Нужна ли печать на электронном больничном

Обновлено: 07.05.2024

Расскажем о том, как изменится порядок открытия и оплаты больничных в 2022 году.

Что такое проактивные выплаты по больничным листам и пособиям

С 1 января 2022 вступает в силу Федеральный закон от 30 апреля 2021 года № 126-ФЗ. Он вносит изменения сразу в два Федеральных закона: 125-ФЗ и 255-ФЗ.

Согласно новому закону, с 2022 года вводится проактивный формат выплат. Это значит, что ФСС будет оплачивать больничные работникам на основании закрытых электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Роль работодателя при этом сводится к минимуму: он должен только отправлять в Фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчёта выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике ФСС сможет запросить у ПФР, ФНС, и ЗАГСов.

Общая схема взаимодействия при назначении пособий будет выглядеть так:

Фонд соцстрахования может выслать извещение о предоставлении недостающих данных. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.

Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.

Этапы документооборота между работником, страхователем и ФСС

Пособие по временной нетрудоспособности

ФСС может запросить у работодателя сведения о:

стаже;
зарплате;
районном коэффициенте;
ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;
периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;
периодах отсутствия на работе.

При этом первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель.

Пособие по беременности и родам

Пособие по беременности и родам полностью оплачивает ФСС.

Единовременное пособие при рождении ребёнка

ФСС узнаёт о факте рождения ребёнка из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать.
ФСС проверяет через ПФР сведения о трудоустройстве родителей, а через единую государственную информационную систему соцобеспечения — о назначении или неназначении пособия. Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию.
ФСС может потребовать у работодателя уточнить районный коэффициент. Эту информацию необходимо передать в течение двух рабочих дней с даты получения запроса.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком

Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС.

Штрафы за невыполнение требований ФСС

За нарушения при передаче сведений для начисления пособий установлены следующие санкции:

Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 рублей за каждый документ.
Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 рублей и не меньше 1 000 рублей.
Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 рублей.

Суммы излишне начисленных пособий взыщут либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации.

Как оформлять новые больничные в 2022 году

лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну,
лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты

Представители ФСС России отмечают, что в случаях, когда нетрудоспособность наступила в 2021 году, закончится она в 2022 году, а работнику был выдан бумажный больничный, такой больничный в 2022 не нужно менять на электронный. Если же в 2022 году листок нетрудоспособности не закрыт, а выдаётся его продолжение, такое продолжение будет сформировано уже в электронном виде.

Электронные больничные формируются в МИС либо региональной ГИСЗ, либо с помощью программы, которую предоставляет ФСС бесплатно. Для открытия больничного пациент должен предъявить паспорт и СНИЛС.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Электронные больничные листы существуют с 2017 года и имеют такую же законную силу, как обычный бумажный листок нетрудоспособности. В настоящее время они получают все большее распространение, поскольку имеют целый ряд преимуществ. Разберёмся подробнее.

Электронный больничный

ФЗ-255 от 29/12/06 статьей 13 утверждает порядок установления и выплаты пособий по болезни, связанных с рождением и уходом за малышами.
Об электронном больничном в ней сказано следующее:

выдается только с письменного согласия гражданина;
размещается в специальной информационной системе;
должен подписываться ЭЦП.

К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник же получает только кодовый номер листа, а не сам документ на руки, как в бумажном варианте.

На практике принят следующий порядок работы с электронным БЛ:

врач открывает больничый, оформляет документ;
по окончании лечения (наблюдения), в иных соответствующих случаях документ закрывается им;
гражданину сообщается уникальный номер документа;
номер передается нанимателю;
фирма делает запрос о наличии больничного листа в ФСС;
в документ вносятся со стороны работодателя необходимые сведения;
ФСС оплачивает больничный лист.

Оплата происходит, как и по бумажному больничному листу, прямыми выплатами из ФСС (в регионах действует пилотный проект) либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).

Электронный документ по форме ничем не отличается от бумажного варианта, имеет те же поля для заполнения данными.

скачать бесплатное ПО и зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования;
установить собственное ПО от проверенного поставщика (например СБИС) и работать с Фондом через него.

Для работы с электронным больничным работодателю можно использовать логин и пароль сайта госуслуг, через который в свою очередь открывается доступ в личный кабинет фирмы. Интерфейс кабинета позволяет не только заполнять и отправлять в дальнейшую обработку больничные листы, но и отслеживать их прохождение в фонд, вовремя исправлять обозначенные системой ошибки, отслеживать статус БЛ.

Важно! У работодателя нет обязанности внедрять электронные больничные листы. Если медучреждение предлагает гражданину получить такой документ, необходимо уточнить у работодателя техническую возможность работы с ним. Если работодателю предоставлены данные об электронном больничном со стороны работника, а возможности обработать его нет, необходимо обратиться в мед. организацию с просьбой о замене на бумажный вариант (письмо ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11/08/17).

Электронные больничные выдают как государственные, так и частные клиники.

Оформить и получить

Как видим, от работника, на которого больничный оформляется электронно, многого закон не требует. Он должен уточнить возможность обработки документа кадровой службой фирмы, дать письменное согласие на это, получить из поликлиники или больницы номер и сообщить его по месту работы.

Вместе с тем, поскольку повсеместного распространения такая форма документа пока не получила, у застрахованных возникают вопросы, связанные с электронным БЛ. Обратим внимание на наиболее характерные из них:

Госуслуги и дистанционное оформление

О возможности отследить больничный через сайт госуслуг мы говорили выше. Нужно сказать и о еще одной возможности, которая предоставляется гражданам в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой. Она касается застрахованных граждан, прибывших из стран, где обнаружена коронавирусная инфекция, и членов их семей, вынужденных соблюдать карантин.

Потребуются скан-копии таких страниц паспорта:

с фото и иными данными на ней;
содержащая отметки о пересечении границы.

Больше гражданам предпринимать ничего не нужно, в том числе и передавать номер листка работодателю. Все взаимодействие с ним возьмет на себя ФСС, а затем перечислит деньги по реквизитам. Такой порядок публикуют чиновники на сайте ФСС. При этом портал госуслуг уточняет, что если из личного кабинета подается заявление за другого человека, необходим скрин его согласия, а сам документ может представлять собой простую письменную форму.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

С января 2022 года бумажные листки нетрудоспособности полностью заменят электронные аналоги. Работодатели обязаны будут обеспечить прием и оплату электронного листка нетрудоспособности, а также информировать своих работников по всем вопросам, связанным с новым форматом больничных.

Шаг 1. Приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Только этот вид подписи можно использовать при работе с ЭЛН[1]. УКЭП оформляется на должностное лицо, которое будет работать с ЭЛН. Выдают УКЭП удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.

Шаг 2. Установить программу взаимодействия с ФСС России

Выберите программное обеспечение, при помощи которого будет происходить обмен информацией с ФСС России. Есть несколько способов стать участником информационного взаимодействия:

1. Создать личный кабинет страхователя на сайте фонда[2].

Шаг 3. Назначить ответственного по работе с ЭЛН

Ответственного за работу с ЭЛН назначают приказом. Только в этом случае уполномоченное лицо может подписывать ЭЛН своей электронной подписью[6]. Ответственным может быть бухгалтер, главный бухгалтер или непосредственно руководитель компании.

Шаг 4. Разработать порядок работы с ЭЛН

Четкий порядок действий важен и для работников, и для ответственного за работу с ЭЛН. Чтобы избежать конфликтов, порядок можно:

• закрепить в каком-либо локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка);

• оформить в виде отдельной инструкции или

При разработке регламента обратите внимание на следующие моменты:

• работник сообщает работодателю номер ЭЛН любым доступным способом: по телефону или электронной почте. Какие-либо распечатки или талоны предъявлять не надо;

– не оформляется заявление на получение пособия;

– работник не дает письменное согласие на оформление ЭЛН[7];

– уменьшится срок передачи в ФСС России сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — составит три рабочих дня[8].

Сейчас на это отводится пять рабочих дней (считаем с даты, когда работодатель узнал о закрытом больничном);

• если работодатель передаст в ФСС России неверные сведения и это приведет к излишнему начислению пособия, ему придется возместить переплату[9].

Для работников можно разработать памятку, которая будет подсказывать, что им следует делать при открытии больничного листа в электронном виде:

Памятка для работника

1. Сообщить работодателю номер ЭЛН любым способом (указать, кому работник может сообщить этот номер, по какому телефону или на какой адрес электронной почты).

Ответственность за нарушения, допущенные в работе с ЭЛН

Можно сказать, что переход на электронные больничные листки полностью завершился. Окончание переходных этапов венчают новые штрафы[10], которые вводятся с января 2022 года:

ВОПРОС В ТЕМУ
Что делать, если работник принесет бумажный больничный после 1 января 2022 года?

[1] Пункт 16 Правил взаимодействия медучреждений, ФСС России и работодателя (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567; в ред. от 20.11.2018); п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утв. Приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н (далее — Порядок № 925н).

В 2021 году можно использовать как бумажный, так и электронный больничный. А вот с 2022 больничные будут оформлять только в электронном виде.

Рассказываем, почему электронный листок нетрудоспособности намного удобнее, чем бумажный, как работать с электронными больничными и как на них перейти, если вы до сих пор этого не сделали.

Что вы узнаете

Законодательство об электронных больничных

Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ — позволил получать больничные листы в электронном виде.

Постановление Правительства РФ от 16.12.17 № 1567 — регламентировало порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций.

Приказ от 01.09.20 № 925н — утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа.

Преимущества электронных больничных

Бумажный больничный — это специальный бланк, его заполняет врач и отдает работнику.

Электронный больничный лист — это запись в базе ФСС. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью и дает сотруднику только номер.

Использовать электронные больничные намного удобнее, чем бумажные:

Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать, так как листы заверяются электронной подписью и СБИС сверяется с ФСС.
Можно заполнить автоматически и проверить на ошибки: СБИС сам подставит в больничный номер СНИЛС, страховой стаж, размер дневного заработка и другие сведения о сотруднике из вашей учетной системы.
Не нужно приносить лично в ФСС, вести учет листков и архив.
Информация сразу попадает в ФСС, что ускоряет процесс получения выплат.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Схема работы с электронными больничными

Работник, получив у врача номер электронного больничного, сообщает его работодателю.
Бухгалтер в СБИС создает больничный и вводит его номер. ФСС присылает больничный.
СБИС сделает расчет, если надо, загрузив данные из учетной системы, сформирует реестр сведений и передаст его в ФСС вместе с больничным.
Работник получит пособие напрямую из ФСС.

О том, как удобно работать с электронными больничными в СБИС, смотрите в нашем видеоролике.

Электронные больничные в 2021 году

С 1 января 2021 года прямые выплаты заработали во всех регионах, подробнее в статье. Работодатели, как и раньше, оплачивают первые три дня больничного, допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом и пособие на погребение. Порядок расчета больничных при прямых выплатах такой же, как при зачетной системе. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты предъявления номера ЭЛН (255-ФЗ ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15).

В 2021 году появились новые правила выдачи больничных (приказ Минздрава № 925н от 01.09.2020). Теперь можно:

продлевать бумажный больничный электронным, и наоборот;
оформлять электронный больничный дистанционно (при угрозе распространения опасных заболеваний);
оформлять один электронный больничный для нескольких работодателей при совмещении.

А также закрепили правила исправления ошибок в ЭЛН: меняем данные и повторно отправляем в ФСС с указанием причины, документ утверждается электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.

Полный расчет от больничного до зарплаты

Рассчитывайте зарплату прямо в СБИС — система автоматически заполнит табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитает премию и зарплату, сформирует проводки и платежки или ордера для выплат.

Обязательные электронные больничные с 2022 года

В конце апреля Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ с поправками, которые закрепили обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года. Оформляться на бумаге больничные будут только в отдельных случаях, их список утвердит Правительство. По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного, форму позже утвердит ФСС.

О том, как изменится работа бухгалтера после отмены бумажных больничных, читайте в нашей статье.

Как начать работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера

Для работы с электронными больничными вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подключите любой тариф СБИС Отчетность через интернет, чтобы получать и передавать информацию по оплате электронного больничного. Если у вас есть эта лицензия — вам уже доступна работа с электронными больничными листами.
Оповестите сотрудников.

С 2022 года получать согласие работников будет не нужно. Сведения о больничных будут передаваться работодателю автоматически. Сотруднику не нужно будет сообщать номер своего больничного.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Электронный документооборот с ФСС

Помимо электронных больничных, ФСС все больше процессов переводит в цифру. Так Фонд разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО). Сейчас по СЭДО ФСС может:

проинформировать работодателя о новом больничном листке;
прислать извещение о представлении недостающих документов по прямым выплатам страхового обеспечения (ПВСО).

Все это уже можно получать в СБИС: уведомления о новых больничных и извещениях из системы ПВСО сразу попадут в ваш личный кабинет. Вы точно ничего не пропустите и не получите штраф.

Можно ли использовать одну квалифицированную электронную подпись на нескольких компьютерах?

Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.

Нет, регистрация необязательна.

Получение информации об ЭЛН может быть осуществлено страхователем тремя способами:

Что такое личный кабинет страхователя?

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

получение данных ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника;
просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников с целью проведения профилактических мероприятий.

Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС. Подробнее

Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

После закрытия больничного сотрудник должен сообщить его номер своему работодателю. Сделать это он может любым удобным способом: передать распечатку, по телефону, в мессенджерах и т. д.

Как и где можно проверить подлинность больничного листа?

СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.

Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?

Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.

Все мы знаем, как нужно бережно относиться к больничному листу на бумаге. Его нельзя ни в коем случае ни порвать, ни испачкать и даже ни сложить пополам. А ведь он и в сумку женскую не всегда помещается. Документ очень капризный. Но в нем гарантия денежной компенсации за право привести свое здоровье в порядок дома или в лечебнице. Вот поэтому так и приходится с ним обращаться.

А не проще ли в нашу электронную эру попросить врача выписать электронный больничный? Ведь он такой же законный, как и бумажный. Но пока, правда, не везде выдается — многие поликлиники, больницы и предприятия еще не успели подготовиться к этому. Дело в том, что для оформления электронного листка и медицинские учреждения, и работодатели обязаны заключить договор с Фондом социального страхования (ФСС), установить подходящие сервисы и обзавестись электронными подписями. Электронный больничный лист работает только тогда, когда к его оформлению готовы обе стороны, обязанные заполнять документ в своей части. Такая взаимная устремленность к электронному взаимодействию необходима, но не достаточна. Для выдачи электронного больничного требуется еще и желание пациента в письменной форме.

Если выздоровевший гражданин заявляет о том, что он хочет больничный лист в электронном виде, доктор открывает такой документ и вводит в него всю необходимую информацию. Кстати оформление электронного больничного протекает значительно комфортнее, чем бумажного. Ведь в процессе допускается исправлять ошибки. А то обстоятельство, что выписывающийся пациент на руки ничего не получает, тоже имеет свои плюсы — документ никогда не мнется и не теряется.

Как подготовиться к оформлению электронного больничного

Чтобы можно было заполнять электронные листы нетрудоспособности работников компания или индивидуальный предприниматель должны подписать соглашение с отделением ФСС в том регионе, где у них бизнес на учете, и приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП), если ее еще нет. Далее нужно зарегистрироваться на Госуслугах (система ФСС обязательно ее запросит). Для этого сначала рекомендуется зарегистрировать руководителя организации как физическое лицо и подтвердить его личность.

Для подтверждения можно прибегнуть к различным способам:

— обратиться в Центр обслуживания с паспортом и СНИЛС;

— получить код подтверждения личности по почте;

— подтвердить персональные данные удаленно, заверив их усиленной квалифицированной электронной подписью.

Такую ЭП можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре Такском. Затем через подтвержденную запись директора создать на Госулугах учетную запись организации или индивидуального предпринимателя. А после этого зарегистрироваться в личном кабинете страхователя на официальном сайте ФСС.

Как сообщить кадровику об электронном больничном

Специалист кадровой службы, в свою очередь, должен обработать электронный листок в личном кабинете страхователя или в своей учетной программе и передать бухгалтеру. Сведения, отмечаемые в электронном больничном, как правило, не отличаются от тех, которые вносят в бумажный лист. Их перечень закрепляется внутренним локальным актом. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН), устанавливается руководством компании.

Где хранится электронный больничный лист

При этом электронные больничные рекомендуется распечатывать — их может запросить налоговая инспекция во время проверки по страховым взносам. Но поскольку взносы на пособия по нетрудоспособности не начисляются, подписывать распечатанные на бумаге ЭЛН не требуется. Также ИФНС могут интересовать приложения к больничным листам с расчетами пособий.

Кто участвует в оплате электронного больничного

Оплачивается электронный лист нетрудоспособности точно так же как и бумажный. Компания компенсирует пособие за первые три дня болезни, ФСС — за все остальные. ФСС оплачивает ЭЛН с первого дня только в определенных случаях: если у работника было профзаболевание или несчастный случай на производстве; он протезировался в специализированном стационаре; долечивался в российском санатории после стационара и по его направлению; брал больничный по уходу за членом семьи; находился на карантине с посещающим детский сад ребенком в возрасте до семи лет или с другим недееспособным членом семьи.

Назначается пособие в течение 10 календарных дней с даты появления электронного листа в личном кабинете страхователя. Выплачивается в ближайшую зарплату.

Работник принес электронный больничный лист, а компания не готова его принять: что делать

Случается и такое — сотрудник понятия не имел о том, что компания не подключена к системе электронного взаимодействия с ФСС, но очень хотел больничный в электронном виде и оформил его. Ничего страшного в этом случае нет. Просто нужно попросить его сходить в медучреждение еще и за бумажным дубликатом, поскольку он выдается только по просьбе пациента.

Несмотря на то, что оформить электронный больничный вправе каждый работник, отслеживать свои листки нетрудоспособности могут только те, кто зарегистрировался на Госуслугах. Для того чтобы работнику контролировать начисления по больничному пособию, ему нужно создать на портале подтвержденную учетную запись по тому же алгоритму, что и учетную запись директора.

В электронном больничном бухгалтер видит вместо диагноза коды

Узнавать у работника, чем он болел вовсе не нужно. Для того чтобы правильно рассчитать пособие достаточно кода причины нетрудоспособности, указанного в электронном больничном листе. Например, код 01 означает заболевание. Он используется для большинства болезней и говорит о том, что выздоровевшему работнику положена полная выплата пособия в зависимости от стажа. Код 02 указывает на травму, в связи с которой работник не может ходить на работу. Он только исключает травмы, полученные на производстве. Для этого служит код 04. Карантин — 03, отпуск по беременности родам — 05 и так далее. Всего кодов — 12. Перечень кодов утвержден приказом Минздравсоцразвития России № 624н от 29.06.2011. Коды вместо диагноза имеют свое преимущество. Ими проще оперировать и вовсе не нужно расшифровывать, как правило, непонятный почерк врача.

Читайте также: