Работа бухгалтером в аутсорсинговой компании плюсы и минусы
Обновлено: 25.04.2024
Вы можете передать функции бухгалтерии на сторону как полностью, так и частично.
Полный аутсорсинг выгоден небольшим компаниям, а также работающим по упрощенной системе налогообложения. В этих случаях не всегда экономически целесообразно держать бухгалтера на постоянной основе.
Частичный аутсорсинг возможен, когда, например, Вам необходимо перевести отчетность на международные стандарты, но у Вас нет возможности взять отдельного сотрудника по GAAP или МСФО. Также можно отдать на аутсорсинг подготовку годового отчета или любую другую трудоемкую работу, если штатная бухгалтерия не справляется с наплывом работы либо просто недостаточно квалифицированна.
Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии
Стоимость аутсорсинга бухгалтерских функций зависит от многих показателей — размера и оборота компании, сферы деятельности, объема работ. Стоимость полного аутсорсинга может колебаться от 10 тыс. руб. в месяц до 100 тыс. руб. и выше. При частичном аутсорсинге его стоимость колеблется от 2 тыс. руб. до 15 тыс. руб. в месяц и зависит от объема предоставляемых услуг.
Говорит Генеральный Директор
Во второй раз мы передали функции бухгалтерии на аутсорсинг, когда у нас появился западный собственник. Необходимо было перевести отчетность на МСФО. К тому времени в компании работали квалифицированный главный бухгалтер и его помощница-студентка. Мы отправили главбуха на соответствующие курсы, а вопросы, связанные с трансформацией отчетности, отдали на аутсорсинг. Так работали до тех пор, пока не получили собственных квалифицированных специалистов по МСФО.
Говорит Генеральный Директор
Говорит Генеральный Директор
Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Необходимость отдавать на аутсорсинг функции бухгалтерии сложилась в нашей компании в процессе ее развития: мы выросли из небольшой организации в компанию средних масштабов. Сейчас в своей работе используем смешанный вариант — простые ежедневные операции осуществляют внутренние бухгалтеры, а сложные бухгалтерские вопросы решают внешние. Так, с начислением заработной платы справляются внутренние бухгалтеры, а разработка схемы поставки продукции в другое государство внутренним бухгалтерам уже не под силу из-за ограниченности их опыта. Поэтому в этом случае мы привлекаем внешних консультантов.
Компания Naumen — российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Создана в 2001 году. Среди клиентов — операторы связи, банки, финансовые группы, металлургические предприятия, компании тяжелой промышленности, торгово-производственные холдинги, государственные предприятия. Штат — 230 человек.
Экспертное мнение
В то же время я бы категорически не советовала передавать на аутсорсинг бухгалтерию строительной компании, которая имеет серьезную специфику и требует очень вдумчивого подхода к подготовке первичных документов, понимания характера совершенных операций для их правильной квалификации. Здесь также требуется постоянный контроль за движением материальных ценностей. То же касается бухгалтерской службы промышленного предприятия.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
Плюсы. Во-первых, экономия денег. Так, благодаря аутсорсингу наша компания экономит около 50% затрат, связанных с содержанием штатной бухгалтерии: ведь у нас нет необходимости оплачивать бухгалтерам отпуска и больничные, повышать квалификацию специалистов. Уменьшение расходов также идет за счет снижения административной нагрузки (организации рабочего места и административных расходов). Во-вторых, экономия времени. Ни мне, ни моим заместителям не надо постоянно следить за изменениями в законодательстве: аутсорсинговая компания сообщает мне о наиболее значимых изменениях.
Экспертное мнение
При аутсорсинге нет необходимости оборудовать рабочие места для бухгалтеров, платить им зарплату, приобретать специальное программное обеспечение и литературу. Затраты при передаче бухгалтерского учета специализированной компании (если брать средние по Москве цены) составляют около одной тысячи долларов США в месяц. Небольшая организация или индивидуальный предприниматель могут вообще передать свою бухгалтерию фирме-аутсорсеру за 300-500 долл. США в месяц, в зависимости от объемов обрабатываемой документации. Естественно, это приблизительные цены, которые корректируются в каждом конкретном случае.
Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Основной выигрыш, который мы получили, передав некоторые функции бухгалтерии на аутсорсинг, состоит в том, что теперь нам доступны специалисты высокого класса в нужный момент. Высококлассный специалист не станет заниматься рутинной работой (так он теряет квалификацию), и удержать его в штате довольно тяжело. Говорить о снижении затрат на бухгалтерию нельзя, наверное, затраты остались на том же уровне, что и при использовании штатных бухгалтеров.
Почему Генеральный Директор отвечает за бухгалтерский учет
Ответственность за достоверность бухгалтерского учета, своевременную сдачу отчетности и уплату налогов лежит на Вас и Вашем главном бухгалтере.
Административная ответственность грозит Генеральному Директору (главному бухгалтеру) за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления отчетности (ст. 15.11 КоАП). В частности, грубым нарушением считается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%. В этом случае предусмотрен штраф — от 2000 до 3000 рублей.
Уголовная ответственность наступит, если Ваша компания не представит налоговую декларацию либо включит в нее заведомо ложные сведения (ст. 199 УК РФ). Минимальное наказание за это преступление — штраф от 100 000 до 300 000 рублей, максимальное — лишение свободы на срок до двух лет.
По материалам автора статьи
Минусы. Прежде всего, появляется риск утечки информации. Кроме того, до сих пор нет законодательных норм, которые бы позволяли привлекать консультантов к ответственности за допущенные ошибки. За неверные действия компании-аутсорсера, скорее всего, придется отвечать Вам или Вашему главбуху.
Другой существенный недостаток — в том, что аутсорсинговая компания по действующему законодательству не сможет быть Вашим законным представителем в решении налоговых и других споров, если только этот пункт не прописан в договоре. Но, к сожалению, далеко не каждый аутсорсер соглашается принять на себя ответственность регулирования налоговых споров.
Экспертное мнение
- Аутсорсинговая компания и Ваше предприятие изначально имеют разные цели. Вам нужны полная и достоверная бухгалтерская и налоговая отчетность и сокращение расходов на содержание бухгалтерии, тогда как им необходимо оптимизировать расходы (что может серьезно сказаться на качестве оказываемых услуг) и минимизировать риски ответственности.
- Риск, связанный с передачей всей информации о финансово-хозяйственной деятельности другому юридическому лицу.
- Зависимость от аутсорсинговой компании в вопросах оперативности получения информации для управленческого учета и учета по МСФО.
Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Иногда доказать вину аутсорсинговой компании сложно. Например, Ваш штатный бухгалтер задал аутсорсеру вопрос по налогообложению. Сотрудник аутсорсинговой компании ответил на него и передал ответ по электронной почте. Бухгалтер исполнил рекомендации, которые впоследствии привели к штрафам. Будет ли электронное письмо являться доказательством вины аутсорсера в суде? Скорее всего, нет. То есть Вам надо четко зафиксировать в договоре процедуру взаимодействия с компанией-аутсорсером, чтобы при необходимости можно было доказать, что именно делал внешний консультант, а что — Ваши сотрудники.
Экспертное мнение
Говорит Генеральный Директор
- ошибки непосредственно в учете (Генеральный Директор нередко видит только баланс и налоговые декларации);
- своевременность сдачи отчетности.
Например, у нас в договоре записано, что аутсорсинговая компания полностью компенсирует штрафы за несвоевременную сдачу отчетности и ошибки в учете.
Однако за содержание и легальность операций отвечает все-таки руководитель предприятия, так как окончательное решение принимает именно он. Задача бухгалтера — пояснить спорные моменты, предупредить о возможных рисках.
Экспертное мнение
- первичные документы, переданные Вашими сотрудниками, содержали недостоверную информацию;
- первичные документы были представлены несвоевременно;
- все расчеты компанией-аутсорсером были представлены вовремя, но Ваши подчиненные перечислили налоги в бюджет с опозданием;
- должностные лица Вашей компании, совершая операции, нарушили законодательство (например, превысили лимит расчетов наличными, нарушили порядок ведения кассовых операций).
На что обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании
Выбор аутсорсинговой компании Вы можете поручить финансовому директору или юристу. Но имейте в виду, что с Вашей стороны обязательно должен быть контроль, причем на первых порах достаточно тщательный. В дальнейшем, когда работа будет налажена, Вы можете контролировать только ключевые моменты, оставив текущий оперативный контроль своему заму или назначив ответственного.
Обязательно обращайте внимание на то, есть ли у аутсорсинговой компании страховка профессиональной ответственности. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у компании и достаточна ли страховая сумма. Некоторые фирмы могут сотрудничать только с мелкими или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы.
Также следует помнить:
- аутсорсинге бухгалтерии важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Потому немаловажными показателями являются возраст и репутация компании.
- Представители серьезной аутсорсинговой фирмы не возьмутся рассчитывать предварительную стоимость услуг по телефону, а будут настаивать на личной встрече с руководством: слишком много факторов влияют на цену заказа.
- При выборе аутсорсинговой компании Вам предложат прайс-лист с перечнем услуг, оказываемых бухгалтерией. В этот прайс-лист могут включаться и те услуги, за которые аутсорсинговая компания несет ответственность (финансовую). Чем выше ответственность, тем выше цена.
Обратная сторона аутсорсинга
- Формальное исполнение обязанностей. Отчетность, подготовленная аутсорсером, — лишь формальное исполнение обязательств перед налоговой инспекцией, в то время как изначально перед бухгалтерским учетом ставятся другие задачи. Так, в текущем режиме бухгалтер должен проверять законность хозяйственных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Аутсорсинговые компании не всегда это делают. Кроме того, неглубокое погружение в специфику деятельности предприятия, тонкости той или иной хозяйственной операции приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках.
- Низкое качество подготовки первичных документов. Здесь опять-таки необходима высокая степень понимания совершаемых предприятием хозяйственных операций: один и тот же документ можно по-разному квалифицировать и отразить в бухгалтерском учете.
- Отсутствие оперативной управленческой информации. Как правило, в ситуации передачи бухгалтерских функций сторонней компании ее сотрудники готовят лишь стандартную бухгалтерскую отчетность с периодичностью в лучшем случае раз в месяц. Но определенная оперативная информация нужна руководителю каждый день.
По материалам Татьяны Севастьяновой
Говорит Генеральный Директор
- стоимость услуг;
- сроки исполнения заказа;
- сроки корректировки ошибок;
- отраслевой рейтинг;
- объем предоставляемых основных и дополнительных услуг;
- способы общения и обмена информацией;
- количество нареканий (позитивных отзывов) со стороны обслуживаемых организаций;
- качество предоставленных пробных услуг;
- способы страхования рисков, возникающих при некачественном оказании услуг;
- наличие (отсутствие) судебных исков.
Экспертное мнение
Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.
Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.
Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.
В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.
При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.
Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.
Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.
Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.
В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.
На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.
Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.
Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.
Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.
За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.
Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.
На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:
- Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
- Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
- Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
- Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.
Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.
Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг
Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:
Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.
При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.
Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.
Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.
Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.
На заметку
Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.
Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.
Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.
Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.
Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.
Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.
Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.
В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.
Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.
Риски аутсорсинга бухгалтерского учета
При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:
- Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
- Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
- Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
- Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
- Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.
Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.
Цены на аутсорсинг бухгалтерии
Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).
Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)
Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.
Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента
В базовый пакет входит:
- сопровождение 1С;
- текущее ведение учета по всем регистрам;
- формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
- подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
- кадровое делопроизводство;
- расчет заработной платы и других вознаграждений;
- формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
- подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
- защита интересов заказчика в налоговой инспекции.
При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).
Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.
Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга
«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.
Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.
В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.
В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.
Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.
Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг все более востребован среди малого бизнеса, у которого нет бюджета на содержание штатной бухгалтерии. Какие преимущества видят в нем предприниматели, какие есть подводные камни, что говорят те, кто уже успел перейти на современный формат и те, кто продолжает сотрудничать с бухгалтером в штате?
Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета: что это такое и когда выгодно?
Для начала надо отметить, что на российском рынке нет четкого понимания того, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг. Так могут называть:
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга перед бухгалтером, который всегда рядом
Модель, которую используют дистанционные компании, в том числе — Фингуру помогает избежать перечисленных проблем. Она близка к решениям IT-компаний:
Чтобы вам было проще оценить преимущества бухгалтерского аутсорсинга, мы свели характеристики всех вариантов ведения бухучета в таблицу.
Бухгалтер аутсорсинговой компании на вашей территории
Специализированная компания (на примере Фингуру)
Средняя стоимость в регионах (в месяц)
22 000 - 35 000 рублей + налоги
от 10 000 рублей
10 000 - 20 000 рублей
от 6 600 рублей (для ООО)
Траты на аренду рабочего места
как правило, отсутствуют
Траты на закупку оборудования (ПК, мебель)
как правило, отсутствуют
Страховка от ошибок
ответственность за ошибки бухгалтера несете вы, его можете максимум лишить премии или уволить (что не так просто)
отсутствует, привлечь к ответственности можно только через суд
зависит от условий договора
страхуем каждого на миллион рублей
- тратите время на подбор специалиста либо платите своему HR / рекрутинговому агентству;
- тратите время на контроль своевременного выполнения задач и сдачи отчетов;
- платите штрафы и пени, решаете вопросы с контролирующими органами, если бухгалтер допустил ошибку.
- тратите время на подбор специалиста;
- теряете время и упускаете возможности из-за того, что приходится ждать, пока специалист сможет подготовить документ, платежку и так далее.
Включаются все косвенные затраты по содержанию офиса + интернет, телефония и т.д.
Бухгалтерский аутсорсинг компании Фингуру — это три бухгалтера (по налогам, зарплате и первичке) + персональный ассистент, удобное мобильное приложение с чат-ботом, ЭЦП и ЭДО, которые обойдутся вам дешевле штатного бухгалтера.
Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис
- непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
- нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.
Задачи стали выполняться медленнее, ошибок стало больше, атмосфера в коллективе накалилась до предела: менеджеры не могут оперативно получить документы для клиентов, клиенты нервничают, и без того сложный период стал для многих адовым.
Клиенты Фингуру спокойны хотя бы за бухучет — у них и так был удаленный бухгалтер, только лишенный перечисленных недостатков. Секрет в налаженных бизнес-процессах. У наших бухгалтеров есть:
- удобные мобильные приложения для iOS / Android, а также веб-приложение для простой и быстрой коммуникации с клиентами;
- бухгалтерская CRM-система, в которой зафиксированы все задачи со сроками выполнения;
- облачная 1С:Фреш, где хранится все, что нужно. От перемены рабочего места ничего не меняется, доступ к ключам ЭЦП и прочей информации есть в любой момент;
- ЭЦП, которой подписываются отчеты;
- система ЭДО для сдачи отчетов и обмена документами с контрагентами в электронном виде.
Развернуть и настроить такую систему — сложная задача для большинства компаний, поэтому перевод штатного бухгалтера на удаленку для них оборачивается стрессом и проблемами. У нас же есть и схема работы, отточенная годами, и технические возможности для ее поддержки.
Уделите время бизнесу, а бухгалтерию доверьте нам. Аутсорсинг бухгалтерских услуг Фингуру — это надежно и доступно!
Что о ведении бухгалтерского учета на аутсорсинге говорят предприниматели
Татьяна Липатова, директор магазина одежды
У меня нет собственного офиса кроме торгового зала, поэтому взять в штат бухгалтера или нанять приходящего нет могу. Да и нет необходимости. На старте бизнеса у меня возникало много вопросов относительно регистрации фирмы и работы с документами. Обратилась в компанию, которая помогла оформить ООО, затем обратилась в эту же компанию за помощью в ведении бухучета. Они посоветовали услуги дистанционной компании. Это оказалось очень удобно и целесообразно. Все документы отправляю им в электронном виде, вовремя оплачиваю страховые взносы и налоги — саму налоговую инспекцию даже не посещаю. Подсчитала, что трачу на ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге почти в 10 раз меньше, чем если бы наняла бухгалтера.
Валерий Сидоров, исполнительный директор маркетингового агентства
Нашему агентству почти 15 лет. Тогда, когда мы открывались, аутсорсинг бухгалтерских услуг специализированным организациям еще не был сильно развиты. Поэтому с самого начала мы содержали в штате бухгалтера, потом расширили штат. Возможно, если бы мы открывались сейчас, посмотрели бы на это уже с другой стороны, но мы справляемся собственными силами и вполне можем себе позволить содержание бухгалтерского отдела.
Ирина Дорошенко, директор консалтинговой фирмы
Бухгалтерский аутсорсинг организации — это просто! Наш чат-бот работает круглосуточно и позволяет найти ответ или оформить типовой документ без участия специалиста. Посмотрите, как это происходит!
Плюсы аутсорсинга бухгалтерии
Значительная экономия
Это – преимущество аутсорсинга бухгалтерии. В таблице ниже — средние годовые расходы компании малого и среднего бизнеса при самостоятельном ведении бухгалтерии. Данные приведены для Москвы.
| Показатель | Расходы |
| Заработная плата бухгалтерии на 1-2 человек | 50 000 * 12 = 60 0000 |
| Страховые взносы | 600 000 * 30% = 180 000 |
| Аренда помещения с коммунальными платежами | 40 000 * 12 = 48 0000 |
| Материально-техническое оснащение в ценах 2016 г. | 200 000 |
| Интернет, телефон | 3000 * 12 = 36 000 |
| Расходные материалы (канцелярия, питьевая вода, клининг) | 5000 * 12 = 60 000 |
| ИТОГО | 1 556 000 рублей |
Следующая таблица – это годовые расходы компании малого и среднего бизнеса при передаче бухучета на аутсорсинг. Конечно, стоимость услуг аутсорсеров зависит от системы налогообложения заказчика и количества операций за месяц. Например, бизнес компаний или ИП на ОСНО с НДС и налогом на прибыль имеет определенную сезонность. Поэтому в таблице приведено разное количество операций для разных месяцев. Данные получены по результатам анализа предложений на рынке аутсорсинговых услуг по Москве.
| Месяц | Количество операций | Стоимость услуг, в руб. |
| январь | 10 | 11 000 |
| февраль | 10 | 11 000 |
| март | 15 | 11 000 |
| апрель | 30 | 14 000 |
| май | 35 | 14 000 |
| июнь | 50 | 14 000 |
| июль | 60 | 16 000 |
| август | 60 | 16 000 |
| сентябрь | 60 | 16 000 |
| октябрь | 50 | 14 000 |
| ноябрь | 30 | 14 000 |
| декабрь | 25 | 11 000 |
| ИТОГО | 162 000 |
Как видите, аутсорсинг позволяет сэкономить 1 394 000 рублей. Сумма слишком существенная, чтобы от нее отмахнуться.
Сокращение налогов
Бухгалтерия без ошибок
Обычно штатный бухгалтер – сам себе ОТК. То есть он вынужден сам проверять качество своей работы. Но при таком подходе можно выявить далеко не все ошибки. Говоря попросту, у бухгалтера очень часто замыливается глаз. А если работу – например, отчет – требуется сдать в сжатые сроки, то проверка, как правило, носит поверхностный характер. Дело тут не в квалификации и не в личностных качествах бухгалтера, а в обычном человеческом факторе.
В аутсорсинговых компаниях это проблема решается с помощью системы внутреннего контроля, когда работу одних сотрудников проверяют другие. Кстати, если на аутсорсинг переданы лишь определенные отрезки бухгалтерского учета, если аутсорсеры являются, скажем так, помощниками штатного бухгалтера компании, то такая система позволяет выявить и возможные ошибки штатника.
Аутсорсеры финансово заинтересованы в том, чтобы выполнять свою работу без ошибок. Ведь по условиям договора об оказании своих услуг они несут за них материальную ответственность. Если заказчику из-за ошибки придется платить штраф, то де-факто штраф будет платить аутсорсинговая компания.
К слову, система внутреннего контроля является еще одним фактором экономии: не придется платить штрафы.
Бухгалтерия без больничных и отпусков
При аутсорсинге ведение бухгалтерии ведется в режиме 24/7/365. Даже если закрепленный за компанией специалист заболел, отправился в отпуск или уехал в командировку, аутсорсинговая компания выделит другого на замену.
Юридический опыт
Дополнительные услуги – кадровый учет и юридическое сопровождение
Помимо ведения бухгалтерского и налогового учета, аутсорсинговые компании очень часто оказывают и сопутствующие услуги, а именно ведение кадрового учета и юридическое сопровождение сделок. Штатный бухгалтер далеко не всегда может взять на себя решение этих задач. А нанимать дополнительных специалистов – значит увеличивать свои расходы.
Материальная ответственность
Тут снова не избежать сравнения со штатным бухгалтером. Каждый слышал истории про бухгалтеров, которые пускали своих работодателей по миру и не несли за это никакой ответственности. Практика показывает, что даже в случаях вопиющего или намеренного нарушения порядка ведения бухучета, когда компания несет по вине своего штатного сотрудника серьезные убытки, привлечь его к ответственности очень сложно. Хотя бы потому, что трудовое законодательство всегда на стороне рядовых работников. А если привлечь получится, то вряд ли это поможет в полной мере компенсировать все убытки.
В то же время аутсорсинговая компания несет именно материальную ответственность. Это прописывается в договоре на оказание услуг. Де-юре ответственность за допущенные ошибки несет сам заказчик (так прописано в законодательстве). Но де-факто штрафы за них платит аутсорсер. Если, конечно, эта ошибка имеет к нему отношение и допущена по его вине.
Кроме того, материальная ответственность некоторых аутсорсинговых компаний перед своими заказчиками застрахована в федеральной страховой компании, имеющей высокую степень надежности.
Отсутствие личностного фактора
Стоит также отметить, что бухгалтер-аутсорсер не подвержен карьерному синдрому. Он проявляет только профессиональную заинтересованность в достижении наилучшего результата для заказчика, тогда как штатный бухгалтер нередко привносит в рабочий процесс свои личные интересы.
Преимущества аутсорсинга бухгалтерии
В результате передачи ведения бухгалтерского и налогового учета аутсорсинговой компании заказчик получает:
- профессионально организованный бухгалтерский учет
- бесперебойную работу бухгалтерии
- достоверный и своевременный учет фактов экономической жизни предприятия
- законную налоговую оптимизацию как следствие грамотного применения норм налогового и гражданского права, арбитражной практики
- своевременную подготовку и отправку отчетности
Руководитель, передавший ведение бухгалтерского учета профессионалам, получает в качестве бонусов:
- дополнительное время для внедрения новых бизнес-процессов, поиска новых возможностей увеличения прибыли
- дополнительное время для личной жизни и увлечений
- дополнительное время для восстановления и укрепления здоровья.
Минусы аутсорсинга бухгалтерии
Отсутствие контроля
На самом деле беспокойство заказчиков по поводу того, что они не смогут контролировать работу бухгалтеров, зачастую носит психологический характер. Все-таки бухгалтерия – это очень, скажем так, интимная сфера для любой компании. И когда она передается на аутсорсинг, возникает ощущение, что в нее вторглись чужие люди. Этот психологический барьер надо просто преодолеть. Другого совета тут дать невозможно.
Нарушение конфиденциальности
Да, такая вероятность есть. Но такая вероятность есть и в случае ведения бухучета штатным сотрудником. Разболтать бухгалтерские и коммерческие тайны может любой, кто имеет к ним доступ. Хотя в случае аутсорсинга эта вероятность значительно ниже.
Не учитывается специфика бизнеса
Многие руководители опасаются, что аутсорсеры не станут вникать в специфику их бизнеса. Но тут нужно отметить, что бухгалтерский учет – это универсальная система сбора, обработки и учета фактов хозяйственной деятельности. То есть не важно, что учитывается – продажа шелковых платьев или чугунных болванок, строительные услуги или услуги салона красоты. Главное, чтобы это делалось правильно. К тому же обычно штат аутсорсинговых компаний укомплектован бухгалтерами, которые имеют опыт работы в различных сферах бизнеса. И подобрать специалиста, который уже имел дело с текстильной или чугунной продукцией, со строительством или салонами красоты аусорсерам не составляет труда.
В заключение
При прочтении этой статьи у вас могло сложиться впечатление, что аутсорсинг бухгалтерии – это сплошные преимущества, а все минусы носят надуманный характер. И это действительно так, если рассматривать эту услугу в чистом виде. Автомобиль в чистом виде – это удобное и комфортное средство передвижения. А вот степень удовлетворенности или неудовлетворенности конкретным автомобилем зависит исключительно от того, кто его производил.
Читайте также: