Нужно ли внешнему совместителю писать заявление на переход на электронную трудовую книжку

Обновлено: 15.05.2024

Переход на электронные трудовые книжки в 2021 году осуществляется по строгому алгоритму:

Работники пишут заявление о выборе ЭТК.
Отдел кадров сдает новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.
Бумажный документ о стаже с соответствующей записью выдают сотруднику.

В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных

Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.

Законодательные нормы

Новая статья 66.1 ТК РФ регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем ЭТК отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2021 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотр данных доступен в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя или возможно получить их в виде выписки от работодателя (СТД-Р) или от Пенсионного фонда (СТД-ПФР).

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Что-то не получается?

Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.

Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2021 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Написание работниками заявлений

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.

Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.

Шаг 2. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.

Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР

В 2021 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 4. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК .

Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2020 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданин получит сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

в отделе кадров;
в ПФР;
в местном МФЦ.

Обратите внимание, что увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

О том, какие новые обязанности в связи с этим появятся у работодателей, рассказывает начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР Наталья Белянцева.

Наталья Алексеевна, почему именно ПФР станет оператором базы данных по электронным трудовым книжкам? Казалось бы, логичнее трудовые отношения отдать Минтруду.

В настоящее все работодатели на каждое работающее у них застрахованное лицо уже представляют в Пенсионный фонд сведения о периодах работы, включая периоды, дающие право на досрочное назначение пенсии. Таким образом, в Пенсионном фонде уже собрана часть сведений о трудовой деятельности граждан.

А будет у сотрудников возможность решить, нужна ли им электронная трудовая книжка? Или их и спрашивать не будут, и бумажные книжки просто отменят с определенного момента?

Переход на электронную форму трудовой книжки станет всеобщим по всем работающим, независимо от сделанного выбора на ведение трудовой книжки на бумаге или отказа от нее.

До 1 июля 2020 года работников нужно будет в письменном виде, под роспись, уведомить об изменениях законодательства. А с 1 июля по 31 декабря им дается время на то, чтобы определиться. Если работник до 1 января 2021 года подал письменное заявление о том, что ему требуется трудовая книжка на бумажном носителе, работодатель должен продолжать ее вести. Всем остальным работникам работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее хранение.

А вот для работников, которые впервые поступают на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе заводить не будут. Сразу только электронные.

Ну что ж, давайте перейдем к рассказу о новых обязанностях работодателя.

С 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников (включая сведения о приеме на работу и увольнении) нужно будет ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения о переводах и переименованиях должностей будут по-прежнему предоставляться ежемесячно, а вот данные о приеме на работу и увольнении работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Если никаких мероприятий в отчетном периоде не было, то отчетность по форме СЗИ-ТД не предоставляется. А если они были, то сведения подаются только по тем людям, к которым они относятся.

Если работников 25 и больше, сведения подаются только электронно. Сказать, что их меньше 25, не получится, мы все равно будем контролировать по другой отчетности.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает бесплатный сервис для подачи соответствующей отчетности.

Если информация подана ошибочно, ее можно аннулировать?

Конечно. Нужно подать в ПФР сведения об отмене соответствующей записи.

По совместителям отчетность тоже надо подавать?

Если с совместителем заключен трудовой договор – да. Не вносить сведения о совместительстве в трудовую книжку разрешалось тогда, когда книжки были исключительно бумажными и лежали, соответственно, только у одного работодателя из нескольких. Не хотели заставлять человека носить книжку из одной организации в другую.

А что с ответственностью за нарушения подачи сведений?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности – ответственность по КоАП РФ.

Штрафы накладывает Роструд, ПФР в данном случае выступает просто как оператор.

Если не ведется бумажная трудовая книжка, как можно получить у работодателя сведения о своей работе?

Если работнику не ведется бумажная трудовая книжка, а ему нужны сведения о работе, он должен подать работодателю соответствующее заявление. Сведения о трудовой деятельности (например, для получения кредита, визы и так далее) компания выдаст не позднее трех рабочих дней с даты получения его заявления. А при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

И какую же электронную информацию работодатель должен будет выдать работнику? Неужели содержимое всех страниц его трудовой книжки?

Нет. Выдавая данные самому работнику, вы не обязаны выдавать сведения обо всех записях в трудовой книжке. Только тех, которые относятся к вашему предприятию.

На самом деле это очень важный вопрос. Его можно сформулировать и так: какие сведения с 2020 года нужно подавать в ПФР, надо ли переписывать бумажные трудовые целиком?

Не надо. Только данные о тех событиях, которые произошли после 1 января 2020 года.

Сейчас обсуждается вопрос первичного наполнения лицевого счета данными о трудовой деятельности работника, например сведениями о последней на 1 января 2020 года записи в трудовой книжке.

Давайте подытожим еще раз. В каких источниках работник сможет получать электронные данные о своей трудовой деятельности, например при поступлении на новую работу?

Их несколько. Как уже было сказано, у работодателя по последнему месту работы. Непосредственно в ПФР. В МФЦ (центрах государственных и муниципальных услуг). Наконец, удаленно – на едином портале госуслуг (ЕПГУ).

В настоящее время сведения о состоянии лицевого счета застрахованные лица могут получить в режиме реального времени на ЕПГУ. Аналогичный порядок будет предусмотрен и для сведений о трудовой деятельности.

А не планируется ли с вводом электронных трудовых книжек отменять отчетность по форме СЗВ-М?

Пока нет. Ежемесячная отчетность СЗВ-М вводилась для того, чтобы правильно выплачивать пенсию. Чтобы работодатель не беспокоился, кто у него пенсионер, а кто – нет.

Кроме этого, есть категории застрахованных лиц, на которых будет не совпадать обязанность по представлению сведений о трудовой деятельности и ежемесячной отчетности.

Надо ли с 2020 года продолжать вести книгу учета трудовых книжек?

Бумажные книжки пока что все равно останутся, а значит и книга их учета – тоже.

Электронная трудовая книжка при совместительстве — это документ сотрудника, находящийся в ПФР. Работодатели подают в Пенсионный фонд сведения по форме СЗВ-ТД на всех застрахованных лиц, это касается и работников, занятых на таких условиях.

Надо ли уведомлять внешних совместителей о переходе на ЭТК

Работники выбирают один из вариантов отражения сведений о рабочей деятельности — в бумажной форме (ст. 66 ТК РФ) или электронном формате (ст. 66.1 ТК РФ). По правилам 439-ФЗ от 16.12.2019, работодатель обязан письменно уведомить каждого служащего о нововведениях в ТК РФ, переходе на ЭТК и праве выбора способа ведения трудовых книжек (подпункт 4 пункта 1 статьи 2 439-ФЗ). Уведомления получают, в том числе, внешние совместители: данные о внешнем совместительстве заносятся в электронную трудовую книжку через ПФР по сведениям, полученным от работодателя.

С 01.09.2021 вступают в силу изменения в порядок работы с бумажными книжками. Постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, Минтруда и Соцразвития № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда и Соцзащиты № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Взамен Минтруд выпустил приказ № 320н от 19.05.2021 о новых правилах работы с бумажными ТК. С 01.09.2021 меняются форма, порядок ведения и хранения бумажных регистров.

Роструд выпустил разъяснения по поводу трудоустройства совместителей и представил собственную позицию. Книжка находится в организации по основному месту работы. При приеме на должность на условиях совместительства этот документ не подается (ст. 65 ТК РФ). Более того, запись о совместительстве вносится только по желанию сотрудника на основании документа о приеме на работу (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, определение Московского городского суда по делу №33-6275/16 от 24.02.2016). Это означает, что уведомлять такого работника об ЭТК не требуется.

Роструд пояснил, что перевод на ЭТК — задача его основного работодателя: прием на работу внешнего совместителя с электронной трудовой книжкой осуществляется по основному месту работы, там же производится перевод документов в цифровую форму. Основной работодатель рассылает уведомления, собирает заявления и переводит работника-совместителя на новый формат подачи сведений о рабочей деятельности.

Не требуйте заявление на ведение электронной ТК от совместителя: он пишет заявку по основному месту работы. Даже если совместитель подаст заявление, оно никак не изменит отчетность в ПФР и не повлияет на форму ведения ТК в этой организации (письмо ПФР № В-6181-19/10665-20 от 05.03.2020). Но отправлять обязательные отчеты и вести кадровую документацию по этому совместителю все равно придется.

Включать ли в СЗВ-ТД внешних совместителей

С 01.07.2021 действует обновленная форма отчета СЗВ-ТД. Бланк утвержден постановлением правления ПФ РФ № 769п от 27.10.2020.

Если внешний совместитель уволился с основного места работы

Если служащий по совместительству уволился с основного места работы и переводится в вашу организацию, необходимо подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Содержание отчета зависит от формы перевода. Вот как принять внешнего совместителя с электронной трудовой работодателю:

Расторгаем договор на совместительство по заявлению сотрудника и заключаем новое соглашение по основному месту работы. В СЗВ-ТД отражаем увольнение с должности по совместительству и фиксируем поступление на основное место.
Подписываем дополнительное соглашение к основному договору: с конкретного числа работа по внешнему совместительству является основной рабочей деятельностью такого сотрудника. В СЗВ-ТД работодатель указывает перевод с совмещения на основную должность (письмо Минтруда № 14-2/В-308 от 25.03.2020).

Надо ли выдавать при увольнении СТД-Р

Нормативно порядок внесения записей о совместительстве в трудовую книжку на основании выписки из электронной трудовой описан в 439-ФЗ и ТК РФ. В ст. 66.1 ТК РФ указано, что работодатели обязаны выдавать сотруднику, совмещающему работу, заполненный СТД-Р (ч. 5 ст. 66.1). Сведения о трудовой деятельности выдаются тем способом, который указал служащий в своей заявке.

Нормативная база

Добрый день, подскажите. Работаю на основной работе по ЭТК, сейчас планирую устроится на вторую (естественно тоже по ЭТК). Если я устроюсь на вторую работу, как на основную, узнают ли об этом работодатели?

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое переход на электронные трудовые книжки

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления

Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № ):

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:
- когда принимаете сотрудника на работу;
- когда увольняете сотрудника.
Форму нужно сдать до 15 числа следующего месяца:
- когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
- когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
- когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

По какой форме следует предоставить сведения о трудовой деятельности сотрудника

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

Кто и какой формат трудовой книжки может использовать

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № ).

Какой формой трудовой книжки может пользоваться работник в зависимости от стажа

Как теперь подтвердить свой стаж и где получить о нем сведения

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки

В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.

Читайте также: