Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку если работник впервые устраивается на работу в 2020 г

Обновлено: 19.05.2024

Правительство РФ длительное время вело обсуждение вопроса об отмене трудовых книжек. Про эксперименты Минтруда по переводу кадрового документооборота в электронный мы рассказывали ранее. С 2020 года для всех работников начинается поэтапный переход к замене привычной всем бумажной трудовой книжки на электронную.


Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.

Эти изменения предусмотрены пакетом законов, принятых в декабре 2019 года, а именно:

Оба документа, вступивших в силу с 1 января 2020 года, предполагают введение электронных сведений о работе для всех работающих на территории Российской Федерации.

Для этого ТК РФ дополняется статьёй 66.1, согласно которой не трудовая книжка, а сведения о трудовой деятельности теперь являются основной информацией о трудовой деятельности и стаже работника. Эта информация включает сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Вся вышеуказанная информация представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

Законодательство устанавливает способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме, согласно которым он может получить сведения у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Когда трудовую книжку сделают электронной

Основные изменения произойдут с 1 января 2021 года, а именно:

  • работодатели будут вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут до конца 2020 года соответствующее письменное заявление;
  • работникам, не подавшим письменное заявление, книжки выдадут на руки (работодателей освободят от ответственности за их хранение) и для них сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде;
  • для лиц, впервые поступающих на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде, а бумажная книжка оформляться не будет.

Как работодателю подготовиться к нововведениям

Учитывая, что нововведение затрагивает порядка 4,7 миллиона юридических лиц и 58,7 миллиона работников, в федеральном законе предусмотрен переходный период в течение 2020 года. Каждый работодатель обязан в течение этого времени провести следующие мероприятия:

  • внести изменения в соглашения и коллективные договоры, если они заключены работодателем;
  • принять или изменить локальные нормативные акты;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
  • уведомить каждого работника об указанных изменениях трудового законодательства.

Как уведомить сотрудников об отмене трудовых книжек

Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной книжки эту обязанность никак не отменяет.

Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.

Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажный документ на руки. При выдаче книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение ЭТК будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.

Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.

Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Какие сведения нужно передавать в ПФР для ведения электронной трудовой книжки

В связи с переходом на ЭТК с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:

  1. Страховой номер индивидуального лицевого счета.
  2. Фамилию, имя, отчество.
  3. Сведения о трудовой деятельности, в числе которых указываются:

  • наименование работодателя, сведения об изменении наименования работодателя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя);
  • регистрационный номер работодателя;

2) сведения о выполняемой работе и периодах работы:

  • сведения о приёме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения работодателя, в которое принят работник;
  • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
  • сведения о переводах на другую постоянную работу;
  • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
  • реквизиты приказов или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

3) информация о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:

  • приём на работу;
  • переводы на другую постоянную работу;
  • увольнение;
  • подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде либо о предоставлении сведений работнику в электронном виде.

Награды и благодарности не будут вноситься в ЭТК. Данную информацию было решено не вносить, поскольку наличие благодарностей и наград в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.

Сроки предоставления сведений в ПФР

В переходный период, в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки.

Но есть два нюанса. Во-первых, если эти сведения представляются впервые в отношении работника, то работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

Во-вторых, если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

В остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача заявления.

Как предоставить сведения в ПФР

Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

По какой форме предоставлять сведения в ПФР

  • с которыми заключены или прекращены служебные отношения;
  • в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
  • в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

  1. Прием на работу (службу).
  2. Перевод на другую работу.
  3. Увольнение с работы.
  4. Изменение наименования страхователя.
  5. Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
  6. Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
  7. Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как накажут за нарушения при ведении ЭТК

Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

Преимущества цифровой трудовой книжки

Основной причиной перехода от бумажного документа к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

С введением ЭТК работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

Читайте также: