Обязан ли работодатель составлять график отпусков

Обновлено: 23.05.2024

На 2018 год организация должна утвердить график не позднее 15 декабря 2017 года.

Как работодателю составить и утвердить график отпусков, что учесть в графике?

Работодатель и его кадровая служба при составлении графика должны:

собрать у работников информацию о желаемых датах отпусков в следующем году;
учесть особенности отпуска каждого работника, их пожелания и производственный процесс;
не учитывать в графике нерабочие праздничные дни;
запланировать в графике на 2018 год отпуска всем работникам, в т.ч. внешним и внутренним совместителям; тем, кто в отпуске по уходу за ребенком, долгое время болеет, взял длительный отпуск за свой счет. Эти работники могут в любой момент появиться на работе и будут иметь право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск. Совместителям отпуск планировать одновременно с отпуском по основной работе;
строго в рамках рабочего года планировать основной удлиненный отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда. Предоставлять такие отпуска полностью, переносить их на другой рабочий год нельзя;
учесть мнение профкома;
оформить график; проверить по каждому работнику, сколько дней отпуска он использовал в рабочем году. Если по каким-либо причинам работник не использовал отпуск или его часть, запланировать остаток в графике на 2018 год;
кадровая служба - передать график на утверждение руководителю организации.

Как кадровой службе работодателя соблюсти процедуру утверждения графика и правильно оформить реквизиты. Что учесть в графике?

Как посчитать неиспользованные дни отпуска?

Шаг 1. Посчитать, сколько лет отработал работник.

Рабочий год – это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в организации.

Стаж работы, который дает работнику право использовать отпуск, считается по рабочим годам. Первый рабочий год исчисляется со дня, когда приняли сотрудника на работу, остальные – со следующего дня после окончания предыдущего года.

Дата окончания рабочего года может сдвинуться на время, когда работник был в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет больше 14 дней в рабочем году, прогулял, отстранен от работы без сохранения зарплаты. Другие отпуска и время вынужденного прогула дату окончания рабочего года не сдвигают.

Шаг 2. Определить рабочие годы, за которые работник использовал отпуск не полностью, и сколько дней отпуска он использовал за текущий рабочий год.

Шаг 3. Посчитать количество неиспользованных дней.

Количество неиспользованных дней

отпуска за время работы

Количество дней отпуска, которые полагаются работнику за время работы

Количество дней отпуска, которые работник использовал за время работы

Что спросит государственный инспектор труда о графике отпусков по Проверочному листу № 6 у работодателя?

Какие вопросы задаст инспектор

Какие документы проверит

Издаются ли приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков?

Приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Графики

Исключаются ли нерабочие праздничные дни из числа календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска?

Предоставляются ли ежегодно отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда?

Предоставляется ли оплачиваемый отпуск, который не использовал работник, не позднее следующего рабочего года?

Утверждается ли ежегодно график отпусков?

Получается ли письменное мотивированное мнение профкома, когда утверждаете график отпусков?

Письменное мотивированное мнение профкома

Предоставляется ли ежегодный отпуск отдельным категориям сотрудников в удобное время по их заявлениям?

Приказы о предоставлении отпусков по заявлениям в удобное время. Графики отпусков

Предоставляется ли работникам часть отпуска не менее 14 календарных дней?

Получается ли письменное согласие работника при отзыве его из отпуска? Не отзываются ли сотрудники, которых от подобного вмешательства защищает закон?

Приказы об отзыве работников из отпуска, письменные согласия работников

Получаются ли письменные согласия работников, когда переносятся их отпуска на следующий рабочий год в случае, если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации?

Письменные согласия работников на перенос отпуска. Графики отпусков

Получаются ли письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией? При этом не заменяется ли денежной компенсацией ежегодный оплачиваемый отпуск беременным и несовершеннолетним?

Письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной

компенсацией. Документы по начислению

и выплате отпускных

К какой ответственности может быть привлечен работодатель за выявленные нарушения

За первое нарушение

За повторное нарушение

Вынесет предупреждение или наложит административный штраф ч. 1 ст. 5.27 КоАП

– на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

Оформит протокол по ч. 2 ст. 5.27 КоАП и передаст его в суд

2. Актуальные вопросы членов Профсоюза при составлении графиков отпусков.

1. Вопрос: Может ли работник с вредными условиями труда совмещать работу с нормальными условиями труда? Если да, то каков порядок предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда в данном случае?

Ответ: Работник с вредными условиями труда может совмещать работу с нормальными условиями труда.

За работу во вредных условиях труда предоставляется дополнительный отпуск, продолжительность которого определяется с учетом фактически отработанного времени во вредных условиях труда. Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском полностью или частично.

Обоснование: Действующим законодательством не предусмотрен запрет при работе во вредных условиях на выполнение дополнительной работы с нормальными условиями труда путем совмещения профессий (должностей).

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ устанавливает, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ). При этом поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Таким образом, на время выполнения трудовых обязанностей по дополнительной работе работник не освобождается от работы, определенной трудовым договором, то есть работа по совмещаемой должности не заменяет основной работы и осуществляется в рамках одного и того же рабочего дня.

Условия труда на рабочем месте, согласно ст. 57 ТК РФ, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Наличие вредных и (или) опасных условий труда на рабочих местах устанавливается путем проведения специальной оценки условий труда. По результатам проведения специальной оценки условий труда устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах (ч. 1, 2 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" (далее - Закон № 426-ФЗ)). В зависимости от степени вредности, установленной на основании проведенной специальной оценки условий труда, работникам предоставляются гарантии и компенсации (п. 6 ст. 7 Закона N 426-ФЗ, ч. 1 ст. 92 и ч. 1 ст. 117 ТК РФ).

Из норм законодательства о специальной оценке условий труда следует, что рабочие места, на которых работники выполняют разные трудовые функции, являются разными рабочими местами (ч. 6 ст. 9 Закона N 426-ФЗ). Соответственно, такие рабочие места подлежат самостоятельной оценке.

Вопрос о предоставлении дополнительного отпуска за работу в опасных и (или) вредных условиях труда решается с учетом результатов проведенной специальной оценки условий труда.

В соответствии со ст. 117 ТК РФ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда, на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4-й степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, указанным в ч. 1 ст. 117 ТК РФ, составляет 7 календарных дней.

В силу ч. 3 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Следовательно, работодатель с целью расчета продолжительности дополнительного отпуска обязан обеспечить точный учет фактически отработанного работником времени во вредных условиях.

Единственным нормативным актом, регламентирующим порядок расчета такого времени, является Инструкция о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20 (далее - Инструкция). Данный документ в настоящее время продолжает действовать на территории РФ на основании Определения апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 01.11.2012 № АПЛ12-651.

Аналогичную позицию высказал и Минтруд России в Информационном письме от 13.02.2013 "О порядке предоставления работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда в соответствии с пунктом 1 Постановления Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2008 г. N 870".

Согласно ст. 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.

Из п. 10 Инструкции следует, что при исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитывается все время, которое работник фактически работал в этих условиях, независимо от того, на полную или неполную ставку занят данный работник. Верховный Суд РФ в своем Решении от 26.01.2017 N АКПИ16-1035 указал, что требования абз. 1 п. 12 Инструкции, ограничивающие продолжительность подлежащего учету периода работы во вредных условиях труда, не подлежат применению. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска за работу с вредными условиями труда, по мнению Верховного Суда РФ, определяется с учетом фактически отработанного времени в данных условиях независимо от того, на полную или неполную ставку занят работник, в том числе и при условии его занятости менее 0,5 ставки.

Поскольку ТК РФ не устанавливает порядок расчета продолжительности предоставляемого работнику дополнительного отпуска за работу во вредных условиях, продолжительность заработанного отпуска рассчитывается пропорционально отработанному во вредных и (или) опасных условиях времени:

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2022 год необходимо утвердить не позднее 17.12.2021.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст.262.2 ТК РФ);
мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков: форма

График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
в графе 10 отражаются различные примечания.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

Нет КонсультантПлюс?

Оформите заявку на доставку полной версии документа

или самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации

Не позднее 17 декабря 2020 г. работодатели должны распланировать время и определить очередность предоставления работникам отпусков в 2021 году. Как составить и ознакомить работников с графиком отпусков?

Несколько слов о том, для чего нужен график отпусков. Составление графика отпусков является обязанностью работодателя и относится к числу истребуемых документов при проведении проверок соблюдения трудового законодательства.

Однако значение графика отпусков не ограничивается только возможными санкциями со стороны трудовой инспекции за его отсутствие либо ненадлежащее оформление.

Грамотно составленный график отпусков позволит работодателю запланировать предстоящие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные производственные процессы.

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент.

Как документально оформить график отпусков?

График отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2020 г. (ч.1 ст.123 ТК РФ – не позднее чем за две недели до наступления 2021 года).

Работодатель должен учитывать, что для некоторых категорий работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет, мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, почетным донорам.

Образец графика отпусков представлен ниже:

Ознакомление работников с графиком отпусков

Несмотря на то, что напрямую в ТК РФ не установлена обязанность работодателя с ознакомлением графиком отпусков, работодатель обязан довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков как локальный нормативный документ, связанный с трудовой деятельностью работников.

Трудовым законодательством не регламентирована форма ознакомления работников с графиком отпусков.

Возможно 3 варианта ознакомления работников с графиком отпусков:

1 вариант - ознакомительная подпись работника в графике отпусков.

Для этого в график отпусков вводят дополнительный столбец.

2 вариант - специальное извещение, направляемое работнику не менее чем за две недели до начала отпуска, либо служебная записка, адресованная работнику о дате начала отпуска.

Но это усложняет документооборот для работодателей с большой численностью работников.

3 вариант - Приказ об отпуске работника.

Такой вариант исключает излишний документооборот. Работник должен быть ознакомлен с приказом не менее чем за две недели до начала отпуска. То есть приказ должен быть подготовлен заблаговременно.

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграциюБитрикс с 1С ЗУП.

Изменения по графику отпусков на 2021 год

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января - на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января - на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля - понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день - с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода - с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России - с 12 по 14 июня, а День народного единства - с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

Обновите 1С:ЗУП до последней версии!

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Составляем график отпусков на 2021 год

При формировании графика отпусков нужно совершить 6 обязательны действий.

Шаг 1 - Определение работников, которые не включаются в график отпусков

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает - в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды - по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Шаг 2 - Включение в график отпусков остатков предыдущих отпускных периодов

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Шаг 3 - Учет пожеланий работников по датам и периодам отпусков

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Шаг 4 - Составление проекта графика отпусков

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Шаг 5 - Подписание и утверждение графика отпусков

Если в компании есть профсоюз, то согласно ст. 372 НК РФ график отпусков сначала нужно утвердить у него. Профсоюз рассматривает проект графика в течение 5-ти рабочих дней, а затем оформляет мотивированное решение. В нем могут указываться правки, которые либо принимаются кадровиком, либо отклоняются, и тогда назначается дополнительная консультация по этому вопросу.

Затем график отпусков утверждается у руководителя компании. При формировании документа на унифицированном бланке не нужно издавать приказ об утверждении графика, т.к. в нем уже есть гриф утверждения. Достаточно, чтобы руководитель поставил дату и подпись в правом верхнем углу графика отпусков.

Если в самостоятельно разработанной форме нет грифа утверждения, то график отпусков нужно утвердить через приказ руководителя.

Окончательный вариант графика отпусков нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до начала 2021 г., т.е. до 17 декабря 2020 г. Дата не выпадает на выходной, а потому срок не переносится.

Шаг 6 - Ознакомление работников с графиком отпусков

Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками, а также претензий со стороны трудовой инспекции, лучше ознакомить персонал с графиком отпусков. В него включаются две дополнительные графы - для подписи сотрудника и даты ознакомления.

Как вариант, можно к графику отпусков оформить лист ознакомления. В нем каждый работник будет ставить подпись и дату ознакомления с документом. Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомился с графиком отпусков, нужно составить акт по данному факту.

Даже если сотрудник отказался ставить подпись об ознакомлении с графиком отпусков, работодатель все равно должен уведомить его об отпуске за 2 недели до его начала.

Заключение

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.

Читайте также: