Обеспечить возможность хранения таблицы учета сотрудников

Обновлено: 05.05.2024

Потеря или утечка конфиденциальной информации может стать для бизнеса серьезной проблемой. Рассказываем, как этого избежать.

12 августа 2021

Бизнеса, у которого нет конфиденциальных данных, просто не существует. Даже если это маленькая компания, занимающаяся розничной торговлей, у нее как минимум есть документы с информацией о сотрудниках — а это персональные данные, утечка которых может стать причиной для претензий со стороны регуляторов. Есть банковские бумаги, которые проблематично восстанавливать в случае утраты. Есть договоры с поставщиками и подрядчиками, которые могут составлять коммерческую тайну.

Чтобы не потерять важные данные — или же чтобы они не достались посторонним, — мы рекомендуем следовать следующим советам.

1. Включите полнодисковое шифрование на всех устройствах

На устройствах, где хранятся конфиденциальные данные или через которые они передаются (то есть, по большому счету, на всех), стоит включить полнодисковое шифрование данных (FDE, Full Disk Encryption). Это обезопасит данные, если устройство попадет в чужие руки. На большинстве телефонов обеих основных платформ (iOS и Android) такое шифрование включено по умолчанию, и отключать его без острой необходимости не стоит. В системе Windows инструмент полнодискового шифрования называется BitLocker. Аналог в macOS — FileVault.

2. Не выносите конфиденциальные данные из офиса

Еще один способ, как важные данные могут попасть не в те руки — потеря или кража физических носителей: внешних жестких дисков или флешек. Оптимальный вариант — вообще не выносить их из офиса. При крайней необходимости, прежде чем записывать данные на флешку или внешний жесткий диск, зашифруйте их. Например, многие защитные решения для малого бизнеса поддерживают создание криптоконтейнеров — зашифрованных хранилищ для файлов.

3. Не передавайте незашифрованные данные через Интернет

Иногда может возникнуть необходимость переслать конфиденциальные данные через Интернет — по электронной почте или через файлохранилище. В этом случае информация потенциально может быть перехвачена, поэтому лучше всего передаваемые файлы зашифровать. Самый простой способ сделать это — заархивировать их с паролем. Такую функцию поддерживают практически все программы-архиваторы. Причем пароль следует пересылать адресату не по тому каналу, через который вы передаете сами файлы (скажем, информацию вы отправляете вложением в письме, а пароль к ней — через мессенджер, поддерживающий сквозное шифрование).

4. Удаляйте конфиденциальные данные, которые вам больше не понадобятся

Лишняя информация вряд ли когда-либо вам пригодится, а вот проблемы в случае утечки доставить может. Поэтому разумно не хранить конфиденциальные данные, которые вам больше не нужны. Удалять такие данные лучше всего при помощи специальной программы — файлового шреддера. В противном случае удаленные файлы можно восстановить. Ну или как минимум убедитесь, что вы не просто положили их в корзину, где они благополучно продолжают лежать.

5. Шифруйте бэкапы

Резервные копии делать очень важно, но они также могут послужить источником утечки. Поэтому перед созданием резервных копий конфиденциальных данных имеет смысл также поместить их в криптоконтейнер.

6. Не храните важные данные в единственном экземпляре

Если вы не хотите лишиться какой-то информации, следует хранить ее в нескольких изолированных друг от друга местах. Например, одну копию на компьютере, а вторую на внешнем жестком диске или в надежном облачном хранилище. Опять же — не забывая предварительно ее зашифровать и вообще учитывать все советы, которые мы дали выше.

7. Надежно храните пароли от архивов и криптоконтейнеров

Если вы внезапно потеряете пароль от архива с важными для бизнеса данными, то, в сущности, вы потеряете и сами данные — восстановить их будет невозможно. Поэтому разумно хранить пароли в специально созданном для этого приложении.

В состав нашего решения для защиты малого и среднего бизнеса входит, среди прочего, приложение для создания сложных паролей и надежного их хранения. В нем же есть инструмент для создания криптоконтейнеров и средство для автоматизации создания резервных копий данных. Ну и, разумеется, оно же защищает ваши компьютеры и мобильные телефоны от зловредов, которые, помимо всего прочего, могут охотиться за секретами вашей фирмы.

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Способы хранения электронных документов

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники. Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны. А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива. Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные.
Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

12 августа 2021

1. Включите полнодисковое шифрование на всех устройствах

2. Не выносите конфиденциальные данные из офиса

3. Не передавайте незашифрованные данные через Интернет

4. Удаляйте конфиденциальные данные, которые вам больше не понадобятся

5. Шифруйте бэкапы

6. Не храните важные данные в единственном экземпляре

7. Надежно храните пароли от архивов и криптоконтейнеров

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Номер личного дела из Журнала переносится:

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Пример 3. Обложка личного дела

После увольнения работника передаем документы в архив

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу

Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу

Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)

В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:

Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Читайте также: