Как в табеле обозначается больничный лист

Обновлено: 14.05.2024

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Табель учета рабочего времени — важный документ. Его обязан вести каждый работодатель. Данные, включенные в табель, необходимы как для расчетов с работниками, так и для налоговых целей. А значит, сотрудники ИФНС могут запросить этот документ при проверке. Сегодня мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2021 год, и как надо его хранить. Также будет приведен образец заполнения этого документа.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н .

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Как фиксировать отработанное время

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.19 № 236 (п. 402 перечня).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В октябре 2020 г. работник представил вместе с больничным листом справку о том, что он после закрытия больничного находился на карантине (находился дома), например, с 15.10.2020 по 20.10.2020 до получения результата анализа на COVID-19. В организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Как оформить и оплатить эти дни? Возможно ли оформить отпуск без сохранения заработной платы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обязанность работодателя оплачивать время, когда работник не выполнял свои трудовые обязанности в связи с тем, что находился дома и ждал результатов анализа на коронавирус, законом не установлена.
Оформлять каким-либо специальным образом период отсутствия работников на работе в таком случае не нужно. Единственное, что необходимо сделать, это проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени (на наш взгляд, целесообразно проставить самостоятельно утвержденный работодателем код отсутствия по уважительной причине (например, "ОУП" (отсутствие на работе по уважительной причине)).

Обоснование вывода:
Право работника на получение заработной платы закреплено частью первой ст. 21 ТК РФ. Данному праву работника корреспондирует обязанность работодателя выплачивать работникам в полном размере причитающуюся им заработную плату, под которой понимается вознаграждение за труд (часть вторая ст. 22, ст. 129 ТК РФ). Кроме того, работодатель обязан предоставить работнику некоторые гарантии, например, выплатить ему в случае временной нетрудоспособности соответствующее пособие (ст. 183 ТК РФ), сохранить за работником средний заработок во время прохождения медицинского осмотра (ст. 185 ТК РФ), диспансеризации (ст. 185.1 ТК РФ) и др. Однако для рассматриваемой нами ситуации, когда работник вынужден был отсутствовать на работе по причине самоизоляции, но листок нетрудоспособности не получил, обязанность работодателя как-либо оплачивать такой период из трудового законодательства не следует.
В соответствии с п. 3 части 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ) одним из случаев обеспечения застрахованного лица пособием по временной нетрудоспособности является карантин. Согласно части 6 ст. 6 Закона N 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности в случае карантина выплачивается застрахованному лицу, которое контактировало с инфекционным больным или у которого выявлено бактерионосительство, за все время его отстранения от работы в связи с карантином. Основанием для выплаты пособия по нетрудоспособности является листок нетрудоспособности, выданный в установленном законом порядке (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Соответственно, при отсутствии листка нетрудоспособности назначить пособие работнику работодатель не вправе (смотрите, например, определение Челябинского областного суда от 10.08.2015 N 11-9478/2015).
Если работнику листок нетрудоспособности за какой-либо период не выдан и он находился дома, ждал результатов анализа на коронавирус (что подтверждается медицинской справкой), то причины его отсутствия на рабочем месте в этот период, на наш взгляд, следует рассматривать как уважительные. Оформлять каким-либо специальным образом период отсутствия работников на работе в таком случае не нужно. Единственное, что необходимо сделать, это проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.
Напомним, согласно части третьей ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Время отсутствия работника на рабочем месте также должно быть зафиксировано в табеле учета рабочего времени. В рассматриваемой ситуации работодатель использует одну из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На титульном листе формы N Т-12 (далее - Табель) приведены условные обозначения отработанного и неотработанного времени. При этом, как следует из Указаний по заполнению этой формы, отметки в Табеле, в том числе о причинах неявок на работу, производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое и пр.). В день отсутствия работника на работе работодатель, если он не обладает подтверждающими причину отсутствия работника на работе документами, проставляет в табеле учета рабочего времени буквенный код "НН" (или цифровой "30"). После получения от работника листка нетрудоспособности работодатель меняет отметку. Для периода нетрудоспособности, за который назначается пособие, в Табеле предусмотрен код "Б" (или "19").
Если работник был временно нетрудоспособен без назначения пособия в предусмотренных законодательством случаях, в Табеле проставляется код "Т" (или "20"). Отметим, что в законе нет определения понятия "временная нетрудоспособность". Как правило, под временной нетрудоспособностью понимают временную невозможность работника исполнять трудовые обязанности, в частности, в связи с болезнью, травмой, необходимостью ухода за больным членом семьи или карантином. По смыслу норм Закона N 255-ФЗ не все дни, указанные в больничном, всегда оплачиваются работнику. Например, работнику не оплачиваются календарные дни, приходящиеся на периоды, указанные в ч. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ, кроме того, для ряда случаев законом установлено максимальное число дней, за которые выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Продолжительность выплаты пособия в каждом случае определяется на основании правил, закрепленных в частях 1-7 ст. 6 Закона N 255-ФЗ. Также, например, работнику-совместителю листок нетрудоспособности может быть выдан только по основному месту работы, уважительность причины отсутствия работника на работе по совместительству в таком случае подтверждается путем предоставления копии листка нетрудоспособности, заверенной работодателем по основному месту работы, пособие совместителю в такой ситуации не назначается (смотрите п. 17 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). Как видим, могут иметь место случаи, когда за дни нетрудоспособности не назначается пособие. На наш взгляд, для таких случаев в унифицированных табелях учета рабочего времени предусмотрен код "Т".
Как мы уже говорили выше, для карантина ограничение по числу оплачиваемых дней нетрудоспособности не установлено. Поскольку к 15 октября листок нетрудоспособности был уже закрыт, на наш взгляд, говорить о временной нетрудоспособности работника в период ожидания результатов анализов не совсем корректно. Полагаем, в такой ситуации для обозначения факта отсутствия работника на работе в табеле учета рабочего времени целесообразно проставить самостоятельно утвержденный работодателем код отсутствия по уважительной причине (например, "ОУП" (отсутствие на работе по уважительной причине) или "ОИ" (отсутствие на работе по причине изоляции)).
Требовать от работника оформления отпуска за свой счет работодатель не вправе (смотрите ответ Роструда). Инициатором отпуска без сохранения заработной платы может быть только работник. Во всех случаях для предоставления такого отпуска необходимо его письменное заявление (части первая и вторая ст. 128 ТК РФ). Заявление должно быть подано работодателю до начала отпуска, оформление отпуска без сохранения заработной платы задним числом не допускается (смотрите, например, ответ Роструда, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").

2 ноября 2020 г.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Обозначения в табеле учета рабочего времени зависят от того, какой бланк использует организация: унифицированный или разработанный самостоятельно. О том, какие обозначения использовать, смотрите в материале далее.

Как отмечать праздничные дни, что значит код ОЗ и какие буквенные сокращения использовать в табеле учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени непременно ведется каждым работодателем (ст. 91 ТК РФ). Фирма имеет право использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 или разработать бланк документа индивидуально для личного пользования.

Для учета явок/неявок сотрудников на титульном листе формы Т-12 предусмотрен буквенный и числовой шифр обозначений в табеле учета рабочего времени. Изучим наиболее распространенные условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

1. Буквенные шифры, связанные с отработанными временными промежутками:

Я — явка, срок, отработанный трудящимся согласно его рабочему графику;
РВ — период, отработанный в нерабочие дни;
С — сверхурочный временной отрезок, который проработал работник сверх его обычной продолжительности трудовой деятельности по графику;
Н — работа в ночной временной промежуток согласно законодательству (с 22:00 до 06:00);
К — командировка, в которую направляется сотрудник по приказу руководства фирмы;

2. Буквенные шифры, связанные с отсутствием на рабочем месте:

НН — отсутствие трудящегося по невыясненной причине;
ПР — прогул;
З — забастовка;
Б — болезнь;
ОТ — период основного ежегодного отдыха;
ОД — дополнительный отпуск;
ОЗ — безоплатный отпуск;
Р — отпуск по БиР;
ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.

Всего в форме Т-12 перечислено 36 унифицированных шифров.

Бланки и образцы унифицированных форм скачайте в материалах:

Что делать, если условного обозначения в табеле нет?

Если фирма использует самостоятельно разработанный бланк, то кодировка обозначений в табеле учета рабочего времени может быть абсолютно любой.

Обозначения в табеле учета рабочего времени фиксируются методом сплошной записи по каждому трудящемуся либо отображаются только отклонения.

Рассмотрим алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.

В табеле имеются специальные графы, в которых отображается информация, касающаяся отклонений от нормальных условий работы, к примеру, выход в нерабочие дни или ночное время суток. Отдельно суммируется и выносится время и его кодировка, касающаяся невыходов сотрудника на работу, к примеру, прогулы, отпуск по уходу за ребенком и др.

Все графы табеля имеют свое прямое назначение:

В графе 1 проставляется порядковый номер.
Графы 2 и 3 используются для идентификации сотрудника по Ф. И. О. и табельному номеру.
Графы с 4 по 6 используются для проставления отработанного или неотработанного времени по дням месяца и в сумме.
В графах с 7 по 9 проставляется время, отклоняющееся от нормальных условий труда, к примеру, работа в праздничные и выходные дни или ночные часы, сверхурочное время.
В графах с 10 по 12 отображается информация по неявкам, в том числе в них указывается буквенная кодировка, а также количество пропущенных дней или часов.

Также в унифицированных формах предусмотрены спецкоды для оплаты труда.Подробнее о них читайте здесь.

Итоги

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени — это сокращения, призванные в кратком виде отображать временные периоды явки или неявки на работу сотрудников. Перечень унифицированных обозначений содержится в форме Т-12. Фирма также вправе использовать условные сокращения, разработанные самостоятельно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Не всегда сотрудник работает полный месяц. Он может отсутствовать по причине болезни. В этом случае принципиально важно знать, как обозначить больничный лист в табеле для корректного расчета заработной платы.

Рабочее время работников и все отклонения по нему отражаются в табеле учета рабочего времени. Статья 91 ТК РФ (абз.4) обязывает работодателя вести его. Всем причинам отсутствия и явке работника присвоен уникальный код, который может иметь буквенное или цифровое обозначение.

После отмены обязательности применения унифицированных форм (Т-12, Т-13), этот документ каждая организация может разрабатывать самостоятельно. Однако большинство предприятий используют привычные формы, лишь немного изменяя их.

Важно! Организация, которая не ведет учет рабочего времени, может быть привлечена к административной ответственности с применением штрафных санкций (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как отражаются дни больничного

Для обозначения дней нетрудоспособности предусмотрено два кода. Их применение зависит от того положено ли за это время пособие. Если оно выплачивается, проставляется отметка "Б" или "19". Когда компенсация не полагается, отражается код "Т" или "20". Ситуации, когда пособие не выплачивается, установлены ст. 9 Закона № 255-ФЗ от 29.12.2006:

за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска;
за период отстранения от работы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если за этот период не начисляется заработная плата;
за период заключения под стражу или административного ареста;
за период проведения судебно-медицинской экспертизы;
за период простоя, за исключением случаев, предусмотренных частью 7 статьи 7 настоящего Федерального закона.
наступление временной нетрудоспособности в результате установленного судом умышленного причинения застрахованным лицом вреда своему здоровью или попытки самоубийства;
наступление временной нетрудоспособности вследствие совершения застрахованным лицом умышленного преступления.

Организация сама выбирает, какие обозначения (буквенные или цифровые) она будет использовать. Код проставляется напротив фамилии работника в верхней строчке - в тех днях месяца, в которых человек болел (отражены в больничном листе). В конце каждой половины месяца в табеле суммируются количество рабочих дней. При закрытии периода фиксируются отклонения в днях и часах.

Табель может заполняться двумя способами:

Сплошным - ежедневно отмечается "состояние" сотрудника.
По отклонениям - вносятся только отметки об отклонениях от обычного графика (отпуска, простои, больничные, командировки и т.д.).

Человек заболел и не вышел на работу, но не предупредил об этом. В таких ситуациях в табеле проставляются "НН" или "30". Так отражается отсутствие по неизвестным причинам. В последующем, когда человек принесет листок нетрудоспособности, коды меняются на "Б" (19) или на "Т" (20).

Работник открыл больничный во время ежегодного отпуска - отпуск продлевается на то количество дней болезни, которое на него выпало. В отдельных случаях, по соглашению сторон, отпуск переносится на другое время. В табеле код отпуска "ОТ" (09) заменяют на соответствующий код больничного. Таким образом, решается вопрос о продлении отпуска, если работник предварительно предупредил о совпадении или предоставил больничный.

Когда работник самостоятельно продлил свой отпуск, не предупредив об этом, дни отсутствия отмечаются кодом "НН" (30). Исправления вносятся после представления листка нетрудоспособности.

Важно! Ежегодный отпуск не продлевается, если больничный был оформлен для осуществления ухода за ребенком или иным родственником.

Сотрудник может обратиться в поликлинику и в выходной (праздничный) день. Если самочувствие больного не позволяет выйти на работу после выходных, больничный открывают в тот же день.

Часть 8 статьи 6 закона 255-ФЗ говорит следующее:

"Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованному лицу во всех случаях, указанных в частях 1 - 7 настоящей статьи, за календарные дни, приходящиеся на соответствующий период, за исключением календарных дней, приходящихся на периоды, указанные в части 1 статьи 9 настоящего Федерального закона".

Значит, в табеле больничным кодом отражаются все дни болезни, включая выходные.

Как быть, если работник отработал смену и вечером обратился к врачу? В этом случае код "Б" проставляется со следующего дня, чтобы не было наложений одного события на другое.

По внутреннему совместителю табель ведется отдельно по каждой должности, которую он занимает. Больничный фиксируется по всем строкам.

Рассмотрим образец табеля учета рабочего времени с больничным на примере.

Работник заболел в свой выходной день и отсутствовал на работе в течение 10 дней. О своей болезни он предупредил отдел кадров, и 19 сентября (первый рабочий день после болезни) принес листок нетрудоспособности.

За все 10 дней в табеле ставится отметка "Б". В графе 10 бланка также проставляется "Б". В графе 11 количестве дней (часов) болезни, в нашем случае – 10 (80).

Как производится корректировка табеля

Есть два способа внесения исправлений, в зависимости от того закрыт ли отчетный месяц или нет.

Если период еще не закончился, то заполняется новый бланк с учетом изменений. При корректировке табеля в специализированной программе, изменения вносятся в электронный документ.

Как ставится больничный в табеле, когда месяц уже закончен? Корректировка производится следующим образом:

неверные данные зачеркиваются одной линией;
сверху или рядом ставится верный код;
исправления заверяются датой и подписью ответственного лица.

Справка! Допускается поясняющая запись на свободном месте, например, "Исправлению "НН" на "Б" за 2 - 6 марта верить".

Для своевременного и правильного отражения больничного листа и других отклонений, организации необходимо назначить ответственное лицо для ведения табеля.

Читайте также: