Оптимизация процесса кадрового делопроизводства как соблюдать трудовое право при минимальном бюджете

Обновлено: 28.04.2024

Текущий год можно без преувеличения назвать прорывным с точки зрения развития электронного кадрового документооборота. Во-первых, с 1 января работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, которые заменят привычные бумажные трудовые книжки для работников, в письменной форме отказавшихся от их ведения. Во-вторых, в этом году стартовал эксперимент по использованию исключительно в электронном виде документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

Опираясь на сообщенные заместителем руководителя Роструда Иваном Шкловцом в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией "Гарант", сведения о практической реализации этих нововведений, выделим ряд важных моментов, на которые следует обратить внимание как работодателям и кадровикам, так и работникам.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником. Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации. Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать. Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.

Работникам, в свою очередь, до конца года предстоит сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде – и подать работодателям письменные заявления с указанием выбранного варианта. Если такие заявления не будут представлены работниками в указанный срок, работодатель продолжит вести их трудовые книжки, но стоит иметь в виду, что за рядом работников, не имевших возможности подать заявление (например, по причине временной нетрудоспособности, отстранения от работы либо нахождения в отпуске), сохраняется право сделать это впоследствии в любое время (ч. 2, ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ; далее – Закон № 439-ФЗ).

Также следует обратить внимание на то, что работник, принявший решение о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, вправе впоследствии его изменить и подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в установленном ст. 66.1 ТК РФ порядке (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если же работник сразу выберет второй вариант, то есть откажется от бумажной трудовой книжки, передумать и снова вернуть ее работодателю – напомним, что работодатель, получивший заявление о выборе работником формата предоставления сведений о трудовой деятельности, вносит в трудовую книжку соответствующую запись, выдает ее работнику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение – не получится, поскольку законом такая возможность не предусмотрена. Заместитель руководителя Роструда советует предупреждать об этом работников и настоятельно рекомендует не принимать обратно выданные в установленном порядке на основании поданных работниками заявлений трудовые книжки, так как это будет считаться нарушением со стороны работодателя.

Интересно, кстати, что срок выдачи трудовой книжки работнику в связи с прекращением ее ведения Законом № 439-ФЗ не определен. В письмах Минтруда России (которые, правда, представляют собой ответы на поступающие в министерство вопросы и обращения, а не официальные разъяснения) единой позиции нет: в одном говорится о применении в этом случае установленного ч. 1 ст. 62 ТК РФ трехдневного (речь идет о рабочих днях) срока для выдачи работнику трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования и копий документов, связанных с работой (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260), в других – что трудовая книжка должна быть выдана в день подачи работником заявления о выборе формата предоставления ему работодателем сведений о трудовой деятельности (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150, Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 августа 2020 г. № 14-2/ООГ-12933). Роструд придерживается первой позиции: по словам заместителя руководителя ведомства, трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления. "Заверяется трудовая книжка так же, как в случае ее выдачи при увольнении: внесенную запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при ее наличии) и подписью работника", – отмечает Иван Шкловец.

Если работник выбирает продолжение ведения трудовой книжки и впоследствии не меняет своего решения, бумажную книжку нужно будет вести всем последующим его работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Надзорная практика уже выявляет факты оказания давления на работников со стороны работодателей – в связи с принятым компаниями курсом на переход к электронному документообороту, в связи с чем Роструд подчеркивает недопустимость принуждения работников к выбору электронных трудовых книжек (так для удобства называют формируемые работодателем сведения о трудовой деятельности) и отказа в приеме на работу соискателям с традиционными трудовыми.

Эксперимент по переходу на полностью электронный кадровый документооборот

До 1 декабря текущего года работодателям, планирующим принять участие в эксперименте по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме (который проводится в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ; далее – Закон № 122-ФЗ), следует подать в Минтруд России соответствующее заявление. Эксперимент для всех его участников, перечень которых министерство сформирует на основе поступивших заявлений, продлится по 31 марта 2021 года включительно, конкретную же дату его начала каждый работодатель определяет для своей организации самостоятельно.

Перечень действий, которые каждый работодатель – участник эксперимента должен выполнить до начала его проведения, установлен непосредственно законом (ч. 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ), так что составить соответствующий чек-лист довольно просто. Выглядит он так.

1. Определить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и утвердить их список. За основу можно взять рекомендованный Минтрудом России перечень документов, который приводится в Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой (далее – Положение; утверждено Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. № 240н).

2. При наличии в организации структурных подразделений определить, какие из них будут участвовать в эксперименте.

3. Не позднее чем за месяц до старта эксперимента письменно уведомить каждого работника о факте проведения эксперимента и о его праве согласиться в нем участвовать или отказаться от участия путем подачи соответствующего заявления. Поскольку работник, выразивший согласие на участие в эксперименте, вправе в любое время, как до начала, так и в период проведения эксперимента, изменить свое решение (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ), представляется целесообразным проинформировать его об этом.

4. Сформировать и утвердить список работников, принимающих участие в эксперименте. Стоит отметить, что в направляемом в Минтруд России заявлении об участии указывается предварительно определенная численность работников – участников эксперимента (п. 5 Положения), поскольку очевидно, что состав списка может варьироваться в связи с переменой отдельными работниками своего решения.

5. Принять локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, в том числе об использовании работодателем и работником электронной подписи, а также о порядке обработки связанных с работой электронных документов, содержащих персональные данные работников (какие положения рекомендуется в них отразить, определено в п. 22 Положения), и ознакомить работников с этими актами, причем факт ознакомления должен быть подтвержден их подписями.

6. Внести при необходимости изменения в коллективный договор.

7. Создать информационную систему для формирования, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, или донастроить под эти цели уже используемую организацией информационную систему, а также обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя и системы "Работа в России". Стоит отметить, что это рекомендуется сделать не только тем работодателям, которые намерены использовать последнюю для формирования и хранения части документов, но и всем остальным, поскольку все участвующие в эксперименте работники вправе подать заявления о размещении электронных документов, связанных с работой, в их личных кабинетах в системе "Работа в России" (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

8. Включить в трудовые договоры с работниками или дополнительные соглашения к ним сведения о правах и обязанностях работников и работодателя в рамках эксперимента, о выбранной для использования в целях проведения эксперимента информационной системе, а также перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, и порядок их создания, использования и хранения в электронном виде (ч. 1 ст. 8 Закона № 122-ФЗ).

При приеме на работу новых сотрудников работодатель обязан сообщать им о проведении в организации эксперимента, знакомить с соответствующими локальными нормативными актами и уведомлять об их праве самостоятельно решить, будут они участвовать в эксперименте или нет. Не заключить трудовой договор с поступающим на работу лицом по причине его отказа от участия в эксперименте работодатель не вправе (ч. 5 ст. 6 Закона № 122-ФЗ). Разумеется, отказ от участия в эксперименте не может являться и основанием для увольнения работника (ч. 3 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

Статистика, которой поделился Иван Шкловец, показывает, что большинство работодателей, изъявивших на данный момент желание поучаствовать в эксперименте, намерены использовать для составления, хранения и обмена электронными документами собственные информационные системы: это отмечается в заявках 104 компаний из 155, уже утвержденных Минтрудом России в качестве участников. Примерное количество согласившихся на участие в эксперименте работников пока неизвестно. По данным, которыми располагает Роструд как оператор системы "Работа в России" о компаниях, выбравших эту систему для формирования и использования электронных документов, связанных с работой (а таких, как уже понятно, – 51 из 155 организаций – участников), число давших согласие на участие в эксперименте работников этих компаний, среди которых есть крупные, пока небольшое – менее 1000 человек. Правда, стоит учесть, что к системе пока подключились только 15 организаций – это связано в том числе с тем, что специально разработанная подсистема "Электронный кадровый документооборот" системы "Работа в России" была запущена в промышленную эксплуатацию не так давно, а участниками опытной эксплуатации, которая проводилась с 20 июля по 4 сентября (в соответствии с п. 16 Положения), были всего 12 определенных Минтрудом России работодателей.

Поскольку проведение эксперимента не обязывает работодателей ни к тому, чтобы в обязательном порядке участвовать в нем до финальной точки, то есть до 31 марта следующего года, ни к тому, чтобы впоследствии не использовать бумажные документы, связанные с работой, заместитель руководителя Роструда советует компаниям, в том числе тем, которые вообще не применяют в настоящее время в своей работе элементы электронного кадрового документооборота, подумать об участии в нем. Это поможет протестировать принципиальную возможность создания условий для обмена всеми документами в электронном виде без необходимости последующего их оформления в бумажной форме, что существенно упростит осуществление кадрового делопроизводства в каких-либо сложных ситуациях, в том числе в период вынужденного временного перевода работников на удаленный режим работы.

Важность обеспечения осуществления обмена документами между работниками и работодателями в полностью электронном виде очень явно показал опыт работы в условиях пандемии COVID-19. Именно поэтому данному вопросу было уделено особое внимание при разработке изменений в трудовое законодательство в части расширения возможных форматов работы. Соответствующий законопроект о регулировании дистанционной и удаленной работы, подготовленный группой депутатов и сенаторов, уже рассматривается Госдумой (в первом чтении принят 21 июля, дата рассмотрения во втором чтении пока не определена). Роструд ожидает внесения обозначенных изменений в ТК РФ в 2021 году.

Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения. Остановимся на ключевых изменениях подробнее.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все. В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, находившиеся в отпуске
Временно нетрудоспособные граждане;
Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

Как сдавать СЗВ-ТД

Сроки подачи формы СЗВ-ТД в 2021 году утверждены в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730 п:

при приеме на работу или увольнении — на следующий день после выхода приказа;
при других кадровых процедурах (например — переводе на другое место) — 15 числа следующего месяца.

Если количество сотрудников составляет 25 человек и больше — то сдавать СЗВ-ТД можно в электронном виде.

За непредставление СЗВ-ТД, сдачу в неполном или искажённом виде установлена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты

Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.

Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:

те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
у кого изменились обстоятельства (например — родился еще один ребенок);
те, кто устроился на новую работу в 2021 году.

Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.

Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников

Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.

Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ((ч. 1 ст. 123 ТК РФ), или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7.

Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать

А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).

Таблица 1. Что изменилось с 1 января 2021 года

Установили допустимую долю иностранных работников в 2021 году по отдельным видам экономической деятельности.

Постановление Правительства РФ от 12.11.2020 № 1823.

Сократили перечень работ, на которые можно принимать женщин.

Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н.

Ввели обязательный инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485.

Утвердили новые профессиональные и квалифицированные требования к водителям организаций и ИП, занимающихся коммерческими перевозками и перевозками для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282.

Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей. Порядок распространяется на всех работодателей (юридических лиц и ИП), осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств.

Приказ Минтранса РФ от 29.07.2020 № 264.

Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.

Рекомендуем

Курс об изменениях, перспективах и актуальных вопросах кадрового делопроизводства и трудового законодательства в 2021 году.

В середине марта закончились публичные обсуждения и независимая антикоррупционная экспертиза законопроекта о проведении эксперимента по внедрению электронного кадрового документооборота, итоги которых должны быть подведены в ближайшее время 1 . Ожидается, что эксперимент будет запущен с 1 января 2020 года и закончится 31 декабря 2022 года. Эксперты обсудили его преимущества и потенциальные угрозы на конференции HR Legal 2019, организованной деловой газетой "Ведомости".

Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму. Тем не менее вице-президент, директор по персоналу компании "Почта Банк" Юлия Бородай рассказала о своем опыте использования электронной формы для таких документов, как приказы о предоставлении отпуска работнику, о поощрении или направлении его в командировку.

Эксперт рассказала о специально созданных для их организации программах для повышения эффективности кадровых процессов: едином кадровом центре (ЕКЦ) для сотрудников службы кадров и самостоятельном сервисе для сотрудников. По ее мнению, это позволит автоматизировать процессы и минимизировать количество документов. Так, самостоятельный сервис для сотрудников подразумевает, что работник, прошедший процедуру аутентификации и авторизации, может подписать документ (например, график отпусков, приказ о замене отпуска денежной компенсацией, документы по командировке), подтверждающий его намерения, посредством простой электронной подписи.

При этом она отметила, что целесообразно оставить на бумажном носителе только следующие документы:

приказы о приеме на работу, переводе и увольнении;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
акты и приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности;
договор о материальной ответственности.

По ее мнению, данные документы не являются типовыми, и в случае возникновения трудового спора между сотрудником и работодателем будут представлены оригиналы, подписанные собственноручно сторонами.

Для повышения эффективности работника кадровой службы, по словам эксперта, необходимо пересмотреть организацию рабочих процессов по получению и согласованию документов. Так, был создан ЕКЦ – это единый, специально созданный центр, куда передаются документы, повторяющиеся для всех структурных подразделений, что позволяет стандартизировать и оптимизировать кадровые процессы.

Юлия Бородай указала на следующие преимущества данного сервиса:

увеличивается производительность труда специалиста по кадрам за счет автоматизации процессов;
работники компании могут осуществить вход в систему и самостоятельно заполнить необходимые документы;
удаленный доступ позволяет вести кадровый документооборот и в отношении сотрудников, работающих в других городах (при этом ограничений здесь нет, уполномоченное лицо несет ответственность за ведение данных и своевременность заполнения перед работодателем);
электронная система согласования документов повышает скорость принятия решения сотрудниками и руководителями.

Эксперт отметила, что автоматизация процессов, помимо перечисленных выше преимуществ, позволит минимизировать риски нарушения трудового законодательства. По ее словам, кадровый сервис автоматически будет блокировать процесс согласования документов при несоблюдении Трудового кодекса, например, при направлении беременной женщины в командировку (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, система ставит перед пользователем – руководителем, работником и сотрудником кадровой службы – четкие задачи, сроки их выполнения, а также указывает перечень необходимых документов и ограничения. Вместе с тем у вышеперечисленных лиц есть возможность формировать приказы на основе загруженных шаблонов с указанием штрихкода, что позволит составить реестр документов, установить автоматический контроль исполнения задачи на каждом этапе и быстро осуществить их поиск в системе.

Кроме этого эксперт предложила использовать в кадровом документообороте данные идентификации и аутентификации физических лиц из единой биометрической системы (ЕБС) и единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). По ее мнению, использование биометрических данных было бы актуально для сотрудников, которые работают с персональными данными. В офисе устанавливается специальное оборудование, идентифицирующее конкретного работника по отпечатку пальца, и программное обеспечение определяет, разрешен ли сотруднику доступ в систему или нет.

Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Ответ на этот и другие практические вопросы – в "Базе знаний службы Правового консалтинга" в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Однако кроме преимуществ электронного кадрового документооборота эксперты указали на его недостатки. Так, директор Высшей школы юриспруденции, НИУ ВШЭ Дмитрий Кузнецов отметил, что в рамках подготовки цифрового фундамента для проведения реформ в области трудового законодательства ожидаемые изменения и увеличение количества профессиональных стандартов потребуют обновления системы кадрового документооборота. Он указал, что, по имеющимся у него данным, большинство работодателей не хотят переходить на электронный документооборот из-за дополнительных затрат. Потребуются расходы на установку специального программного обеспечения не только для ведения внутреннего документооборота, но и для передачи данных в государственные органы и на изготовление квалифицированной электронной подписи для сотрудников.

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Дмитрий Кузнецов предложил учитывать согласие работодателя при переходе на электронный документооборот, его степень готовности и финансовые возможности. Он также подчеркнул, что в процессе разработки проекта кадрового делопроизводства возникнет много вопросов, например, неясно, как работодатели смогут получить доступ к персональным данным и как будет осуществляться их защита, какой порядок внесения данных предусмотрят для текущего работодателя, если предыдущий не заполнил сведения о сотруднике. Кроме того, необходимо предусмотреть порядок действий работодателя, если сотрудник откажется предоставить согласие на ведение в отношении него электронного документооборота.

По мнению Дмитрия Кузнецова, процесс перехода на электронный кадровый документооборот будет долгим, и компании, которые примут решение о его введении, должны соблюсти нормы фиксации данных и сроки их передачи в государственные органы. Эксперт предположил, что размер административных штрафов за невыполнение требований по их информированию в будущем значительно вырастет. Напомним, что максимальный штраф для юрлица за нарушение норм трудового законодательства составляет сегодня от 100 тыс. до 200 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

1 С текстом законопроекта "О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей" и материалами к нему можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/02-19/00088427).

Кадровое делопроизводство – это мероприятия, направленные на организацию эффективного оборота кадровых документов, надлежащее оформление отношений между работником и работодателем. Основными кадровыми документами являются трудовые договора, приказы о принятии на должность, увольнении, переводе и прочие соответствующие акты работодателя. Грамотное ведение кадрового делопроизводства требует глубоких знаний в области трудового права. Специалист по кадровому делопроизводству должен не только следить за всеми текущими изменениями законов, но и уметь правильно работать с документами.

Кадровое делопроизводство — кому это необходимо?

Как правило, вопрос организации и ведения кадрового делопроизводства возникает на новых предприятиях, где механизм работы еще не отлажен до конца.

Для уже действующих организаций данная услуга на так актуальна, и тем не менее, они также иногда нуждаются в грамотном учете кадров. Причиной тому может быть выявление грубых ошибок в работе отдела, неопытность штатного специалиста, увольнение недобросовестных работников и т.п.

Восстановление кадрового учета требуется в случаях приобретения действующего бизнеса, где делопроизводство не велось или велось с ошибками, физического уничтожения документов в результате пожара, затопления и других форс-мажорных обстоятельств.

Также, восстановление кадрового учета требуется при выявлении грубых нарушений в кадровом делопроизводстве, которые не подлежат исправлению.

Варианты постановки кадрового учета

Руководитель хозяйствующего субъекта может решить проблему кадрового делопроизводства следующими способами:

принять в штат специалиста кадровой службы или организовать отдел, включающий несколько сотрудников (в зависимости от потребностей предприятия);
поручить ведение кадрового делопроизводства секретарю, бухгалтеру, юристу и т.п.;
передать учет кадров на аутсорсинг профильной компании;

Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. Так, например, наличие штатной кадровой службы позволит организовать ее работу в соответствии со спецификой деятельности компании, контролировать сотрудников.

Однако определить квалификацию специалистов, принимаемых в штат, можно лишь через несколько месяцев работы. При отрицательных результатах трудовые договора с ними придется расторгать, искать новых специалистов, которые также могут оказаться некомпетентными.

Второй вариант, при котором ведение кадрового делопроизводства поручается другому сотруднику, чреват тем, что из-за чрезмерной перегрузки работник не сможет нормально выполнять ни основные, ни дополнительные обязанности.

К тому же отсутствие специальных знаний у секретаря или бухгалтера приведет к ошибкам в ведении учета. Их результатом может нарушение требований трудового законодательства и, как следствие, наложение штрафа на руководителя и юридическое лицо.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге – наиболее выгодный и разумный вариант решения проблемы. В этом случае все организационные моменты компания-подрядчик берет на себя. У заказчика нет необходимости обустраивать рабочее место, приобретать компьютеры, программное обеспечение, оплачивать налоги и нести прочие расходы, связанные с работой штатных работников.

Отношения заказчика и подрядчика не регулируются нормами трудового законодательства, а носят характер гражданско-правовой сделки.

Это означает, что работодатель не ограничивается рамками ТК РФ. Он не заключает с исполнителями трудовых договоров, не обязан предоставлять им отпуска, оплачивать пособия и пенсионные и страховые взносы.

Если работа исполнителя перестанет устраивать заказчика, он в любой момент вправе расторгнуть договор на оказание услуг с данной мотивировкой.

Кадровое делопроизводство — что входит в организацию?

Обобщенно кадровый учет можно представить в виде перечня мероприятий:

открытие личного дела на каждого работника;
формирование штатного расписания, табелей рабочего времени;
составление приказов, касающихся работы с персоналом;
ведение трудовых книжек (с 1 января 2020 данные документ формируется в электронном виде);
ведение графика отпусков;
выдача работникам справок с места работы, трудовых книжек (при увольнении), приказов;
разработка коллективных договоров, положений об оплате труда, сохранности персональных данных сотрудников, актов о премировании и т.п.;
передача подготовленных учетных документов на согласование заказчику (например, аутсорсер составляет приказ о переводе сотрудника на другую должность, передает его руководителю для проставления резолюции, а затем для ознакомления сотруднику, в отношении которого данный приказ вынесен);
формирование графика сменности (на производствах непрерывного цикла);
документальное оформление процедуры по привлечению работника к дисциплинарной ответственности.

Мы привели приблизительный перечень работ, которые входят в компетенцию специалистов кадровой службы. Конкретные обязанности определяются числом работников и особенностями конкретного бизнеса.

Важно! Составление некоторых учетных документов не требуется, если в существующих актах работодателя или трудовых договорах уже установлены те нормы, для которых требуется создание нового документа.

Например, должностная инструкция не нужна, если в трудовом соглашении уже содержится пункт о должностных обязанностях. Также, если договор закрепляет размер заработной плате, в написании одноименного положения уже нет необходимости.

При чем здесь юрист, ведь кадровый учет ведут бухгалтера или кадровики?

Конечно, кадровую работу полностью, юрист не ведет, — ее делает кадровик, иногда бухгалтер. Но они, в силу ограниченного знания закона, допускают очень много ошибок.

Поэтому, если вы хотите, чтобы трудовая инспекция вас не наказала, обязательно поручите юристу контроль за работой отдела кадров.

Задача юриста или юридической компании заключаются в проверке работы отдела кадров по:

1. Деятельности отдела кадров компании;
2. Правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
3. Требованиям норм трудового законодательства;
4. Соблюдению требований норм охраны труда.
5. Порядку работы с персональными данными.

Также, в задачи юриста входит разрешение конфликтов между работодателем и кадрами. Например, если необходимо уволить сотрудника, который всеми силами не хочет уходить. Или сотрудник утверждает, что получил травму на производстве, хотя на самом деле он в это время не находился на работе.

Ситуации могут быть разными. Но если вы заранее позаботитесь о проверке кадрового делопроизводства, то сможете избежать таких проблем, как:

проверка трудовой инспекции по заявлению работника;
расходов на улаживание конфликта;
штрафных санкций за неправильный кадровый учет;
административной ответственности;
и т.д.

Все это связано с дополнительными расходами, которые предпринимателю ни к чему. Читайте более подробно про ответственность за ошибки ниже.

Кадровое делопроизводство — ответственность за ошибки

Органом, осуществляющим контроль в области учета кадров, является Государственная инспекция труда. В качестве контролирующих мероприятий используются проверки по факту жалоб от сотрудников.

Если в ходе проверки будут выявлены нарушения установленных регламентов, компания и ее руководство будут привлечены к административной ответственности по ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ – на должностное лицо – предупреждение или штраф от 1000 до 30 000 рублей или дисквалификацию сроком до 3 лет, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 100 000 рублей.

Например, сотрудник планирует оформить микрокредит. Для этого ему необходима трудовая книжка и справка по форме 2-НДФЛ. Специалист отдела кадров выдал только справку, мотивируя тем, что трудовая книжка временной выдаче не подлежит и предоставляется только после увольнения. В этом случае сотрудник вправе пожаловаться в контролирующий орган, в результате чего директор и компания будут оштрафованы.

Грамотная организация кадрового делопроизводства, позволит избежать штрафов, снижает расходы на его дальнейшее ведение, создает на предприятии эффективный механизм управления персоналом.

Мы можем провести анализ кадрового делопроизводства в вашей компании. Отправьте заявку и наш юрист свяжется с вами для уточнения деталей:

Читайте также: