Продолжается ли нумерация во вкладыше трудовой книжки

Обновлено: 17.05.2024

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)

Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – "Сведения о работе" или "Сведения о награждении", нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки "выдан вкладыш". Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.

Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны заводить вновь принимаемым работникам трудовые книжки только в электронной форме. Однако такая функция службы по работе с персоналом, как заполнение вкладыша трудовой книжки, по-прежнему не теряет своей актуальности. Ведь сотрудникам, уже имеющим документ на бумажном носителе, предоставлено право оставить его для дальнейшей фиксации своего профессионального стажа.

Узнайте, как правильно оформить данный документ, нужен ли штамп и допустимы ли исправления.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вам также будет интересно:

Иногда случается так, что в главном документе работника заканчиваются пустые страницы для внесения отметок о занятости. Чтобы исключить прерывание записей, на работодателя возложена обязанность по оформлению специального вкладыша. Он признан бланком строгой отчетности, имеет уникальные серию и номер. Действителен только при наличии трудовой книжки.

Документ имеет размер 8,8 см на 12,5 см и включает 17 разворотов, в состав которых входят:

картонная обложка с названием;
страница с основной информацией о работнике;
разделы для отражения сведений о местах работы;
страницы для фиксации награждений сотрудника.

Важно! Только объединение Госзнак при Министерстве финансов РФ наделено правом изготавливать вкладыши для трудовых книжек.

Работодатель обязан приобретать бланки у изготовителя или через официальных представителей, запрещено использовать документ, принесенный работником.

Количество дополнительных вложений, которые можно оформлять работнику, не ограничивается.

К процедуре ведения применимы общие правила работы с трудовыми книжками на территории РФ, но с некоторыми нюансами.

Как заполнять вкладыш трудовой книжки

Особенности оформления нужно обязательно знать сотрудникам службы персонала. Информация будет полезна всем, работающим по найму, чтобы проверить правильность заполнения формуляра и вовремя обратиться за исправлениями.

Вам также будет интересно:

Общие правила внесения записей в документ

Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:

при указании даты день и месяц пишут в двузначном формате, год – в четырехзначном. Например, 18.03.2021.

Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.

Затем менеджер по персоналу:

изготавливает копии необходимых документов;
подшивает их в досье сотрудника;
заполняет первый лист вкладыша.

Оформление титульного листа

Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.

Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.

№	Наименование	Как заполняется
1	Фамилия, имя и отчество	Указываются строго в соответствии с паспортом
2	Дата рождения	В формате число/месяц/год
3	Информация о полученном образовании	За основу берутся подтверждающие документы
4	Профессия, специальность	За основу берутся подтверждающие документы
5	Дата заполнения	Ставится текущая дата

Внимание! Подпись работника, оформившего вкладыш, и подпись владельца трудовой книжки обязательны. При использовании в организации печати – она также обязательна.

Если имел место факт смены фамилии, то на внутренней стороне обложки самой трудовой обязательно прописывается данная информация со ссылкой на свидетельство о браке/разводе/об изменении фамилии.

Нумерация страниц

Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.

Например:

Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.

Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша.

Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

Заполнение разделов 2 и 3 вкладыша трудовой

Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.

Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

Постановка штампа и регистрация вкладыша в учетном журнале

Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации. Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров.

При выдаче второго и последующих вкладышей ставится отметка о недействительности предыдущего штампа.

Если соответствующего штампа у работника отдела по работе с персоналом нет, то:

Далее верно оформленный документ нужно вшить в трудовую книжку.

Вшивание вкладыша

Место для прикрепления вкладыша на законодательном уровне не установлено. Как правило, его подшивают в конце, как логическое продолжение записей.

Изготовление шилом 3-4 отверстий на равном расстоянии по линии сгиба вкладыша.
Прокалывание нижней обложки трудовой книжки таким образом, чтобы отверстия совпали.
Поочередное скрепление всех отверстий прочной нитью.
Завязывание вышедших в одном месте концов на узел.

Перед пришиванием проверьте вкладыш на предмет ошибок. Это позволит избежать трудностей с извлечением испорченного бланка, его уничтожением с составлением акта.

Основные ошибки при заполнении и способы исправления

Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов. Виды недочетов:

Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением. Ошибки в орфографии можно устранить аккуратным зачеркиванием. Если ошибок много, то бланк заменяют на новый.

При недочетах в процессе вшивания приложение открепляют от трудовой, не повреждая ее. При порче основного документа заводится дубликат.

Игнорирование неточностей в данных запрещено, так как это чревато проблемами с трудоустройством и сложностями в подсчете общего стажа при оформлении пенсии.

При заведении формуляра ошибочно, его изымают и аннулируют запись о выдаче. Данный факт заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Таким образом, если трудовая книжка исчерпала свой ресурс, то наниматель должен завести вкладыш. Оформляют бланк с соблюдением общих правил кадрового делопроизводства, но с учетом особенностей. Если нормы трудового законодательства нарушаются, работодателю грозит ответственность в виде крупного штрафа.

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вкладыша в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.

Образец записи о наличии вкладыша в трудовой книжке

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Нормативная база

Добрый день! А дата заполнения должна быть датой приказа или перевода(приема), если приказ раньше чем дата перевода(приема)

Добрый день!
если в трудовой кн. есть 2-3 свободные строки, правильно ли начать запись в трудовой, а продолжить во вкладыше?

На внесение записи у работодателя есть неделя, см. пункт 10 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Строго обязательно, см. пункт 38 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Можно начать в трудовой и закончить во вкладыше, можно (если действительно только пара строк осталась куда только название организации влезет) начать сразу во вкладыше, закон не указывает, что пустые строки в трудовой не должны оставаться

В трудовой книжке зафиксирована практически вся профессиональная жизнь работника. Ошибки при её заполнении способны привести к потере страхового или специального стажа, который в некоторых случаях имеет важное значение.

Если подобное случится, человеку придётся потратить на восстановление документов время и значительные усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо хорошо знать правила заполнения документа и, по возможности, самостоятельно контролировать правильность записей.

Что это такое и когда нужно применять?

Когда профессиональная жизнь проходит активно и разнообразно, рано или поздно трудовая книжка (ТК) может закончиться. В неё могут вноситься не только записи о приёме или увольнении с работы, но и следующие:

Внутренние переводы.
Внешние переводы.
Поощрения, которые положено заносить в персональный документ работника.
Другие записи.

Когда место в книжице заканчивается, возникает вопрос о том, что делать с этим в дальнейшем. Законодательство не предусматривает ведение второго или третьего тома документа. Для данной ситуации предусмотрено использование специального вложения. Он является бланком строгой отчётности, имеющим серию и номер, а также высокий уровень защиты от подделок.

Как оформить вкладыш?

Когда окончилась книжка, работнику не нужно ничего с этим делать. Процедура оформления осуществляется на предприятии, куда он пришёл работать. Во время приема в коллектив он, в частности, сдаёт свой документ в отдел кадров. Подготовка и подписание пакета документов происходит с его минимальным участием.

Пошаговая инструкция состоит в следующем:

Предприятие закупает бланки у специализированной типографии, если это необходимо.
Стоимость вкладыша вычитается из зарплаты сотрудника. Предварительно его об этом необходимо уведомить.
Хотя строгих правил не существует, вложение, обычно, вставляют между последней страницей и обложкой.
Вкладыш необходимо подшить. Для этого шилом проделывают несколько дырок вдоль сгиба. Через них продевают нитку таким образом, чтобы связать её концы наглухо внутри документа. Дырки шилом некоторые делают непосредственно на сгибе, а другие — параллельно ему на пару миллиметров правее.
Подклеивать или пломбировать нить, которой прошивался документ, не требуется.
После того, как он будет закреплён, заполняется лицевая часть.
На первой странице трудовой ставится ясно различимая запись о наличии вложения с указанием его серии и номера.

Любые ошибки при оформлении недопустимы. В этом случае старый экземпляр удаляется и вместо него вставляется новый.

После вклеивания нового бланка заполнение проводится таким же образом, как и раньше.

Заполнение лицевой части

На самой первой странице вкладыша предусмотрено заполнение данных о работнике.

Здесь необходимо внести следующую информацию:

фамилия, имя, отчество;
указать имеющееся образование;
есть специальная графа для указания профессии или специальности;
пишется дата рождения сотрудника;
предусмотрена строка для указания даты заполнения;
в нижней части страницы ставится подпись владельца документа.

В нижней части ставят печать предприятия и подпись лица, которое является ответственным за проведение заполнения.

Нужна ли пометка в основной трудовой о наличии вкладыша?

Поскольку такой бланк является документом строгой отчетности, он имеет серию и номер, а также на нем предусмотрена защита от возможных подделок.

Эту запись разрешается делать как вручную, так и с использованием штампа.

Нумерация записей

В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является основным способом для того, чтобы удостоверить страховой и профессиональный стаж. В ТК РФ нет упоминания о том, что у одного человека могут быть два и более формуляра с записями о местах работы.

Появление вложения после исчерпания места в первой части трудовой книжки не прерывает логику и последовательность ведения документа. Сквозная нумерация записей продолжает ту, которая была начата с первого дня работы.

Законодательство не предусматривает ведение второй или последующих трудовых книжек после исчерпания предыдущих. Для увеличения места в документе настоятельно рекомендовано использование вкладыша.

Если предположить, что и после этого место в документе закончится, то разрешается подшить следующий бланк. Их общее количество для одного работника законом не ограничивается.

Распространенные ошибки

Несмотря на то, что вклеивание нового приложения не выглядит сложным, на практике могут допускаться ошибки, связанные с неправильным оформлением:

Основные моменты и нюансы заполнения, ведения и учета вкладышей

Хотя часто новый бланк подшивают в конце трудовой, для выбора места нет законодательных ограничений. Некоторые считают, что удобнее прикреплять вложения перед первой страницей сведений о награждениях или в середине трудовой.

При заполнении могут быть допущены ошибки. Если это произойдёт, нужно не вносить исправления, а взять новый вкладыш и заново оформить его. Поэтому удобнее, сначала производить заполнение, а потом подшивать в его книжку.

Возможна ситуация, когда внесен номер последней записи, а места для текста не хватает. В этом случае её можно продолжать на вкладыше таким образом, как будто это просто следующая страница формуляра.

Иногда может возникнуть ситуация, когда, при поступлении в коллектив, печать на новый бланк проставлена не была. Даже если сотрудник уже работает в другом месте и узнаёт об этом, он все же должен вернуться к прежнему нанимателю и проставить оттиск. Однако на новой работе этого делать нельзя. Для оформления нужно обратиться именно к тому работодателю, который занимался подшивкой вложения.

Существует специальная книга для учёта движения трудовых книжек. При её отсутствии на предприятие может быть наложен штраф (в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ). Она относится к учёту поступления трудовых книжек и их выдачи уволенным сотрудникам. В шестой графе этой книги указывают не только серию и номер самой книжицы, но и данные вкладыша.

Чистые формуляры должны закупаться предприятием. Недопустимо, когда сотрудник предлагает свой чистый бланк.

Не допускаются ошибки именно при первичном заполнении. Однако если они все же закрались при внесении записей, предусмотрен алгоритм их исправления.

В данном случае ошибочную надпись не зачёркивают и не пытаются вытереть. Её оставляют в ошибочном виде. Далее, под следующем номером, указывают, что предыдущую считать недействительной. После вписывается правильная информация.

Заключение

Хотя оформлением бумаг занимается фирма-работодатель, работник должен сам контролировать основные моменты ведения своих персональных данных. Если при внесении записей допускаются ошибки, впоследствии это может привести к некоторым проблемам из-за того, что часть стажа учтена не будет.

Как практически подшить дополнительные страницы к основному документу о наличии профессионального стажа, расскажет автор следующего сюжета.

Об авторе

Григорий Знайко Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Читайте также: