Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Обновлено: 01.06.2024

На практике довольно часто возникают ситуации, когда руководитель организации в целях более эффективного управления трудовыми ресурсами возлагает дополнительные обязанности на сотрудников. В статье рассмотрены три способа возложения на сотрудника дополнительных обязанностей, раскрыты особенности документального оформления и расчетов с работниками при выполнении дополнительной работы.

Согласно нормам трудового законодательства работодатель имеет право возлагать на сотрудников дополнительные обязанности. Причины такого решения могут быть разные: сокращения в организации; расширение деятельности организации; уход сотрудников в отпуск; длительная временная нетрудоспособность сотрудника и др.

В Трудовом кодексе РФ предусмотрены три способа возложения на сотрудника дополнительных обязанностей (рис. 1).

Способы возложения на сотрудника дополнительных обязанностей

Каждый из способов возложения на сотрудника дополнительных обязанностей имеет свои особенности, поэтому выбор конкретного способа зависит от характера работы.

Совмещение профессий (должностей) применяется в тех случаях, когда работнику поручается дополнительная работа по другой профессии или должности, а также используется в случаях осуществления трудовой деятельности одновременно по двум должностям (профессиям, специальностям) путем совмещения различных трудовых функций, например водитель-экспедитор, бухгалтер-кассир.

Если сотрудник организации выполняет обязанности по смежным профессиям, которые входят в его трудовые обязанности по основной должности и занимают непродолжительное количество от установленного рабочего времени, то это не является совмещением профессий (должностей).

Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы применяется в тех случаях, когда работнику поручается дополнительная работа по такой же профессии или должности. В случае поручения работнику обслуживать дополнительную территорию, оборудование, будет применяться расширение зон обслуживания.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, применяется в тех случаях, когда работнику поручается дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии или должности. При этом способе отсутствующий работник не выполняет трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором, но за ним сохраняется его место работы, а замещающий его работник выполняет и свои обязанности, и работу временно отсутствующего работника. Если работник, исполняющий такие обязанности, освобождается от основной работы, то это не является выполнением дополнительной работы, а относится к временному переводу на другую работу. Если работник исполняет обязанности по вакантной должности без освобождения от основной работы, то в данном случае применяется совмещение профессий (должностей) либо расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, поскольку отсутствует ключевой критерий применения рассматриваемого способа - временное отсутствие работника, за которым сохраняется его место работы.

Таким образом, рассмотренные способы возложения дополнительных обязанностей на сотрудника организации должны отвечать следующим условиям:

дополнительная работа не должна ухудшать качество выполнения основной работы;
возложение дополнительных обязанностей на сотрудника должно быть экономически целесообразно;
дополнительная работа должна быть выполнена в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором;
выполнение дополнительной работы требует наличия у сотрудника соответствующей квалификации и навыков работы по совмещаемой должности или профессии.

Дополнительные обязанности без освобождения от основной работы могут быть как возложены на одного сотрудника организации, так и распределены между несколькими сотрудниками. При этом период выполнения сотрудником дополнительных обязанностей может носить постоянный или временный характер.

Выполнение дополнительной работы возможно только с письменного согласия работника, которое может быть выражено в форме заявления сотрудника или оформлено как предложение работодателя о выполнении дополнительных обязанностей. О своем согласии на дополнительную работу работник может сообщить, сделав отметку на предложении работодателя.

С письменного согласия работника работодателем устанавливается срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем.

Размер доплаты за выполнение дополнительной работы определяется соглашением сторон трудового договора. В связи с тем что дополнительная работа выполняется в пределах продолжительности рабочего времени (смены) наряду с основной работой, то заключения нового трудового договора не требуется. Соглашение о содержании, объеме дополнительной работы, сроке и размере доплаты выражается в дополнительном соглашении к трудовому договору, заключаемом между сотрудником и работодателем.

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ или распоряжение о возложении на работника дополнительной работы или дополнительных обязанностей. В приказе (распоряжении) о поручении дополнительных обязанностей необходимо отразить:

наименование должности (профессии), по которой вводятся дополнительные обязанности;
содержание, объем дополнительной работы и срок, в течение которого она будет выполняться;
указание на то, что возложение дополнительных обязанностей осуществляется с согласия работника;
размер доплаты или порядок ее расчета.

Приказ или распоряжение доводятся до сведения работника, в разделе ознакомления с приказом (распоряжением) работник вправе выразить свое согласие или отказ.

Документальное оформление процедуры возложения дополнительных обязанностей на сотрудника организации представлено на рис. 2.

Документальное оформление процедуры возложения дополнительных обязанностей на сотрудника организации

Дополнительные обязанности, возложенные на сотрудника, должны выполняться в течение продолжительности рабочего дня (смены), установленного по основному месту работы, поэтому в табеле учета рабочего времени следует указывать профессию (должность) работника и продолжительность рабочего дня только по основной работе.

Сведения о дополнительной работе сотрудника в трудовую книжку не вносятся, поскольку в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовую книжку только на работников, для которых работа является основной, и на тех, кто работает по совместительству (по их желанию).

Пример 1. В ЗАО "Стройторгбаза" 5 октября 2015 г. появилась вакантная должность экспедитора. Волченков Д.Ю., водитель ЗАО "Стройторгбаза" по основному месту работы, изъявил желание выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения должностей. 5 октября 2015 г. Волченков Д.Ю. написал заявление о согласии на совмещение должностей на имя руководителя организации (рис. 3).

Образец заявления о согласии на совмещение должностей

На основании письменного согласия Волченкова Д.Ю. было оформлено дополнительное соглашение к его трудовому договору (рис. 4).

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о временном совмещении должностей

5 октября 2015 г. руководитель ЗАО "Стройторгбаза" издал приказ о совмещении должностей (рис. 5).

Образец приказа о совмещении должностей

Выполнение дополнительной работы может быть оформлено как предложение работодателя.

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1 и предположим, что работодатель 5 октября 2015 г. направил предложение водителю Волченкову Д.Ю. о совмещении должностей (рис. 6). Волченков Д.Ю. дал свое согласие на дополнительную работу, сделав отметку на предложении работодателя.

Образец предложения работодателя о совмещении должностей

Трудовым законодательством предусмотрено право досрочно в одностороннем порядке для работодателя отменить поручение о выполнении дополнительной работы, а для работника - отказаться от ее выполнения (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого заинтересованная сторона обязана уведомить другую сторону не позднее чем за три рабочих дня до предполагаемого прекращения дополнительной работы. Получение согласия другой стороны при досрочном прекращении дополнительной работы не требуется.

Если инициатива о досрочном прекращении дополнительной работы исходит от работника, то он направляет работодателю письменное заявление об отказе от выполнения дополнительной работы.

Пример 3. Воспользуемся условием примера 1 и предположим, что водитель Волченков Д.Ю. направил работодателю письменное заявление об отказе от выполнения дополнительной работы (рис. 7).

Образец заявления об отказе от выполнения дополнительной работы

На основании поступившего письменного заявления Волченкова Д.Ю. об отказе от выполнения дополнительной работы работодатель издал приказ (рис. 8).

Образец приказа об отмене поручения о выполнении дополнительной работы в порядке совмещения должностей

На основании поступившего письменного заявления об отказе от выполнения дополнительной работы работодатель издает приказ (распоряжение), в котором указывается дата, с которой прекращается выполнение дополнительной работы. Работник должен обязательно ознакомиться с приказом под расписку.

Если инициатива о досрочном прекращении дополнительной работы исходит от работодателя, то он направляет работнику уведомление.

Во избежание спорных ситуаций в будущем работодателю следует ознакомить работника с таким уведомлением под расписку. Если работник отказывается от ознакомления, необходимо составить соответствующий акт.

Пример 4. Воспользуемся условием примера 1 и предположим, что по инициативе ЗАО "Стройторгбаза" было направлено уведомление Волченкову Д.Ю. о прекращении работы в режиме совмещения профессий (рис. 9). Основанием для такого решения послужило принятие на работу 5 декабря 2015 г. П.Г. Дроздова, который занял вакантную должность экспедитора. При этом работодателем не был нарушен срок о досрочной отмене поручения о выполнении дополнительной работы.

Образец уведомления о прекращении работы в режиме совмещения должностей

Рассмотрим особенности расчетов с работником за возложение дополнительных обязанностей.

За выполнение дополнительных обязанностей работнику производится доплата (ст. 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора и зависит от содержания и (или) объема дополнительной работы. При этом работодатель должен обеспечить одинаковую оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Доплата, как правило, устанавливается в твердой денежной сумме или в процентах к окладу работника. Доплата учитывается при расчете отпускных, пособий по временной нетрудоспособности, пособий по беременности и родам, пособий по уходу за ребенком.

Если в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника прописана обязанность совмещать свою должность с должностью временно отсутствующего работника со схожей трудовой функцией, то работодатель вправе не оплачивать дополнительную работу. Такое совмещение считается выполнением работы по трудовому договору, и доплата сотруднику не начисляется (Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897, Письмо Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1).

Пример 5. В октябре 2015 г. заместитель главного бухгалтера ЗАО "Стройторгбаза" Комарова И.Н. помимо своей основной работы выполняла обязанности отсутствующего главного бухгалтера в порядке совмещения должностей. Комарова И.Н. отработала октябрь полностью. Согласно приказу о совмещении должностей от 30.09.2015 N 67 доплата Комаровой И.Н. составляет 50% оклада по совмещаемой должности. Месячный оклад главного бухгалтера установлен в размере 50 000 руб. Месячный оклад Комаровой И.Н. - 30 000 руб. Доплата Комаровой И.Н. за совмещение должностей составит:

50 000 руб. x 50% = 25 000 руб.

За октябрь 2015 г. Комаровой И.Н. начислено 55 000 руб. (25 000 руб. + 30 000 руб.).

В бухгалтерском учете доплаты за выполнение дополнительных обязанностей сотрудниками выплачиваются вместе с основной заработной платой. Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов и Инструкция по его применению), для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". По кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются суммы доплаты, причитающиеся работникам, в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников; по дебету счета отражаются выплаченные суммы доплат. Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации. Сумма доплаты облагается НДФЛ, на нее начисляются страховые взносы.

Пример 6. Воспользуемся условием примера 5. В учете ЗАО "Стройторгбаза" заработная плата и доплата Комаровой И.Н. за октябрь 2015 г. отразится следующим образом:

начислена заработная плата и доплата за совмещение должностей:

Дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы"

начислен налог на доходы физических лиц с заработной платы и доплаты за совмещение должностей:

Дебет счета 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

выдана заработная плата и доплата Комаровой И.Н.:

В налоговом учете при общем режиме налогообложения доплата за выполнение дополнительных обязанностей учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Как правило, такие доплаты относятся к косвенным расходам. Исключением являются доплаты, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, которые относятся к прямым расходам.

Если организация применяет метод начисления, то косвенные расходы признают в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ), прямые расходы учитывают по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, то расходы признают в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета, выплаты из кассы.

При УСН с объектом "доходы, уменьшенные на величину расходов" доплаты за выполнение дополнительных обязанностей учитываются в расходах при расчете налога в момент их выплаты (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При УСН с объектом "доходы" и при специальном режиме налогообложения в виде единого налога на вмененный доход доплаты за выполнение дополнительных обязанностей не учитываются и на расчет налогов они не влияют.

Если организация совмещает общий режим налогообложения с единым налогом на вмененный доход, то сумму доплат необходимо учитывать по правилам режима налогообложения, установленного для деятельности, в которой занят сотрудник. Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, находящихся на разных режимах налогообложения, то сумма доплат должна быть распределена аналогично сумме заработной платы (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

На практике нередко работодатели, поручая дополнительную работу сотрудникам, не производят выплаты за ее выполнение, либо работа выполняется по устному распоряжению без надлежащего документального оформления. Это является нарушением трудового законодательства и в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ влечет применение к виновным лицам административной ответственности в виде наложения штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Приказ о совмещении должностей - образец 2020-2021 годов должен содержать 5 обязательных элементов и издается с соблюдением ряда условий. Эти нюансы приказа о совмещении должностей образца 2020-2021 годов раскрыты в данной статье.

Варианты совмещения работ и должностей в организации

Особенности оформления совмещения должностей (профессий)

1. Возможность совмещения должна быть документально подтверждена.

Для этого должны быть выполнены несколько условий:

должность с функционалом для совмещения должна иметься в штатном расписании;
эта должность не должна быть занята штатным сотрудником, для которого она основная.

2. Необходимо письменное подтверждение от работника о согласии на дополнительную нагрузку по совмещению.

Возможны два сценария:

работник сам пишет заявление с просьбой назначить ему дополнительный функционал, а руководитель визирует его, выражая свое согласие;
руководитель подразделения составляет документ о наложении на работника дополнительных обязанностей, работник расписывается в том, что согласен.

3. Должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, которое станет неотъемлемой частью этого договора. В него в обязательном порядке включаются следующие пункты:

о виде дополнительной нагрузки (совмещение должностей, увеличение обычных обязанностей и т. п.);
сроках, на которые устанавливается совмещение;
перечень дополнительных функций (или отсылка к соответствующей должностной инструкции);
если работник сам писал заявление (по первому сценарию), информация о том, что совмещение назначено по просьбе работника;
о размерах компенсации за дополнительную нагрузку.

4. Оформляются особые условия в случаях, когда дополнительный функционал требует профессиональной квалификации, допусков и аттестаций. В этом случае следует:

запросить у работника дополнительные документы, подтверждающие его право и возможность выполнять данные виды работ;
включить особые требования и информацию об их соблюдении в кадровые документы.

Как внести существенные изменения в условия договора, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе. При изменении некторых положений трудового договора, работодатель обязан отчитаться по форме СЗВ-ТД. Должен ли работодатель подавать сведения по форме СЗВ-ТД о работнике, которому оформлено совмещение должностей, можно узнать в этом материале от КонсультантПлюс.

Приказ о совмещении должностей

Приказ на совмещение является основанием для того, чтобы работник начал трудиться по дополнительному функционалу.

Издается он при наличии:

Документа с письменным согласием работника.
Соглашения к трудовому договору.

Приказ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

Характеристику вида дополнительной работы.
Конкретизацию должности, по которой назначается совмещение (согласно штатному расписанию).
Даты начала и окончания (если договор срочный) работы по совмещению.
Описание (перечень) дополнительного функционала (или отсылку к регламентирующему документу).
Согласованный размер компенсации (может устанавливаться как в фиксированной сумме за период, так и в процентах от оклада по совмещаемой должности).

Образец приказа о совмещении должностей (по унифицированной форме КП-152)

Действующими регламентами унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена.

У кадровика есть несколько вариантов действий:

Составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств.
Доработать форму, утвержденную Госкомстатом (обычно берут форму Т-1 и включают в нее дополнительные параметры).
Воспользоваться наследием СССР (в тех частях, которые не противоречат действующим законам). Помимо детальных указаний по оформлению совмещения (которыми в основном пользуются и сейчас), в СССР существовала форма приказа по личному составу КП-152 на совмещение должностей (профессий). Если используется такая форма, ее необходимо утвердить для применения в организации. Для этого руководителем организации ставится гриф об утверждении в верхнем правом углу документа.

Предлагаемый образец приказа о совмещении составлен по форме КП-152.

Приказ о переводе работника на другую работу

Порядок формирования приказа о переводе на другую работу похож на порядок, применяемый при оформлении совмещения. Отличие в том, что при переводе прежние обязанности с работника снимаются. Соответственно, оплата за новые обязанности назначается по новой должности. Так как совмещения функций по двум работам не возникает, нет и дополнительной компенсации.

В каком размере производится доплата за совмещение по вакантной должности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Действующий ТК РФ содержит только общие положения в части оформления совмещения должностей. Для их детализации можно воспользоваться нормативными документами бывшего СССР, не противоречащими нормам новых законов:

Унифицированной формы для оформления приказа на совмещение должностей нет.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Например, во время отсутствия специалиста отдела кадровой службы, приемом на работу новых сотрудников может заняться секретарь или бухгалтер, работающий в одной организации с временно отсутствующим сотрудником.

Однако увеличить объем работы, возложив на работника дополнительные обязанности, в одностороннем порядке работодатель не вправе.

Во-первых, необходимо получить согласие работника на выполнение функций отсутствующего коллеги. Во-вторых, оформить данные изменения в трудовых отношениях документально.

Что такое дополнительные обязанности?

Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.

Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.

Труд, связанный с выполнением функций, не предусмотренных трудовым договором, является дополнительным и оплачивается отдельно.

Продажа обуви – один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля – читайте по ссылке.

К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:

Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.

Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.

В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).

Как работает мобильная кофейня? Выгоден ли такой вид бизнеса? Подробную информацию и примерный бизнес-план вы найдёте в этом материале.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Любое изменение условий труда может быть произведено работодателем только после оформления соответствующего приказа (обязательное для исполнения подчиненными распоряжение руководителя).

Приказ о возложении дополнительных обязанностей издает кадровая служба.

До издания приказа должно быть получено согласие руководства и работника, на которого возлагаются указанные обязанности.

Согласие работника обычно оформляется в виде двустороннего соглашения, в котором необходимо предусмотреть перечень возлагаемых на работника обязанностей, размер оплаты дополнительного труда, срок действия соглашения. Соглашение подписывается работником и работодателем.

Приказ после оформления отдается на ознакомление работнику. Подписанием приказа работник выражает согласие с его содержанием и подтверждает факт ознакомления с ним.

В каких случаях возможно приостановление деятельности юридического лица? Подробная информация – по ссылке.

Без получения данного согласия работодатель не вправе привлечь подчиненного к исполнению дополнительных обязанностей.

Приказ о возложении на сотрудника дополнительных обязанностей будет оформляться в каждом случае поручения выполнения дополнительной работы.

Однако в каждом отдельном случае содержание документа будет отличаться. Рассмотрим в следующем разделе, по каким критериям.

Пошаговая инструкция по составлению и образец приказа

Особая форма для данного вида приказа законом не предусмотрена, он издается в свободной форме.

Однако существуют требования в отношении пунктов, которые обязательно должны быть указаны в тексте приказа.

Обязательными реквизитами являются:

Номер приказа, дата, место составления, наименование приказа. С данных реквизитов необходимо начинать составление приказа.
Причина. Далее по тексту документа необходимо указывать причины возложения обязанностей.

Например:

Что делать при банкротстве ООО? План действий и рекомендации есть в этой публикации.

Обязанности, которые возлагаются. Данный пункт необходимо изложить подробно, указав в каком объеме и какие обязанности возлагаются на лицо.

Например:

Условия оплаты. Как правило, если обязанности выполняются в полном объеме, то размер оплаты устанавливается в размере оклада отсутствующего работника, если трудовые функции выполняются частично, то соразмерно объему выполняемой работы.

Но, в любом случае, размер оплаты будет устанавливаться по согласованию между работником и работодателем.

Документ-основание. Ссылка на номер и дата документа, возлагающего дополнительную работу на сотрудника (доп. соглашение).
Подпись руководителя компании и сотрудника.

Если сотрудник отказывается от подписания приказа, для выполнения обязанностей может быть привлечена кандидатура другого сотрудника.

Реквизиты, указываемые в отдельных случаях. В случаях, когда поручение связано с совмещением должностей, будет дополнительно указываться поручаемая должность.

Например:

Можно ли самостоятельно закрыть ООО с нулевым балансом? Пошаговая инструкция и полезные советы – по ссылке.

Следует помнить, что какое-либо понуждение к выполнению работы, не указанной в трудовом договоре, в том числе поручение выполнения такой работы работодателем в одностороннем порядке, является нарушением трудового законодательства.

Образец приказа о возложении обязанностей можно скачать здесь.

Поэтому в каждом случае, следует внимательно подходить к вопросу возложения на работника обязанностей, которые не являются его основными.

Какую сумму составляет прожиточный минимум в России? На что он влияет и для чего нужен – читайте в этой статье.

Внимательный подход подразумевает грамотное оформление изменений в трудовых отношениях, их документальное закрепление.

О порядке и особенностях постановки целей сотрудникам вы узнаете из данного видео:

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

В каких случаях понадобится приказ о возложении обязанностей

На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:

отправился в отпуск;
находится в командировке;
не работает из-за болезни.

Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки ( ст. 167 ТК РФ ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. 81 , 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ ) и др.

На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:

добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания ( ст. 60.2 ТК РФ );
доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод ( ст. 72.2 ТК РФ );
взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства ( ст. 60.1 );
заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок ( ст. 59 ).

Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.

На основании чего его готовят

Чаще всего должности совмещают или увеличивают объем деятельности. Если нагрузка слишком велика и совмещать работу на двух постах одновременно невозможно, то оформляют временный перевод. Такой способ подходит, когда работница ушла в отпуск после рождения малыша или при замещении вышестоящих должностных лиц.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, до издания приказа о временном исполнении обязанностей следует соблюдать основные требования. В первую очередь, необходимо договориться об условиях работы с человеком, которому хотите поручить функции отпускника. Просто издать распоряжение и заставить работать за другого вы не вправе.

Не забывайте: в большинстве случаев без согласия работника увеличить нагрузку или поручить дополнительные функции невозможно. Отправьте работнику письменное предложение о выполнении новых полномочий. В нем оставьте место для согласия и подписи.

На практике такое уведомление отправляют не всегда. Поскольку после устных договоренностей заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, который подписывают обе стороны. Но для контролирующих органов и судебных споров отдельное письменное согласие станет неопровержимым доказательством.

Помните: даже если человек сначала подписал такое согласие, а позже передумал, он вправе отказаться от дополнительной нагрузки. Но обязан предупредить об этом за три рабочих дня.

Вот процедура оформления при делегировании функций методом совмещения:

Сначала получите согласие с работника в письменной форме.
Согласуйте условия и закрепите их в дополнительном соглашении к основному договору.
Если все вопросы решены, издайте приказ о совмещении.
Ознакомьте с ним человека под подпись.

Порядок действий при переводе на другую должность мало чем отличается. И здесь потребуется согласие, допсоглашение (в двух экземплярах) и только затем издание распоряжения.

Закон предусматривает исключительные ситуации, когда согласие не требуется: чрезвычайные ситуации, природные или техногенные катаклизмы, несчастные случаи и аварии на производстве и др. (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ ). В этом случае необходимо только составить приказ о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью, прописав в нем все необходимые условия работы. Среди них новые функции, срок перевода и дополнительная оплата труда. Ее устанавливают в виде фиксированной суммы или процента от оклада ( ст. 151 ТК РФ ).

Без согласия перевести человека на другую должность работодатель вправе не более чем на один месяц. Если устранение последствий ЧС затянется, придется попросить написать согласие.

Содержание приказа

Единого шаблона для документа закон не устанавливает. Каждый работодатель составляет его в свободном виде. Но важно учитывать нормы деловой документации. Одно из требований ко всем подобным распоряжениям -— указать реквизиты предприятия (название, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП). Как и другие распорядительные документы, приказ о делегировании функций отпускника печатают на официальном бланке компании или на обычном листе А4. Только в первом случае реквизиты уже указаны, во втором — придется написать их собственноручно. Ниже следует указать номер, место и дату составления, название документа.

кому поручают чужую работу (Ф.И.О. работника и должность);
конкретные функции, которые предстоит выполнять;
способ (совмещение, временный перевод, совместительство);
период, на который придется замещать;
документ-основание (согласие, допсоглашение к трудовому договору);
величина доплаты.

После составления документа его необходимо заверить подписью директора, затем автограф ставит работник.

После того, как приказ подготовлен и подписан, он вступает в силу сразу, если в нем не указана другая дата. Но ознакомить с ним временного заместителя необходимо в течение трех дней.

Образец

Обратите внимание на образец приказа о временно исполняющем обязанности на время декрета сотрудницы предприятия.

о возложении обязанностей временно отсутствующего работника (в период отпуска по уходу за ребенком)

г. Санкт-Петербург 12.05.2021

В связи с отпуском по уходу за ребенком начальника кадрового отдела и в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ

Возложить исполнение обязанностей начальника кадрового отдела в порядке совмещения на бухгалтера Тихонову Таисию Тихоновну с 12 мая 2021 года на период отсутствия начальника кадрового отдела.
Установить Тихоновой Т.Т. на этот срок доплату к основному окладу в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей ежемесячно.
Отделу кадров ознакомить бухгалтера Тихонову Т.Т. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.05.2021 г. №777.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлен(а)

Тихонова Тихонова Т.Т.

Если речь идет об отпуске руководителя компании, то возложение обязанностей на другого сотрудника — обычная процедура. Иначе предприятие остановится. Учтите: одного приказа на время отпуска директора возложить обязанности на заместителя недостаточно. Понадобится выписать доверенность. Она необходима, чтобы заместитель получил возможность заверять документы.

Вот как выглядит распоряжение директора, поручившего исполнять его функции другому должностному лицу.

Порядок хранения

Сначала приказ обязательно регистрируют в журнале учета внутренней документации компании. Затем подшивают в папку с аналогичными документами, хранят на протяжении установленного законом срока.

В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019, такие распорядительные документы хранят 50 или 75 лет. Первая цифра — для документов, делопроизводство которых завершено до 01.01.2013, второй — для изданных позже этой даты. Обычно их хранят в архиве компании, но если фирму ликвидируют раньше этого периода, то документы передают в госархив.

Нормы трудового законодательства не предполагают серьезных ограничений при возложении на сотрудников дополнительных трудовых обязанностей. Но если работодатель допустит ошибку при оформлении документов – то возможны вопросы и санкции со стороны органов, осуществляющих контроль. Часто у работодателя возникает вопрос о том, можно ли возложить на сотрудника обязанности без доплаты.

Вменение работникам дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности: как вменить работнику

Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.

На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.

С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.

Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:

Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.

При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.

Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Возможно ли возложить обязанности без доплаты

И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.

Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.

Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.

Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

Временный перевод и совмещение: особенности

Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.

Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.

Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.

Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:

Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
Значительное расширение по зоне обслуживания.
Увеличение непосредственного объёма работы.

В случае оформления устных договоренностей

Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника

Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.

Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь должностная инструкция не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.

То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.

Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.

Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.

Замещение руководителей: некоторые особенности

Любой руководитель – это самое важное лицо, от которого зависит дальнейшая успешная деятельность предприятия. Потому и процедура замещения требует ответственного подхода.

Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.

Главная особенность – в необходимости оформить так называемую доверенность на замещение и выполнение обязанностей. Надо отдельно сказать о том, что заместитель имеет право подписывать документы, использовать фирменные штампы и печати при необходимости.

Правильное составление приказа

Приказ о возложении обязанностей

Правильное документальное оформление позволит всем участникам процесса быть уверенными в том, что их права защищают. Кроме того, это гарантирует безопасность, когда речь идет о государственных инспекционных проверках.

Первый этап – получение согласия от работника обязательно – в письменной форме. Например, можно сделать предложение о совмещении должностей.

На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения.

Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись.

О дополнительных обязанностях в рамках одной должности

В нормативных документах отсутствуют четкие рекомендации по составлению должностных инструкций. Существуют только специальные рекомендации от Роструда.

Потому оформление документов остаётся исключительно добровольным делом для работодателей. Форма такой документации остается произвольной. Руководители предпочитают составлять инструкции, потому как они выполняют сразу несколько функций:

составление конкретно под каждого работника в зависимости от ситуации;
устранение дублирования похожих рабочих задач;
разграничение ответственности;
снятие возможных разногласий;
значительное упрощение организации труда.

За основу можно взять Единый тарифно-квалификационный справочник по работам и обязанностям. Но многие его положения считаются устаревшими и не отражают текущих потребностей руководителей. Местные органы власти имеют право принимать свои поправки к данному положению.

Содержание должностной инструкции определяется непосредственно руководителем. Дополнительные обязанности вписываются, если они соответствуют указанным условиям:

Связаны с текущими изменениями по условиям труда.
Их причиной стала техническая реорганизация предприятия.
Обязательно включение их в квалификационную характеристику.

В других ситуациях надо оформлять дополнительное соглашение.

Совмещение профессий: о введении условий либо их изменении

Документальное оформление совмещения

Обычно такую схему применяют для персонала, который относится примерно к одной и той же категории. Например, друг друга могут заменять сотрудники, относящиеся к одному и тому же отделу. Ведь тогда гражданин лучше знаком со спецификой предстоящей работы, эффективнее справится со своими обязанностями.

Главное – чтобы любое решение по совмещению сопровождалось соответствующим приказом, оформленным по всем правилам. В документе должны быть прописаны все моменты, имеющие значение:

описание полных объемов дополнительного труда;
размер суммы, которая планируется к доплате;
точный период, на протяжении которого понадобится совмещать две должности.

Сотруднику обязаны высылать дополнительные уведомления, если соответствующая доплата уменьшается, корректируется каким-либо образом. Документ должен прийти за несколько месяцев до непосредственного вступления изменений в силу.

За исключением случаев, когда нововведение предполагало наличие ограниченного срока действия. О таких обязательствах написано в статье 72 Трудового Кодекса РФ.

Несколькими служащими одновременно может проводиться совмещение должности, на которые открываются дополнительные вакансии. Отдельно с каждым претендентом обсуждается доплата за такую работу, ее текущий размер.

Главное правило – совместная сумма по доплате не должна быть больше одиночного оклада по совмещаемой должности. Иначе сам факт совмещения потеряет привлекательность с экономической точки зрения.

Сама конкретная сумма устанавливается лично, между руководителем и его подчиненными. Доплату обычно осуществляют только за часы, которые были отработаны фактически. Это происходит, когда смена совмещается не в полном объёме.

Примеры из практики

Работник занимает должность бухгалтера, в связи с чем получает оклад в 6200 рублей. У него есть младший коллега с заработной платой, равной 5500 рублям. И на определенный период времени он теряет трудоспособность.

Замещение заболевшего сотрудника по договорённости с работодателем предполагает наличие 60% доплаты от оклада отсутствующего. Благодаря чему за один месяц заработная плата составит до 9920 рублей.

При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.

А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.

Согласно Трудовому законодательству, любая работа – и основная, и дополнительная должна выполняться только за отдельную плату. Такое положение создано для полноценной защиты гражданских прав любых категорий населения.

В должностной инструкции часто пишут о том, что временно отсутствующие сотрудники могут замещаться бесплатно. Но такие положения полностью нарушают действующие законы. Потому стоит обращаться в вышестоящие органы для разрешения спорной ситуации.

Смотрите видео о должностных инструкциях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: