Подано письменное заявление о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности

Обновлено: 09.05.2024

ЭТК применяют с 01.01.2020. В 439-ФЗ от 16.12.2019 описан алгоритм перехода на электронные трудовые книжки — замена ТК происходит добровольно (п. 4 ч. 1 ст. 2 439-ФЗ). Работодатели уведомляли всех сотрудников о подготовке сведений по новой форме, о переходе на ЭТК и ее возможностях (это прямая обязанность работодателя). Работники вправе согласиться на новую форму ведения ТК или отказаться от нее.

Переход осуществлялся следующим образом (ст. 2 439-ФЗ):

Те, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора не имеют. Таким работникам сразу же заведут ЭТК.

Записи из бумажных ТК перенесут в электронные

В 30-ФЗ от 24.02.2021 указано, как перенести стаж в ЭТК до 2020 года: подать специальное заявление в ПФР. Чтобы перенести необходимые сведения в ЭТ, застрахованным лицам следует обращаться в территориальные отделения Пенсионного фонда России с заявлением. ПФ РФ на его основе добавит информацию из бумажной ТК. Если специалисты Пенсионного фонда выявят несоответствие в данных, стаж уточнят у работодателей.

ПФР разъяснил, как перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную: написать заявление о переносе записей за периоды до 2020 года. Такая возможность появилась с 07.03.2021. И если раньше после перехода на ЭТК требовалось сохранять бумажный документ для уточнения стажа, то после переноса сведений бумажная ТК работнику не понадобится. После отражения сведений из старой ТК на лицевом счете застрахованному лицу достаточно только формы СТД-ПФР.

Как оформить переход

Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошагово, как оформить переход на электронные трудовые книжки работодателю. Напоминаем, что уведомления в 2021 году рассылать не требуется. Руководство информировало сотрудников вплоть до 31.10.2020.

Шаг 1. Получить заявления

Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

А вот тем, кто в 2021 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.

Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

Если сотрудник оставил бумажную трудкнижку, ее придется вести по новым правилам. С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. Он отменил инструкцию № 225 (постановление правительства № 225 от 16.04.2003) и ряд других нормативов — постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016. Новый порядок заполнения бумажных ТК применяется с 01.09.2021, а новый бланк трудкнижки и вкладыша начнет действовать с 01.01.2023.

Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители

Тем, кто выбрал ЭТК, следует вернуть бумажный бланк. По новым правилам из приказа Минтруда № 320н, сделать это следует не позднее трех рабочих дней после получения заявления от работника.

Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в информации, содержащейся в бумажной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.

Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в книге учета движений ТК. Сделайте следующую запись:

Еще одно нововведение с 01.09.2021. Утвержденные формы журналов учета больше не применяются. Работодатели самостоятельно разрабатывают журнал учета движения трудкнижек и вкладышей и журнал учета бланков ТК и вкладышей. За основу разрешается взять единые формы, которые действовали ранее.

Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД

В 2021 году утверждена новая форма отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (постановление правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019). Все работодатели предоставляют в ПФР сведения о трудовой деятельности. А сотрудники ПФР рекомендуют, в какой программе вести электронные трудовые книжки, для этого подойдут бесплатные ПО Пенсионного фонда для сдачи отчетности: Spu_orb, ПД СПУ, Документы ПУ-6. Кроме того, профильные ПО предлагают и разработчики специализированных бухгалтерских программ. Как пример — 1С: Электронные трудовые книжки. Она позволяет сформировать необходимые отчеты и даже вести кадровый учет небольшой компании.

СЗВ-ТД отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК и если в организации произошли другие кадровые изменения. С 01.01.2021 установили сроки сдачи такой отчетности. Отчет СЗВ-ТД необходимо предоставить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной ТК, и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.

С 2020 года начался переход к электронным трудовым книжкам. При переходе к ЭТК могут возникать сложности как у работников, так и у работодателей. В этой статье мы собрали ответы ведомств на самые распространённые вопросы.

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки. После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Если работник не подаст до 31 декабря 2020 года заявление о выборе формата трудовой книжки и не подпадёт под категорию лиц, имеющих право написать заявление в любое время (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), означает ли это, что он в дальнейшем не сможет отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?

В случае если работник до 31.12.2020 не подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.

Пунктом 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление, может ли он впоследствии вернуться к бумажной версии?

Вправе ли работник отозвать такое заявление в срок до 31 декабря 2020 года? Или выбор в пользу ЭТК уже нельзя изменить, даже несмотря на установленный в законе срок?

В какие сроки нужно выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбрал ЭТК?

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при её выдаче работнику при переходе работника на ЭТК?

Кроме того, для целей инвентаризации рекомендуем издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о выдаче её работнику. Реквизиты этого приказа в трудовой книжке указывать не нужно.

Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.

Источник: Письма Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 16 марта 2020 г. № 14-2/В-267

Как отразить в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, если он пожелал перейти на электронную трудовую книжку?

Нужно ли заводить новый журнал учёта выдачи трудовых книжек для выдачи СТД-Р? Каким документом работодатель должен подтверждать выдачу СТД-Р работнику?

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по внутреннему совместительству?

Как работнику получить сведения из своей электронной трудовой книжки?

В какой срок работник имеет право получить у работодателя сведения ЭТК за период работы у данного работодателя?

Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?

До какого года работник имеет право на сохранение бумажной трудовой книжки?

Если работник не подал заявление, сохраняется ли за ним право пользоваться трудовой книжкой при смене работы? Вправе ли новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки?

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 г. № 14-2/В-136

Как оформлять трудовые книжки работникам, которые устраиваются впервые?

В том случае если работник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по совместительству?

При приёме на работу работодателю нужно предъявлять трудовую книжку в бумажном виде или только в электронном виде? Ведь работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Если на работника велась ЭТК, то что он должен предъявить новому работодателю при устройстве на новую работу?

Я бы хотела, чтобы на новом рабочем месте у меня уже велась электронная трудовая. Должна ли я предоставлять на новую работу старую трудовую в бумажном виде?

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Нужно ли вносить информацию в ЭТК на сотрудника, который проработал 2 дня и уволился? Ведь получается, что в бумажную трудовую мы не вносим информацию об этом?

Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?

Что делать с книгой учёта движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на ЭТК?

Порядок оформления прекращения ведения книги учёта законом не регламентирован. По мнению ведомства, для корректного оформления прекращения ведения книги учёта лицу, ответственному за учёт и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

сделать отметку о прекращении её ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание) с указанием срока и места хранения книги);
сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии). В архиве организации книга учёта должна храниться в течение 50/75 лет.

Работник выбрал бумажную версию трудовой книжки. Он увольняется. Обязан ли работодатель выдать СТД-Р такому работнику? Или СТД-Р выдаётся только при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную?

После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?

Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:

выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия);
средний заработок за третий месяц при представлении работником справки из службы занятости, подтверждающей, что он в течение двух недель после увольнения обратился туда и не был трудоустроен.

Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.

В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.

В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.

Информация о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронная трудовая книжка)

Внимание работодателей! Информация о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронная трудовая книжка)

Данной статьей установлены обязанности работодателя – формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, предоставлять эту информацию в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

В сведения о трудовой деятельности включаются:

- сведения о работнике;

сведения о месте его работы;

- информация о его трудовой функции;

- данные о переводе работника на другую постоянную работу;

- сведения об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;

- другая информация, предусмотренная Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в Пенсионном фонде России на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в Пенсионном фонде России, работодатель обязан по письменному заявлению работника представить уточненные или дополненные сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России.

Введение электронных трудовых книжек предусматривает обязанность для работодателей в течение 2020 года осуществить следующие мероприятия:

- подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) к соглашениям и коллективным договорам в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России;

- уведомить по 30.06.2020 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в установленном порядке сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России. Если работник не подал работодателю ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в силу ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по правилам ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

За нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности либо за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность.

1. Изменение в статью 65 Трудового кодекса РФ

Новая редакция статьи 65 предусматривает обновленный перечень документов, который работник должен предоставить работодателю для заключения трудового договора. Теперь наряду с трудовой книжкой работник имеет право предоставить работодателю при приеме на работу сведения о трудовой деятельности.

Обратите внимание! Формулировка новой редакции статьи 65 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность предоставления работником при приеме на работу и трудовой книжки, и сведений о трудовой деятельности. Иными словами, с 2020 года работник может предоставить при трудоустройстве:
— только бумажную трудовую книжку;
— только сведения о трудовой деятельности;
— трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности.

2. Введение в Трудовой кодекс новой статьи 66.1

Новая статья 66.1 устанавливает понятие, содержание и требования к сведениям о трудовой деятельности работника (или проще говоря — к электронным трудовым книжкам).

В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, сведениями о трудовой деятельности является основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, формируемая в электронном виде, которую работодатель должен предоставлять для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (форма СЗВ-ТД). В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Статья 66.1 определяет и варианты того, как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности. Он может получить их:
— у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
— в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
— в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
— с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Форма предоставления таких сведений также определена (форма СТД-Р, установленная Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).

3. Порядок взаимодействия с Пенсионным фондом РФ

Начиная с 2020 года работодатель должен ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, предоставлять в Пенсионный фонд РФ отчетность по форме СЗВ-ТД (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

В случае, если в течение 2020 года работника не примут на работу, не уволят или не переведут на другую должность, т.е. если в течение 2020 года у работодателя не будет оснований для предоставления отчетности в Пенсионный фонд РФ в отношении данного работника, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя на такого работника должны быть представлены не позднее 15 февраля 2021 года.

Начиная с 2021 года в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем (работодателем) трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ работодатель должен будет предоставить эти сведения не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В случаях приема на работу и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

4. Изменение в статью 84.1 Трудового кодекса РФ

Помимо изменения статьи 65 и дополнения Трудового кодекса РФ новой статьей 66.1, изменения внесены в ряд других статей, в том числе статью 84.1, предусматривающую общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Так, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (у этого работодателя) и произвести с ним расчет.

Запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

5. Порядок перехода на электронные трудовые книжки

Еще одна обязанность работодателя — уведомить работников о произошедших изменениях в законодательстве.

Изначально в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ работодатель до 30 июня 2020 года обязан был уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в привычном виде (на бумаге) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (или проще говоря, перейти на электронную трудовую книжку).

Однако непредвиденные обстоятельства (пандемия коронавируса) могли бы помешать выполнить такую обязанность в срок. В связи с этим на основании Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, срок уведомления был перенесен с 30 июня на 31 октября 2020 года включительно.

Важно! Вы должны предусмотреть способы уведомления работников в своих локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

В уведомлении необходимо указать, что заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ или о предоставлении работнику работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ должно быть направлено работником в срок до 31 декабря 2020 года включительно. Также в уведомление рекомендуется включить информацию о том, куда необходимо будет предоставить заявление и при необходимости указать контактное лицо, которому может быть передано заявление.

Важно! В случае, если работник до 31 декабря 2020 года не направит вам ни одного из указанных заявлений, вы продолжаете вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ — то есть в обычном виде.

В случае, если работник подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (то есть о переходе книжки в электронный вид), вы (работодатель), начиная с 1 января 2021 года должны будете выдать ему трудовую книжку на руки.

В саму трудовую книжку нужно будет внести запись о подаче работником соответствующего заявления. Конкретная формулировка, вносимая в трудовую книжку, не утверждена. Последней записью, которую вы внесете в трудовую книжку таких работников, будет запись о том, что работник направил работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если в дальнейшем трудовой договор с работником будет прекращен, запись об этом в трудовую книжку уже не будет вноситься. Факт выдачи работнику трудовой книжки необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. После выдачи трудовой книжки работнику на руки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (в обычном виде), имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (в электронном виде).

Обратите внимание! Если после 1 января 2021 года к вам придет трудоустраиваться работник с бумажной трудовой книжкой, вы принимаете эту трудовую книжку, регистрируете ее и вносите в нее записи в обычном порядке. Если же 1 января 2021 года к вам придет трудоустраиваться работник, для которого это будет первое трудоустройство, оформлять и вести трудовую книжку такому работнику не нужно.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Про электронные трудовые книжки я знаю почти всё. Вебинары, статьи, консультации – пора суммировать ценный опыт в виде толкового FAQ. Он длинный (14 вопросов), так что будет 2 части. Поехали!

Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Где взять уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки?
Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?
Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?
Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?

1. Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?

Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно. Затягивать невыгодно, потому что чем скорее уведомим, тем скорее работники смогут подать заявления, и тем скорее работодатель сможет избавиться от ведения бумажных книжек на тех, кто в заявлении выразит желание перейти на электронные.

Как подтверждается в последнем абзаце Письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Так что тянуть не в ваших интересах.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки можно скачать с моего сайта КадроДел по ссылке .

2. Где взять уведомление о переходе на электронные трудовые книжки?

КадроДел давно уже разработал образец такого уведомления. Можно скачать его по той же ссылке .

3. Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?

Ещё недавно ответить на этот вопрос было затруднительно, но после утверждения Минтрудом формы СТД-Р и Порядка её заполнения, а также после Письма от 12.02.2020 № 14-2/В-150 всё того же Минтруда, ответ находится легко:

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником (часть 3 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ).
Письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150

4. Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
- В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись “ Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ) “.
- В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

5. Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения, а то в резюме сочинять все горазды. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. То есть сведения по форме СТД-ПФР, выданной ПФР или МФЦ или распечатанной с “Госуслуг”. Вот эту форму и требуйте, когда она станет доступной для запроса работником в перечисленных местах.

СТД-ПФР надёжнее, чем бумажная книжка, потому что книжек может быть несколько, книжку можно “потерять”, а вот со сведениями такой номер не пройдёт. Поэтому предъявляя СТД-ПФР, работнику не удастся скрыть тайные страницы своей трудовой биографии.

6. А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
Ст. 65 ТК РФ

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Ст. 66.1 ТК РФ

Собственно, если “лицо, поступающее на работу” в недалёком будущем предъявляет вам полные сведения по форме СТД-ПФР, и там отмечен вариант “Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности“, то требовать вдобавок и бумажную книжку резона нет – СТД-ПФР более надёжный документ, чем книжка (см. Вопрос №5 ). Ну, если только мы не подозреваем соискателя в подделке этой формы и не собираемся кропотливо сличать бумажную книжку и сведения.

Если же соискатель предъявляет бумажную книжку, и в ней видны какие-то подозрительные разрывы в стаже, или только сведения с последнего места работы по форме СТД-Р, то определённо имеет смысл запросить недостающие звенья: либо СТД-ПФР, либо бумажную книжку.

7. Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то те же самые, что и всегда. Ведь согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка . Т.е. раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику предоставлять не надо.Если работник уже успел подать заявление о переходе на сведения , и теперь увольняется, то на руки ему надо выдать сведения по форме СТД-Р, а бумажную трудовую книжку вы уже должны были ему выдать ранее.

Ставьте лайк, делитесь с друзьями в соцсетях и подписывайтесь на канал, чтоб ничего не пропустить! КадроДел – мой авторский сайт о трудовых отношениях.

Читайте также: