Оформление трудовой книжки при награждении

Обновлено: 08.05.2024

Министерство труда и социальной защиты РФ наконец реализовало свою давнюю задумку актуализировать нормы, регламентирующие ведение трудовых книжек. С 1 сентября 2021 года работать с трудовыми книжками мы должны уже с учетом новых требований. Рассмотрим основные изменения, которые нас ожидают.

ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ НОВОГО ПОРЯДКА РАБОТЫ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

Первая попытка заменить морально устаревшую во многом Инструкцию[1] была сделана еще в 2018 году: 23.04.2018 на сайте Минтруда России был опубликован проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который так и не был принят — по всей видимости, в связи с тем, что как раз вскоре после этого началось активное внедрение электронных трудовых книжек и проект в части некоторых своих положений перестал быть актуальным, не успев родиться…

• электронные трудовые книжки и

• специфика удаленных работников.

В порядок частично инкорпорированы нормы Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] (далее — Правила). При этом сами Правила продолжают действовать.

В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов — Правил и Инструкции — кадровикам можно было руководствоваться только одним — Порядком.

Это означает, что идея Минтруда России освободить нас от обязательного ведения бумажных личных карточек пока, к сожалению, не заработает: разделы формы № Т-2 либо формы, самостоятельно утвержденной работодателем, куда вносятся сведения о приеме, постоянных переводах и увольнении, подлежат заполнению записями, дублирующими информацию в трудовых книжках, и к ним должны быть автографы работников — вплоть до отмены Правил.

КАКИЕ НОВШЕСТВА ОЖИДАЮТ НАС С 1 СЕНТЯБРЯ?

Что меняется в форме трудовых книжек

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, — весьма незначительны:

• Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

• Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении — 5;

• Нумерация бланков:

– ни в форме книжки, ни в форме вкладыша, приведенных в Порядке, не предусмотрено (!) указание их серий и номеров.

2. Как и прежде, бланки трудовой книжки и вкладыша должны храниться работодателями как документы строгой отчетности и выдаваться ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, прилагая приходный ордер кассы организации.

Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.

3. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, как и ранее, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испортившего бланк строгой отчетности.

Что меняется в формах регистрационных книг

1. Как и раньше, работодатели обязаны будут вести учет как самих трудовых книжек и вкладышей в них, так и бланков трудовой книжки и вкладыша.

2. Изменяются не сами формы — порядок их утверждения. Применяемые сегодня формы:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам нужно будет вести:

1. Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы работодатели должны будут разрабатывать самостоятельно, установлены только обязательные регистрационные элементы:

• при учете бланков книжек и вкладышей нужно будет фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указывать:

– трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, — очевидно, только от тех работников, на которых трудовые книжки еще ведутся, а также

– трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь (т. е. дубликаты, новые книжки взамен отсутствующих у работника и вкладыши), с указанием их серии и номера.

3. Как и прежде, эти книги (или журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при наличии).

4. Абсурдного требования скреплять их сургучной печатью или опломбировывать в Порядке нет — что не может нас не радовать.

Что меняется в ведении трудовых книжек

1. Учтены изменения в главе 49.1 ТК РФ, согласно которым трудовая книжка дистанционного работника ведется:

• при условии ее предоставления работником работодателю (в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Разумеется, это только для случаев, когда трудовая книжка на работника ведется.

2. Записи в трудовых книжках теперь на законном основании можно полностью или частично вносить с использованием технических средств путем переноса красителей — т. е. на принтере или в виде оттиска штампа.

3. Установлен срок для внесения любых записей (кроме записи об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).

5. Установлено правило о фиксации в трудовой книжке трансформации временного перевода на другую работу в постоянный. В этом случае в трудовую книжку вносится следующая запись:

6. Регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству, которые вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он в данный момент не работает ни у одного работодателя, ему следует обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству — это совершенно новая практика, когда работодатели смогут вносить записи в трудовые книжки работников-совместителей.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора.

Подчеркнуто, что запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, — ранее это не делалось.

Проблема в том, что именно порядок-то и не установлен… Кроме требования о запрете зачеркивания… Нам представляется, что в документе пропущен абзац.

8. Специальные указания даны по внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами. Они, сказано в Порядке, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Что меняется в оформлении дубликата

1. Подробно расписан порядок заполнения титульного листа — не очень понятно зачем, поскольку он заполняется так же, как в трудовой книжке.

2. Больше не требуется указывать продолжительность непрерывного стажа, нужно только внести сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально. Таким подтверждением могут быть, в частности, СТД по формам СТД-Р и СТД-ПФР.

3. Оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, работодатель теперь обязан только в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.

4. Вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, — учитывая, что дубликат в большинстве случаев выдается вместо утраченной трудовой книжки, данный абзац выглядит несколько странно.

Что меняется в оформлении вкладыша

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что, если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Что меняется в порядке выдачи трудовой книжки работнику

2. Установлен срок для выдачи трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, но не позднее дня увольнения.

3. Нормативно установлена формулировка, вносимая в трудовую книжку в таких случаях:

4. А вот вопрос о том, нужно ли заверять такую запись аналогично записи об увольнении, остается открытым. Впрочем, если следовать правилу буквального исполнения нормативных требований, то заверять запись не следует, поскольку подобного требования в Порядке нет.

5. Конкретизирован порядок выдачи трудовой книжки в случае смерти работника. После внесения в нее соответствующей записи трудовая книжка:

• выдается под расписку на руки тому члену семьи работника, который предъявил свидетельство о смерти, или

• высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

ВЫВОД

Мы обсудили основные изменения, которые нужно будет учесть при работе с трудовыми книжками с 1 сентября этого года. У вас, коллеги, еще есть время внимательно и вдумчиво изучить новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, чтобы не допускать ошибок и не иметь проблем ни для себя — при проверках, ни для работников — при последующем трудоустройстве и оформлении пенсии.

[2] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).

Разъяснение Роструда о ведении трудовых книжек

Ответы формируются согласно Вашим запросам:

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

– графа 1 – порядковый номер записи;
– графа 2 – дата внесения записи;
– графа 3 – сделана правильно (должность… переименована в…)
– графа 4 – приказ №… от… (в данном случае приказ работодателя, а не министерства).

Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива) (п. 27 Правил).

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

3. Если в трудовой книжке перепутаны порядковые номера записей, нужно ли это исправлять и как правильно это сделать? (аналогично предыдущему вопросу)

В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5. Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров (канцелярии) учреждения?

Работодатель в данном случае – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати (канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку – секретарь или кадровик, следовательно и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.

6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу (с 25 сентября 1968 г.) и об издании соответствующего приказа (17 ноября 1968 г.)?

На основании ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

8. Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации?

«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись – (Предприятие… переименовано в. ).

Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее. «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

В трудовую книжку вносите следующие сведения (п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

о работнике;
выполняемой им работе;
переводе на другую постоянную работу;
увольнении;
награждении.

Сведения о работнике внесите на титульный лист трудовой книжки при оформлении дубликата, а также на титульный лист вкладыша.

Порядок оформления титульного листа новой трудовой книжки, которую необходимо выдать по заявлению работника при приеме на работу, например, при ее утрате, не установлен (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Рекомендуем воспользоваться правилами оформления дубликата.

При заполнении титульного листа дубликата учтите следующие правила (п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

Эти данные отразите на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома). Сведения о профессии и (или) специальности укажите на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также других надлежаще оформленных документов.

Полное, а также сокращенное (при его наличии) название организации внесите в графу 3 данного раздела в виде заголовка, при этом порядковый номер записи не присваивайте. Далее в графе 1 поставьте порядковый номер записи (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу внесите на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Сделайте это не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа (п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание на то, что в трудовую книжку работника вносятся не все условия и сведения, указанные в приказе о приеме на работу, а только такая информация:

структурное подразделение (если условие о нем было включено в трудовой договор);
наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации), работы;
реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу.

Дату приема на работу укажите в графе 2. Реквизиты приказа (распоряжения) или иного распоряжения, на основании которого принят работник, приведите в графе 4 (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Иные условия, в том числе об испытательном сроке, а также характер работы в трудовой книжке не отражайте.

Как внести в трудовую книжку запись о совместительстве

Запись в трудовую книжку о совместительстве делает работодатель по основному месту работы, если работник изъявил такое желание (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Запись вносите только на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (надлежаще заверенная копия приказа, справка).

В исключительных случаях (работник уже не работает, но ему необходимо внести запись о совместительстве в трудовую книжку) работник может обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству (п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Запись о работе по совместительству может быть указана в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на работу по основному месту работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу дистанционного работника

Сведения о приеме на дистанционную работу внесите в трудовую книжку, если она ведется и работник представил ее по своему желанию (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Как работник должен выразить такое желание, законодательно не установлено. Рекомендуем оформить его письменно. Например, работодатель может завизировать заявление, написанное работником. Это защитит вас от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки.

Представить трудовую книжку работник может, в том числе направив ее заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Как оформить запись в трудовой книжке, если временный перевод стал постоянным

Если временный перевод признан постоянным, то запись в трудовую книжку внесите с учетом следующих особенностей (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

в графе 2 поставьте дату фактического начала работы по временному переводу;
в графу 4 внесите реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя о временном переводе, а также реквизиты приказа о постоянном переводе.

Графы 1 и 3 заполните как обычно.

Как заполнить трудовую книжку при увольнении

Запись об увольнении в трудовую книжку работника внесите по следующим правилам (п. 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

При увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью его или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при ее наличии) (п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) по соглашению сторон внесите со ссылкой на п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Запись в трудовой книжке об увольнении (прекращении трудового договора) в связи с истечением срока трудового договора необходимо сделать со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) по собственному желанию внесите со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Все графы заполните по общему правилу.

Запись в трудовую книжку об увольнении (прекращении трудового договора) в связи со смертью работника необходимо делать со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (п. 19 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Как оформить запись в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую

В трудовую книжку внесите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Обязательно отразите дату выдачи трудовой книжки в графе 2.

В качестве основания для внесения (графа 4) этой записи укажите заявление работника, а также дату и номер его регистрации.

Запись заверьте подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, поставьте печать работодателя или кадровой службы (при наличии) (п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Как внести в трудовую книжку запись о награждении

Сведения о награждении работника внесите в трудовую книжку в соответствии с разд. IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

К сведениям о награждении (поощрении) за трудовые заслуги относятся данные (п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

о награждении госнаградами;
присвоении почетных званий;
награждении наградами Президента и Правительства РФ, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
других видах поощрения.

Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Несмотря на переход к электронным сведениям о работе, бумажные трудовые всё еще широко используются. Поэтому работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжках информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать с учетом новых правил ведения трудовых, действующих с 01.09.2021, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен". Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: