовый стержень обязанностей включает в себя:

Общение с клиентами

работа с корреспонденцией: регистрация и обработка
полное ведение документооборота организации
контроль актуальности документов
контроль своевременного выполнения предписаний в документах
телефонные, личные и online переговоры
ведение архива компании или организации
проверка актуальности методов работы в соответствии с действующим законодательством
знание основ Единой госсистемы делопроизводства, включая все правовые акты

Обратите внимание: для соблюдения профессиональных качеств, необходимо регулярно пополнять свой багаж знаний касательно делопроизводства в вашем регионе и сфере деятельности. Особенно это актуально, если ваша компания ведет партнерские дела с зарубежными организациями, куда вы также обязаны передавать документы.

Основные обязанности – это ведение документов организации, отслеживание их актуальности, исполнения, а также ведение архива.

Требования к сотруднику

В последние десятилетия к стандартным требованиям прибавилось еще два: знание иностранного (чаще английского) языка на уровне не ниже среднего и владение ПК на продвинутом уровне, в частности, бухгалтерскими и делопроизводственными программами типа 1С.

Что должен уметь делопроизводитель

Чтобы устроиться на работу по профессии делопроизводителя, достаточно соответствовать следующим требованиям:

иметь диплом о высшем образовании в сферах: архивоведение, экономика, аудит, документоведение
владеть офисной техникой и ПК на продвинутом уровне
обладать навыками работы с документами: ведение реестров и архивов, оформление и другие
получить опыт работы на любой должности, связанной с секретарской работой и делопроизводством
обладать навыками общения с клиентами

Среди личных качеств, которые хотят видеть в делопроизводителе, большинство работодателей называет следующие:

аккуратность
ответственность
грамотность
внимание к деталям
усидчивость

От современного делопроизводителя ожидают профессиональное образование, ответственность и уже небольшой опыт работы, как правило, от 1 года.

На кого и где нужно учиться

Чтобы получить место делопроизводителя, достаточно получить диплом о высшем образовании (бакалавра или магистра) по направлению архивоведение или экономика. Некоторые факультеты уже готовят узких специалистов.

Отметим, что большинство работодателей отдает предпочтение людям, которые окончили компьютерные и бухгалтерские курсы. В некоторых случаях, если соискатель уже проработал на соответствующей должности больше 1 года, диплом о высшем образовании не имеет такой вес, как диплом специализированной быстрой подготовки.

Стандартное требование при приеме на работуТесты при устройстве на работу: как подготовиться и чего ожидать: диплом об окончании вуза, но желательно окончить еще и компьютерные курсы.

Зарплата делопроизводителя

Стандартный оклад делопроизводителя за последние три года составляет 25-30 тысяч рублей в месяц. Согласно исследованиям бирж труда, эта цифра колеблется в пределах 15 000 – 50 000 рублей по всем регионам Российской Федерации и сильно зависит от сферы деятельности компании.

В стандартные должностные обязанности делопроизводителя, помимо непосредственной работы с документами, также входит коммуникация с клиентами, контроль актуальности и исполнения приказов.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя и кому подойдёт такая работа? Вакансии секретарей и делопроизводителей обширно представлено на порталах для поиска работы, что означает востребованность данной профессии. Рассказываем, какие функции выполняют секретари-делопроизводители на рабочем месте, чего ожидают от них работодатели, а также почему эта специальность не потеряет актуальности в ближайшие годы.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации. Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк. Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей. Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации. Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний. Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить. Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом. В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

ведение документооборота компании;
подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
деловая переписка;
ведение протоколов встреч и заседаний;
подготовку отчётов по своему направлению работы;
обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
доведение важной административной информации до сотрудников компании;
регистрацию приказов руководства;
приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
подготовку и отправку входящей корреспонденции;
выполнение личных поручений руководства;
встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

внимательность;
терпимость к монотонной бумажной работе;
коммуникабельность, вежливость;
уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
презентабельный внешний вид;
спокойный характер, стрессоустойчивость;
грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

знакомиться с нормативными актами организации;
требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества. Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации. Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Заключение

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя. Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно. Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

ведение деловых переписок управляющего звена;
формирование структурированной документационной базы;
контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Читайте также: