Кто имеет право смотреть трудовую книжку работника

Обновлено: 06.05.2024

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

1. Изменение в статью 65 Трудового кодекса РФ

Новая редакция статьи 65 предусматривает обновленный перечень документов, который работник должен предоставить работодателю для заключения трудового договора. Теперь наряду с трудовой книжкой работник имеет право предоставить работодателю при приеме на работу сведения о трудовой деятельности.

Обратите внимание! Формулировка новой редакции статьи 65 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность предоставления работником при приеме на работу и трудовой книжки, и сведений о трудовой деятельности. Иными словами, с 2020 года работник может предоставить при трудоустройстве:
— только бумажную трудовую книжку;
— только сведения о трудовой деятельности;
— трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности.

2. Введение в Трудовой кодекс новой статьи 66.1

Новая статья 66.1 устанавливает понятие, содержание и требования к сведениям о трудовой деятельности работника (или проще говоря — к электронным трудовым книжкам).

В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, сведениями о трудовой деятельности является основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, формируемая в электронном виде, которую работодатель должен предоставлять для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (форма СЗВ-ТД). В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Статья 66.1 определяет и варианты того, как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности. Он может получить их:
— у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
— в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
— в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
— с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Форма предоставления таких сведений также определена (форма СТД-Р, установленная Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).

3. Порядок взаимодействия с Пенсионным фондом РФ

Начиная с 2020 года работодатель должен ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, предоставлять в Пенсионный фонд РФ отчетность по форме СЗВ-ТД (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

В случае, если в течение 2020 года работника не примут на работу, не уволят или не переведут на другую должность, т.е. если в течение 2020 года у работодателя не будет оснований для предоставления отчетности в Пенсионный фонд РФ в отношении данного работника, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя на такого работника должны быть представлены не позднее 15 февраля 2021 года.

Начиная с 2021 года в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем (работодателем) трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ работодатель должен будет предоставить эти сведения не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В случаях приема на работу и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

4. Изменение в статью 84.1 Трудового кодекса РФ

Помимо изменения статьи 65 и дополнения Трудового кодекса РФ новой статьей 66.1, изменения внесены в ряд других статей, в том числе статью 84.1, предусматривающую общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Так, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (у этого работодателя) и произвести с ним расчет.

Запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

5. Порядок перехода на электронные трудовые книжки

Еще одна обязанность работодателя — уведомить работников о произошедших изменениях в законодательстве.

Изначально в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ работодатель до 30 июня 2020 года обязан был уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в привычном виде (на бумаге) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (или проще говоря, перейти на электронную трудовую книжку).

Однако непредвиденные обстоятельства (пандемия коронавируса) могли бы помешать выполнить такую обязанность в срок. В связи с этим на основании Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, срок уведомления был перенесен с 30 июня на 31 октября 2020 года включительно.

Важно! Вы должны предусмотреть способы уведомления работников в своих локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

В уведомлении необходимо указать, что заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ или о предоставлении работнику работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ должно быть направлено работником в срок до 31 декабря 2020 года включительно. Также в уведомление рекомендуется включить информацию о том, куда необходимо будет предоставить заявление и при необходимости указать контактное лицо, которому может быть передано заявление.

Важно! В случае, если работник до 31 декабря 2020 года не направит вам ни одного из указанных заявлений, вы продолжаете вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ — то есть в обычном виде.

В случае, если работник подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (то есть о переходе книжки в электронный вид), вы (работодатель), начиная с 1 января 2021 года должны будете выдать ему трудовую книжку на руки.

В саму трудовую книжку нужно будет внести запись о подаче работником соответствующего заявления. Конкретная формулировка, вносимая в трудовую книжку, не утверждена. Последней записью, которую вы внесете в трудовую книжку таких работников, будет запись о том, что работник направил работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если в дальнейшем трудовой договор с работником будет прекращен, запись об этом в трудовую книжку уже не будет вноситься. Факт выдачи работнику трудовой книжки необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. После выдачи трудовой книжки работнику на руки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (в обычном виде), имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (в электронном виде).

Обратите внимание! Если после 1 января 2021 года к вам придет трудоустраиваться работник с бумажной трудовой книжкой, вы принимаете эту трудовую книжку, регистрируете ее и вносите в нее записи в обычном порядке. Если же 1 января 2021 года к вам придет трудоустраиваться работник, для которого это будет первое трудоустройство, оформлять и вести трудовую книжку такому работнику не нужно.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

Фамилия, имя, отчество работника.
Место работы.
Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Читайте также: