Обязан ли бывший работодатель предоставить информацию о бывшем работнике
Обновлено: 16.05.2024
Работодатель обязан предоставлять сотруднику документы и копии, связанные с деятельностью специалиста в компании — по статье 62 ТК. Закон не содержит закрытый перечень таких сведений, поэтому на практике возникают трудовые споры. Организация не обязана выдавать все документы, которые просит сотрудник. Рассмотрим, какие копии и выписки не может требовать работник, а какие обязаны выдать по закону.
Какие документы может запросить сотрудник?
По письменной просьбе работника организация выдает:
выписки из трудовой книжки;
копию приказа об увольнении;
копию приказа о приеме на работу или о переводе;
справку о доходах, о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
Список неполный, поэтому нужно знать, какие документы может запрашивать сотрудник помимо указанных в законе. Нередко в организации возникают споры, доходящие до судов.
Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы. Поэтому кадровый отдел может оформить выписку, указав в документе только информацию о конкретном сотруднике.
Также суды нередко встают на сторону работника, который получил отказ при запросе выписки из штатного расписания, графика отпусков, из личной карточки (Т-2).
Какие документы не вправе требовать работник?
Работодатель может не предоставлять сведения, которые не относятся к деятельности сотрудника компании.
Докладные и служебные записки
Организация не обязана выдавать по просьбе работника документы, которые связаны с расследованием дисциплинарных проступков — объяснительные, докладные, протоколы заседаний дисциплинарных комиссий и так далее. Такие документы не связаны напрямую с работой специалиста и необходимы только для служебного пользования.
Локальные нормативные акты
Речь о документах, с которыми сотрудника знакомят в период деятельности, в том числе под роспись. В некоторых организациях специалисту по запросу выдают копии таких актов. Решение мотивируется тем, что предоставляемая информация связана с работой сотрудника. К тому же специалист может ориентироваться на документы, в которых закреплены требования к его работе.
Однако суды зачастую встают на сторону работодателя, который отказывает выдавать копию локального акта. Ведь документы не содержат персональную информацию о сотруднике, к тому же работник уже был ознакомлен с содержанием акта и поставил подпись.
Документы, содержащие конфиденциальные сведения
Если сотрудник не допущен к конфиденциальной информации, выдавать ему соответствующую документацию не обязаны. Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц, работник требовать не может.
Нормативные акты министерств и приказы для организации
Работодатель имеет право не выдавать кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании. То же самое касается нормативных документов, разработанных ведомствами и министерствами. Отказ мотивируется тем, что эти документы составлялись не компанией.
Должностные инструкции других сотрудников
Если копии документов не касаются самого работника, кадровый отдел не обязан их выдавать. К примеру, работник попросил должностные инструкции всех специалистов отдела или начальника.
Как часто работник может запрашивать документы?
Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.
Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.
Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.
Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:
- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).
Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
- заявление, написанное работником;
- свой паспорт;
- доверенность.
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
от менеджера Т. Д. Красновой
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
– копию приказа о переводе на должность менеджера;
– копию трудового договора.
Как правильно заверить копии документов для работника?
В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8?2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
Инспектор службы кадров Левченко Т.?С. Левченко
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779?X).
Кто может заверять копии?Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Оформление выписки
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Секретарь Белова О. Е. Белова
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | ||||||
| Имя | Дмитрий | ||||||
| Отчество | Олегович | ||||||
| Дата рождения | 14.02.1990 | ||||||
| Образование | Среднее профессиональное | ||||||
| Профессия, специальность | техник | ||||||
| Дата заполнения | 11.05.2012 | ||||||
записи
Переведен на старшего техника.
Секретарь Белова О. Е. Белова
Подведем итог
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Разъясняет старший помощник Кунцевского межрайонного прокурора г. Москвы Лисин Н.С.
Гражданин, который ранее замещал должности государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после увольнения с соответствующей службы обязан при заключении трудового договора (гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) стоимостью более 100 000 руб. в месяц; далее - гражданско-правовой договор) сообщать работодателю сведения о последнем месте своей службы. Такой вывод следует из положений ч. 2 ст. 64.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ (далее - Закон N 273-ФЗ).
Данная обязанность налагается на тех бывших служащих, чьи должности в соответствии с положениями указанных норм включены в специальные устанавливаемые нормативными правовыми актами РФ перечни. Под ними следует понимать перечни, изданные во исполнение Закона N 273-ФЗ.
К таким перечням, например, относятся Перечень, утвержденный Указом Президента РФ от 18.05.2009 N 557, перечни, предусмотренные ведомственными нормативными правовыми актами, в частности Приказом ФССП России от 26.01.2018 N 38. Кроме того, исходя из положений п. 3 Указа Президента РФ от 18.05.2009 N 557 соответствующие перечни должностей устанавливаются на региональных и муниципальных уровнях власти и управления. Сказанное также подтверждается, в частности, положениями Указа Президента РФ от 21.07.2010 N 925.
Ознакомиться с перечнями можно в справочно-правовых системах, на официальном сайте госоргана или органа местного самоуправления, в котором бывший служащий проходил службу. Помимо этого, информацию о включении той или иной должности в конкретный перечень можно получить по запросу в соответствующем госоргане, органе местного самоуправления (пп. 1 п. 51 Методических рекомендаций по вопросам соблюдения ограничений, налагаемых на гражданина, замещавшего должность государственной или муниципальной службы, при заключении им трудового или гражданско-правового договора с организацией; далее - Методические рекомендации).
Работодатель при заключении трудового договора с указанным гражданином, замещавшим соответствующие должности, в течение двух лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-дневный срок сообщить представителю нанимателя (работодателю) по последнему месту службы этого лица о заключении договора (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 12 Закона N 273-ФЗ). Данная обязанность возникает при заключении трудового договора как по основному месту работы, так и по совместительству, независимо от размера заработной платы (п. п. 61 - 63 Методических рекомендаций, п. 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.11.2017 N 46). При этом согласно позиции Верховного Суда РФ о заключении трудового договора по совместительству необходимо сообщить, если по основному месту работы бывший служащий трудится у другого работодателя, т.е. совместительство является внешним. О внутреннем совместительстве можно не сообщать (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.11.2017 N 46).
Необходимо иметь в виду и то, что вышеназванная обязанность работодателя подлежит исполнению в течение двух лет после увольнения гражданина с государственной службы независимо от последнего места работы бывшего госслужащего и количества заключенных им за этот период трудовых договоров (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.11.2017 N 46).
Если с бывшим государственным или муниципальным служащим, замещавшим соответствующие должности, заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг), сообщать об этом на последнее место его службы нужно в следующих случаях (ч. 1, 4 ст. 12Закона N 273-ФЗ, п. 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.11.2017 N 46):
- стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) по договору превышает 100 000 руб. в месяц;
- договор заключен на срок менее месяца, но стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) превышает 100 000 руб.
Некоторые примеры неоднозначного толкования ст. 19.29 КоАП РФ и положений Закона N 273-ФЗ Верховный Суд РФ рассмотрел в Обзоре судебной практики по делам о привлечении к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 30.11.2016).
Следует отметить, что законодательно не урегулирован порядок уведомления о заключении трудового (гражданско-правового) договора с бывшими служащими в случае, когда орган, в котором они замещали должности государственной (муниципальной) службы, упразднен или реорганизован.
Власти обязывают работодателей контролировать вакцинацию и отстранять непривитых. Постановления главных санитарных врачей об обязательной вакцинации действуют уже более, чем в 20 регионах. Работодателю стоит знать, как выполнить требования Роспотребнадзора: какие документы оформить и какие справки потребовать. Эксперты рассказали, как быть, если работник отказывается от вакцинации, стоит ли учитывать тех, кто работает удаленно, и чем подтверждаются противопоказания.
Постановления главных санитарных врачей об обязательной вакцинации действуют в 21 регионе, в их числе – Москва, Московская область, Санкт-Петербург. В Москве, которая первой начала прививочную кампанию, первая часть вакцины должна быть введена до 15 июля, вторая – до 15 августа. Требования действуют для сферы услуг, например, общепита, торговли, общественного транспорта, а также госслужбы.
В регионах, которые объявили о вакцинации позже, контрольные даты другие. Их можно уточнить на сайтах Роспотребнадзора. Ответственность за вакцинацию возложена на работодателей, которые должны проконтролировать, чтобы не менее 60% сотрудников были привиты.
Работодателю стоит заранее издать приказ о необходимости прививки для всех работников, рекомендует старший юрист Forte Tax & Law Forte Tax & Law Региональный рейтинг. группа Налоговое консультирование и споры группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Корпоративное право/Слияния и поглощения 19 место По выручке × Юлия Талагаева. В Москве первая часть двухкомпонентной вакцины должна быть введена до 15 июля, и в этот срок нужно предоставить отчет о привитых. Затем ознакомить сотрудников с документом под роспись, а потом уже разбираться с каждым отдельно.
Работодатель должен потребовать у сотрудника сертификат о вакцинации.
Закон требует от работодателя подсчитывать именно вакцинированных работников, а не переболевших или имеющих антитела. Оперштаб Москвы и руководитель управления Роспотребнадзора по Москве в своих разъяснениях отметили, что антитела не мешают вакцинации.
Роструд пояснил, что положения об обязательной вакцинации не распространяются на граждан, у которых есть противопоказания к вакцинации, установленные методическими рекомендациями. В списке на сегодняшний день, например, непереносимость компонентов вакцины, возраст до 18 лет и так далее.
В оставшихся 40% как раз учитываются те, кто имеют временные медицинские отводы, те, кто переболели коронавирусом и другие на усмотрение самих организаций.
Требования о вакцинации по общему правилу распространяются и на дистанционных работников тоже, напоминает Тимошенко. В разъяснениях Роспотребнадзора по Москве написано, что такие сотрудники учитываются в числе вакцинированных.
Но здесь есть нюанс, потому что, например, московские требования распространяются только на работников, которые фактически работают, в том числе удаленно, именно в Москве, говорит Талагаева. Риска не будет, если в трудовом договоре с дистанционным работником определено его место работы в ином субъекте Федерации, где требование об обязательной вакцинации не установлено, уточняет Тимошенко.
Эта процедура проходит в соответствии со ст. 76 Трудового кодекса, которая устанавливает случаи отстранения от работы. Об этом Роспотребнадзор выпустил детальную инструкцию в своих Разъяснениях.
В случае с обязательной вакцинацией работодатель обязан отстранить сотрудника от работы на срок, установленный главным санитарным врачом региона – в Москве начиная с 15 июля, если нет первой дозы вакцины. Для отстранения нужно составить акт и указать в нем причину – отсутствие сертификата о вакцинации или справки о противопоказаниях.
Зарплата на время отстранения не сохраняется, трудовой стаж не засчитывается.
Сейчас санкции возможны в первую очередь от Роспотребнадзора, так как, не выполняя обязанность по вакцинации, работодатель нарушает санитарно-эпидемиологические требования. За нарушение требований, в том числе, если не переданы отчеты о вакцинации – в Москве предусмотрены штрафы до 1 млн руб. для юрлиц, приостановка работы компании на срок до 90 дней (подробнее см. Штрафы за срыв вакцинации в Москве: инфографика).
Статьи 8, 22 и 41 ТК предусматривают возможность дополнительных компенсаций работнику. В случае с вакцинацией возможны разные варианты: дополнительные оплачиваемые выходные, присоединение дней к отпуску, выплаты, оплата проезда, питания и т.п. Об этом говорится в письме Минтруда от 7 июня 2021 года № 14-4/10/П-4243.
Читайте также: