Обязателен ли предрейсовый медосмотр сотрудника на служебном авто

Обновлено: 06.05.2024

Работаю в фирме которая является подрядчиком у крупной нефтегазовой компании. Поэтому по работе вынужден перемещаться по различным нефтегазовым месторождениям( это такое место где добывается нефть да газ), на для которых законодательно установлен пропускной режим.

Моя работа заключается в обслуживании средств автоматизации, но так как нефтегазовые месторождения раскиданы от офиса на приличном расстоянии, то для оперативности, фирма где я работаю оформила по доп.соглашению, аренду моего личного легкового автомобиля, с оплатой аренды, и оплатой за управления мною в качестве водителя моим же автомобилем.

Для проезда на закрытую территорию нефтегазовых месторождений на автомобиль, а так же на меня оформлен пропуска установленного образца, в качестве водителя и в качестве специалиста. Так на своем автомобиле уже в качестве служебного перевожу, различные грузы в виде документов, и личного инструмента, приборов, спецодежды, компьютеров

Нефтегазовая компания, установила проезд на территорию своих нефтегазовых месторождений, строго по путевкам. поэтому все водители подобных служебных тире личных машин, заезжают на закрытую территорию строго по путевкам формы №3, утвержденной постановлением №78 ГОСКОМСтатом РФ от 28.11.97. Езжу и я таким образом через Контрольно-Пропускные Пункты, не регулярно, но в любое время суток, и бывает что заезжаю на месторождение не на один день и не на одну неделю. естественно что езжу не по своей прихоти, или желанию, и уже не первый год.

Но в последнее время, по всей видимости не так посмотрел на сотрудников охраны, да ещё и уволил своего нерадивого подчиненного, у которого папа бывший милиционер. вроде бы и мелочи, что сотрудники любой охраны обычно бывшие из всяких силовых ведомств, но работа спокойная у меня закончилась.

Проблемы у меня возникли с прохождением досмотров на КПП, и в последнее во что уперлись сотрудники охраны, это в прохождение мною предрейсового мед.осмотра. За который понятно что мне как водителю положено наказание, а так же моей организации, и самое хреновое что в данный момент нефтяная компания как подрядчик широко использует к своим подрядчикам штрафы, за то же несвоевременное мое прибытие.

Главная претензия охраны это что бы был штампик медосмотра, в соответствии с законом, вплоть до разборчивой подписи медработника, ну и самая фишка уже всех пожалуй работников ГИБДД в Коми(охрана различных КПП так же не исключение), это ежедневный мед.осмотр в рейсе.

Поэтому у меня следующий вопросы про предрейсовый медосмотр.

1. Обязателен ли предрейсовый осмотр водителю личного легкового автомобиля, сданного в аренду не транспортной фирме, если есть решения суда, как в пользу необязательности так и с обязательным мед осмотром?

вот пример про подобные ситуации

2. правомерны ли требования сотрудников охраны предприятия, что бы был обязательна в путевом листе легкового автомобиля отметка о ежедневном мед.осмотре, если автомобиль выехал в рейс до одного месяца, так как контроль за правильностью заполнения путевок входит в должностные обязанности сотрудника охраны режимного объекта?

3. как правильно по закону оформлять путевой лист легкового автомобиля, если лицо управляемое данным автомобилем вызван на устранение техногенной аварии.

в 2 часа ночи, в праздник, подымает меня диспетчер заказчика мол авария, машин у него рабочих нет, поэтому ради бога приезжай на своей, мол все договорено на охране, через пару часов приезжаю под утро к КПП, а там типа нечего не знают разворачивают обратно, как раз из за штампика, ну не могут бдительные бойцы без штампика мед. осмотра пропустить, мол давай актик составим на нарушение, что в рейс вышел без мед.осмотра, разворачиваюсь обратно, за штампиком, так как до диспетчеров заказчика не дозвонился у них пересменка, и так джалее.

Не успел до города доехать звонит шеф, что от заказчика пришел штраф на мою фирму, уже от нового диспетчера заказчика, который по утру не услышав меня на объекте, естественно расценил как не выход на устранение аварии.

4. Вот как в таком случае, закон рассматривает ситуацию что работник по закону должен в первую очередь устранять аварию, но он не может исполнить закон, и выехать на аварию так как ночью для таких случаев, не один мед.работник который по лицензии или договору проводит проверку не работает?

Или что как вариант на каждый месяц оформлять месячную путевку, мол а вдруг если что случиться.

5. Права ли моя фирма, когда отказывается оплачивать мне тот же предрейсовый мед. осмотр, для поездки мне на моем же личном легковым автомобилем, сданное мне же но уже в качестве водителя, если она ссылается на многочисленные юридические мнения, типа следующего что мол для меня мед.осмотр перед рейсом не нужен.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.

главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве Азиз Хацаев,

А в тоже время когда я еду из дома в свой офис, на своем автомобиле по личному делу, то мне почему уже ежедневный мед.осмотр по закону не нужен. Но как только я поеду в тот же офис из дома, по служебному делу срочно отвезти документы инструменты, и прочее, по тому же маршруту, в тоже время, и на том же своем личном автомобиле, то теперь мне уже нужен обязательный мед.осмотр, и так же все по закону.

6. Так кто все таки прав, нужен ли мед.осмотр, для путевого листа легкового автомобиля?

7. И как юридически назвать грамотно подобные законы, что если на работу на своем авто поедешь заявление на отпуск написать то уже по закону медик не нужен, через пол час на этом же автомобиле повез чертеж на работу то беги срочно за медиком, один и тот же маршрут, один и тот же автомобиль, один и тот же водитель, но такая вот существенная разница в стоимости и времени на поездку?

Поскольку Вашей организацией заключен договор аренды на Ваше транспортное средство и оно используется ими, то Вы управляете уже не своим транспортным средством, а в качестве работника (водителя) этой организации на принадлежащем им на вещном праве, на праве аренды, транспортном средстве.

Поэтому, Ваша организация обязана выполнять все мероприятия, предусмотренные ФЗ О безопасности дорожного движения, в том числе организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров.

При этом, для работников, выезжающих по вызовам экстренных служб предусмотрено исключение из общего правила.

С уважением! Г.А. Кураев

Хотя есть и противоположная судебная практика, согласно которой, если Вам в качестве работника не вменяется управление транспортным средством, то проводить предрейсовые медицинские осмотры Вам не требуется.

В дополнение, отмечу следующее.

1. Требования службы охраны по проверке прохождения Вами предрейсовых медицинских осмотров незаконны, они не имеют таких полномочий, это полномочия Вашего работодателя или сотрудников ГИБДД.

2. Вызовы экстренных служб необходимо оформлять. Полагаю, это возможно приказом Вашего работодателя о поручении Вам обязанностей по выезду по вызовам экстренных служб.

Ссылаться при этом на применение пункта 3 статьи 23 ФЗ О безопасности дорожного движения.

При этом, при наличии такого приказа, Вас могут признать водителем и требовать предрейсовый медицинский осмотр при выезде не по вызову экстренной службы.

Также прилагаю еще один пример судебной практики, согласно которого проведение медицинских предрейсовых осмотров сотрудников, не являющимся водителями не требуется.

Доброе утро. Мнения по данному факту разные, но вот решение суда, которое отменило решение по схожему случаю.Если в Ваши трудовые обязанности не входит управление ТС, то Вам не надо проходить мед.осмотр, но путевой лист все же стоит заполнить, без проведения осмотра.

В настоящей статье сосредоточимся на проблеме предрейсовых медосмотров водителей, а именно на том, в каких случаях они действительно обязательны и какие риски несет работодатель, не обеспечивший их проведение.

Кого осматривать

Подкрепим утверждение примерами из судебной практики

Примечательно Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014 (Определением Верховного Суда РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439 отказано в передаче дела № А35-7124/2014 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства). Суды не увидели нарушения в действиях организации, которая при эксплуатации транспортных средств не проводила предрейсовых медосмотров. Аргументами в её пользу сочли то, что водителей или лиц, выполняющих трудовую функцию водителя, в штате не имелось, автомобили использовались сотрудниками (менеджеры, руководители и др.) для передвижения при исполнении служебных обязанностей.

Для решения вопроса об обязательности предрейсового медосмотра не значимо, задействован водитель в перевозках грузов или пассажиров по стороннему заказу или для собственных нужд организации (п. 1 ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед первым рейсом, если длительность рейса более одного дня, либо перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или более рейсов (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

А судьи кто

Требования о проведении предрейсовых медосмотров лежат в сфере трудового законодательства, законодательства об охране здоровья граждан и законодательства о безопасности дорожного движения.

Это обуславливает подходы к контролю.

Согласно КоАП РФ несоблюдение правил в интересующей нас области образуют составы административных правонарушений, предусмотренных ст. 5.27.1 (ч.ч. 3, 5), ст. 11.32, ст. 12.31.1 (ч. 2).

Осуществлять контроль и возбуждать дела об административных правонарушениях по этим составам вправе в пределах своей компетенции сотрудники ГИБДД, инспекторы труда, должностные лица органов Росздравнадзора, Ространснадзора, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (ст. ст. 23.3, 23.12, 23.36, 23.36.1, 28.1, 28.3 КоАП РФ).

Вмешательства иных органов в контроль закон не предполагает.

Так, налоговые органы не могут отказать в признании в целях налогообложения расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств, только на том основании, что водители налогоплательщика не прошли обязательного предрейсового (или иного) медосмотра. Это факт при налоговом контроле не значим. Его выявление само по себе не позволяет поставить под сомнение ни совершение служебной поездки как таковой, ни экономическую оправданность расходов. Под обоснованными расходами ст. 252 НК РФ понимает экономически оправданные затраты. Произведены они должны быть для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Требования, которые лежат вне плоскости налоговых правоотношений, не могут приниматься в расчет при налоговом контроле (ст. 1 ТК РФ, п. 3 ст. 2 ГК РФ, ст. 54.1, п. 1 ст. 82 НК РФ). Например, Минфин России в письме от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18410 ответил на вопрос о возможности списания расходов на оплату сверхурочных работ сотрудников, которые отработали так более разрешенных 120 часов в год: нарушение работодателем норм трудового права не влечёт запрета на признание указанных расходов.

След на путевом листе

Не могут ли налоговые инспекторы посчитать расходы на служебный транспорт документально неподтверждёнными на том основании, что в путевых листах отсутствует отметка о предрейсовом медосмотре?

Ст. 252 НК РФ требует, чтобы расходы подкреплялись документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 определяет состав и правила заполнения обязательных реквизитов путевых листов.

Однако, во-первых, применение Приказа Минтранса № 368 обязательно далеко не для всех эксплуатантов автотранспорта. Дело в том, что издан он как подзаконный акт к Уставу автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (это указано в самом Приказе), а Устав регулирует только отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в РФ (ст. 1). Если фирма или ИП не осуществляют деятельность по перевозке грузов или пассажиров и багажа, то и Устав им не указ, и Приказ также. Его положения можно игнорировать.

Во-вторых, если правила Приказа для бизнеса обязательны, то в пп. 2 п. 5 документа чётко оговорено, что отметка о предрейсовом медосмотре водителя проставляется лишь тогда, когда обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации.

По мнению трудовой инспекции, работники, использующие в работе корпоративные автомобили, должны не только проходить все предусмотренные законом медосмотры, но и быть оформлены как водители в порядке совмещения профессий. Но так как у большинства судов иное мнение, предписание ГИТ можно будет с легкостью оспорить.

В каких случаях работник признается штатным водителем
Нужно ли работнику проходить медосмотры, если автомобиль предоставлен в качестве бонуса
Как доказать, что пользующийся служебным автомобилем работник не совмещает должность водителя

На протяжении 2013 и 2014 годов трудовая инспекция проверяла компании, которые использовали в своей работе служебные автомобили. Претензии контролеров коснулись двух моментов. Во-первых, когда работники, использующие служебные автомобили, не проходят медосмотры (предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые), а также психиатрические освидетельствования. Во-вторых, когда эти работники не оформлены как водители в порядке совмещения профессий и им не производится доплата.

По мнению ГИТ, если работнику для выполнения трудовых обязанностей предоставлен корпоративный автомобиль, он является штатным водителем компании. Работодатели, не желая проводить медосмотры и доплачивать подчиненным, маскируют предоставление автомобилей социальными благами (бонусами). Если ГИТ при проверке выявит подобную схему, она обяжет работодателя заключить с такими работниками соглашения к трудовым договорам о выполнении дополнительных функций водителей и организовать прохождение предусмотренных законом медосмотров. Также всех работников, не прошедших медосмотры, отстранят от управления транспортными средствами компании. А если не истекли сроки давности, то компанию и ее директора оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ за каждого водителя.

Позиция инспекции: если работник использует в работе служебный автомобиль, значит, должен проходить медосмотры
Аргумент компании: медосмотры должны проходить только штатные водители компании

По мнению трудовой инспекции, медосмотры должны проходить не только штатные водители, но и все сотрудники, использующие в работе служебные автомобили. При этом не имеет правового значения то, что автомобили предоставлены им в качестве бонуса или как вспомогательное средство. Важен сам факт управления транспортным средством компании.

Компания эксплуатирует транспортные средства
Автомобиль находится на балансе компании-работодателя
Начало и окончание работы с использованием служебного автомобиля происходит с территории работодателя
Компанией разработаны инструкции по охране труда при использовании работниками корпоративных автомобилей
Работник перевозит грузы или пассажиров.

Геннадий Шиндалев, главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве дополняет, что работники, использующие служебные автомобили, заняты на работах, связанных с движением транспорта (источником повышенной опасности). Статьей 22 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на каждом рабочем месте. Значит, такие работники должны проходить психиатрические освидетельствования не реже одного раза в 5 лет (ч. 6 ст. 213 ТК РФ).

Конечно, предписание инспектора можно попытаться обжаловать. Суды обычно встают на сторону работодателей. В частности, Нагатинский районный суд г. Москвы в решении от 12.09.2014 по делу № 2–7982/2014 посчитал позицию инспекции необоснованной. Он разъяснил, что работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить медосмотры (ст. 213 ТК РФ). Правительство РФ в соответствии с ч. 2 ст. 329 ТК РФ постановлением от 19.01.2008 № 16 (далее — Постановление № 16) утвердило перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Работники, которым автомобили были предоставлены в качестве бонусов, занимали должности торговых и медицинских представителей. Они использовали транспорт компании не для перевозки грузов или пассажиров, а для передвижения, причем, как в рабочих, так и личных целях. Так как такие должности и работы не поименованы в указанном перечне, то отсутствуют основания считать, что работники являются штатными водителями и выполняют трудовую функцию по управлению транспортными средствами компании. Значит, и проходить медосмотры им не нужно.

Также суд разъяснил, что автомобили были выделены работникам как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. При этом работники могли использовать их и в личных целях. Например, для поездок с работы или на работу.

Стоит обратить внимание инспектора на приведенную позицию суда и Анны Ивановой. Но даже если он ее не примет, у компании будут хорошие шансы оспорить предписание.

У ГИТ не возникнет претензий, если машина принадлежит работникуЧтобы избежать претензий контролеров, стоит избегать схем с предоставлением работнику корпоративных автомобилей. Лучше компенсировать работнику использование личной или арендованной машины.
Претензии, касающиеся прохождения медосмотров и выполнения дополнительных функций водителей, ГИТ предъявляет только в тех случаях, когда предоставленный работнику автомобиль находится на балансе компании. Если же работник использует для выполнения трудовой функции собственный автомобиль, претензий у проверяющих возникнуть не должно. Геннадий Шиндалев подтверждает, что при использовании в работе личного автомобиля на работника не могут распространяться требования трудового законодательства о прохождении медицинских осмотров.Поэтому стоит избегать схем с предоставлением работнику корпоративных автомобилей. Схемы взаимодействия с подчиненными могут быть такими: компенсировать им стоимость аренды автомобилей или возмещать расходы за использование личных авто. Есть еще один вариант: при наличии зависимой компании или холдинговой структуры использовать перекрестное предоставление автомобилей одной компании работникам другой. Во всех этих ситуациях автомобиль не принадлежит компании-работодателю.

Позиция ГИБДД: за езду на служебном автомобиле без медосмотра работник будет оштрафован
Аргумент компании: если работник не занимается перевозкой грузов и пассажиров, проводить медосмотры не нужно

В ситуации, когда работник использует служебный транспорт в работе, но не перевозит на нем пассажиров или грузы, у работодателя, помимо ГИТ, проблемы могут возникнуть и с ГИБДД.

Ведомство, как и трудовая инспекция, считает, что работники, использующие в работе служебные автомобили, обязаны проходить медосмотры. Если инспектор установит, что работник, например, не прошел предрейсовый медосмотр, он составит в отношении него протокол по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Данная норма предусматривает ответственность за нарушение требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей транспортных средств. В итоге работник будет оштрафован на 3 тыс. руб. Отметим, оштрафовать могут и саму компанию-работодателя, а также ее должностных лиц.

Судебная практика: Начальник отдела ГИБДД оштрафовал работницу по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за то, что она не прошла предрейсовый медосмотр перед тем, как сесть за руль служебного автомобиля. В суде работница утверждала, что не перевозила пассажиров или грузы, а использовала автомобиль для передвижения в рабочих целях. Суд разъяснил, что деятельность компании-работодателя связана, в том числе, с эксплуатацией транспортных средств. Значит, работники, использующие служебные автомобили, осуществляют транспортные перевозки. При этом цель таких перевозок правового значения не имеет. В то же время все юридические лица, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны проводить предрейсовые медосмотры водителей (ст. 20 и ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Суд заключил, что работница должна была пройти предрейсовый медосмотр (решение Пермского краевого суда от 21.08.2014 по делу № 7–951/2014-21-581-2014).

То есть претензии инспекторов в первую очередь коснутся компаний, деятельность которых по ОКВЭД связана с эксплуатацией транспортных средств. Причем даже в той ситуации, когда работники ничего не перевозят. Скорее всего, на практике инспекторы ГИБДД будут предъявлять претензии и к работникам тех компаний, которые не занимаются эксплуатацией транспорта.

Представляется, что требование сотрудников ГИБДД о прохождении медосмотров всеми работниками компании, использующими служебные автомобили, незаконно. При обжаловании постановлений ГИБДД можно использовать те же доводы, что и в ситуации с предписаниями трудовой инспекции.

Позиция инспекции: если автомобиль служебный, значит, нужно оформить совмещение работником работы водителя
Аргумент компании: если автомобиль предоставлен как бонус, то никакого совмещения профессий не возникает

Трудовая инспекция считает, что любой работник, которому автомобиль предоставлен в качестве бонуса, фактически выполняет дополнительные обязанности по управлению транспортным средством. При этом инспекция не обращает внимание на то, что такой работник может являться не штатным водителем, а, например, торговым представителем или менеджером. Очевидно, что он использует служебный автомобиль не для перевозки пассажиров или грузов, а только как средство передвижения. То есть никакой дополнительной работы не выполняет.

По мнению Анны Ивановой, такая схема взаимоотношений с подчиненными не противоречит закону. Стороны вправе предусмотреть в трудовом договоре положения об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). В такой ситуации управление автомобилем осуществляется работником по его усмотрению и не является обязательным требованием для выполнения трудовой функции.

Но у контролеров иное мнение. Они считают, что за управление автомобилем работодатель обязан доплачивать подчиненным. Причем даже в той ситуации, когда транспортное средство предоставлено в качестве бонуса. И никакие доводы на контролеров обычно не действуют. Примером того может служить ряд проверок, инициированных территориальными ГИТ на основании приказа Роструда от 07.08.2013 № 175, который в свою очередь был издан во исполнение поручения заместителя председателя Правительства РФ Ольги Голодец от 25.07.2013 № ОГ-П12-5345. Отметим, что поручение и приказ касались проверок компаний сферы строительства и автомобильного транспорта. Но проверены были, в том числе, и многие компании, не относящиеся к данным отраслям, но имеющие на балансе транспортные средства.

По результатам проверок ГИТ обязала компании заключить со всеми работниками, использующими автомобили, дополнительные соглашения к трудовым договорам о совмещении профессий водителей. Также ГИТ предписала доплатить работникам за все время фактического управления автомобилями.

Некоторые компании в судебном порядке оспорили предписания инспекции. Они аргументировали свои требования тем, что служебные автомобили были выделены работникам в качестве бонусов. То есть предоставление автомобилей являлось дополнительной льготой, включенной в социальный пакет. При этом автомобили работники могли использовать не только в рабочих, но и в личных целях. Например, для передвижения по городу при выполнении трудовых обязанностей или поездок с семьей за город. Очевидно, что работник вправе использовать в данных целях и собственный автомобиль. При этом штатным водителем компании он не станет.

Работник должен возместить весь ущерб от ДТП, если в аварию на служебном автомобиле он попадет не при исполнении трудовых обязанностей. Такой вывод следует из п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Если же ДТП произойдет при выполнении трудовых обязанностей, то максимум чего сможет добиться компания, — взыскать с подчиненного средний заработок.

Данный аргумент во многом оказался удачным. Так, в одном деле суд согласился, что одного управления автомобилем для признания работника штатным водителем недостаточно. Для этого в трудовую функцию работника должно входить управление транспортным средством с целью перевозки пассажиров или грузов. В обратном случае можно говорить лишь о том, что работник использует автомобиль в качестве инструмента для выполнения основной трудовой функции.

Цитируем документ: «Если автомобиль не служит рабочим местом работника, т. е. местом, где работник обязан выполнять трудовую функцию водителя автомобиля (перевозить грузы, пассажиров ), если управление автомобилем осуществляется по личному усмотрению работника, в том числе в целях приезда на работу или в место, куда ему следует прибыть для выполнения работы , то отсутствуют основания утверждать, что работник осуществляет трудовую функцию водителя автомобиля (решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 03.04.2014 по делу № 2–727/2014).

Инспекция обжаловала данное решение суда, но Московский городской суд оставил его в силе (апелляционное определение от 18.07.2014 № 33–24668/2014).

Таким образом, при возникновении подобных споров с инспекцией в суде можно использовать следующие доводы:

предоставление автомобиля является социальной гарантией;
в трудовую функцию работника не входит перевозка грузов или пассажиров;
автомобиль не является рабочим местом сотрудника;
работник вправе использовать автомобиль как в рабочих, так и личных целях.

Конечно, разные суды могут высказывать разные точки зрения по одним и тем же вопросам. Но шанс оспорить подобное предписание инспекции высок.

Позиция инспекции: даже если автомобиль предоставлен для выполнения работы, сотрудник считается водителем
Аргумент компании: если в договоре прописана обязанность управления автомобилем, никаких доплат работнику не положено

Также инспекторы ГИТ полагают, что работники, которым предоставлены служебные автомобили для выполнения трудовых обязанностей, выполняют дополнительные обязанности водителей, поэтому должны проходить медосмотры, и им нужно платить за совмещение. Доказать обратное будет несколько сложнее, чем в ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса. Ведь в этом случае работники не могут использовать автомобили в личных целях, а, значит, это их сближает со штатными водителями.

Чтобы избежать претензий проверяющих, можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему условие о том, что для выполнения трудовых обязанностей работнику предоставляется корпоративный автомобиль, который служит лишь вспомогательным средством выполнения подчиненным своей работы. При этом в трудовую функцию работника не должны входить перевозка пассажиров или грузов. Подписывая трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, работник соглашается на все предусмотренные в них условия. То есть получается, что в его обязанности уже входит управление автомобилем. В то же время работник не выполняет какие-либо работы и не занимает должности, поименованные в Постановлении № 16. Значит, и никаких доплат ему не полагается, и он не должен проходить медосмотры.

Если условие о предоставлении автомобилей не прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, то придется доказывать, что работник использует служебный транспорт только как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. Важно доказать суду, что работник не перевозит грузы или пассажиров, а автомобиль не является его рабочим местом. В целом доводы аналогичны ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса.

Как корректно оформлять поездки сотрудника на автомобиле компании и есть ли налоговые риски при возмещении расходов ГСМ без оформленной командировки? Есть ли необходимость оформлять разъездной характер работы сотрудника, существует ли риск штрафа за отсутствие у него медосмотра?

Оформление поездок

В ТК РФ нет конкретного определения разъездной работы.

Разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации. Она должна носить постоянный характер (письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047). Постоянная работа разъездного характера не относится к служебным командировкам (ст. 166 ТК РФ).

Если в трудовом договоре с работником, чья работа носит разъездной характер, указан регион работы, то по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения в ином регионе или за рубежом оформляется командировка по ТК РФ. И при разъездной и работе, и в командировках работник может пользоваться как общественными, так служебными ТС.

В силу трудовой функции автомобиль для водителя одновременно выступает рабочим местом и техническим средством, необходимым для выполнения трудовых обязанностей. Управление автомобилем для служебных поездок не означает автоматически, что работник теперь состоит на должности водителя (определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 N 33-9894).

Если в трудовом договоре не указана должность работника как водителя, то использование служебного транспорта является не трудовой функцией, а способом исполнения трудовых обязанностей. Например, в обязанности работника входит посещение строительной площадки для контроля работ.

Вопрос о признании характера работы разъездным для конкретной должности (штатной единицы) организация должна решать самостоятельно, исходя из всех обстоятельств и трудовой функции работника. Нужно определить, есть ли у него обязанности, которые он выполняет в офисе или трудовая функция заключается исключительно в разъездах.

ТК РФ не предусматривает порядок закрепления за работником служебного автомобиля, который будет использоваться при исполнении трудовых обязанностей. В такой ситуации вопрос о необходимости изменений в трудовой договор в связи с использованием работником служебного транспорта должен решаться по усмотрению работодателя. Предоставление работнику для исполнения трудовой функции принадлежащего работодателю автомобиля не требует какого-либо специального оформления. Работник в силу закона обязан бережно относиться к этому имуществу (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Нарушение этой обязанности чревато дисциплинарной или материальной ответственностью. Поэтому потребуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником. ТК РФ это не противоречит.

Т.е. независимо от того, в каких производственных целях используется работником служебный автомобиль — командировка, разъездной характер работы, разовые служебные поездки, не признаваемые командировками — автомобиль можно закрепить за работником приказом по организации.

В указанной ситуации автомобиль не будет использоваться для перевозок грузов, пассажиров и багажа по договорам оказания услуг. Вопрос о том, обязаны ли оформлять путевой лист организации, не оказывающие такие услуги, а использующие автотранспорт исключительно для собственных нужд, на практике остается дискуссионным.

Оформление путевого листа целесообразно, поскольку облегчит организации подтверждение обоснованности затрат для целей налогообложения прибыли. Его стоит оформить независимо от того, используется ли автомобиль для поездок в командировки по распоряжению работодателя, в связи с разъездным характером работы, установленным работнику в трудовом договоре или для разовых поездок в связи с выполнением трудовой функции.

Расходы на ГСМ

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при выполнении условий ст. 252 НК РФ (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Глава 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих расходы. Документы должны быть надлежащим образом оформлены. Из них четко и определенно должно прослеживаться, какие были расходы были и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-07/19097, письмо Минфина от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований ст. 252 НК РФ, то он для целей налогообложения не учитывается (п.49 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).

При использовании автомобиля в служебных целях нужно документальное подтверждение этого. Таким документами могут быть оформленные путевые листы. Для признания обоснованной налоговой выгоды в части расходов на транспорт (ГСМ, ремонт, содержание и др.) необходимо наличие не только платежных документов, но и правильно оформленных путевых листов (определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13, Определение ВС РФ от 25.07.2017 N 305-КГ17-8890, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N А40-108772/14).

При этом не имеет значения, установлен ли работнику разъездной характер работы, направляется ли он в служебную командировку или работнику приказом руководителя разрешено использовать служебный автомобиль для совершения разовых служебных поездок, в любом случае организация должна подтвердить деловую (производственную) цель поездки путевым листом.

Для подтверждения расходов налогоплательщик вправе использовать иные документы, при составлении которых могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный ТС путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Отметка о медосмотре

Кроме того, медосмотр водителей осуществляется в целях определения пригодности работников, связанных с движением транспорта, для выполнения поручаемой работы и предупреждения профзаболеваний (п. 1 ст. 213 ТК РФ). Когда автомобилем в организации управляет водитель, работающий в организации, предрейсовый медосмотр для водителя обязателен. Отметка о прохождении досмотра должна быть проставлена в путевом листе (решения Верховного Суда Республики Коми от 04.04.2018 по делу N 21-250/2018, Верховного Суда Республики Татарстан от 26.04.2017 по делу N 77-958/2017, Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей возможен штраф для организации в размере 30 000 руб., для должностного лица — 5000 руб., для гражданина — 3000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может привлечь трудовая инспекция, расценив отсутствие медосмотра как нарушение трудового законодательства (от 1000 до 5000 для должностного лица, от 30 000 до 50 000 для организации) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Для работников, управляющих служебными ТС, но не являющихся водителями по должности и в трудовых договорах, которых не указано, что они в рамках своих должностных обязанностей должны управлять автомобилем, принадлежащим работодателю, управление ТС в данном случае будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей. Судебная практика подтверждает, что одно управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник — водитель (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).

В целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем следует считать не только лицо, выполняющее трудовые обязанности по должности водителя. Водителем ТС признается любое лицо, управляющее ТС (ст. 2 Закона N 196-ФЗ).

Из фактических обстоятельств следует, что работа такого сотрудника в том числе связана с управлением ТС. Контролирующие органы и (или) суд могут признать, что данный работник исполняет функцию водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности.

Примеры из судебной практики.

В связи с этим работодателю целесообразно обеспечить прохождение периодических медосмотров работниками, управляющими ТС организации для служебных поездок, вне зависимости от их фактической должности.

Медосмотр в целях налога на прибыль

Судебная практика свидетельствует, что отсутствие в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговиков о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

Например, в одном деле судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не является достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС, притом что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, 171, 172, 252 НК РФ (постановление АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014). Есть и противоположные примеры, когда суды приходили к выводу о нереальности операций и оформлении документов с целью увеличения расходов и получения вычетов по НДС, при этом вывод был сделан на основании анализа совокупности обстоятельств, свидетельствующих о создании формального документооборота (постановление АС Московского округа от 29.03.2017 N Ф05-3463/2017 по делу N А40-78891/2016, отказное Определение ВС РФ от 25.07.2017 N 305-КГ17-8890)

Вывод

Отсутствие отметки о проведении медосмотра при заполнении других реквизитов путевого листа не лишает организацию права на принятие в расходах для целей налогообложения прибыли затрат на ГСМ, но разногласия с налоговыми органами вероятны. Также существует административной ответственности за нарушение требований обеспечения безопасности перевозок, а также норм трудового законодательства о медосмотрах.

Читайте также: