Обязательно ли заводить электронные трудовые книжки

Обновлено: 16.05.2024

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Виртуальный переход

Трудовые книжки появились после революции 1917 года, они пришли на замену формулярным спискам о службе, которые заполнялись и сшивались на длинных листах. К 1930-м трудовые книжки уже распространились по всему СССР. Документ выступал в роли удостоверения личности и давал право на получение продовольственных карточек.

Власти хотят создать базу данных, где будут храниться все сведения о работнике и его стаже. На цифровые трудовые собираются перевести по меньшей мере 60 миллионов человек (83 процента от общего числа работающих граждан).

Электронная форма трудовой книжки — почти полный аналог бумажной. В ней есть информация о сотруднике, месте его работы, дате приема и увольнения, причине прекращения трудового договора.

Соответствующий закон действует с начала 2020 года. Пока переход останется добровольным: перевести документ в электронный вид можно в МФЦ, на портале госуслуг, на последнем месте работы или в Пенсионном фонде (ПФР). Начиная с 2021 года у всех, кто впервые устраивается на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Перейти на электронную версию книжки можно в любой момент после 2021 года. Если работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится бумажная трудовая книжка. На сегодняшний день уже 1,44 миллиона российских компаний направили в ПФР данные о трудовой деятельности свыше 24,7 миллиона человек. Посмотреть электронную книжку можно в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг и через приложения этих ресурсов для смартфонов.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. При этом необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года, а в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Среди преимуществ нового формата — удобный доступ работников к информации, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удаленное оформление пенсий, также данные из электронной трудовой книжки можно будет использовать для получения госуслуг. Еще один плюс виртуального документа — решение проблем с логистикой и хранением, а также сокращение расходов на кадровое делопроизводство. По подсчетам Минтруда, 1 рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство при переходе в электронный формат превращается в 28 копеек. Возможная экономия для работодателей оценивалась примерно в 500 миллионов рублей в год.

Консервативные опасения

Масштабное упрощение

Трудовые книжки в привычном виде остались только в России, странах СНГ и Словении. В большинстве стран мира на работу уже давно принимают по контракту. Например, в США соискатель при трудоустройстве предоставляет резюме, дипломы и характеристики с прошлого места работы, а поиском остальной информации занимается служба безопасности компании. В Испании действует электронная система Vida Laboral. Туда вносят данные о найме, увольнениях и налоговых отчислениях, которые отправляются в Минтруд и Фонд социального страхования.

Фото: Сергей Карпов / ТАСС

Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышается качество самого документооборота, стандартизация, снижается влияние человеческого фактора, появляется большая прозрачность для государства

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в России скорее всего затянется. Нужно учитывать наличие интернета в регионах и принимать во внимание уровень компьютерной грамотности населения. По данным Минтруда, все данные о трудовой деятельности граждан перенесут в электронную базу к 2027-му.

Какую трудовую книжку лучше использовать в 2020 году.

В конце декабря 2019 года президент России Владимир Путин подписал закон с поправками в Трудовой кодекс РФ о переходе на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года стало возможным формирование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде в специально созданной информационной системе Пенсионного фонда РФ в электронном виде.

К окончательному переходу на электронные трудовые книжки работники и работодатели смогут привыкнуть в течение 2020 года. Именно в этот период граждане должны сделать выбор и сохранить свою бумажную трудовую или отказаться от нее совсем.

Разберемся, что представляет собой электронная трудовая, в чем ее плюсы и минусы и нужно ли переходить на этот электронный аналог бумажной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это личный раздел для гражданина в федеральной информационной системе. Такая книжка не предполагает физического носителя и предусмотрена исключительно в цифровом формате. Оператором системы является Пенсионный фонд РФ. Работодатели должны будут передавать туда данные из утвержденного перечня сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. Это, в частности:

Данные работника (ФИО, дата рождения,специальность);
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
Место работы;
Должность, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид выполняемой работы;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины увольнения по ТК РФ.

Доступ к электронным трудовым книжкам

Информацию о своем стаже каждый человек сможет увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). Кроме того, разработаны специальные мобильные приложения, которые можно установить на смартфон или планшет.

При необходимости данные из электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки. Запросить выписку работник сможет у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы) или непосредственно в отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ, в том числе и через свой личный кабинет. При увольнении работодателей обязали выдавать всем работникам такие выписки из электронных книжек с данными по последнему месту работы.

Работодатели получат доступ к электронным трудовым книжкам своих работников. Кроме того, по запросу они смогут получить информацию о кандидатах на вакантные должности.

Право перехода на электронную трудовую

Весь 2020 год работники смогут выбрать один из вариантов:

О своем решении работник должен сообщить работодателю письменно в срок до 31 декабря 2020 года. Для тех работников, которые не напишут такого заявление работодатели продолжат вести бумажные трудовые. В дальнейшем перейти с бумажной трудовой на электронную можно будет в любой момент, а вот обратной дороги уже не будет. При отказе от бумажной трудовой книжки с работодателя снимается обязанность по ее ведению и хранению. Он выдает документ на руки работнику и больше не примет ее назад.

Для тех граждан, которые в первый раз будут устраиваться на работу в 2021 году и дальше, вариантов выбора не предусмотрено. Им будут заводить электронную трудовую книжку и ее бумажного варианта у них не будет. Тем гражданам, которые выбрали бумажный документ о стаже можно изменить свое решение в любой момент, ведь на них также будет вестись электронная трудовая, параллельно с бумажной.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди главных плюсов новой системы учета стажа чиновники называют невозможность потерять документ, а вместе с ним и все сведения о стаже. Работника избавляют от лишних бумаг, а работодателя от бумажной работы. Кроме того, отпадает необходимость предоставлять сведения о стаже работы в заинтересованные в таких сведениях органы, они сами смогут получить нужную информацию. На этом преимущества электронных трудовых исчерпаны, и можно перейти к их недостаткам.

Недостатки электронных трудовых книжек

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.

А вы готовы перейти на электронную трудовую книжку?

Вы можете задать свой вопрос на любую правовую тему (работа, льготы, пенсии, ЖКХ, недвижимость, налоги, ДТП, уголовное право и другие темы).

В чём их плюсы и минусы электронных трудовых книжек, где можно посмотреть данные оттуда и что станет с бумажной версией документа? Разбираемся.

Что такое электронная трудовая книжка

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

Фамилия, имя и отчество.
Место его работы.
Должность, профессия, специальность или квалификация.
Структурное подразделение.
Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта —

В нём работодатель указывает сведения:

О приёме на работу с указанием должности.
О переводе на другую должность.
О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
Об увольнении.

Если у сотрудника изменились данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

о сохранении бумажной трудовой книжки;
о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе . Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

Законодательство об электронных трудовых книжках

Все, о чем пойдет речь ниже, существует лишь на уровне проектов федеральных законов, которые должны быть приняты в самое ближайшее время. В частности, предполагается подписание следующих законов:

СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:

в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
на портале Госуслуг;
через соответствующие приложения для смартфонов.

нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);
управление Пенсионного фонда;
многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Что должны сделать работодатели?

Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;
при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15?го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

Информация для работников

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

либо в распечатанном виде;
либо в электронной форме с цифровой подписью.

Порядок заполнения и представления новых форм

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.?д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Читайте также: