Можно ли заполнять трудовую книжку черной гелевой ручкой

Обновлено: 25.04.2024

Статья рассказывает, какой ручкой заполнять трудовую книжку, разъясняет порядок ведения кадрового делопроизводства.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Какой ручкой делать записи

Вопрос о том, каким цветом оформлять бланк, важен для кадровиков. Ответ дает пункт 1.1 Инструкции о порядке заполнения трудовых книжек.

5 основных правил заполнения книжек:

Писать четко, аккуратно, без помарок.
Можно пользоваться перьевой, а также шариковой или гелевой ручкой.
Использовать чернила, устойчивые к воздействию света и воды.
Можно применять только три цвета: синий, фиолетовый или черный.
Сокращать нельзя.

Если делать записи в трудовой книжке, как указывает Инструкция, то проблем не будет. Если название компании слишком длинное, то становится проблематичным каждый раз его указывать. Поэтому разрешается использовать штамп. Его использование позволяет значительно упростить кадровое делопроизводство.

Проблемы при оформлении бланков

Не допускается произвольно делать записи. Например, писать карандашом, красной или зеленой ручкой неправильно.

Карандаш можно применять для внесения пробных записей. Однако когда запись стирается, нужно следить, чтобы не оставалось помарок. В бланке можно использовать чернила разных цветов. Это должны быть цвета, разрешенные Инструкцией.

Иногда ошибки возникают по невнимательности: некорректно указываются должность, название фирмы или другая информация. Проблема требует решения. Запись признается недействительной. В следующей графе указываются корректные сведения.

Безусловно, трудовую книжку можно восстановить, но для этого придется обращаться ко всем бывшим работодателям.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Основное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

прием на работу;
перевод на другую должность;
присвоение квалификационного разряда;
увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

Начнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке. На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью. Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Кто должен вести книжки

По закону, вести бланки должен руководитель, но фактически такая ситуация маловероятно. Поэтому назначается ответственное лицо. После того как издано соответствующее распоряжение, работник может смело приступать к кадровой работе. Можно передать полномочия по заполнению книжек специалисту отдела кадров. Если на фирме отдела кадров нет, обязанности зачастую передаются бухгалтеру или секретарю.

ИП должен самостоятельно вести делопроизводство. Есть и другая альтернатива — издается приказ и назначается ответственное лицо.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Справка

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Сведения о приеме на работу

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Заполнение трудовой книжки при увольнении

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Читайте также: