Могут ли продлить командировку без согласия работника

Обновлено: 27.04.2024

В статье рассматриваются изменения ТК, внесенные в него Законом N 219-З в части служебных командировок (далее — командировка). Изменения вступят в силу с 28.01.2020. Разберем их подробнее.

Какие изменения произойдут:

Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем.

Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника.

Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем

Как сейчас: Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику, т.е. Минфином .

На данный момент формы командировочных удостоверений установлены приложениями 1 и 2 к Инструкции Минфина N 35.

Как будет: С 28.01.2020 нанимателям официально будет предоставлено право самостоятельно определять форму командировочного удостоверения .

Вывод: С учетом сути предстоящего изменения, полагаем, не стоит ожидать, что Минфин утвердит новую форму командировочного удостоверения.

При этом в настоящее время Инструкция Минфина N 35 еще не утратила свою юридическую силу, хотя с 23.03.2019 в силу вступило Положение N 176 и, соответственно, указанная Инструкция фактически не применяется.

Пример формулировки положения о командировках с утверждением самостоятельно разработанной формы командировочного удостоверения:

«ГЛАВА 3
ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
И ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ НЕЕ

3.1.4. Не позднее чем за 1 день до отъезда в командировку в организацию, в которой есть возможность отметить дату прибытия и выбытия командированного работника, командируемому работнику выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Если работник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.

При направлении в служебную командировку строительных бригад на строительные объекты (в пределах Республики Беларусь) при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, дат выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы может выдаваться одно командировочное удостоверение.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении (при его выдаче) о возвращении работника делает работник, назначаемый приказом директора ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.

Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника

Как сейчас: В настоящее время командированным работникам предоставляются компенсации, предусмотренные ст. 69 ТК, только в случае направления их в командировку для выполнения работы в свой выходной день .

Как будет: Дополнительно к имеющимся компенсациям предоставляется новая: если работник обязывается нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из командировки в свой выходной день, то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке .

Как следует из конструкции ч. 3 ст. 137 ТК в новой редакции, указанная компенсация — это право работника. Наниматель обязан ее предоставить только в случае, если работник изъявит соответствующее желание. Установлен также срок предоставления такой компенсации — не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке.

Проведем следующее сравнение:

Критерии сравнения	Выбытие в командировку и прибытие из нее	Направление в командировку для выполнения работы
Критерии сравнения	в свой выходной день
Отличия	Работник не привлекается к работе в свой выходной день, он обязуется выбыть в путь (или прибыть) с целью своевременного прибытия к месту командирования	Разновидность привлечения к работе в выходной день
Гарантии и компенсации	Средний заработок не сохраняется (т.е. такой выходной день не оплачивается), но предоставляется право (которое может быть не реализовано работником) на другой неоплачиваемый день отдыха	Предоставляются гарантии согласно ст. 69 ТК (независимо от воли работника или нанимателя, стороны могут лишь в некоторых случаях выбрать предложенные ТК варианты), что предполагает оплачиваемое привлечение к работе (направление в командировку)

Пример

Из Витебска в Брест для представления интересов нанимателя в экономическом суде командирован юрисконсульт на служебном автомобиле вместе с водителем автомобиля. Учитывая расстояние и время судебного заседания (не позднее 09:00 понедельника), наниматель обязал юрисконсульта выбыть в командировку в воскресенье — выходной день для обоих работников. Данным работникам предоставляются следующие компенсации.

Сейчас: Поскольку в воскресенье юрисконсульт будет только находиться в пути и не будет выполнять служебное задание (представление интересов нанимателя в суде), за этот день ему компенсируются только командировочные расходы, в том числе суточные .

Водитель автомобиля в воскресенье, в отличие от юрисконсульта, выполняет служебное задание (свою трудовую функцию) непосредственно в свой выходной день. То есть за этот день ему полагается компенсация в соответствии со ст. 69 ТК .

С 28.01.2020: Дополнительно к имеющимся компенсациям юрисконсульт получит право на дополнительный неоплачиваемый день отдыха. Водителю же будут полагаться прежние компенсации, для него ничего не изменится .

Вывод: Новая компенсация станет актуальной только для работников, которые направляются в свой выходной день с целью своевременного прибытия к месту командировки или постоянной работы.

Также предоставление неоплачиваемого дня отдыха фактически может влиять на конечный размер заработка. Нахождение в пути в выходной день не оплачивается, и день отдыха (который предоставляется в рабочий день), тоже не оплачивается.

Пример формулировки положения о командировках с указанием порядка использования работником компенсации за обязывание нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из нее в свой выходной день:

«ГЛАВА 5
ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

5.4. Если работник обязывается нанимателем выбыть в служебную командировку либо прибыть из служебной командировки в свой выходной день (работник не выполняет работу в указанный день), то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.

В целях согласования даты предоставления другого неоплачиваемого дня отдыха работнику желательно в разумный срок (например, не менее чем за 7 календарных дней до желаемой даты) письменно известить нанимателя о своем желании использовать компенсацию, указанную в настоящем пункте.

В случае производственной необходимости наниматель имеет право предложить работнику выбрать иную удобную для обеих сторон дату использования другого неоплачиваемого дня отдыха, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.

Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет

Как сейчас: Запрещается направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет .

Указанная норма препятствует возможности направления работницы, имеющей ребенка в возврате до 3 лет, не только в командировку с ее согласия, но и на повышение квалификации, семинар и т.п. в другую местность.

Как будет: Женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), смогут быть направлены в командировку только с их письменного согласия .

Вывод: Снятие запрета позволит выйти на работу женщинам, чья работа связана с частым направлением в командировку, до достижения ребенком возраста 3 лет. На данный момент у женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), имеется возможность быть командированными только с их письменного согласия, т.е. для них ничего не изменится .

Пример формулировки положения о командировках с указанием категорий работников, направление в командировку которых запрещается либо допускается с их письменного согласия:

1.4. Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин.

Следующие категории работников могут быть направлены в служебную командировку только при наличии их письменного согласия:

— женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), а также отцы, воспитывающие таких детей без матери;

Работник был направлен в командировку с возвращением в пятницу, в пятницу возникла необходимость направления работника далее в этом же регионе с продлением командировки на один день и возвращением в субботу, которая является выходным днем для работника. Работник отказался ехать, сославшись на отсутствие приказа на работу в выходной день и отсутствие его согласия на работу в выходной день и вернулся из командировки в пятницу.

Вопрос:

Возможно ли привлечение работника к дисциплинарной ответственности в данной ситуации?

Ответ юриста

Процедура продления срока командировки не регламентирована Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 166 - 168 ТК РФ) и Положением о служебных командировках. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Запрос согласия работника на продление срока служебной командировки

Работодатель должен запросить согласие на продление срока служебной командировки работников, относящихся к следующим категориям:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери (см. о том, кого признают лицом, воспитывающим детей без матери);

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

В силу ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1 направление в командировку указанных работников допускается только с их письменного согласия и при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке, также предусмотрено обязательное письменное уведомление таких работников о праве на отказ от направления в командировку. Полагаем, что и продление срока их командировки должно осуществляться с соблюдением приведенных требований. Если работник не согласен на продление срока служебной командировки, то работодатель не вправе это сделать.

В случае нарушения такого порядка есть риск привлечения к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно - по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Издание приказа о продлении срока служебной командировки

Унифицированной формы приказа о продлении срока служебной командировки нет, поэтому работодатель может составить его в произвольной форме. В приказе следует указать причины изменения продолжительности командировки и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Уведомление работника о продлении срока служебной командировки

Работника необходимо уведомить о продлении срока командировки, например, направив ему соответствующий приказ при помощи факсимильной связи. С оригиналом приказа работника нужно ознакомить после его возвращения из служебной командировки.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Выезд в командировку (возвращение из нее) в выходной день по распоряжению работодателя относится к случаям привлечения работника к работе в выходной день.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, это можно рассматривать как работу в выходной день. Такой вывод следует из решения Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663. Полагаем, что данный подход можно применить и к ситуации, когда работник приезжает из командировки в выходной день, либо когда день выезда в командировку (возвращения из нее) выпадает на нерабочий праздничный день.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия, если необходимо выполнить непредвиденные работы, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации или ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).

Путеводитель по кадровым вопросам. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

Привлекать работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни можно без его согласия в следующих случаях (ч. 3 ст. 113 ТК РФ):

- для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

- для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;

- для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, т.е. при бедствии или угрозе бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии), и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Однако даже при наступлении указанных случаев необходимо получить от отдельных категорий работников письменное согласие на привлечение к такой работе и ознакомить под подпись с их правом отказаться от нее. К этим работникам относятся (ч. 7 ст. 113, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, разд. 7 Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом от 02.06.2014 N 1):

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- опекуны детей в возрасте до пяти лет;

- другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

- попечители несовершеннолетних в установленных законом случаях. Например, указанная гарантия распространяется на попечителей детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ).

При привлечении данных лиц нужно убедиться в том, что им не запрещено работать в такие дни по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.

При составлении уведомления или иного документа, в котором запрашивается согласие на работу в выходной или праздничный день, необходимо предусмотреть пункт или графу для проставления подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен с правом отказаться от такой работы (ч. 7 ст. 113 ТК РФ).

После выполнения этих действий и получения согласия на работу работодатель вправе издать приказ в произвольной форме. В нем указывается причина, соответствующая одному из перечисленных в ч. 3 ст. 113 ТК РФ обстоятельств, а также реквизиты уведомления (иного документа), в котором работник дал свое согласие на выполнение работы.

Остальные работники могут привлекаться к работе без их согласия на основании приказа работодателя.

Путеводитель по кадровым вопросам. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

Исходя из изложенного, для продления командировки на один день с возращением работника в субботу, который является выходным днем для него, необходимо соблюсти процедуру привлечения работника к работе в выходной день. Привлечь работника в данном случае к дисциплинарной ответственности нельзя.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент - Шайхутдинова Надежда Павловна, доцент кафедры трудового права и основ правоведения, кандидат юридических наук, заслуженный юрист Удмуртской Республики

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы в силу норм ст. 166 ТК РФ.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Из пункта 4 Положения № 749 следует, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В случае необходимости продления командировки работодателю нужно оформить приказ в произвольной форме, в котором указать:

причины изменения продолжительности командировки;

новую дату завершения командировки.

В соответствии с п. 10 Положения № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Как правило, сумма аванса рассчитывается на основании сметы с учетом предварительной стоимости всех расходов, связанных с командировкой.

В связи с увеличением срока командировки у работника возникают дополнительные расходы, связанные с проживанием, возвратом (обменом) транспортных документов. Поэтому работодателю следует учесть дополнительные расходы, сопряженные с продлением срока командировки, и если аванс, выданный перед командировкой, не покрывает дополнительных расходов работника, недостающую сумму надлежит перечислить на банковскую карту, так как возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является в соответствии с ТК РФ обязанностью работодателя.

Вопрос

На практике иногда возникают ситуации, когда работник либо выезжает до начала командировки, либо задерживается после ее окончания и находится в месте ее проведения в выходные или праздничные дни, в течение которых работник в соответствии со ст. 106 и 107 ТК РФ свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Как правильно принять к учету расходы на приезд и нужно ли получить согласование руководителя на ранний выезд и поздний приезд в командировку?

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Аналогичным образом определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Таким образом, сроком служебной командировки является период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее.

В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки.

Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее согласовывается с работодателем.

В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Расходы на проезд в место командировки и обратно возмещаются работнику работодателем.

Вопрос принятия к учету проездных документов в целях компенсации расходов на проезд командированного работника в случае его раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящегося на нерабочие дни, решается по согласованию с работодателем или уполномоченным им лицом.

Вопрос

В общем случае фактическое время пребывания в месте командировки определяется по датам прибытия в место командировки и убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов.

Как определить расходы на выплату суточных, если работник выехал в место командировки ранее срока, указанного в приказе, а вернулся после установленного срока, находясь в месте командировки свои выходные дни?

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения № 749).

Например, в абз. 2 п. 19 Положения № 749 предусмотрено, что в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Таким образом, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начала и окончания командировки, решается работодателем дополнительно.

В общем случае при выплате суточных учитывается срок командировки, указанный в приказе руководителя о направлении работника в командировку, без зачета дополнительного периода в пути, если задержка в месте командировки на время выходных дней произошла по инициативе работника.

Вопрос

В соответствии с п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Как произвести окончательный расчет с командированным работником?

Для того чтобы произвести с работником окончательный расчет после возвращения из командировки, он должен представить авансовый отчет, а также подтверждающие понесенные расходы документы в срок не позднее трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749):

или с момента возвращения из командировки;

или со дня выхода на работу (если, например, работник заболел в командировке или сразу по возвращении из нее ушел в отпуск).

При получении авансового отчета бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета, являющуюся для работника распиской, которая подтверждает, что документ принят бухгалтерией к проверке.

Вопрос

Если реальный срок командировки оказался меньше планируемого (например, в связи с досрочным выполнением задания, отзывом из командировки, в связи с болезнью, иной причиной), как следует производить возмещение расходов в случае, когда работник возвратился из места командировки ранее указанного в приказе о командировке срока?

Досрочное возвращение из командировки согласовывается с работодателем независимо от причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения, болезнь и т. п.).

В таком случае оплата командировочных расходов производится за время фактического пребывания в командировке.

Работодателю следует оформить приказ об изменении срока командировки с указанием причины ее сокращения, на основании которого бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток работник обязан вернуть работодателю.

Работодатель в силу норм ст. 137 и 138 ТК РФ вправе произвести удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника, но не более 20% начисленной суммы. Для удержания неизрасходованной суммы аванса работодателю нужно издать соответствующий приказ не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, выданного в связи с командировкой, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Вопрос

Как следует поступить работодателю в случае, если у работника отсутствует (утеряна) часть документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой?

Согласно абз. 4 п. 7 Положения № 749 при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

Вопрос

Может ли быть направлен в командировку студент образовательного учреждения?

В соответствии с п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения.

Таким образом, если студент не является работником, указанная поездка для него не является командировкой.

В общем случае образовательные учреждения могут направлять своих студентов на мероприятия разного рода: соревнования, олимпиады, учебную практику и др. – и нести расходы, связанные с такими поездками.

[1] Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

С какими трудностями при оформлении документов сталкивается бухгалтер, если работник направлен в командировку в выходной день? Как в данном случае выдать деньги под отчет? Какие рекомендации по данному вопросу поступили со стороны Минфина?

Оформляем документы при выезде работника в командировку в выходной день.

В случае, когда сотрудник выезжает в командировку в выходной день, необходимо оформить (ч. 1 ст. 166, ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о командировках):

документы о направлении в командировку. Основной документ – приказ о направлении в командировку (по унифицированной форме Т-9 или форме, разработанной самостоятельно). Если работник выезжает в выходной день, он должен быть указан как первый день командировки. Последним днем командировки считается день возвращения в место постоянной работы (он тоже может быть выходным);
документы о привлечении к работе в выходной день. Это соответствующее уведомление, письменное согласие сотрудника на такую работу, приказ о привлечении к работе в выходной.

При привлечении к работе в выходной день следует помнить, что некоторых работников запрещено привлекать к данной работе, кроме того, есть работники, которых нужно ознакомить с правом отказаться от работы в такой день. В соответствии с трудовым законодательством к работе в выходной день нельзя привлекать:

инвалидов, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 7 ст. 113 ТК РФ);
несовершеннолетних работников (ст. 268 ТК РФ);
женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 7 ст. 113, ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Беременную женщину нельзя привлекать к работе в выходной день (ч. 1 ст. 259 ТК РФ) даже при наличии ее согласия на такую работу.

Отдельные категории работников вправе отказаться от работы в выходной день, даже если получение их согласия не предусмотрено ч. 3 ст. 113 ТК РФ (ч. 7 ст. 113, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14, п. 15 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1):

женщины с детьми в возрасте до трех лет;
инвалиды;
матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны и другие лица, воспитывающие детей такого возраста без матери;
работники (в том числе опекуны и попечители), имеющие детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Это обусловлено тем, что работодатель обязан ознакомить их с правом отказаться от работы в выходной день под подпись (поле для подписи можно предусмотреть в уведомлении работника о работе в выходной день). Исключений, которые бы позволяли не знакомить работника с указанным правом, законом не предусмотрено.

Отказ от работы в выходной день работников, которые имеют на это право, не является дисциплинарным проступком (абз. 2 п. 14 Постановления Пленума ВС РФ № 1).

Если день возвращения из командировки также выпадает на выходной, нужно:

до оформления приказа о направлении в командировку, в котором последним днем командировки указан выходной, получить письменное согласие работника на работу в выходной и издать приказ о его привлечении к работе в такой день;
кроме оформления документов о привлечении к работе в выходной день, внести изменения в приказ о направлении в командировку. Такая ситуация возникает в том случае, если день возвращения в приказе указан как рабочий, но возникла необходимость вернуться в место постоянной работы в выходной (например, при продлении или сокращении срока командировки).

Порядок оплаты дня выезда в командировку (возвращения из нее), совпавшего с выходным днем.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения о командировках, Письмо Минтруда РФ от 09.07.2019
№ 14‑2/В‑527).

Выезд, приезд и нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или праздники (Письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14‑2/В‑921). Следовательно, дни выезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о командировках).

Ранее Роструд представил разъяснения, согласно которым оплата труда по правилам ст. 153 ТК РФ производится только в том случае, если командированный работник работал в выходные дни, а сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные, Положением о командировках не предусмотрено (Письмо от 20.06.2013 № ПГ/5136‑6‑3).

Однако следует учитывать, что работник направляется в командировку по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы вне зависимости от того, на какой день недели (выходной или рабочий) выпадает день выезда или приезда (п. 4 Положения о командировках).

Кроме того, в дни командировки работник обязан выполнять служебные обязанности и указанные дни согласно ст. 106 ТК РФ не включаются во время отдыха работника (то есть во время, когда работник не выполняет свои должностные обязанности, а использует их исключительно по личному усмотрению), что свидетельствует о правомерности учета дня выезда в командировку в составе рабочего времени.

В повышенном размере производится оплата часов, фактически отработанных в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или праздник приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 до 24 часов) (ч. 3 ст. 153 ТК РФ, Письмо Минтруда РФ от 09.07.2019 № 14‑2/В‑ 527). Конкретные размеры оплаты работы в выходной или праздник могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

При этом оплате в повышенном размере подлежат только часы, проведенные в выходной день в пути (определяемые, например, на основании проездных документов работника).

Помимо оплаты работы в выходной в двойном размере, за день выезда в командировку (возвращения из нее) работнику полагаются суточные (п. 11 Положения о командировках).

По желанию сотрудника за работу в выходной день может быть предоставлен другой день отдыха.

Работникам, с которыми заключены трудовые договоры на срок до двух месяцев, полагается только повышенная оплата, то есть они не могут взять отгул за работу в выходной день (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ст. 149, ч. 2 ст. 290 ТК РФ, п. 4, 5 Положения о командировках, Решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ2002‑663, Письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14‑2/В‑921).

За нарушение порядка оформления и оплаты выезда работника в командировку (возвращения из нее) в выходной день возможно привлечение работодателя:

к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушение процедуры оформления документов при направлении работника в командировку, когда выезд в командировку (возвращение из нее) выпадает на выходной (например, если не получено письменное согласие работника на работу в выходной день);
к административной ответственности по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ – при невыплате или выплате в неполном размере компенсации в виде платы за работу в выходной, которая полагается работнику в связи с выездом в командировку (возвращением из нее) в выходной день;
к материальной ответственности по ст. 236 ТК РФ – если выплата компенсации за работу в выходной произведена с опозданием.

Как выдать деньги под отчет в случае внеплановой командировки в выходной день?

Рекомендации по вопросу выплаты подотчетных сумм в ситуации, когда сотрудник направлен во внеплановую (экстренную) служебную командировку в выходные или праздничные дни, представлены Минфином в Письме от 10.07.2019 № 02‑06‑10/51195.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства установлены Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У. Согласно п. 6.3 этого документа для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

По мнению чиновников, в такой ситуации выдавать денежные средства сотруднику целесообразно через уполномоченных сотрудников (подотчетных лиц – раздатчиков). При этом Минфин привел аналогию с порядком, применяемым при выдаче заработной платы, денежного довольствия, стипендий, предусмотренным п. 167 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Порядок выдачи денежных средств через уполномоченных сотрудников (подотчетных лиц – раздатчиков) работникам, направляемым внепланово (экстренно) в служебную командировку в выходные, праздничные дни, можно определить правовым актом работодателя (наймодателя) с учетом требований ЦБ РФ, ТК РФ, иных нормативных правовых актов.

Отметим, что в своей работе коммерческие организации не руководствуются Приказом Минфина РФ № 157н, однако для них будет полезной рекомендация установить порядок выдачи денег в нормативном локальном акте организации.

Читайте также: