Можно ли в графике отпусков указывать только месяц

Обновлено: 17.05.2024

На 2018 год организация должна утвердить график не позднее 15 декабря 2017 года.

Как работодателю составить и утвердить график отпусков, что учесть в графике?

Работодатель и его кадровая служба при составлении графика должны:

собрать у работников информацию о желаемых датах отпусков в следующем году;
учесть особенности отпуска каждого работника, их пожелания и производственный процесс;
не учитывать в графике нерабочие праздничные дни;
запланировать в графике на 2018 год отпуска всем работникам, в т.ч. внешним и внутренним совместителям; тем, кто в отпуске по уходу за ребенком, долгое время болеет, взял длительный отпуск за свой счет. Эти работники могут в любой момент появиться на работе и будут иметь право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск. Совместителям отпуск планировать одновременно с отпуском по основной работе;
строго в рамках рабочего года планировать основной удлиненный отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда. Предоставлять такие отпуска полностью, переносить их на другой рабочий год нельзя;
учесть мнение профкома;
оформить график; проверить по каждому работнику, сколько дней отпуска он использовал в рабочем году. Если по каким-либо причинам работник не использовал отпуск или его часть, запланировать остаток в графике на 2018 год;
кадровая служба - передать график на утверждение руководителю организации.

Как кадровой службе работодателя соблюсти процедуру утверждения графика и правильно оформить реквизиты. Что учесть в графике?

Как посчитать неиспользованные дни отпуска?

Шаг 1. Посчитать, сколько лет отработал работник.

Рабочий год – это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в организации.

Стаж работы, который дает работнику право использовать отпуск, считается по рабочим годам. Первый рабочий год исчисляется со дня, когда приняли сотрудника на работу, остальные – со следующего дня после окончания предыдущего года.

Дата окончания рабочего года может сдвинуться на время, когда работник был в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет больше 14 дней в рабочем году, прогулял, отстранен от работы без сохранения зарплаты. Другие отпуска и время вынужденного прогула дату окончания рабочего года не сдвигают.

Шаг 2. Определить рабочие годы, за которые работник использовал отпуск не полностью, и сколько дней отпуска он использовал за текущий рабочий год.

Шаг 3. Посчитать количество неиспользованных дней.

Количество неиспользованных дней

отпуска за время работы

Количество дней отпуска, которые полагаются работнику за время работы

Количество дней отпуска, которые работник использовал за время работы

Что спросит государственный инспектор труда о графике отпусков по Проверочному листу № 6 у работодателя?

Какие вопросы задаст инспектор

Какие документы проверит

Издаются ли приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков?

Приказы о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Графики

Исключаются ли нерабочие праздничные дни из числа календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска?

Предоставляются ли ежегодно отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда?

Предоставляется ли оплачиваемый отпуск, который не использовал работник, не позднее следующего рабочего года?

Утверждается ли ежегодно график отпусков?

Получается ли письменное мотивированное мнение профкома, когда утверждаете график отпусков?

Письменное мотивированное мнение профкома

Предоставляется ли ежегодный отпуск отдельным категориям сотрудников в удобное время по их заявлениям?

Приказы о предоставлении отпусков по заявлениям в удобное время. Графики отпусков

Предоставляется ли работникам часть отпуска не менее 14 календарных дней?

Получается ли письменное согласие работника при отзыве его из отпуска? Не отзываются ли сотрудники, которых от подобного вмешательства защищает закон?

Приказы об отзыве работников из отпуска, письменные согласия работников

Получаются ли письменные согласия работников, когда переносятся их отпуска на следующий рабочий год в случае, если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации?

Письменные согласия работников на перенос отпуска. Графики отпусков

Получаются ли письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией? При этом не заменяется ли денежной компенсацией ежегодный оплачиваемый отпуск беременным и несовершеннолетним?

Письменные заявления работников о замене ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной

компенсацией. Документы по начислению

и выплате отпускных

К какой ответственности может быть привлечен работодатель за выявленные нарушения

За первое нарушение

За повторное нарушение

Вынесет предупреждение или наложит административный штраф ч. 1 ст. 5.27 КоАП

– на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

Оформит протокол по ч. 2 ст. 5.27 КоАП и передаст его в суд

2. Актуальные вопросы членов Профсоюза при составлении графиков отпусков.

1. Вопрос: Может ли работник с вредными условиями труда совмещать работу с нормальными условиями труда? Если да, то каков порядок предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда в данном случае?

Ответ: Работник с вредными условиями труда может совмещать работу с нормальными условиями труда.

За работу во вредных условиях труда предоставляется дополнительный отпуск, продолжительность которого определяется с учетом фактически отработанного времени во вредных условиях труда. Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском полностью или частично.

Обоснование: Действующим законодательством не предусмотрен запрет при работе во вредных условиях на выполнение дополнительной работы с нормальными условиями труда путем совмещения профессий (должностей).

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ устанавливает, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ). При этом поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Таким образом, на время выполнения трудовых обязанностей по дополнительной работе работник не освобождается от работы, определенной трудовым договором, то есть работа по совмещаемой должности не заменяет основной работы и осуществляется в рамках одного и того же рабочего дня.

Условия труда на рабочем месте, согласно ст. 57 ТК РФ, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Наличие вредных и (или) опасных условий труда на рабочих местах устанавливается путем проведения специальной оценки условий труда. По результатам проведения специальной оценки условий труда устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах (ч. 1, 2 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" (далее - Закон № 426-ФЗ)). В зависимости от степени вредности, установленной на основании проведенной специальной оценки условий труда, работникам предоставляются гарантии и компенсации (п. 6 ст. 7 Закона N 426-ФЗ, ч. 1 ст. 92 и ч. 1 ст. 117 ТК РФ).

Из норм законодательства о специальной оценке условий труда следует, что рабочие места, на которых работники выполняют разные трудовые функции, являются разными рабочими местами (ч. 6 ст. 9 Закона N 426-ФЗ). Соответственно, такие рабочие места подлежат самостоятельной оценке.

Вопрос о предоставлении дополнительного отпуска за работу в опасных и (или) вредных условиях труда решается с учетом результатов проведенной специальной оценки условий труда.

В соответствии со ст. 117 ТК РФ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда, на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4-й степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, указанным в ч. 1 ст. 117 ТК РФ, составляет 7 календарных дней.

В силу ч. 3 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Следовательно, работодатель с целью расчета продолжительности дополнительного отпуска обязан обеспечить точный учет фактически отработанного работником времени во вредных условиях.

Единственным нормативным актом, регламентирующим порядок расчета такого времени, является Инструкция о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20 (далее - Инструкция). Данный документ в настоящее время продолжает действовать на территории РФ на основании Определения апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 01.11.2012 № АПЛ12-651.

Аналогичную позицию высказал и Минтруд России в Информационном письме от 13.02.2013 "О порядке предоставления работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда в соответствии с пунктом 1 Постановления Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2008 г. N 870".

Согласно ст. 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.

Из п. 10 Инструкции следует, что при исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитывается все время, которое работник фактически работал в этих условиях, независимо от того, на полную или неполную ставку занят данный работник. Верховный Суд РФ в своем Решении от 26.01.2017 N АКПИ16-1035 указал, что требования абз. 1 п. 12 Инструкции, ограничивающие продолжительность подлежащего учету периода работы во вредных условиях труда, не подлежат применению. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска за работу с вредными условиями труда, по мнению Верховного Суда РФ, определяется с учетом фактически отработанного времени в данных условиях независимо от того, на полную или неполную ставку занят работник, в том числе и при условии его занятости менее 0,5 ставки.

Поскольку ТК РФ не устанавливает порядок расчета продолжительности предоставляемого работнику дополнительного отпуска за работу во вредных условиях, продолжительность заработанного отпуска рассчитывается пропорционально отработанному во вредных и (или) опасных условиях времени:

За 14 дней до наступления нового календарного года работодатели утверждают график отпусков на следующий год. При его отсутствии контролирующие органы назначают административные санкции в виде предупреждения или штрафа.

Важные моменты

На основании графика отпусков определяется очередность, по которой сотрудники используют положенные им ежегодные отпуска в календарном году. В документе содержится информация о времени распределения периодов отпуска между сотрудниками (ст. 123 ТК).

При заполнении графика требуется учитывать пожелания работников, а также особые моменты рабочего процесса в компании. Документ нужно утвердить к 17 декабря.

Особенности заполнения графика отпусков

Механизм заполнения графика отпусков можно прописать в колдоговоре, ПВТР или ином внутреннем документе работодателя. Роструд полагает, что график отпусков может быть не только в целом по компании, но и по отдельному структурному подразделению.

Данный момент актуален для больших организаций, в которых работает большое количество сотрудников. В такой ситуации график отпусков формируется начальниками отделов, которые затем подают документы в отдел кадров, специалисты которого заполняют сводный график отпусков в целом по компании.

В графике отпусков должны быть сведения о том, когда и с какой длительностью будет отпуск по каждому работнику. Продолжительность зависит от количества дней, на которые работник имеет право, и от количества дней отпуска, не использованного до начала 2022 года.

При заполнении графика нужно помнить не только о старых, но и о вновь принятых сотрудниках, не отработавших на начало года шести месяцев. Право на отпуск в первом году трудовой деятельности появляется по истечении полугода непрерывной работы в конкретной компании. Соответственно, при заполнении документа нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2021 года могли использовать положенные им дни отдыха.

Продолжительность ежегодного отпуска

Продолжительность отпуска колеблется в зависимости от категории сотрудников:

28 дней (ст. 115 ТК) — для работников, не включенных в льготные категории;
31 день (ст. 267 ТК) — для несовершеннолетних работников;
30 дней (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 дней (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (продолжительность зависит от стажа непрерывной работы);
42-56 дней (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466) — для сотрудников на работах с химоружием, отдельных категорий педработников.

Есть некоторые категории сотрудников, по которым особые условия составления графика:

1. Работники, которые вправе рассчитывать на отпуск по заявлению до истечения полугода непрерывной работы.

Их перечень указан в ст. 122 ТК:

женщины перед отпуском по БиР или сразу после него;
несовершеннолетние сотрудники;
сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кроме того, по ст. 123 ТК сотрудник может получить ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы в компании.

2. Совместители.

По ст. 286 ТК отпуск предоставляется совместителям в тот же период, что и отпуск по основному месту работы. Если он не отработал на совместительстве полгода, то отпуск предоставляется авансом.

Для учета этой категории работников в графике отпусков требуется запросить у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные работники с детьми до 12-ти лет.

Трудовой кодекс дополнен ст. 262.2 на основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ. Теперь работодатели должны учитывать, что многодетные родители с детьми в возрасте до 12-ти лет вправе брать ежегодный отпуск в любое удобное им время.

Минтруд в Письме от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 указал, что возраст детей определяется на год предоставления отпуска. Иными словами, если на начало года предоставления отпуска многодетный работник имел право использовать отпуск в любое время, то такое право сохраняется, даже если на момент отпускного периода старшему ребенку исполнилось 12 лет.

Нужно учесть, что в данном случае такое право не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. На основании ст. 125 ТК данное разделение может быть только по соглашению сторон. И одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 дней.

4. Ветераны, почетные доноры, работники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих.

Данные категории сотрудников могут уходить в отпуск в удобное для них время.

При заполнении графика на 2022 года нужно помнить, что праздники (ст. 112 ТК) не входят в число дней отпуска. Если он выпадает на эти дни, срок его завершения нужно продлить.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Дата начала отпуска в графике

Роструд полагает, что неправильно — проставлять в графике лишь месяц, а не конкретные даты начала и окончания периода. Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, рекомендуется указывать точные даты отпуска.

Перенос отпуска на следующий год

Иногда при заполнении графика кто-то из сотрудников может подать заявление не давать ему отпуск в следующем году, а перенести его на последующий. Специалисты Роструда рекомендуют ответить на такое заявление отказом.

Ежегодный отпускной период должен предоставляться сотрудникам каждый год. Перенос возможен, но только в исключительных случаях (ст. 124 ТК). К примеру, при производственной необходимости или временной нетрудоспособности сотрудника.

Форма для графика отпусков

Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.

В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.

Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:

хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
вывешивается в удобном месте для ознакомления;
высылается в структурные подразделения организации (копии).

Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.

Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:

он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Так как график отпусков — обязательный локальный документ не только для работодателя, но и для сотрудников, внесение изменений в документ возможно только при согласии обеих сторон.

Для переноса отпуска в текущем году в форме Т-7 предусмотрены графы 7-9.

отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 3 ст. 124 ТК, а именно — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании;
отпуск или его части переносятся по причине, обозначенной в ч. 2 ст. 125 ТК, а именно — отзыв из отпуска и перенос отдыха на следующий год.

Новый сотрудник в утвержденном графике отпусков

В течение года в организации могут появиться новые сотрудники, причем часто — после утверждения графика отпусков.

В таком случае можно использовать два способа внесения нового работника в график отпусков:

внести корректировки в сводный график отпусков;
сформировать дополнительный график и приобщить его к сводному.

График отпусков на сотрудника, который будет уволен в январе

Пояснения по данной ситуации указаны в Письме Минтруда от 27.03.2020 г. № 14-2/В-321.

В графике отпусков нужно указывать всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения на день подписания графика. Этот момент касается и тех сотрудников, которые будут уволены в течение следующего года.

Соответственно, даже если сотрудник будет уволен в январе, его все равно нужно включить в график отпусков.

Штрафные санкции за отсутствие графика отпусков

Если в компании не составлен график отпусков, применяются административные санкции на основании ст. 5.27 КоАП — предупреждение или штраф:

Из-за карантинных ограничений графики отпусков, согласованные еще в конце прошлого года, вконец сбились и совершенно непонятно, кто когда пойдет отдыхать.

Каждому работнику положены 28 дней отпуска, из них 14 дней должны быть отгуляны подряд - правила не изменились. Однако в этом году времени для законного отдыха у людей будет гораздо меньше - очевидно, что большинство запланированных в первом полугодии отпусков придется переносить на второе полугодие, а для многих организаций это будет непросто.

При этом нужно помнить, что законом определены категории работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное время, то есть вне графика отпусков, напоминают в юридической службе Федерации независимых профсоюзов России.

Право на первоочередной летний отпуск имеют:

- усыновители детей до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);

- декретницы до и после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);

- мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

- несовершеннолетние работники (ст. 122, 267 ТК РФ);

- супруги лица, находящегося на военной службе (ФЗ-76 ст. 11)

- работающие инвалиды (ФЗ-5, ст. 14, 16, 17,18, 19);

- герои Советского Союза и России (ФЗ-4301-1, ст. 8);

- совместители, если на основной работе у них отпуск летом (ст. 286 ТК РФ);

- почетные доноры (ФЗ-125 ст. 23-1-1);

- многодетные отцы и матери, родители малышей с инвалидностью (ст. 262.1, 262.2 ТК РФ).

Выпавший на апрель плановый отпуск автоматическому переносу и продлению куда-либо не подлежит - нерабочие дни не являются нерабочими праздничными днями, предупреждает адвокат Николай Титов. Такой порядок закреплен письмами Минтруда России. Работник обязан идти в отпуск.

Если работодатель пошел навстречу апрельским отпускникам и перенес их отдых на другие периоды, колдовать над новым графиком придется ему самому. Если подобрать всем в коллективе удобные периоды не получится, останется только перенос отдыха на следующий год. Такую возможность позволяет Трудовой кодекс.

"В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации и это может быть доказано, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, - говорит бизнес-медиатор Юрий Капштык. - При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется".

Однако тут возникает еще одна история, о которой мало кто думал, когда отправлял работников на удаленку. Уведомление об отпуске работник должен подписать как минимум за две недели до начала своего отдыха. И если другое требование - перечислить деньги минимум за трое суток до его начала - в нынешних условиях еще выполнимо, то получить закорючку в графе "ознакомлен" стало довольно трудно. То же самое касается служебных записок с просьбой о переносе отпуска на другую дату. Работать удаленно многие уже научились, но с выполнением таких, казалось бы, формальностей возникают неожиданные и подчас, казалось бы, неразрешимые трудности.

Выпадение отпуска на апрельские нерабочие дни не может быть причиной для его продления, утверждают юристы. Но в случае, если на время отпуска пришелся период временной нетрудоспособности, то дни отдыха, когда сотрудник был на больничном, должны быть восполнены. Бюллетень можно получить по самым разным причинам. Помимо непосредственно болезни, он может быть выдан одному из родителей дошкольника, чей детский сад закрылся из-за пандемии, - просто потому, что с ребенком некому сидеть. Или если человек был в контакте с инфицированным COVID-19 и должен сидеть на самоизоляции.

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

ОТВЕТ

Нет, нельзя. В графике отпусков необходимо указать полную продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. 28 календарных дней. При этом в графе 10 (Примечание) возможно указать, что часть отпуска (указать, сколько дней) работником уже использована и указать период. Графа 10 "Примечание" может содержать любую информацию. Главное - чтобы она была понятна кадровому работнику.

ОБОСНОВАНИЕ

В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник имеет право на отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

В силу ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Статьей 123 ТК РФ предусмотрено, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за две недели до его начала.

В рассматриваемой ситуации работодатель уже предоставил работнику часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Это не является нарушением трудового законодательства, работодатель может по соглашению сторон предоставить отпуск авансом, что не запрещено нормами ТК РФ. Право работника на отдых также не нарушено.

Так как целью ежегодного отпуска являются полноценный отдых и восстановление сил работника, он не может быть меньше 28 календарных дней, установленных ТК РФ.

Таким образом, по нашему мнению, работодатель при составлении графика отпусков на следующий год не вправе предусмотреть работнику количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска меньше установленной законом продолжительности, т.е. менее 28 календарных дней.

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Подавать документы можно будет по ТКС или на электронном носителе.

Подготовлены поправки в Трудовой кодекс, который расширит допустимые виды дисциплинарных взысканий.

Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех, и у других, как правило, возникает немало вопросов о порядке составления этого документа. В статье приводятся ответы на самые популярные из них.

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
сотрудников в возрасте до 18 лет;
участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Читайте также: