Кто подписывает расходный кассовый ордер если директор в отпуске

Обновлено: 28.06.2024

Расходно-кассовый ордер — это документ первичного учета операций по кассе, при предъявлении которого выдают наличные денежные средства из кассы организации.

Основные требования Банка РФ

Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.

Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы:

сдача наличной выручки на расчетный счет;
выдача заработной платы и других выплат работникам;
выдача подотчетных сумм и др.

Порядок оформления операций

Выдача наличных подотчет

осуществляется на основании распорядительного документа юрлица или ИП или заявления работника;
авансовый отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу;
может осуществляться до полного погашения ранее выданных подотчет сумм.

Сдача наличной выручки в банк

Выдача наличных на зарплату

сумма, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости;
срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости;
выдача производится с проставлением подписи в ведомости.

кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе).

Пример заполнения расходного кассового ордера

Порядок заполнения ордера

Теперь рассмотрим, как заполнять расходный кассовый ордер, пошагово:

После выдачи денег кассир подписывает расходный кассовый ордер и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

Учреждение имеет обособленное подразделение, в котором есть директор, но нет ни главного бухгалтера, ни бухгалтера, ни кассира. Роль кассира выполняет администратор. В должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Кто должен подписывать кассовые документы за главного бухгалтера и кассира?

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель) из числа своих работников (далее – кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У)).

Из изложенного следует, что под “кассиром” понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. Под “руководителем” в рамках Указания № 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.

В рассматриваемой ситуации в должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. С учетом изложенного выше можно заключить, что администратор в рамках Указания № 3210-У признается “кассиром”. Поэтому администратор, являясь кассиром, может оформлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2) и ставить подпись в графе “подпись кассира” (п.п. 4.2, 4.3 Указания № 3210-У).

Следует отметить, что ни в Указании № 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функций руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. При этом согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение), утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем учреждения утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения, администратора) полномочиями руководителя или главного бухгалтера в части подписи кассовых документов вправе руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание № 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.

Это косвенно подтверждается и Указаниями по применению и заполнению форм № КО-1, КО-2, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, в которых указано, что названные формы могут быть подписаны не директором и главным бухгалтером, а иным уполномоченным лицом.

Отметим также, что согласно п. 4.3 Указания № 3210-У в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем они подписываются руководителем. Подписи главного бухгалтера и кассира в этом случае не требуется. Соответственно, на наш взгляд, администратор обособленного подразделения может быть наделен одновременно и полномочиями кассира, и полномочиями руководителя (или бухгалтера) по ведению кассовых операций.

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России.
Подключить кассу к ОФД >>

Нужна электронная подпись?
Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

Положение № 148 предусматривает несколько видов кассовых документов. Требования к их оформлению различны. Но один из реквизитов, который всегда есть в таких документах, – это подпись (подписи). В зависимости от вида кассового документа в качестве подписантов могут (или обязаны) выступать руководитель предприятия, главный бухгалтер, кассир или лица, уполномоченные на это руководителем предприятия. Рассмотрим практические вопросы и ситуации, касающиеся этой темы.

Общие положения

Можно ли заверять кассовые документы не собственноручной подписью, а при помощи факсимиле?

В Положении № 148 по этому поводу ничего не сказано. К сожалению, нет по этому поводу и официальных разъяснений госорганов. Поэтому мы считаем, что все кассовые документы должны заверяться личными подписями.

Справедливости ради отметим, что на тему заверения кассовых документов факсимильными подписями есть старое Письмо НБУ от 30.10.06 г. № 25-113/2453-11507 (издано в 2006 году), где анализируются различные нормативные документы и делается вывод, что при оформлении кассовых операций кассовые документы нужно заверять собственноручно.

Во избежание споров с контролирующими органами и в связи с опасностью непризнания кассовых документов с факсимильными подписями и как итог – применением штрафов рекомендуем вам оформлять кассовые документы только собственноручными подписями.

Кассовые документы подписывает директор

Документы на выдачу наличных должен подписывать директор (п. 26 Положения № 148).

На предприятии есть несколько руководителей: генеральный директор, исполнительный директор, директор по производству. Кто из них имеет право подписывать кассовые документы?

Эти моменты могут быть прописаны, прежде всего, в учредительных документах предприятия. Так, согласно ст. 88 ГК в уставе предприятия должны быть указаны органы управления и их компетенция. Аналогичная норма в отношении ООО содержится и в Законе № 2275 (ст. 11).

Также сведения о руководителе юрлица, который уполномочен действовать от имени этого юрлица на основании учредительных документов, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (ч. 1 ст. 9 Закона № 755).

Кроме того, вопросы полномочий на подписание кассовых документов от имени руководителя предприятия обычно закрепляют во внутренних документах предприятия:

в приказе о порядке организации кассовых операций на предприятии (или аналогичном положении по предприятию, утвержденном руководителем предприятия);
должностных инструкциях работников предприятия.

Кто вправе расписываться на кассовых документах предприятия во время отсутствия руководителя (например, из-за болезни, командировки, отпуска).

О том, кто может подписывать кассовые документы (и не только кассовые), нужно позаботиться заблаговременно. Такие моменты могут быть прописаны во внутренних документах предприятия, например:

в положении о порядке ведения кассовых операций;
соответствующем приказе.

Формулировка в таких документах может быть следующей:

Разъяснения ГФС по этому вопросу можно найти в Письме от 04.03.16 г. № 4880/6/99-99-19-02-02-15.

Кассовые документы во время отсутствия руководителя (директора) подписывает другое лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом по предприятию, – зам. директора. Чью фамилию нужно указывать возле подписи лица, которое расписалось за руководителя: директора или зам. директора?

В данном случае нужно указывать фамилию лица, которое поставило свою подпись на кассовом документе. Ведь лицо имело на это соответствующие полномочия.

Подпись главного бухгалтера на кассовых документах

Подпись главного бухгалтера требуется на таких кассовых документах, как приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер (п. 25, 26 Положения № 148).

Если же такие полномочия не были ничем предусмотрены, то эти моменты можно прописать в должностной инструкции такого работника и соответствующем приказе о предоставлении таких полномочий бухгалтеру.

Не забудьте, что с новой редакцией должностной инструкции работник должен быть ознакомлен под подпись.

И еще один важный нюанс: если раньше бухгалтер не выполнял такие обязанности, а теперь вы обязали его это делать, то это будет считаться изменением существенных условий труда работника. А согласно ст. 32 КЗоТ о таких изменениях работника нужно уведомить заблаговременно – не позднее чем за два месяца до даты изменений.

Эти моменты желательно прописать в договоре на оказание бухгалтерских услуг. Мы уже упоминали о том, что приходный и расходный кассовые ордера могут быть подписаны согласно Положению № 148 либо главным бухгалтером, либо лицом, уполномоченным на это руководителем. Законодательством не запрещено возлагать такие обязанности не на штатного работника, а на других лиц.

В нашем случае эти моменты будут прописаны в договоре с консалтинговой фирмой, а также во внутреннем приказе по предприятию, например, в приказе об организации бухгалтерского учета на предприятии или в положении о порядке ведения кассовых операций.

В договоре с консалтинговой фирмой можно прямо указать фамилию лица, которое будет подписывать документы за главного бухгалтера.

Во внутренних документах предприятия формулировка может быть следующей:

Важно! Кассовые ордера представитель консалтинговой фирмы должен подписывать во время оформления до передачи кассиру. Если такой возможности нет, то полномочия по подписанию кассовых документов за главного бухгалтера рекомендуем возложить на директора или другого работника предприятия. Ведь кассир при получении кассовых ордеров должен проверить наличие в них подписей, в том числе и главного бухгалтера (п. 34 Положения № 148). Если подписей нет, то кассир обязан вернуть кассовые ордера в бухгалтерию для правильного их оформления.

Подписи кассира на кассовых документах

Правила оформления кассовых документов предполагают заверения их подписью кассира. Но в некоторых случаях есть необходимость привлекать для подписания этих документов других лиц. Рассмотрим различные вопросы на эту тему.

Кассир временно отсутствует (в отпуске, болеет). Кто может подписывать кассовые документы вместо него?

На этот счет п. 45 Положения № 148 предусмотрено, что обязанности кассира можно возложить на другого работника на основании письменного приказа руководителя (например, на бухгалтера, главного бухгалтера и т. д.).

Обратите внимание: кассир – лицо материально ответственное. Поэтому с лицом, временно исполняющим обязанности кассира, тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, как и с кассиром.

А формулировка в приказе о временном возложении обязанностей кассира на другое лицо может быть следующей:

2. Управлению персонала заключить с Крапивиной Т. А. договор о полной материальной ответственности при выполнении обязанностей кассира.

Обязательно ли производить доплату лицу, которое будет временно выполнять обязанности кассира?

В этом вопросе следует руководствоваться нормами ст. 105 КЗоТ, а также положениями коллективного договора предприятия и его внутренних документов (например, положением об оплате труда). Именно внутренние документы или колдоговор могут предусматривать размеры доплат за выполнение работником обязанностей временно отсутствующего работника.

Может ли обязанности кассира выполнять руководитель предприятия и, соответственно, подписывать кассовые документы за кассира, если в штате предприятия только один человек – директор этого предприятия?

Да, может. Согласно п. 45 Положения № 148 предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей возлагают на бухгалтера или другого работника, с которым заключают договор о полной материальной ответственности в соответствии с письменным распоряжением руководителя. На какого именно другого работника – данная норма не конкретизирует. По нашему мнению, такое возложение обязанностей на директора не противоречит ни законодательству, касающемуся кассовой дисциплины, ни трудовому законодательству. Аналогичного мнения придерживается и ГФС (см. ОИР, категория 109.15).

Выводы

Основные подписанты кассовых документов – это директор, главный бухгалтер и кассир. Чтобы избежать ошибок при оформлении кассовых документов, а значит, уберечь себя от штрафов, нужно заранее продумать порядок оформления кассовых документов в ситуациях, когда эти лица временно отсутствуют (либо если та или иная должность вообще отсутствует в штатном расписании). Для этого руководитель предприятия должен назначить лиц, ответственных за подписание кассовых документов. Оформить такое назначение следует приказом либо соответствующим внутренним документом (например, положением о порядке осуществления кассовых операций).

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
код аналитического учета (также по необходимости),
кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

После оформления расходно-кассового ордера

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Читайте также: