Право на ошибку на работе

Обновлено: 27.04.2024

Почему сотрудники молчат об ошибках? Эксперты сошлись в том, что авторитарный стиль управления часто приводит к важной проблеме — персонал утаивает правду. Причина проста — люди хотят избежать наказания.

Проблема замалчивания чаще всего актуальна для авторитарных компаний с жёсткой вертикальной иерархией, где начальство очень требовательно, а сотрудники не считаются ценным ресурсом — лишь элементом в системе. В такой парадигме, если элемент дал сбой, его удаляют и заменяют. Естественно, сотрудники этого боятся и пытаются скрыть свои косяки.

Некоторые сотрудники патологически скрывают правду, так как не хотят плохо выглядеть перед начальством. Также часто встречается история, где люди молчат из-за того, что руководитель публично ругает персонал и переходит на личности.

За 17-летний предпринимательский опыт я заметил, что замалчивание косяков –– привычка моего поколения. Ребята, которым сейчас около 20, совсем другие. Зумеры не скрывают свои ошибки. Да, они достаточно молодые, нервные и обидчивые, но если они что-то сделали не так, то расскажут об этом.

Работники могут не говорить о косяках и в тех случаях, когда руководитель их игнорирует. В такой атмосфере сотрудники учатся сами решать вопросы. Правда, иногда они могут неверно оценить масштабы проблемы.

Принято считать, что скрывают свои ошибки только сотрудники. Но и руководители также могут бояться рассказывать о своих факапах.

Боязнь совершать ошибки распространена среди руководителей. В последние годы сформировалось стойкое убеждение, что управленец в компании должен быть безупречным, что если он ошибётся, то будет выглядеть некомпетентным и это сразу снизит его авторитет. Поэтому они воспринимают ошибки как угрозу успешной карьере.

Как реагировать на ошибку сотрудника

Руководители должны понимать, что без ошибок невозможен ни один рабочий процесс. И диалог — это лучший способ решить проблему.

Лучше формировать корпоративную культуру, в которой рассказывать о косяках не страшно и не стыдно. Никто не будет ругать и наказывать за то, что случилось в первый раз. Наоборот, поощрять, если сотрудник заметил проблему и нашёл её системное решение. Рассказав об ошибке, человек помогает всему коллективу предотвратить подобные ситуации в будущем. А вот замалчивание как раз не поощряется, это повод для серьёзного разбирательства.

Если ваш сотрудник ошибся, в первую очередь необходимо взглянуть на ситуацию под другим углом — его ошибка поможет вам улучшить рабочие процессы.

Если работники скрывают ошибки, в 99% случаев это сигнализирует о недостатках управления в компании. Нужно изменить процессы таким образом, чтобы исключить подобные косяки в работе сотрудников. Это может потребовать дополнительных вложений, но они того стоят. И бонусом такой подход придаёт сотрудникам уверенности в руководстве и повышает их мотивацию.

Если вскрылась проблема, нужно откровенно поговорить с сотрудником. Только так можно понять, почему он соврал и может ли ситуация повториться в будущем.

Есть две основные причины, по которым командный игрок может умалчивать свою ошибку: 1. Думает, что исправит её сам, а потом уже расскажет руководству. 2. Боится наказания и поэтому не говорит правду. Чтобы выяснить мотив, с сотрудником надо поговорить. А если ситуация повторяется из раза в раз, стоит задуматься про соответствие работника ценностям компании.

Если человек боится вам рассказать об ошибках, стоит сделать всё возможное, чтобы этот страх исчез. Здесь поможет доверительная беседа, сеанс с психологом, а иногда и очень необычные традиции компании.

И всё же, если человек систематически скрывает от вас информацию, разговоры вряд ли исправят ситуацию. В этом случае лучший выход — увольнение.

Я заметил, что в русском менталитете не принято открыто обсуждать недостатки в работе. Если напрямую указывать на профессиональные ошибки сотрудника, в большинстве случаев он воспримет это как персональное оскорбление. У меня был случай, когда я сделал замечание SMM-специалисту за публикацию поста с ошибками. Мою просьбу вычитывать тексты он расценил как личное оскорбление. И поскольку сотрудник демонстрировал систематическую невнимательность, это стало последней каплей, чтобы его уволить.

Как сделать так, чтобы персонал сообщал о проблемах

У сотрудников должно быть понимание того, что вы все в одной лодке. И если строить диалог на равных, где главная цель — успех проекта, команда не будет бояться рассказывать о неудачах.

Клиент банка лишен права на ошибки при погашении кредита - ответственность за любую из них тщательно прописана в договоре и стоит дорого. Об ошибках самого банка в договоре не говорится вообще - подразумевается, что их быть не может в принципе. Но жизнь куда богаче банковских инструкций.

Высокий суд напомнил банкирам норму о добросовестном поведении сторон: если у клиента замечен долг, его надо об этом известить, а не ждать, когда из копеечного долг вырастет на порядки. Фото: Петр Ковалев / ТАСС

Поэтому очередное решение Верховного суда по спору добросовестного клиента и банка очень поучительно.

Суть истории в следующем - житель Рязани взял кредит в банке, в залог оставил документы на автомобиль. Выплачивал кредит аккуратно по 14 тысяч рублей в месяц. По окончании выплат попросил вернуть документы на машину. Но ему отказали, заявив, что он - должник. При проверке выяснилось, что последний платеж был направлен не на погашение его кредита, а на погашение займа совершенно незнакомого гражданина. Ошиблась сотрудница банка, которая в графе "назначение платежа" спутала цифры и указала неверный номер кредитного договора. После чего деньги ушли на счет абсолютно постороннего человека.

Все попытки гражданина решить проблему с банком ни к чему не привели. Банк долго (почти два года) молчал, а потом выставил человеку счет на сто тысяч рублей, доказывая, что гражданин - злостный должник и сведения о нем банк направил в несколько бюро кредитных историй.

Пришлось человеку идти в суд с иском, в котором он попросил вернуть документы на машину, выплатить моральный ущерб, штраф и сообщить в кредитные бюро, что он не должник.

Недовольный банк обратился в областной суд, где нашел полное понимание. Апелляция решение коллег отменила и приняла новое решение: гражданину отказать.

Теперь пришлось уже истцу обращаться дальше. Верховный суд РФ не согласился с выводами областного суда. Вот что увидела в деле Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда.

Долг у истца образовался потому, что последний платеж ушел незнакомому гражданину. Из-за последнего незаплаченного взноса появился долг, и банк на него начислял пеню. Спустя два года долг превысил сто тысяч рублей. Районный суд заявил, что банк "допустил неправомерное зачисление денежных средств в погашение другого кредита". Но о долге банк клиенту не сказал, а стал начислять срочные проценты и проценты на просроченный долг, добавляя неустойку.

Областной суд все эти выводы перечеркнул. По его мнению, ошибки при оформлении "не являются основанием для неисполнения таких поручений". Облсуд не нашел факта "неправомерных действий банка".

Верховный суд с этим не согласился. По мнению суда, для правильного разрешения спора суд должен был установить, какие действия банка по платежному поручению "будут являться надлежащим исполнением принятых на себя обязательств".

Вот еще что заметил Верховный суд - его коллеги из облсуда сделали вывод, что сотрудница банка сформировала заявление о переводе денег от имени истца по представленным им лично реквизитам. Но этот вывод, подчеркнул ВС, не подтверждается материалами дела. В деле нет информации, какие именно реквизиты платежа представил наш герой. Судя по иску гражданина, ошибку при заполнении реквизитов платежного поручения допустил сотрудник банка. А апелляция в нарушение закона (ст. 198 ГК) это утверждение не проверила.

Верховный суд напомнил коллегам нормы Гражданского кодекса, в которых говорится о добросовестном поведении сторон. Эти нормы высокий суд привел к тому, что банк, видя образовавшуюся у добросовестного клиента задолженность по последнему платежу, не счел нужным сообщить гражданину об этом и очень долго ждал. В результате человек о своих проблемах узнал спустя два года, когда сумма долга перед банком выросла с 14 до 100 тысяч рублей.

Верховный суд отменил решение областного суда и велел ему пересмотреть дело.

Вариантов, что с этим делать, довольно много. Я бы хотел рассказать об одном из подходов, который в моем случае сработал. По итогу количество косяков и взаимных конфликтов руководитель-подчиненный стало значительно меньше.

У меня шел очередной ИТ проект, плюс обычная работа (стандартная матричная структура управления).

Но, не это было самым неприятным. Что-то не то было с моими сотрудниками. Нужно отметить, что в таком составе мы работали впервые, хотя с каждым из них я, так или иначе, сталкивался по работе. В команде все как на подбор: умные и грамотные ребята. Но, если нужно было проявить инициативу, взять на себя ответственность, принять решение, пусть даже самое мелкое, то это приводило к каким-то эпическим фейлам.

Вы думаете, количество ошибок и косяков снизилось? Ничуть. Они возникали даже в тех местах, где я не мог представить. Я был тогда самовлюбленным глупцом, живущим теориями менеджмента.

К середине проекта я уже был очень теоретически подкованный парень в области управления проектами (прошел несколько курсов и получил PMP). Нужен научный подход! Это была моя вторая попытка что-то сделать.

Я вел графики работ, строил сетевые диаграммы, обсуждал риски с командой и планировал работу с их учетом. Я управлял ожиданиями, общаясь со заинтересованными лицами (stakeholders), я проводил совместные митинги и обсуждения проекта внутри команды, и все такое. Но, черт возьми, моя команда работала против меня.

Следующей моей реакцией было введение системы штрафов. После пары штрафов и выговоров резко снизилась мотивация персонала, но принципиально проблема не исчезла. Штраф действует в случае четко определенных правил: нужно сделать то и, то, иначе будет больно.

Потом была попытка №3. Я решил пересмотреть должностные инструкции, описать основные бизнес процессы, учесть в деталях все нюансы. Итог закономерен — я утонул в деталях.

Идет война. Нужно передать послание лидеру повстанцев. Где он находится – никто не знает. Как его найти – тоже непонятно. Вызывали простого парня по имени Роуэн и вручили ему письмо, назвав только конечного адресата – генерала Гарсия. Роуэн взял письмо, запечатал его в мешочек на груди и исчез в джунглях. Через три недели он доставил письмо генералу Гарсия. Как он это сделал и через что прошел, чтобы доставить письмо Гарсия — загадка. Но он это сделал, не задавая лишних вопросов, не прося лишних ресурсов, не жалуясь ни на что — просто взял и сделал.

Я перебрал у себя в голове весь свой персонал… никто бы из них не смог доставить письмо. Не было такого человека, которому можно просто сказать конечный результат, и он бы добился его.

Я не помню, когда у меня появилась идея: нужно сформулировать правила игры. То есть нужно задать начальные координаты наших отношений руководитель – подчиненный. Что-то такое, на что можно было опираться, когда нужно принять решение или выполнить задачу в условиях недостаточной информации.

Суть любого конфликта это разные ожидания сторон. То, что было нормально для меня, для моих сотрудников было совсем ненормально. Нужны были общие правила, общий фундамент.

Я сформулировал несколько ключевых принципов, которых по моему мнению должен был придерживаться каждый сотрудник. Это как раз те неявные ожидания с моей стороны. Я разослал черновик всем своим сотрудникам. Мы, совместно переписывали их несколько раз. Так в этом документе появились неявные ожидания моих сотрудников, как по отношению к друг другу, так и ко мне.

В первом документе описываются основные принципы работы в компании: кто, как, когда и что должен делать. Это общие принципы для всех сотрудников компании.

Во втором документе описываются общие стандарты поведения и принятия решений в условиях недостаточной информации – лекарство от неопределенности. В аннотации к данному документу написан следующий текст:

Часть 2. Принципы Менеджмента

Часть из нижеизложенных принципов я честно скопировал, часть написана моими сотрудниками, часть написана мной. Я не помню, откуда они появлялись. Если вы обнаружили свои мысли, сообщите я поставлю внизу ссылки.
У нас использовалась на тот момент специализированная ИТ система для управления проектами и задачами, я заменил ее название на XXX

Принцип 1: Прозрачность.

Каждый должен знать, что он должен сделать, когда от него ожидают результат.
Каждый должен знать кто за что отвечает и, кто сейчас тормозит процесс.
Каждый может посмотреть ход работы по любой задаче, кто, что и когда выполнил.

Принцип 2: Все в одном месте

Все коммуникации по рабочим вопросам должны идти только через XXX. Результаты встречи, телефонного разговора, Lync общения и аськи ответственное лицо должно внести все достигнутые договоренности в XXX.

Кто является таким ответственным лицом? Если явно несказанно, то тот, кто дает поручения.
Вывод 1: В случае, если задача не была поставлена в XXX ее можно не выполнять. Последствий за это не будет. (За исключением экстренных ситуаций и аварий)
Вывод 2: Если задача не отмечена как выполненная в XXX, она считается не выполненной.

Принцип 3. Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы

Понимание – оценка ясности самого задания, как по целям, так и по способам исполнения. Кроме того, необходимо учесть другие параметры сроки, требования по качеству, приоритетность.
Квалификация – оценка собственных знаний и навыков, необходимых для выполнения задания с учетом требуемых параметров
Информации – оценка ее полноты для выполнения задания с учетом требуемых параметров
Времени — оценка возможности выполнения задания в требуемые сроки с учетом остальных обязательств по ранее полученным заданиям, рутинным обязанностям.
Полномочия – оценка достаточности полномочий для выполнения задания (сравнение имеющихся полномочий и тех, которые вручены вместе с заданием)

Принцип 4. Полученное задание должно быть выполнено на 100%

Работа делится на две части: выполненная с учетом всех обязательств и условий в задании, и не выполненная. Другими словами, либо результат есть, либо его нет.

Принцип 5. О препятствиях к 100% выполнению задания необходимо немедленно сообщать руководителю и всем заинтересованным лицам

В случае возникновения любого препятствия в виде реальной помехи, собственных сомнений, поступления новой информации и все то, что на ваш взгляд тем или иным образом меняет задание — необходимо немедленно сообщить руководителю.

Принцип 6. Предложение по решению проблемы предпочтительнее чем информация по ее возникновению

Идеальный вариант — это предложение гарантированного решения проблемы. В случае отсутствия такого, принимаются предложения по возможному решению.

Принцип 7. Расширенное толкование полученного задания не допускается

Сроки, требования, условия выполнения задания необходимо обсуждать при анализе только что полученного задания. В процессе выполнения задания трактовать возникшие обстоятельствам в свою пользу не допускается.
Пример: Отсутствие руководителя на рабочем месте не отменяет подачу запланированного отчета в это время.

Принцип 8. Несогласие с параметрами задания или регламентами исполнения не может служить поводом для их игнорирования

При анализе полученного задания
При возникновении ситуации, когда невозможно закончить работу на 100%

Принцип 9. Факты и аргументация предпочтительнее мнения

Мнение сотрудника очень важно, но лучше если оно подкреплено кроме эмоций еще и фактами.

Принцип 10. Ваше задание – это только ваше задание.

За выполнение полученного задания полностью отвечает исполнитель. Если в процессе выполнения задания ему потребуется какая-либо помощь, информация, взаимодействие с другими людьми – это не снимает с него ответственность за вовремя законченное задание.

Принцип 11. Системная работа по проектам в системе XXX

Название – кратко суть проекта или его результат
Суть проекта. О чем проект? Краткое описание: о чем проект, что должно быть в результате.
Контрагент. Для какой организации будет выполняться проект. Если такого контрагента нет, его необходимо добавить
Автор проекта, он же ответственный за результаты выполнения проекта.
Статус проекта. Если по данному проекту есть активные задачи, которые нужно выполнить, то проект считается активным. (Активными считаются задачи, где-либо есть сроки либо их нужно выполнить до последнего числа текущего месяца)
Срок окончания проекта
Аудитор проекта – руководитель ответственного лица за результаты проекта.
Исполнители проекта. Они могут быть добавлены позже, при назначении задач.

Принцип 12. Правильное планирование работ по проекту

Обязательное правило: У каждого проекта должны быть задачи. Общее количество задач должно быть таким, чтобы после их выполнения результат по проекту был достигнут. Если у проекта нет задач либо он не выполняется в этом месяце, либо ответственный за его реализацию не работает.

Весь проект разбивается на задачи. Задача — это объем работы, который выполняется либо одним человеком, либо в
течение 1 рабочего дня.

Постановщик задачи.
Исполнитель задачи, их может быть несколько.
Краткое описание что должно быть сделано.
Срок окончания задачи

Файлы
Чек листы
Напоминание/Повтор задачи
Аналитика
Заметки / другие источники информации

Принцип 13. Постановка экстренных задач и поручений

В случае аварийных ситуаций, срочных поручений допускается постановка задач по сотовому или городскому телефону. В этом случае, если задача была выполнена в течение текущих суток исполнитель уведомляет либо звонком, либо смс о исполнении поручения. Если уведомления не пришло задача считается не выполненной.

Если выполнение задачи требует больше времени, она обязательно фиксируется в системе XXX. Если это не сказано явно, ответственным за регистрацию в системе является тот, кто поставил задачу.

Даже опытные профессионалы не застрахованы от досадных ошибок на работе. А если вы новичок, на которого направлены пристальные взгляды начальства и всего коллектива, вероятность совершить оплошность еще выше. Представьте, что вы отправили электронное письмо не тому адресату, что-то напутали с отчетностью или же потеряли важный документ. Как вести себя в этой непростой ситуации?

Не пытайтесь скрыть оплошность

Если вы совершили какую-то оплошность в работе, нужно сразу признаться в этом. Обратитесь к более опытным коллегам или к своему начальству. Честно расскажите, что именно вы сделали не так. Важно, чтобы начальник узнал о вашей оплошности именно от вас. А еще важно, чтобы это произошло своевременно, когда есть шанс решить проблему с минимальными потерями.

Ни в коем случае не пытайтесь скрыть свою ошибку. Сколько бы вы ни молчали, проблема все равно выйдет наружу, а факты укажут на то, что виновник - именно вы. Но в этом случает вы предстанете в образе лжеца. А гораздо хуже, если из-за вашего молчания будет несправедливо обвинен кто-то другой. К тому же, вас сочтут безответственным. Ведь чем позже сведения об ошибке выйдут наружу, тем более серьезные последствия она может за собой повлечь.

Не паникуйте

Реакция коллег и начальства на вашу ошибку во многом будет зависеть от вашей собственной реакции. Ведь эмоциональное состояние одного человека распространяется и на других. Если вы будете нервничать и паниковать, наверняка ваш начальник тоже запаникует, взбесится и отчитает вас по полной программе.

Конечно, если вы расскажете о своей оплошности спокойным тоном, вас никто не похвалит и не спустит вам этого с рук. Но и реакция будет гораздо более спокойной и конструктивной. Таким образом, вам гораздо быстрее удастся прийти к правильному решению. Да и наказание будет гораздо менее строгим, ведь со спокойным и сильным человеком никто не будет разговаривать в уничижительном тоне.

Постарайтесь найти решение

Принесите извинения

Если вы совершили незначительную оплошность, которую быстро исправили, скорее всего, извинения будут излишними. Но если имеет место крупная ошибка, которая может повлечь за собой неприятные последствия, извиниться перед начальником и коллегами просто необходимо. Причем важно подобрать правильные слова и верно сформулировать.

Ваше извинение не должно быть слишком эмоциональном (все-таки, это деловая сфера). А еще ваш начальник должен четко понимать, за что именно вы просите прощения. Вы должны сказать приблизительно следующее: "Я совершил ошибку и приношу за это свои извинения". Никаких эмоций, подхалимства и унижений.

Что же делать, если ваша ошибка является следствием чужой оплошности? Ни в коем случае не берите всю вину на себя и не извиняйтесь за всех, кто причастен к этой ситуации. Обязательно поясните начальнику, что ваша роль в этой проблеме косвенная, что вы не единственный, кто должен понести наказание. Например: "Из отдела маркетинга мне пришел неправильный отчет, но я поспешил и не проверил его. В следующий раз я обязательно просмотрю документы дважды".

Извлеките урок

Самый лучший опыт - это опыт, приобретенный на собственных ошибках. Чтобы впредь не повторять ту же самую оплошность, вам стоит извлечь из нее хороший урок. Придя домой после трудового дня, уделите время тому, чтобы детально проанализировать сложившуюся ситуацию. В подробностях восстановите прошедший день и подумайте, что именно могло привести к совершению ошибки. Вы были невнимательны, на что-то отвлеклись, были слишком самонадеянны или неправильно организовали свою работу? А может, у вас просто недостаточно знаний и опыта в какой-то конкретной сфере?

Сделайте правильные выводы и больше не повторяйте подобных оплошностей. А еще будет неплохо, если вы поделитесь результатами своих размышлений с начальником. Пускай он знает, что вы сделали правильные выводы и впредь не допустите повторения подобной ситуации.

Возьмите паузу

Если вы слишком зациклитесь на своей ошибке, то велика вероятность, что вы снова совершите такую же оплошность. Если вы никак не можете отойти от стресса, вы должны дать себе возможность отдохнуть и отвлечься от проблемы. Конечно, это недостаточный повод, чтобы просить у начальника выходной. Поэтому вы должны правильно распорядиться личным временем после работы. Отправляйтесь с друзьями на прогулку, в кино или в кафе. А, возможно, вам просто нужно хорошенько выспаться. Ну и, конечно же, вы должны сами себя простить. Ведь никто не застрахован от совершения ошибок.

Читайте также: