Передача ноутбука сотруднику для работы как оформить

Обновлено: 28.04.2024

С 1 января 2021 года вступил в силу закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ , который расширяет понятия и правила удалённой работы. Рассказываем, какие есть варианты, как оформить удалённого работника в каждом случае и что нужно учесть.

Понятие и виды дистанционной работы

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.

Есть несколько вариантов удалёнки:

на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
временный вариант — не более шести месяцев;
периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.

В зависимости от того, какой вариант вы выберете, отличаются и формулировки в трудовом договоре. Любой из этих вариантов требует взаимной договорённости работодателя и сотрудника.

Есть еще один вариант — удалёнка по инициативе работодателя. Оформляется приказом или распоряжением. Допускается только в исключительных обстоятельствах, угрожающих жизни и здоровью работников: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожар, эпидемии и т.п. А также по решению властей (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.

Обмен документами

Условия обмена прописаны в статье 312.3 ТК РФ. Чтобы заключить трудовой договор или дополнительное.соглашение к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, можно обменяться документами в бумажном или в электронном виде. В последнем случае работодатель должен подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Если у работника такой подписи нет, нужно получить её в ближайшем удостоверяющем центре, иначе обмен электронными документами невозможен.

Различия между электронными подписями сформулированы в ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Если обмениваетесь документами в электронном виде, в трудовом или коллективном договоре нужно прописать срок, в течение которого получатель договора обязан подтвердить факт получения. Подтверждение отправляется в электронной форме.

Особый порядок действует только для больничных листов. Бумажные больничные нужно отправлять заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, а работодатель и медицинская организация входят в одну систему электронного документооборота, сотрудник просто должен сообщить работодателю его серию и номер.

Как оформить дистанционного работника

Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ. Это:

паспорт;
трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
военный билет (для военнообязанных);
документ об образовании.

Дистанционный работник может всё это предоставить в электронной форме 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ) . Это могут быть сканы, скриншоты, файлы PDF, XML и прочее. ЭЦП здесь не обязательна, она нужна только для договоров.

Для справки: определение электронного документа закреплено п. 11_1 ст. 2 закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” . Это документ, представленный в электронной форме, которую может воспринимать человек с помощью ЭВМ и которую можно передавать по ТКС или обрабатывать в информационных системах.

Ознакомьте работника под роспись с локальными нормативными актами, если они у вас есть. Это нужно сделать до подписания трудового договора. Если у сотрудника нет ни электронной подписи, ни возможности лично приехать ознакомиться с документами, можно сделать так. Сотрудник получает по электронной почте документ, распечатывает, ставит подпись, сканирует и отправляет работодателю. А потом отправляет обычной почтой документ с живой подписью Это наиболее безопасный вариант.

Заключите трудовой договор. В договоре предусмотрите следующее:

указание на то, что работа является дистанционной и условия ее выполнения (постоянно, временно, периодически);
место работы (возможно, несколько), в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои обязанности (письмо Роструда № ПГ/8960-6-1 от 7 октября 2013 г.) .
дата начала дистанционной работы и срок, на который она устанавливается (если он заранее известен);
режим рабочего времени и времени отдыха.

Например, бухгалтер на удалёнке арендовал офис, в котором трудится большую часть рабочего времени (подрабатывает самозанятым). Но периодически работает и из дома. Поэтому в договоре дистанционного работника он укажет и адрес своей регистрации, и адрес арендованного офиса.

Внимание! Если вы не пропишете график работы в трудовом договоре, сотрудник имеет право работать по удобному ему графику.

Если в компании предусмотрены онлайн-совещания, летучки, планёрки и т.д, лучше определить рабочие часы, чтобы сотрудник в нужное время был на связи. Так можно избежать споров о сверхурочной работе. Если дистанционная работа носит временный характер, работодатель может определить условия и порядок вызова работника в офис, на стационарное рабочее место.

порядок обмена электронными документами и иные способы взаимодействия сторон. Оптимально определить в трудовом договоре или другом локальном документе, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы (по телефону, электронной почте, через мессенджеры, корпоративные системы и т.п.), а также предусмотреть способы взаимодействия и передачи результатов работы (например, работник может предъявлять руководству итоги работы, сделанной на дому, в дни своего присутствия в офисе, если такие установлены, и др.);
условия обеспечения работника необходимым оборудованием и другими средствами труда;
порядок компенсации за использование личного имущества работника. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы, например, компьютером, принтером, расходными материалами и т.п. Если стороны договорятся, работник может использоваться своё оборудование или арендовать его на месте. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотруднику использование оборудования и расходы, с этим связанные;
условия обеспечения охраны труда. Работодатель не может контролировать условия труда дистанционного работника, поэтому не в состоянии нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности труда. Но если предоставляет своё оборудование или рекомендует его к использованию, обязательно должен ознакомить сотрудника с правилами безопасности, предупредить о возможных рисках;
особенности увольнения и др. Если работник на удалёнке не отвечает на запрос работодателя и не выходит на связь два и более рабочих дней подряд, это основание для его увольнения. Увольнением может закончиться и смена места пребывания удалёнщика, если переезд делает невозможным продолжение сотрудничества. Например, удалённый консультант по работе с клиентами перебрался в местность, где нет возможности обеспечить стабильную связь.

Можно также включить в трудовой договор дополнительные условия, которые указаны в ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Удалёнка – не повод для экономии на оплате труда ( ст. 312_5 ТК РФ) .

Важно! Если вы уже перевели сотрудников на удалёнку в связи пандемией до изменений в ТК, проверьте трудовые договоры с ними и при необходимости внесите изменения с учётом информации в этой статье.

Издайте приказ о приеме на работу. Ознакомьте с ним сотрудника под родпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Не позднее следующего дня после издания приказа отправьте в ПФР отчёт СЗВ-ТД о приёме сотрудника.

Когда все пункты выполнены, оформите личную карточку сотрудника.

Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.

Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:

причину перевода;
список работников, которых переводят;
срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.

С приказом (распоряжением) о переводе на удалёнку работника можно ознакомить любым способом, который позволяет определить, что тот, кому документ адресован, точно его читал. Обеспечьте работника всем необходимым для работы, научите пользоваться новыми способами связи, помогите адаптироваться к работе в новых условиях.

Важно! Если работу сотрудника невозможно выполнять удалённо, ему оформляют вынужденный простой и оплачивают не менее 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

не нужно организовывать рабочее место;
не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

лично под роспись;
через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
_________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

программу Контур.Бухгалтерия;
___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

по почте заказным письмом с уведомлением; или
в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

Выводы и рекомендации

Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Компьютеры прочно вошли в нашу жизнь и используются повсеместно, в том числе для организации учебного процесса. Поэтому расходы, связанные с их приобретением, составляют значительную долю в общей сумме затрат образовательных учреждений. В материале рассмотрены особенности учета компьютеров и комплектующих к ним.

Способы учета компьютеров

выполняет определенные самостоятельные функции;

принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;

при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;

первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.

объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;

отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;

часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;

часть имущества, которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

Компьютер представляет собой сложное техническое устройство, состоящее из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. На основании приведенных норм законодательства его можно принять к учету в качестве:

1) комплекса конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единый инвентарный объект. Такой способ учета применим в случае приобретения компьютера в полной комплектации либо при покупке отдельных комплектующих (запасных частей) для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места. При этом любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;

2) нескольких самостоятельных объектов. При этом способе учета мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов. Такое возможно, например, в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования либо когда указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.

Обратите внимание: соответствующий способ учета компьютеров необходимо закрепить в учетной политике.

Выбор КВР и кодов КОСГУ

В соответствии с положениями Порядка № 209н расходы в рамках заключенных образовательными учреждениями договоров (контрактов):

Указанные расходы, согласно Порядку № 85н, необходимо относить на КВР:

Бухгалтерский учет компьютеров

Особенности ведения учета инвентарных объектов

Группировка объектов, отнесенных к основным средствам по счетам бухгалтерского учета (применение аналитики по счетам), осуществляется по видам имущества, соответствующим подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов (п. 45, 53 Инструкции № 157н).

Конкретные коды для системных блоков и мониторов отсутствуют в ОК 013-2014 (СНС 2008). Исходя из этого комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2016 № 02-07-08/78243). По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23.

Обратите внимание: самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении основного средства к соответствующей группе кодов ОКОФ целесообразно закрепить в учетной политике.

Таким образом, при выборе данного кода срок полезного использования компьютера, системного блока и монитора будет одинаковым – 36 месяцев.

Отметим, что указанный срок определяется в целях начисления амортизации на объекты основных средств стоимостью более 100 000 руб. (в соответствии с рассчитанными нормами амортизации).

Кроме того, каждому объекту основных средств (компьютеру, системному блоку, монитору) должен быть присвоен инвентарный номер. Исключение – объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно (п. 46 Инструкции № 157н).

В случае если компьютер поставлен на учет как единый самостоятельный инвентарный объект, всем его конструктивно сочлененным предметам (монитору, системному блоку, клавиатуре, мыши, и т. д.) должен быть присвоен одинаковый инвентарный номер.

Инвентарный номер наносится на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки, и сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Учет операций на счетах бухгалтерского учета

Аналогичный порядок учета действует в отношениимониторов и системных блоков, которые принимаются на баланс в качестве самостоятельных инвентарных объектов.

Рассмотрим особенности учета компьютерной техники на конкретных примерах.

Компьютерная техника в образовательном учреждении может быть учтена двумя способами:

как комплекс конструктивно сочлененных предметов (системного блока, монитора, клавиатуры, мыши и т. д.), представляющих собой единый инвентарный объект;

как набор самостоятельных объектов, из которых мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов.

Применение конкретного способа закрепляется в учетной политике.

Читайте также: