Начисления на выплаты по оплате труда как рассчитать

Обновлено: 16.05.2024

В Организации осуществлен расчет и начисление заработной платы за май месяц по следующим сотрудникам:

Таб. №	Ф.И.О. сотрудника	Подразделение	Отработано дней	Отработано часов	Начислено	Вычеты по НДФЛ
1	Комаров Владимир Сергеевич	АУП	20	159	60 000	—
4	Машук Ксения Валерьевна	Производство	20	159	35 000	—
9	Гордеев Николай Васильевич	Гараж	7	56	12 250	1 400
Итого	107 250	1 400

Одновременно исчислен НДФЛ и рассчитаны страховые взносы.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ		Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Дт	Кт	Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
Начисление заработной платы и страховых взносов
31 мая	26	70	72 250	72 250	72 250	Начисление зарплаты (общехозяйственные затраты)	Начисление зарплаты
	20.01	70	35 000	35 000	35 000	Начисление зарплаты (производственные затраты)
	70	68.01	13 761	13 761	Удержание НДФЛ
	26	69.01	2 095,25	2 095,25	Начисление взносов в ФСС (общехозяйственные затраты)
	20.01	69.01	1 015	1 015	Начисление взносов в ФСС (производственные затраты)
	26	69.03.1	3 684,75	3 684,75	Начисление взносов в ФФОМС (общехозяйственные затраты)
	20.01	69.03.1	1 785	1 785	Начисление взносов в ФФОМС (производственные затраты)
	26	69.02.7	15 895	15 895	Начисление взносов в ПФР (общехозяйственные затраты)
	20.01	69.02.7	7 700	7 700	Начисление взносов в ПФР (производственные затраты)
	26	69.11	144,5	144,5	Начисление взносов на НС и ПЗ (общехозяйственные затраты)
	20.01	69.11	70	70	Начисление взносов на НС и ПЗ (производственные затраты)

Начисление заработной платы и страховых взносов

Нормативное регулирование

Исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Дата фактического получения доходов в виде оплаты труда — последний день месяца, указанный в поле Зарплата за документа Начисление зарплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ). Она будет отражаться по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Изучить подробнее Формирование формы 6-НДФЛ

НДФЛ исчисляется в полных рублях. Сумма свыше 50 коп. округляется до рубля, менее 50 коп. — отбрасывается (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Страховые взносы исчисляются по итогам каждого календарного месяца исходя из начисленной суммы и тарифов страховых взносов. (п. 1 ст. 431 НК РФ).Сумма страховых взносов определяется в рублях и копейках (п. 5 ст. 431 НК РФ).

Учет в 1С

Начисление заработной платы отражается документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Начисление зарплаты .

В шапке документа указывается:

Зарплата за — Май: месяц, за который рассчитывается заработная плата.
Подразделение — не заполняется, поскольку в нашем примере начисление заработной платы осуществляется сразу по нескольким подразделениям.

По кнопке Заполнить в табличной части автоматически отражаются все сотрудники, по которым есть данные для начисления зарплаты с уже рассчитанными данными.

Какие действия необходимо выполнить, если при автоматическом заполнении в документ не попал сотрудник или не корректно отразились суммы?

Если документ при автоматическом заполнении заполнен некорректно, то необходимо проверить:

С какого периода трудоустроен сотрудник: смотрим в справочнике Сотрудники поле Дата приема . PDF
Поле Подразделение . Если оно в документе заполнено, то проверяем: трудоустроен ли по документам в 1С сотрудник в этом подразделении, были ли кадровые перемещения. Смотрим в справочнике Сотрудники поле Подразделение и кадровые перемещения по ссылке Кадровые документы . PDF
Была ли начислена ранее заработная плата другим документом (документ Начисление зарплаты был создан ранее). Это можно проверить с помощью отчета Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате .

Если помимо автоматического расчета необходимо ввести дополнительно начисление или удержание, то необходимо воспользоваться кнопками Начислить PDF и Удержать PDF.

Сотрудник — сотрудник, по которому начисляется заработная плата. Выбирается из справочника Сотрудники .
Дни — количество дней согласно Производственному календарю .
Часы — количество отработанных часов согласно Производственному календарю .
Начислено — общая сумма начислений по сотруднику. По ссылке в графе Начислено в дополнительной форме отражается подробное описание всех начислений по сотруднику.

В нашем примере используется только Оплата по окладу, но если есть другие начисления, то они также отобразятся. При необходимости графы Дни , Часы и Начислено можно откорректировать вручную.

В мае 2018 года при пятидневной рабочей неделе (40 ч.) предусмотрено 20 рабочих дней, 159 часов.

Сотрудники Комаров В.С. и Машук К.В. трудоустроены ранее 01 мая.

Сотрудник Гордеев Н.В. трудоустроен 23 мая 2018 года, поэтому у него 7 рабочих дней и 56 часов согласно производственному календарю.

Оклад сотрудника Гордеева Н.В. — 35 000 руб.

Начислено за май — 35 000 руб./ 20 дней * 7 дней = 12 250 руб.

По остальным сотрудникам оклад начислен в полной сумме: у них вся норма по дням выполнена.

НДФЛ — общая сумма НДФЛ удержанная из заработной платы. По ссылке в графе НДФЛ в дополнительной форме отображается расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период, а также указаны предоставленные вычеты.

Сотруднику Гордееву Н.В. предоставлен вычет на детей в размере 1 400 руб.

НДФЛ = (12 250 – 1 400) * 13% = 1 410,50 (округляем до 1 411 руб.).

Рассчитанная нами сумма соответствует той, что указана в 1С.

Взносы — общая сумма исчисленных взносов по сотруднику. По ссылке в графе Взносы в дополнительной форме отображается расчет взносов по сотруднику в разрезе каждого вида взноса.

Рассмотрим расчет взносов по Гордееву Н.В. (доход — 12 250 руб.):

Приведенный нами расчет соответствует расчету, выполненному в 1С. Это значит, что расчет взносов в программе выполнен верно.

Если помимо НДФЛ у сотрудников в табличной части есть прочие удержания, например, по исполнительному листу, то в документе отображается графа Удержания . В нашем примере удержаний нет, поэтому данная графа по умолчанию скрыта в табличной части.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 26 (20.01) Кт 70 — начисление заработной платы.
Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ и удержание его из заработной платы.
Дт 26 (20.01) Кт 69.01 — начисление взносов в ФСС.
Дт 26 (20.01) Кт 69.03.1 — начисление взносов в ФФОМС.
Дт 26 (20.01) Кт 69.02.7 — начисление взносов в ПФР.
Дт 26 (20.01) Кт 69.11 — начисление взносов на НС и ПЗ.

Проверить начисленные налоги взносы можно с помощью отчета Налоги и взносы (кратко) в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате — Налоги и взносы (кратко) . PDF

Документальное оформление

Расчетные листки по сотрудникам можно распечатать с помощью отчета Расчетный листок в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок . PDF

Расчетную ведомость по форме Т-51 можно распечататьс помощью отчета Расчетная ведомость (Т-51) в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетная ведомость (Т-51) . PDF

6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ начисление заработной платы отражается в:

стр. 020 — 107 250, сумма начисленного дохода;
стр. 030 — 1 400, сумма предоставленных вычетов;
стр. 040 — 13 761, сумма исчисленного налога.

стр. 100 — 31.05.2018, дата фактического получения дохода;
стр. 130 — 107 250, сумма фактически полученного дохода.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ заполнится только после фактической выплаты сотруднику, т. е. после создания документа Списание с расчетного счета .

Выплата заработной платы

Настройки зарплаты: 1С
Учетная политика по НУ: Страховые взносы
Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете
Изменение данных о начислении заработной платы
Перечисление НДФЛ и взносов

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

С 2021 года поменялись правила расчета зарплаты. Про то, как рассчитывается заработная плата, будет полезно знать не только бухгалтерам, но и обычным работникам, чтобы понимать, что им начисляются корректные суммы. Разбираемся вместе в изменениях на 2021 год.

Смысл нововведений

Поменялся порядок определения МРОТ (минимального размера оплаты труда), оказывающего непосредственное влияние на зарплату и множество прочих выплат — льгот, пособий и так далее. МРОТ является величиной, меньше которой заработная плата работника опускаться не может, тем не менее, данная сумма рассчитывается без учета налогов и сборов.

До 2021 года МРОТ определялся на основе стоимости потребительской корзины. По новым правилам данная привязка больше не действует — отныне МРОТ определяется по медианной зарплате. Это заработная плата, при которой половина граждан России имеет доход больше этой величины (медианы), а половина — меньше.

В 2020 году МРОТ составлял 12130 рублей в соответствии с федеральным законодательством. На сегодняшний день действует новый Федеральный закон от 29.12.2020 года №473 об изменении методики расчета МРОТ (в соответствии с медианной зарплатой). С 1 января 2021 года МРОТ увеличен и составляет 12792 рубля.

За полностью отработанный месяц зарплата работника не может быть меньше МРОТ, в противном случае, сотрудник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию. Тем не менее, существуют определенные исключения, при которых получение заработной платы меньше минимума является законным — скажем, если работник устроился на неполную ставку либо сидел на больничном, а, значит, не отработал положенную временную норму.

Также в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки, относящиеся к расчету зарплат дистанционных работников.

Как будет рассчитываться зарплата в 2021 году

В большей части ситуаций зарплата рассчитывается по окладу. Для расчета без пропуска дней принимаются четыре главных параметра:

базовая ставка оклада;
НДФЛ;
количество отработанных по факту дней;
премии и надбавки (в случае, если они начисляются в соответствии с фактически отработанным временем).

Для расчета зарплаты можно применять формулу:

((Оклад / Количество рабочих дней за месяц) х Фактически отработанные дни) + Премии и надбавки) – 13%.

Посмотрим, как это работает, на конкретном примере.

Пример расчета

Попробуем рассчитать заработную плату на основе традиционной 5-дневной рабочей недели и оклада 30000 рублей. Сделаем расчет за апрель 2021 года:

Определим число рабочих дней за месяц. Сделать это можно на основе производственного календаря. В апреле 2021 года — 22 рабочих дня.

Оклад делится на число рабочих дней за месяц: 30000 рублей / 22 дня = 1363 рубля.

Затем получившуюся сумму (ежедневную ставку оклада) умножается на количество фактически отработанных дней. К примеру, человек из 22 дней взял 2 дня отгула за свой счет. Выходит: 20 дней х 1363 рубля = 27260 рублей.

Данная сумма — выплаты до удержания НДФЛ по ставке 13%.

Считаем, сколько сотрудник фактически получит на руки: 27260 рублей — 13% = 23716 рублей.

По законодательству работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату не реже, чем раз в 2 недели (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Конкретные даты выплаты могут определяться трудовым договором либо внутренними нормативными актами трудового распорядка, однако при этом заработная плата должна выплачиваться не позже 15 календарных дней со дня завершения периода, за который она начислена.

Как же быть, если за полностью отработанный месяц заработок работника оказался меньше МРОТ? Как упоминалось ранее, данное нарушение законодательства и приводит к ответственности для работодателя.

Существует множество методов поднятия зарплаты до уровня МРОТ и сделать это необходимо в обязательном порядке. Скажем, проиндексировать оклады конкретным сотрудникам, чтобы дотянуть до минимального уровня, либо же проиндексировать зарплаты всех работников организации.

Что такое ФЗП — это величина вознаграждения, перечисленная сотрудникам за проделанную работу. В расчет ФЗП включают выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Что такое фонд заработной платы и для чего он нужен

Это совокупность затрат, направленных на оплату труда служащим, за определенный промежуток времени. Показатель учитывает не только денежные, но и натуральные поощрения. Компенсацию за питание в местной столовой, квартплату за сотрудника, возмещение расходов на топливо тоже включают в суммарную величину зарплаты.

Конкретного определения ФЗП нет. Общепринятая расшифровка ФЗП — фонд заработной платы. По правилам, в зарплатный расчет включают все выплаты, напрямую связанные с вознаграждением работников за труд: начисления по окладам и тарифным ставкам, премии по результатам работы, компенсационные и стимулирующие надбавки и проч.

В локальных нормативах организации определено, кто устанавливает фонд заработной платы, — расчетами занимается бухгалтер, а утверждает его руководитель. Для исчисления показателя понадобятся штатное расписание и регистры учета за год: расчетные ведомости, табели рабочего времени.

В чем его отличие от ФОТ

Разберем, как между собой соотносятся фонд оплаты труда (ФОТ) и фонд заработной платы (ФЗП): ФОТ — обобщенный, а зарплатный фонд — более узкий показатель. В ФОТ учитывают все выплаты, связанные с персоналом: периодические, разовые, социальные и налоговые отчисления.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно определить ФОТ организации.

В ФЗП входят только выплаты, непосредственно связанные с вознаграждением сотрудников, социальные выплаты в нем не учитываются — это и есть ключевое отличие ФЗП от ФОТ организации. То есть в фонд оплаты труда входит как ФЗП, так и другие обязательные и необязательные выплаты. По факту, ФЗП — это ФОТ за вычетом дополнительных расходов на персонал.

Структура ФЗП

Бухгалтерия рассчитывает фонд заработной платы в разрезе должностей на основе штатного расписания. Это суммарная величина, в которой учитываются все выплаты служащим предприятия: как штатным сотрудникам, так и совместителям.

Структура суммарного зарплатного показателя зависит от отраслевых и организационных особенностей предприятия. Зарплату начисляют и платят на основании локальных нормативов — коллективного договора, положений об оплате труда, о доплатах и надбавках, премировании. В этих актах фиксируются все компенсации, премии и поощрения, положенные работникам конкретного предприятия.

В обобщенном виде фонд заработной платы включает в себя такие выплаты:

зарплату (в денежной и натуральной форме);
расчеты за неотработанное время (отпускные);
доплаты, надбавки и поощрения (стимулирующие, компенсационные, премирование);
различные регулярные компенсации (питание, проживание, топливо).

Оплата за неотработанное время тоже учитывается в расчетах. Если сотрудник отсутствовал на работе по уважительной причине, ему это компенсируют. К таким причинам относится отпуск, обучение и переподготовка, простои на предприятии, выполнение общественных обязанностей и другие основания, не зависящие от работника.

Некоторые выплаты не включают в фонд заработной платы. Разовые премии, дивиденды, перечисления от специальных учреждений, материальная помощь и кредиты от работодателя не учитываются в составе суммарного зарплатного показателя.

Расчет ФЗП

Ключевое отличие фонда оплаты труда от фонда заработной платы — это состав выплат: в ФОТ учитывают все, что платят сотруднику, а в ФЗП включают только вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Единой формулы для исчисления показателей нет. Расчет зависит от конкретных выплат, которые закреплены в локальных нормативах предприятия.

Основанием для исчисления служат штатные расписания и фактические данные учета, отраженные в расчетных ведомостях и табелях отработанного времени. Для расчета следует установить конкретный интервал времени. Обычно расчетчики используют такие временные промежутки — час, день, месяц, год.

Вот как рассчитать фонд заработной платы как процент затрат на сотрудников:

Этот расчет позволяет определить долю зарплатных отчислений в составе совокупных затрат на персонал.

Годовой показатель определяют по формуле:

А вот формула для почасовой оплаты:

Приведем пример расчета. Допустим, среднесписочная численность организации — 50 работников. 20 из них ежемесячно получают по 35 000 рублей, еще 10 — по 25 000 рублей, 15 — по 20 000 рублей и 5 — по 15 000 рублей.

Среднемесячная зарплата = (20 × 35 000 + 10 × 25 000 + 15 × 20 000 + 5 × 15 000) / 50 = 1 325 000 / 50 = 26 500.

Годовой ФОТ = 26 500 × 50 × 12 = 15 900 000 рублей.

ФЗП = ФОТ - 13% = 15 900 000 - 13% = 13 833 000 рублей.

Таким образом, ФОТ рассчитывается по начислениям, а ФЗП — по фактическим перечислениям без налога на доход физлиц.

Еще один пример расчета. В учреждении работают:

директор — с зарплатой 65 000 рублей;
главный бухгалтер — 55 000 рублей;
бухгалтер — 45 000 рублей;
7 преподавателей — с зарплатой 35 000 рублей у каждого;
2 охранника — с зарплатой 25 000 рублей у каждого;
2 уборщицы — с зарплатой 15 000 рублей у каждой.

С начала нового года директор принимает работника по обслуживанию здания.

В прошлом году на зарплату потратили:

(65 000 + 55 000 + 45 000 + 7 × 35 000 + 2 × 25 000 + 2 × 15 000) × 12 = 490 000 × 12 = 5 880 000 рублей.

Средняя зарплата = 5 880 000 / 14 / 12 = 35 000.

С учетом нового сотрудника ФОТ на текущий год составит:

А фонд заработной платы определяется так:

Чем фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы

Фонд заработной платы (ФЗП) состоит только из основных выплат, связанных с выполнением трудовых функций:

выплаты по окладу, тарифу или сдельным расценкам;
доплаты за особые условия труда;
премии за трудовые показатели.

Фонд заработной платы можно представить в виде формулы:

ФЗП = Заработная плата + Премии за трудовые показатели.

Фонд оплаты труда (ФОТ) более широкий показатель, чем ФЗП. Помимо заработной платы и премий за трудовые функции он включает:

начисленные компанией суммы оплаты труда независимо от источника их финансирования;
стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов в пределах норм, предусмотренных законодательством;
суммы, начисленные работникам за непроработанное время, в течение которого за ними сохраняется заработная плата в соответствии с порядком, предусмотренным внутренними регламентами компании или законодательством (отпуска, простои, больничные и т. д.).

Величина ФОТ зависит от численности работников, размера окладной и сдельной части заработной платы, величины премиальных выплат.

Фонд оплаты труда можно представить в виде формулы:

ФОТ = ФЗП + Стимулирующие поощрения + Компенсирующие выплаты + Иные выплаты за непроработанное время.

То есть если к выплатам, производимым из ФЗП, прибавить, например, премии за выслугу лет, компенсации за неиспользованный отпуск, материальную помощь, получим величину ФОТ.

Фонд оплаты труда и фонд заработной платы взаимосвязаны между собой, но не идентичны. Совпадение их возможно, когда компания экономит на социальных и других выплатах своим работникам.

Данный подход не бесспорен. Многие экономисты считают ФЗП и ФОТ тождественными понятиями. Обоснованность такого мнения подтверждается и нормативными документами.

Так, Приказ Росстата от 27.11.2019 № 711 определяет под ФЗП начисленные организациями суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, доплаты и надбавки, премии и единовременные поощрительные выплаты, систематическую оплату питания и проживания.

Три условия, необходимые для качественного анализа фонда заработной платы

Анализ расходов на оплату труда нужен для:

понимания их структуры;
оценки достаточности персонала, что показывает экономия или перерасход ФЗП;
понимания объективной стоимости привлеченной трудовой силы;
оценки реального уровня расходов на оплату труда и их доли в общей величине расходов;
построения эффективной системы оплаты труда.

Для анализа расходов на оплату труда нужно выполнить три условия:

1) наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения зарплаты;

2) тождество данных в документации;

3) учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства.

Рассмотрим влияние данных условий на качество анализа фонда заработной платы.

Наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения заработной платы

На многих предприятиях отсутствуют какие-либо регламенты в отношении проработки нюансов учета заработной платы, нет положений по оплате труда и премированию.

Мало того, что это требования законодательства. Вопрос и в том, что без регламентных норм зачастую сложно разобраться в начислениях, подтвердить их обоснованность.

Особенно много проблем возникает со сложными системами премирования. Как показывает практика, желание руководства эффективно простимулировать работников за их трудовые достижения приводит к тому, что получаются громоздкие и слабо прописанные системы премирования.

В таких ситуациях сложно выявить динамику, сделать прогнозы и детальную аналитику.

Тождество данных в документации

Данные о заработной плате должны быть одинаковые в следующих документах:

штатном расписании;
трудовых договорах (контрактах) и дополнительных соглашениях;
ведомостях на заработную плату.

Между тем на практике эти документы часто содержат совершенно разные цифры.

ПРИМЕР

Принимая в организацию нового работника, ему установили оклад в размере 20 000 руб. При этом штатное расписание содержало устаревшие данные — 18 000 руб. Через некоторое время руководитель поднял работнику оклад до 22 000 руб. Эту сумму за минусом положенных удержаний (НДФЛ) стал получать сотрудник. То есть она проходила в ведомостях на выплату заработной платы.

Штатное расписание при этом так и не изменили, не оформили дополнительное соглашение к трудовому договору. В результате в разных документах содержались разные данные о заработной плате работника:

в штатном расписании — 18 000 руб.;
в трудовом договоре — 20 000 руб.;
в ведомостях по начислению заработной платы — 22 000 руб.

Комментарий: такой разброс данных отрицательно скажется на контроле заработной платы и точности планирования. Могут возникать определенные злоупотребления в отношении выплат.

Учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства

Анализируя фактические выплаты по заработной плате, нужно обратиться к суммам, начисленным по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета расходов.