Нужно ли контролировать работу консультанта агентства какие отчеты он должен предоставить заказчику

Обновлено: 05.05.2024

В работе компаний порой возникают ситуации, когда компетенции штатного бухгалтера оказывается недостаточно для решения задачи, а прибегать к аутсорсингу нерентабельно и нецелесообразно. В таких случаях помогает бухгалтерский консалтинг. Расскажем, что это за услуга, кому она подходит, сколько может стоить и какие мероприятия включает.

Кому и когда требуется бухгалтерский консалтинг

Бухучет и налогообложение — сферы деятельности, в которых непросто разобраться неподготовленному специалисту. Подчас и перед опытными бухгалтерами встают трудновыполнимые задачи. Законодательные нормы, регулирующие эти отрасли, постоянно меняются, что вносит дополнительную путаницу в и без того сложную работу. При этом не каждая компания может себе позволить иметь в штате бухгалтерский отдел или отдать эту часть деятельности на аутсорс. Как руководителям небольших предприятий решать затруднительные и спорные вопросы, связанные с налогами и бухучетом?

Итак, в каких же случаях могут потребоваться консультации по бухгалтерскому и налоговому учету?

Ситуация 1: в штате нет бухгалтера. Компаниям, работающим в малом и среднем бизнесе, часто невыгодно нанимать постоянного сотрудника. Для него нужно выделить рабочее место, регулярно выдавать ему зарплату, премии, оплачивать больничные и отпуска. Аутсорсинг бухгалтерского отдела тоже обходится недешево. В целях экономии руководители компаний с небольшими оборотами нередко предпочитают вести бухгалтерский учет и отчетность самостоятельно. Но, поскольку это не является их профильной специальностью, решение многих вопросов может представлять сложность и ошибки в этом случае далеко не редкость. Бухгалтерские услуги по аудиту и консультации помогут избежать проблем.

Ситуация 2: штатный бухгалтер есть, но руководство сомневается в его компетентности. Найти грамотного специалиста, который будет непрерывно следить за последними изменениями в мире бухучета и налогового законодательства, не так уж просто. Это вовсе не значит, что в случае таких сомнений действующего бухгалтера непременно нужно уволить. Поиски нового сотрудника отнимут массу времени, а результат заранее гарантировать невозможно. Не исключено, что у штатного специалиста есть перспективы, но иногда его работу необходимо контролировать. Для этого и нужны консультации по бухгалтерскому учету.

Ситуация 3: компания столкнулась в работе с непривычными формами деятельности, например открывает новое направление или берет в лизинг оборудование. Даже грамотный и ответственный бухгалтер, столкнувшись лицом к лицу с нестандартной задачей, рискует растеряться. Консультант поможет вашему сотруднику убедиться в правильности своих действий, а при необходимости подскажет, как оформить документы.

Ситуация 4: ожидается налоговая или другая проверка, в связи с чем руководство компании хочет дополнительно убедиться в том, что с бухгалтерскими документами все в порядке.

Ситуация 6: в штат принят новый бухгалтер. При этом может оказаться, что предыдущий сотрудник выполнял свою работу неудовлетворительно. В этом случае требуется полностью восстанавливать бухучет и без услуг опытных специалистов не обойтись.

Но консультации по ведению бухгалтерского и налогового учета могут понадобиться не только в описанных выше ситуациях. Услуга пригодится любому руководителю, который хочет быть уверен в правильности отчетности. Компании, специализирующиеся на бухгалтерском консалтинге, имеют большой опыт в этом деле и отлично разбираются в юридических тонкостях налогового законодательства. Прибегнуть к их услугам имеет смысл всем, кто хочет добиться более эффективного ведения бухучета и законным путем уменьшить налоговые выплаты.

На заметку

Крупные компании, как правило, располагают собственным финансовым отделом или заказывают полное сопровождение, поэтому они в консалтинге по бухгалтерскому учету нуждаются редко. Обычно услуга требуется небольшим предприятиям, занятым в малом и среднем бизнесе. Это могут быть ИП и ООО, работающие в разных сферах: центры по оказанию IT-услуг, логистические компании, заведения общественного питания, салоны красоты и другие.

Виды консультационных услуг

Компании, предлагающие бухгалтерские консультации для юридических лиц, оказывают широкий перечень услуг. Они различаются как по форме сотрудничества с клиентами, так и по видам деятельности. Бухгалтерские консультации могут быть:

разовыми (например, компании требуется однократно провести аудит бухучета);
периодическими (клиент приобретает абонемент на несколько обращений);
постоянными (заключается договор на бухгалтерские консультации с определенным сроком действия, например на год, — в течение этого периода специалисты компании непрерывно консультируют клиента по вопросам бухучета и налогообложения).

Какой вариант сотрудничества выбрать, зависит от потребностей компании-клиента. Если стоит задача подготовиться к налоговой проверке — достаточно будет разовой консультации, а при необходимости контролировать работу штатного бухгалтера имеет смысл заключить договор на длительное обслуживание.

Бухгалтерский консалтинг — это крупная сфера деятельности, внутри которой можно выделить несколько направлений услуг.

Выработка учетной политики предприятия. Так называется совокупность методов ведения бухгалтерского и налогового учета, принятая в конкретной организации. Консультанты составляют приказ об учетной политике, который включает две части. Положения для бухучета определяют, например, как рассчитывать отчисления по амортизации основных средств, как учитывать расходы по доставке материалов, по какой стоимости списывать выбывшие материально-производственные ресурсы. Вторая часть приказа об учетной политике, касающаяся налогового учета, регламентирует способ признания расходов и доходов (начисление или иное), создание резервов и так далее.

Расчет оплаты труда персонала. Виды зарплаты и способы ее начисления различаются в разных организациях. Они зависят от сферы и специфики деятельности компании, применяемой кадровой политики. Самые распространенные системы начисления зарплаты — повременная (по окладу или тарифу) и сдельная (процент от результатов труда). В дополнение к этому существуют премии, надбавки, доплаты за сверхурочные часы и работу в выходные дни. Кроме того, бухгалтер должен рассчитывать вычет НДФЛ, взносы в ПФР и другие социальные фонды.

Контроль работы бухгалтерии. Должность главного бухгалтера по степени ответственности не уступает руководительской. Помимо высокой профессиональной компетенции и опыта, она требует добросовестности и честности. Случается, что руководитель или собственник по той или иной причине не имеет должного доверия к главбуху. От ошибок не застрахованы даже самые компетентные специалисты, поэтому аудит бухучета никогда не бывает лишним. Имеет смысл проводить его до сдачи отчетности в контролирующие органы, а также раз в год для подведения итогов.

Проведение сверки с налоговиками. Любой налогоплательщик имеет право запрашивать в налоговом органе сведения о статусе своих расчетов с бюджетом. Сверки позволяют понять, существуют ли у компании долги по налогам, есть ли переплаты, не допущены ли ошибки какой-либо из сторон. Порой бухгалтеры не знают, как правильно прочитать акт сверки. Бывает и так, что возникают сложные нестандартные вопросы, для решения которых штатным сотрудникам не хватает опыта. В таких случаях помогают бухгалтерские и налоговые консультации.

Проверка налоговой отчетности. Ее проводят с разными целями, например: взять крупный кредит или принять участие в тендере, а для этого нужно доказать банку или заказчику, что у компании нет проблем с налогами. Контроль налоговой отчетности выполняется и в рамках проверки работы бухгалтера. Независимые консультанты помогут убедиться в том, что декларации составлены правильно. Еще одна цель налогового аудита — выявить слабые места в отчетности и законным путем снизить выплаты в ФНС.

Сопровождение налоговых проверок. Опыт профессионалов поможет должным образом подготовиться к мероприятию, вовремя устранить ошибки и недочеты в документации. При необходимости консультанты также могут представлять интересы клиента в ФНС.

Сколько стоят услуги бухгалтерского консалтинга для бизнеса?

Но прежде скажем о факторах, от которых зависит цена. Основные из них:

Масштабы деятельности компании и количество совершаемых бухгалтерских операций. Для маленькой фирмы, которая проводит 20 документов в квартал, стоимость обслуживания, естественно, будет ниже, чем для крупного предприятия, выполняющего в десять раз больше проводок за тот же период.
Система налогообложения. Если фирма на УСН, бухгалтерское обслуживание дешевле, чем при ОСНО.
Наличие первичной документации. Цена консультирования увеличится, если внешним специалистам придется составлять ее самостоятельно.

Бухгалтерские услуги и консультации дороже для тех компаний, которые:

пользуются валютными счетами;
ведут расчеты в неденежных формах;
совершают операции с ценными бумагами;
имеют филиалы;
работают на международном рынке.

Кроме того, стоимость обслуживания зависит от варианта сотрудничества. Долгосрочные партнерские отношения выгоднее, чем разовые консультации: каждая услуга в рамках пакета дешевле, чем по отдельности.

В среднем по рынку Москвы цены на бухгалтерское консультирование примерно следующие:

регистрация ООО — 7000 рублей;
регистрация ИП — 3000 рублей;
подготовка и сдача нулевой отчетности для фирмы, совершающей не более 100 операций в месяц, — 20 000 рублей за квартал;
то же для компании, которая делает 200 проводок в месяц и более, — 35 000 рублей за квартал;
восстановление бухучета — от 30 000 рублей;
разовая консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению — от 2000 рублей [1] , [2] .

Консультирование по вопросам бухучета не излишество, а необходимость, особенно для ООО и ИП, в штате которых нет собственного бухгалтера. Специалисты, оказывающие такие услуги, обладают высокой квалификацией и большим опытом работы с предприятиями из разных сфер бизнеса, хорошо знают специфику законодательства в этой области. А если провести сравнительный анализ стоимости, станет понятно, что консультационное обслуживание для компании дешевле, чем содержание штатного бухгалтера на окладе.

Куда можно обратиться за консультацией профессионалов

«К консультантам по бухгалтерскому учету обращаются для того, чтобы воспользоваться знаниями профессионалов. Очевидно, что квалификация и опыт — одни из главных критериев выбора. Доверять стоит консалтинговой компании, которая работает не первый день, следит за изменениями в законодательстве, регулярно повышает профессиональный уровень специалистов, ведет не только консультационную, но и активную практическую деятельность.

Для каждого клиента мы разрабатываем индивидуальную модель сотрудничества. Обязательная часть сопровождения — внутренний аудит. Он проводится регулярно и позволяет убедиться в том, что документация компании соответствует изменениям в правовых актах.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

4. Система контроля доступа

Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

5. Мониторинг передвижений

Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.

Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.

1. Kickidler

Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.

Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.

В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.

Цена: зависит от предполагаемой длительности использования. Есть предложение от $2,78 в месяц (пакет на три года) до $170 (длительность использования не ограничена) для одного компьютера. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней, но в ней сильно ограничен функционал: можно наблюдать только за 6 сотрудниками, нет записи экрана и дистанционного управления компьютерами.

2. Crocotime

Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.

Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.

3. StaffCop

Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.

Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.

4. ManicTime

Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.

Цена: за бессрочное использование для одного пользователя $67. Есть возможность использовать программу бесплатно, в этом случае будут доступны только автоматическое отслеживание времени и статистика.

5. Yaware.TimeTracker

Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.

Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.

6. Hubstuff

Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.

Цена за версию с максимальным количеством функций – $20 в месяц, но можно использовать программу и бесплатно. В бесплатной версии есть возможность вести учет времени и делать ограниченное количество скриншотов.

7. TimeCamp

Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.

Цена с максимальным набором функций – $10 в месяц, урезанный функционал (без возможности бюджетирования, составления расписания и сохранения скриншотов) для одного пользователя бесплатен.

8. Toggl

Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.

Цена: за премиум-версию на месяц – $20, за стандартную – $10. Если покупать доступ на год, то цена составит $18 и $9 соответственно. Есть бесплатная версия для команд, в которых меньше 5 сотрудников. В ней нет возможности проводить аудит рабочего времени, сохранять отчеты, разбивать проекты на более детальные списки.

«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.

Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.

Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.

Система учета рабочего времени: за и против

Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.

Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.

Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

1. Нужно ли контролировать работу консультанта агентства? Какие отчеты он должен предоставить заказчику?

2. Какие методики привлечения персонала используются на вашем предприятии? Опишите их сильные и слабые стороны.

3. Предприятие по производству наукоемкой продукции ставит своей целью выпуск нового изделия. Срок на его разработку - 1 год. За это время необходимо сформировать дополнительное подразделение, обеспечивающее выпуск этой продукции: инженеры-конструкторы - 2 человека, инженеры-исследователи - 2, руководитель бизнес-единицы - 1, экономист по ценам - 1, программисты - 2, технолог-нормировщик - 1, токари - 12, фрезеровщики - 10, комплектовщики - 5. Руководитель предприятия обращается к вам и просит рекомендовать методы привлечения персонала. Что вы ему посоветуете и чем аргументируете свой ответ?

Глава 5 Технологии первичной диагностики и отбора кандидатов

5.1. Телефонные переговоры. Техника телефонного интервью с кандидатом

произвести первичную оценку - выяснить сведения о кандидате, его ценностях, мотивах;
заинтересовать вакансией и пригласить на собеседование;
собрать информацию о потенциальных кандидатах;
сформировать у собеседника позитивное мнение о себе и о компании.

Алгоритм телефонного интервью с кандидатом

1. Попросите подозвать к телефону нужного человека.

2. Если звоните на работу, не объявляйте цель своего звонка - то, что хотите переговорить по поводу вакансии, не оставляйте о себе никакой информации.

3. Убедитесь, что разговариваете с тем, кому вы звонили.

4. Сообщите цель звонка и уточните, удобно ли разговаривать человеку в данный момент. Если нет, договоритесь на другое время.

5. Задайте вопросы, которые помогут понять, подходит ли кандидат по первичным требованиям вакантной должности.

о причинах готовности поменять работу;
о наиболее предпочтительных для кандидата обязанностях;
об ожиданиях по оплате;
о профессиональном опыте.

7. Приведите доводы в пользу встречи в офисе.

8. Согласуйте все необходимые нюансы.

Предупредите кандидата о том, что, возможно, ему придется заполнить анкету, попросите принести с собой резюме, фотографию, другие документы. Продиктуйте адрес и убедитесь в том, что он правильно записал все данные.

У человека, с которым вы поговорили, должно остаться впечатление, что к нему отнеслись очень внимательно и уважительно. Это является повседневной косвенной рекламой вашей компании.

Следующий шаг в вашей работе - обработка первичной информации о кандидатах.

5.2. Организация системы сбора первичной информации о кандидатах и ее предварительная обработка

Оформление резюме. Его внешний вид может дать представление о внимательности, аккуратности кандидата, понимании им важности деталей, а также о том, хочет ли он произвести хорошее впечатление.

Полнота информации. Сообщает ли кандидат все необходимые сведения или избирательно умалчивает о некоторых важных событиях (например, длительных перерывах в работе, причинах ухода с предыдущего места, освобождении от службы в армии и т. п.).

Продолжительность работы на одном месте. Часто ли кандидат менял место работы или длительное время трудился в одной компании.

Рекомендации. Указывает ли соискатель имена последних работодателей, которые могли бы дать ему рекомендации.

Релевантность предыдущего опыта. Предыдущий успешный опыт аналогичной работы может свидетельствовать о способностях кандидата справляться с теми обязанностями, которые вы хотите ему поручить. Но все же не стоит отклонять кандидатуру соискателя только по той причине, что он не имеет опыта, точно соответствующего данной должности. Обращайте внимание на релевантные, близкие к требующимся навыки, которые легко трансформируются в нужные. Иногда разумнее затратить время на обучение потенциально сильного кандидата, чем нанять такого, который имеет аналогичный профессиональный опыт, но не обладает хорошими внутренними способностями и не владеет рабочей этикой.

Анализ позиции и размера оплаты. Попытайтесь определить размер последней компании, где работал или работает кандидат, ее вид деятельности, чтобы выяснить значимость позиции, которую занимал или занимает соискатель. Например, руководитель подразделения может иметь в подчинении как триста человек, так и одного. Размер прежнего оклада даст представление о финансовых ожиданиях претендента.

Кроме изучения резюме, необходимо проанализировать результаты телефонного разговора, зафиксировать свои выводы. Если у вас имеются другие данные - рекомендации, анкета, сведения об учебе и т. д. - постарайтесь записать всю необходимую информацию.

5.3. Рекомендации по анализу предварительной информации и документов

1. На основании результатов обработки первичной информации о кандидатах необходимо отобрать несколько человек для собеседования. Это является главной целью ваших действий на данном этапе. Вместе с непосредственным руководителем будущего сотрудника определите критерии, категорически неприемлемые для данной работы. На основании этих данных проведите первичный "отсев" кандидатов.

2. Обязательно фиксируйте результаты первичной обработки информации для того, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей юридического характера. Например, вы откажете молодому специалисту на достаточно объективных основаниях, а ему покажется, что вы предвзято и субъективно отнеслись к его кандидатуре. Эта ситуация может привести к судебному иску.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

ЖУРНАЛ ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Количество вакантных мест ____________________________________

Ф.И.О. непосредственного руководителя_________________тел. ___________

Заявка № _______ от "__"___________200 г.

Ответственный за подбор _____________________________________

Подписи экспертов, руководителя и ответственного: _______________________

Дата "_"___________200 г.
ВОЗМОЖНЫЕ ОШИБКИ

1. Попытка заменить личное собеседование телефонными переговорами.

2. Принятие окончательного решения на основании анализа резюме.

3. Пренебрежение к необходимости фиксировать результаты первичной обработки информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Попросите своих коллег составить резюме и займитесь обработкой данных. Результаты занесите в "Журнал первичной обработки информации". Обсудите результаты с коллегами.

Глава 6 Техника собеседования при отборе и найме кандидатов

6.1. Подготовка к собеседованию

Проведение интервью - это самый ответственный этап подбора персонала, играющий ключевую роль в принятии окончательного решения даже в тех случаях, когда наряду с ним используются и другие методы оценки. Поэтому необходима серьезная и основательная подготовка к собеседованию.

Интервьюер должен иметь четкое представление о вакантной должности, о которой будет идти речь во время разговора: обязанности, задачи, методы и средства их решения, объем работы, ответственность, права, служебные взаимоотношения, условия и место работы.

Кроме того, специалист, который будет беседовать с будущим сотрудником, должен располагать следующими сведениями:

1. Информация о компании (название, форма собственности, история, размеры, профиль, продукция и показатели ее объема, место на рынке, корпоративная культура).

2. Сведения о подразделении, в которое подбирается работник, о его руководителе и групповых нормах поведения в коллективе.

3. Профессиональные и личностные требования к кандидатам, желательный предыдущий опыт; данные о работе сотрудника, занимавшего эту должность прежде.

4. Компенсационный пакет (заработная плата и порядок ее начисления, премии, страховки, предоставление автомобиля, возмещение затрат на использование личного транспорта, питание и др.).

5. Возможности повышения квалификации, профессионального и должностного роста.

Необходимо назначить время собеседования, подготовить подходящее помещение, анкету, которую заполнит кандидат перед разговором, изучить его резюме и наметить ключевые вопросы. Интервьюеру должны быть известны порядок, процедуры и сроки оценки представленных претендентов, а также личностные особенности тех людей, которые будут принимать решение о найме.

Кто-то верит чуть ли не в волшебную силу карьерных консультантов, кто-то, наоборот, относится к ним скептически — приблизительно как к астрологам и хиромантам. А кто-то не знает, кто это и чем они могут быть полезны. Кто же это, в каких случаях стоит идти к ним за советом, а с какими запросами они вряд ли помогут?

Представьте, что вам предстоит решить непростую карьерную задачу. Например, найти новую работу при наличии каких-то сложностей (когда вы ищете работу в новом городе или впервые после очень долгого рабочего стажа в одной и той же компании или просто в период, когда рынок труда лихорадит), разрешить конфликт с коллегой или спланировать переход на руководящую должность. Кто сможет дать вам ценный совет, оказать поддержку и поделиться ценной информацией? Мы привыкли обсуждать такие ситуации с близкими или друзьями. Но, кроме эмоциональной поддержки, они редко могут дать объективную обратную связь. В таких ситуациях лучше работать с экспертами в области карьеры — карьерными консультантами. Это советники по трудоустройству, развитию карьеры — они могут проконсультировать, дать нужную информацию, подсказать подходящее направление развития, отрепетировать возможные сценарии собеседований.

Чем может помочь карьерный консультант

История первая: про карьерный рост. У Алексея была мечта — до 30 лет обязательно стать руководителем. Он прочитал множество книг про управление, регулярно анализировал совещания и стиль управления своего начальника, но на счастливые перемены рассчитывать не приходилось. Алексея ценили как хорошего менеджера по продажам, а команда отличалась стабильностью — вакантных мест не появлялось. Алексей обратился к карьерному консультанту. Тот помог составить несколько вариантов резюме, потренировал его в прохождении собеседований на управленческие позиции и дал рекомендации по поиску работы. На поиски нового места ушло полтора месяца. Алексей получил хорошее предложение с точки зрения задач, дохода и своих возможностей — ему поручили небольшую команду в пять человек. Сейчас, спустя три года, Алексей управляет уже филиалом с более ста сотрудников в подчинении.

История вторая: про поиск работы. Нина обратилась к карьерному консультанту с проблемой: увольнение случилось 8 месяцев назад, а найти новую работу всё не получалось. Еще студенткой 4-го курса института Нина устроилась в известную российскую компанию и 12 лет работала только там: прошла путь от продавца-консультанта до главного менеджера по развитию сети. Карьерный консультант помог проанализировать опыт Нины, выделить наиболее интересные задачи и составить список наиболее подходящих работодателей. Нина стала относиться к поиску работы осознанно и получила сразу несколько предложений. Выбирала из них тоже взвешенно. Новым местом довольна.

Чего от профессионального карьерного консультанта ждать не стоит

В любом случае карьерное консультирование — не волшебная таблетка. Консультант помогает разобраться в себе, своих желаниях, взглянуть на ситуацию со стороны, сформулировать цели и наметить пути их достижения. Но нужно будет серьезно поработать над всем этим и самому.

Как выбрать карьерного консультанта

Предложений услуг карьерного консультирования сейчас много. Как разобраться — перед вами серьезный профессионал или кто-то, кто решил заработать на чужих карьерных проблемах?

Светлана Смольникова рекомендует обратить внимание на следующие моменты:

Этот проект будет полезен, если вы:

ищете работу впервые;
желаете повысить эффективность поиска;
сомневаетесь в дальнейших карьерных перспективах и ищете новые решения;
хотите всегда оставаться востребованным специалистом и знать, что важно работодателям.

Чтобы получить поддержку эксперта, просто задайте вопрос. Подробнее об этом — в этой статье.

Читайте также: