Права и обязанности работников службы внутреннего аудита
Обновлено: 20.05.2024
Так что мы остановимся на аудите, который предписан большинству компаний.
Зачем нужен внутренний аудит
Здесь самое время вспомнить, что у аудита есть более широкое значение.
Речь идёт не только о проверке финансовой отчётности, но и об инспекции деятельности вашей организации в целом. Цифрам, конечно, необходимо уделить основное и приоритетное внимание. Но если есть возможность копнуть глубже, погрузиться в процессы, то лучше это сделать.
Результаты такого аудита нужны не для предъявления проверяющим органам. Инспекции необходимы прежде всего руководителям бизнеса, чтобы достигнуть нескольких целей:
- Проверить достоверность отчётности и увидеть, как на самом деле обстоят дела с финансами. Конечно, если работа ведётся ответственно, вы и так в курсе, что происходит. Но от ошибок никто не застрахован. Аудит позволит убедиться, что с документами всё в порядке.
- Определить, насколько эффективно работает компания и её подразделения.
- Выявить и оценить риски, с которыми организация сталкивается во время работы.
- Подготовиться к общению с инвестором или кредитором. Заключения аудита красноречиво продемонстрируют, как идут дела в фирме.
- Найти статьи для экономии.
Что стоит проверить во время внутреннего аудита
Ограничений нет, но обратите внимание на эти пункты:
- Финансовая отчётность. Мы уже обсудили важность проверки бухгалтерских документов, здесь всё ясно.
- Налоги. Что и когда платится, вовремя ли бумаги передаются в ФНС, нет ли недостач, оптимально ли выбран налоговый режим и так далее.
- Соответствие законам и нормативным актам. Все ли процессы отлажены с точки зрения законодательств и не найдут ли инспекторы, если придут, нарушений. Причём вспомнить стоит обо всех проверяющих — пожарных, экологах и так далее.
- Информационная безопасность. Как хранятся документы и данные, обучены ли сотрудники не подвергаться атакам злоумышленников.
Как организовать внутренний аудит
Есть несколько основных этапов.
Определить, кто будет проводить аудит
Главное условие здесь — независимость. Скажем, просить бухгалтера проверить финансовые отчёты по очевидным причинам странно. Он же сам их составлял. Нужен кто‑то с независимым взглядом. Но при этом важно, чтобы человек разбирался в вопросе, который будет инспектировать.
Внутренним аудитом могут заниматься сотрудники предприятия, отдельное подразделение, если оно есть, или сам руководитель. Можно также привлечь подрядчика.
Издать приказ руководителя
В бумаге стоит указать даты проверки, указать, кто её проводит и на каких условиях.
Определиться, чего вы хотите от инспекции
Перед внутренним аудитом нужно составить документы. В них фиксируется, зачем проводится проверка, то есть каких целей вы хотите достигнуть. Также стоит прописать, кто чем будет заниматься, как и что будут проверять аудиторы, как они должны представить свои выводы. Не забудьте указать, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы проверяющих. Это особенно важно, если привлечён подрядчик и с ним надо расплачиваться.
Приступить к проверке
Ответственные лица проверяют документы, беседуют с сотрудниками, делают всё то, что от них требуется.
Составить отчёт об аудите
В целом можно руководствоваться этим планом. Или оформить его по‑другому, если это документ исключительно для внутреннего пользования.
Изучить отчёт и решить, что делать дальше
Если аудит проводится не для галочки, полученную информацию надо проанализировать и понять, как быть. Например, привести документы в соответствие с законами или перестроить процессы в неэффективном подразделении.
Однако важно не рубить сплеча. Надо не только изучить отчёт, но и понять, как и почему могли появиться описанные в нём ошибки. Стоит также учитывать, что иногда проверяющие слишком стараются найти недочёты и в результате обнаруживают проблемы там, где их нет. В общем, не спешите карать и миловать не разобравшись.
Как часто нужно проводить внутренний аудит
Сроки устанавливаются руководителем компании. На деле необходимо исходить из специфики фирмы и её потребностей. Например, если организация маленькая и документов немного, а для проверки надо оторвать часть сотрудников от их непосредственной работы, вряд ли нужно проводить аудит часто. Ну а если это огромная фирма, возможно, стоит делать инспекции несколько раз в год.
Пишу для Лайфхакера о деньгах, праве и правах, вещах, которые помогают жить проще, лучше и веселее. И конечно, проверяю советы на себе: получаю налоговые вычеты, подаю декларации онлайн, а ещё досрочно выплатила ипотеку и вынудила почту найти мою посылку.
Чтобы улучшить функционирование системы внутреннего контроля, в компании формируют ревизионную службу, подразделение внутреннего аудита и службу внутреннего контроля. Данные контрольно-ревизионные подразделения взаимосвязаны между собой, являются единым целым, однако у каждого из них свои цели и задачи.
В статье рассмотрим актуальные вопросы, связанные с организацией службы внутреннего аудита. Вы узнаете, кто может быть внутренним аудитором, как правильно и рационально организовать службу внутреннего аудита, на что обращать внимание в ходе этого процесса.
ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Под внутренним аудитом понимают независимую проверку бухгалтерской (финансовой) отчетности компании и ее бизнес-процессов, которая регламентируется внутренними документами организации.
Общая цель внутреннего аудита — содействовать органам управления компании в повышении эффективности управления организацией, совершенствовании ее финансово-хозяйственной деятельности.
Цели внутреннего аудита в конкретной компании устанавливают во внутреннем нормативном документе (регламенте, Положении о внутреннем аудите и т. д.).
Основные задачи внутреннего аудита:
- организация и функционирование системы внутреннего аудита для определения уровня эффективности работы подразделений и организации в целом;
- удовлетворение потребности органов управления компанией в части предоставления контрольной информации о функционировании бизнес-процессов, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.
Задачи внутреннего аудита конкретной компании определяют с учетом имеющихся ресурсов, особенностей и приоритетов деятельности.
Собственники компании уделяют большое внимание бюджетированию и выполнению утвержденных планов, поэтому в организации налажена система внутреннего аудита. Задачи внутреннего аудита: проверять бухгалтерскую отчетность, контролировать достоверность разрабатываемых бюджетов, обоснованность используемых экономических методик.
Для эффективного выполнения этих задач в функционал внутреннего аудитора были внесены соответствующие нормы, определяющие его права и обязанности в данном вопросе.
Положение о внутреннем аудите компании дополнили разделами, оговаривающими функционал внутреннего аудита в части проверки выведения плановых данных, сопоставления их с фактом, оценки отклонений. Были прописаны права и обязанности внутренних аудиторов в отношении этих вопросов.
КТО МОЖЕТ БЫТЬ ВНУТРЕННИМ АУДИТОРОМ?
Однозначно не работники бухгалтерии. Дело даже не в недоверии. Просто получится, что они будут проверять сами себя. Заблуждаясь в каком-либо вопросе, они не выявят ошибку при проверке. Ни о какой независимости проверяющего в данном случае не может быть и речи.
Работники других подразделений также не могут быть внутренними аудиторами в силу квалификации и собственной заинтересованности.
Все доводы свидетельствуют о том, что внутренний аудит проводит или специальный работник самой организации — внутренний аудитор, или специальное подразделение организации — служба внутреннего аудита.
Справится один специалист или нужна целая структура (служба, отдел), зависит от:
- требований руководства предприятия;
- целей и задач, поставленных перед внутренним аудитом.
ПРИМЕР 1
Компания занимается производством продуктов питания. Оборот компании составляет около 500 млн руб. в год. Численность персонала превысила 100 человек. Предприятие имеет два филиала, расположенных в разных областях региона.
Руководство компании помимо ежемесячного контроля бухгалтерской отчетности хотело бы периодически получать информацию о достоверности формируемых управленческих отчетов, бюджетов, а также об эффективности бизнес-процессов в филиалах.
С учетом такого объема работ было принято решение организовать отдел внутреннего аудита, так как один человек не справится со всеми поставленными задачами. Для начала в штат отдела ввели двух специалистов.
Нередко количество внутренних аудиторов рассчитывают исходя из нормирования трудовых процессов по данной специальности и с учетом периодичности исполнения обязанностей (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).
ПРИМЕР 2
Чтобы определить потребность в аудиторах для формируемой службы внутреннего аудита, численность сотрудников службы рассчитали в соответствии с функциональным содержанием труда (см. таблицу).
При расчете ежегодных и ежеквартальных функций исходили из 247 рабочих дней, что дает среднемесячное число рабочих дней в размере 20,58 (247 раб. дн. / 12 мес.).
Расчет численности сотрудников службы внутреннего аудита в соответствии с функциональным содержанием труда
Функции
Периодичность исполнения
Трудоемкость (рабочих часов в день)
Пересчет ежегодных и еженедельных временных норм работ в среднедневные рабочие часы
Проверка платежной дисциплины (порядка согласования платежей, сумм, получателей)
Анализ договоров с покупателями и поставщиками (стоимость, сроки, условия, подписанты и т. д.)
Сверка данных бухучета, требующих особого контроля, с утвержденными плановыми показателями
Подготовка ежедневного отчета о контроле совершенных операций и сделок
Анализ эффективности бизнес-процессов в филиалах и на предприятии в целом
Контроль работы с дебиторской и кредиторской задолженностью
Презентация результатов работы руководству предприятия
Всесторонний анализ показателей бухгалтерской отчетности, проверка взаимосвязи показателей, выполнения плана
(30 ч / 20,58 раб. дн. в месяце)
Оформление отчета по результатам внутреннего аудита
(3 ч / 20,58 раб. дн.)
Анализ рабочей документации
(100 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка правильности расчета налоговых обязательств по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ, страховым взносам
(40 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка операций с капитальными вложениями, основными средствами, нематериальными активами
(24 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка операций с запасами, фактического наличия запасов путем инвентаризации
(16 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка расчетов по оплате труда и прочим операциям, расчетов с подотчетными лицами
(16 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка кассовых операций, фактического наличия денежных средств путем инвентаризации
(6 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка формирования выручки, себестоимости, финансового результата
(16 ч / 20,58 раб. дн.)
Проверка операций по кредитам и займам полученным
(3 ч / 20,58 раб. дн.)
Разработка предложений по усовершенствованию методологии ведения бухучета, системы бухучета, автоматизации процессов
(32 ч / 20,58 раб. дн.)
Презентация результатов работы руководству предприятия
(2 ч / 20,58 раб. дн.)
Всесторонний анализ показателей годовой бухгалтерской отчетности, проверка взаимосвязи показателей, выполнения плана
(24 ч / 247 раб. дн. в году)
Презентация результатов работы за год руководству (общее количество)
(6 ч / 247 раб. дн. в году)
Итого
25 ч 55 мин
Таким образом, общая среднедневная трудоемкость функций по внутреннему аудиту исходя из запланированных объемов работ составляет 25 ч 55 мин ежедневно. С учетом восьмичасового рабочего дня понадобится не менее трех специалистов.
На основании этого расчета в штатное расписание формирующейся службы внутреннего аудита ввели три штатные единицы.
Важный момент: служба внутреннего аудита должна быть максимально независимой, подчиняться только собственникам и руководителю компании (возможно, заместителю руководителя). Это позволит избежать возможного давления на аудиторов со стороны разного ранга руководителей данной организации.
Требования к квалификации внутреннего аудитора в разных компаниях могут отличаться:
- высшее экономическое и высшее юридическое образование;
- знание определенных языков;
- наличие профессионального аттестата;
- опыт работы и т. д.
ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Как провести внутренний аудит
Задача внутреннего аудита — предугадать финансовые риски и повысить эффективность менеджмента. Разбираемся, как проверить работу собственной компании.
Что такое внутренний аудит компании
Внутренний аудит — это форма контроля деятельности организации изнутри. Процедура помогает руководству проверять финансовое состояние бизнеса и достоверность отчётности. Главная цель внутреннего аудита — выявить риски и усовершенствовать процессы после консультации аудитора.
В ходе аудита решаются следующие задачи:
- определить уровень эффективности работы подразделений;
- оценить риски и разработать предложения по их умению;
- проконтролировать соблюдение стандартов и принципов корпоративного управления.
По закону все предприятия должны проводить общий внутренний контроль или, проще говоря, проверку хозяйственной деятельности. Процедуру и итоги проверки компания обязана регламентировать самостоятельно, но строгих требований в законе нет, ответственности за нарушение не предусмотрено.
Ч. 1 ст.19 402-ФЗ
П. 17 ч. 4 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013
П. 2 ч. 1 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013
Каким бывает внутренний аудит
Существует несколько видов внутреннего аудита. У каждого из них свои функции.
1
Операционный
Это контроль бизнес-процессов компании: эффективности работы подразделений, выполнения бизнес-планов, смет, политики управления и т. д.
1
Финансовый
Проверка системы бухгалтерского учёта и достоверности отчётности. Основная цель — оценить эффективность расходования средств компании и выявить риски.
1
Криминальный
Контроль рисков, связанных с нарушением норм законодательства. В первую очередь инспектируются налоговый учёт и платежи.
1
Аудит соответствия
Позволяет проверить, соблюдаются ли законы, нормы регулирования, отраслевые кодексы, корпоративная политика.
1
Экологический аудит
Его цель — проверить, выполняет ли компания требования по защите окружающей среды. Например, не превышен ли уровень вредных выбросов.
1
Аудит информационных технологий
Контроль безопасности информационных систем организации и эффективности процессов управления в области IT.
С чего начинается внутренний аудит
Согласно информации Минфина, положения о внутреннем контроле являются частью учредительных документов. В них прописывается общая процедура проверки. Детали проведения аудита индивидуальны для каждой организации и зависят от её структуры, масштабов, документооборота.
П. 11 ч. 3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013
Проверка должна проходить на основании приказа руководителя, который содержит следующее:
- даты проведения проверки;
- кто проводит аудит;
- условия для проведения внутреннего аудита;
- способ контроля работы аудитора.
Факторы эффективной проверки
Важное условие — независимость и непредвзятость тех, кто проводит внутренний аудит. Нежелательно, чтобы в процедуре участвовали, например, сотрудники бухгалтерии, поскольку финансовая отчётность — один из главных объектов проверки.
Закон никак не регламентирует, кто именно должен проводить внутренний аудит. При этом Министерство финансов рекомендует несколько вариантов: например, аудитором может быть действующая комиссия из компетентных сотрудников, сам руководитель, если предприятие маленькое, а в больших компаниях — специально созданное для этого подразделение. Допустимо также приглашать внешних консультантов.
Сроки и частота проверки устанавливается руководителем. Проводить аудит можно как угодно часто. Эффективным считается аудит бухгалтерской отчётности и налоговых выплат раз в квартал, средняя продолжительность процедуры — 3–4 недели. Если для проверки нанимается аудиторская компания, сроки прописываются в договоре.
Как проводится внутренний аудит организации
Первый этап — планирование, для проверяющих готовят методологические документы. Они должны описывать:
- цели и объекты внутреннего аудита предприятия;
- процедуру контроля;
- распределение обязанностей и функции внутренних или приглашённых аудиторов;
- требования к оформляемым документам;
- критерии оценки результатов контроля.
Перед каждой проверкой составляется чек-лист. Он включает в себя предмет и метод проверки, сроки, контрольные вопросы, план выборочных бесед с работниками, результаты проверки и комментарии проверяющих.
Второй этап — открытие аудита, ответственные рассказывают сотрудникам о ходе предстоящей проверки и отвечают на вопросы. После этого начинается процедура по установленному заранее чек-листу.
Третий этап — подведение итогов и написание аудиторского отчёта. Результат внутренней проверки, как правило, получает владелец бизнеса или генеральный директор.
Аудиторское заключение должно содержать следующую информацию:
- название и реквизиты проверяемой организации;
- сведения об аудиторе;
- описание предмета проверки (например, перечень отчётности с указанием периода, за который она составлена);
- сведения о работе, которую проделал аудитор;
- описание найденных нарушений;
- указание на документ или бизнес-процесс, в котором обнаружено нарушение;
- ссылки на документ, регламентирующий вопрос;
- перечисление всех возможных санкций за обнаруженные нарушения;
- список мер для устранения нарушений.
Согласно Международному стандарту аудита , проверяющий должен сообщить руководству организации о нарушениях и согласовать сроки их устранения.
При этом по итогам финансовой проверки аудиторская организация или индивидуальный аудитор обязаны уведомить уполномоченные органы, если заподозрили проверяемую компанию в отмывании денег, а Федеральная налоговая служба имеет право потребовать у аудитора предоставить информацию, которую тот получил в ходе проверки.
Председатель Совета российского Института внутренних аудиторов (ИВА),
член Экспертного совета при ФСФР РФ
Службы внутреннего аудита российских компаний относительно молоды. Но независимо от того, как долго существует в компании внутренний аудит, задачей первостепенной важности, от решения которой во многом будет зависеть эффективность работы внутренних аудиторов, является формирование правильной структуры подчиненности данного подразделения.
О независимости службы внутреннего аудита
Кому подчиняться?
Функциональная подчиненность/подотчетности СВА в иностранных (исследования NACD и IIA) и российских (исследования ИВА-РИД и ИВА-ISACA) компаниях
Национальная ассоциация корпоративных директоров США (NACD), 2000 | Международный Институт внутренних аудиторов(IIA), 2003 | ИВА-РИД, 2003 | ИВА-ISACA, 2005 | |
Совету директоров (комитету по аудиту) | 29% | 53% | 37% | 46% |
Генеральному директору | 26% | 22% | 48% | 27% |
Финансовому директору | 38% | 19% | 15% | 19% |
Другое | 7% | 6% | 8% |
Значимость фигуры руководителя СВА
Учитывать специфику
В вопросе подчиненности службы внутреннего аудита следует также учитывать специфику организации. Так, во многих компаниях с существенной долей государственного участия в состав советов директоров не входят независимые директора. (Представитель государства в совете директоров, по определению, не может считаться независимым директором.) Как признают сами компании, независимые директора могут быть приглашены в советы директоров лишь в случае соответствующего решения Правительства РФ. Но даже если в состав совета директоров избираются независимые директора, их реальное влияние на деятельность совета невелико. В большинстве случаев представители государства в совете директоров голосуют единым блоком в соответствии с директивами, полученными от своих ведомств. Высшее должностное лицо (президент, генеральный директор) может назначаться напрямую главным акционером (государством), что, с одной стороны, повышает ответственность высшего должностного лица перед главным акционером, а с другой — усиливает отстраненность совета директоров от контроля за деятельностью исполнительного руководства. Кроме того, представители государства в советах директоров часто являются высокопоставленными чиновниками федерального или регионального уровней, что может привести к излишней политизированности их позиции.
Перечисленные факторы не способствуют эффективному взаимодействию совета директоров и службы внутреннего аудита в компании с существенной долей государственного участия. В самом неблагоприятном случае внутренний аудит может превратиться в некий инструмент политического воздействия, используемый отдельными членами или советом директоров в целом.
Или, например, представим достаточно распространенную ситуацию, когда владелец компании фактически управляет ею, совмещая функции собственника и менеджера. Если при этом создан совет директоров, он играет чисто консультативную роль. Оптимальной в этом случае представляется подотчетность службы внутреннего аудита владельцу компании, а не совету директоров.
Заключение
Председатель Совета российского Института внутренних аудиторов (ИВА),
член Экспертного совета при ФСФР РФ
Службы внутреннего аудита российских компаний относительно молоды. Но независимо от того, как долго существует в компании внутренний аудит, задачей первостепенной важности, от решения которой во многом будет зависеть эффективность работы внутренних аудиторов, является формирование правильной структуры подчиненности данного подразделения.
О независимости службы внутреннего аудита
Кому подчиняться?
Функциональная подчиненность/подотчетности СВА в иностранных (исследования NACD и IIA) и российских (исследования ИВА-РИД и ИВА-ISACA) компаниях
Национальная ассоциация корпоративных директоров США (NACD), 2000 | Международный Институт внутренних аудиторов(IIA), 2003 | ИВА-РИД, 2003 | ИВА-ISACA, 2005 | |
Совету директоров (комитету по аудиту) | 29% | 53% | 37% | 46% |
Генеральному директору | 26% | 22% | 48% | 27% |
Финансовому директору | 38% | 19% | 15% | 19% |
Другое | 7% | 6% | 8% |
Значимость фигуры руководителя СВА
Учитывать специфику
В вопросе подчиненности службы внутреннего аудита следует также учитывать специфику организации. Так, во многих компаниях с существенной долей государственного участия в состав советов директоров не входят независимые директора. (Представитель государства в совете директоров, по определению, не может считаться независимым директором.) Как признают сами компании, независимые директора могут быть приглашены в советы директоров лишь в случае соответствующего решения Правительства РФ. Но даже если в состав совета директоров избираются независимые директора, их реальное влияние на деятельность совета невелико. В большинстве случаев представители государства в совете директоров голосуют единым блоком в соответствии с директивами, полученными от своих ведомств. Высшее должностное лицо (президент, генеральный директор) может назначаться напрямую главным акционером (государством), что, с одной стороны, повышает ответственность высшего должностного лица перед главным акционером, а с другой — усиливает отстраненность совета директоров от контроля за деятельностью исполнительного руководства. Кроме того, представители государства в советах директоров часто являются высокопоставленными чиновниками федерального или регионального уровней, что может привести к излишней политизированности их позиции.
Перечисленные факторы не способствуют эффективному взаимодействию совета директоров и службы внутреннего аудита в компании с существенной долей государственного участия. В самом неблагоприятном случае внутренний аудит может превратиться в некий инструмент политического воздействия, используемый отдельными членами или советом директоров в целом.
Или, например, представим достаточно распространенную ситуацию, когда владелец компании фактически управляет ею, совмещая функции собственника и менеджера. Если при этом создан совет директоров, он играет чисто консультативную роль. Оптимальной в этом случае представляется подотчетность службы внутреннего аудита владельцу компании, а не совету директоров.
Заключение
Читайте также: