Компенсация за проезд к месту работы и обратно налогообложение

Обновлено: 17.05.2024

Минфин РФ дал разъяснения, о порядке включения компенсационных выплат на проезд работникам-вахтовикам до места вахты и обратно в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, а также о порядке обложения их НДФЛ и страховыми взносами (Письмо № 03-01-10/92685 от 23.10.2020г.).

Известно, что работа вахтовым методом представляет собой довольно специфичную форму организации производственного процесса. При этом методе работникам приходится трудиться какое-то время вне места постоянного проживания. У работодателя просто нет возможности обеспечить их ежедневное возвращение домой, к тому же это и экономически не выгодно. Да это и понятно. Место проведения работ может находиться очень далеко от места расположения организации, например, Институт археологии РАН расположен в Москве, а археологические раскопки могут проводиться на Алтае, за тысячи километров от Москвы.

Уже исторически сложилось, что вахтовый метод работы применяется в таких сферах деятельности, как рыбный промысел, добыча нефти и газа, на лесозаготовке, при разработке новых месторождений полезных ископаемых, при проведении геологоразведочных работ, археологических раскопок и т.д.

Следует учитывать, что одна вахта (экспедиция) не должна длиться более 1-го месяца, но в исключительных случаях и только по согласованию с профсоюзной организацией (если она есть на предприятии) время одной вахты может быть увеличено до 3-х месяцев.

Но чтобы приступить к своим трудовым обязанностям работнику сначала нужно добраться до места работы (вахты). А путь от его дома до места работы может быть совсем не близким. Он всегда состоит из 2-х частей:

первая — от дома (места проживания) до пункта сбора. Так, например, учёному-археологу из Брянска, работающему в Институте археологии РАН (институт находится в Москве), сначала необходимо прибыть к определённому месту сбора сотрудников экспедиции (допустим он находится непосредственно в институте);
вторая — от пункта сбора до места фактического выполнения работ (вахтового посёлка). Дальше из Москвы (от здания института) наш учёный проследует к месту археологических раскопок (научной экспедиции).

Раньше работодатель был обязан оплатить работнику все расходы, связанные с проездом от места проживания до вахтового поселка, а по окончанию вахты — обратный проезд. Эта норма была закреплена п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

В 1999 году Верховный Суд РФ признал данную норму частично недействительной (Решение от 17.12.1999 № ГКПИ99-924). Сразу уточню, что Трудовой кодекс такой гарантии не содержит. Несмотря на это, организация-работодатель вправе установить компенсацию расходов на проезд своим работникам в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ведь это не ухудшит их положение). В этом случае, организация сможет учесть компенсацию проезда для работников-вахтовиков в составе расходов на оплату труда. Ведь п. 25 ст. 255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда относятся любые виды расходов, произведённые в пользу работников, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Если же компенсацию расходов на проезд установили локальным нормативным актом, обязательно сошлитесь на это обстоятельство в трудовом или коллективном договоре.

Затраты на проезд работников, работающих вахтовым методом, от места жительства до места выполнения работ (вахтового посёлка) и обратно в соответствии с пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ можно также учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Ещё раз обращу ваше внимание на то, что основополагающее условие для признания таких расходов — это установленная трудовым или коллективным договором обязанность работодателя компенсировать своим работникам расходы на проезд.

Способы доставки работников к месту вахты (экспедиции) работодатель выбирает сам, исходя, в первую очередь, из экономической целесообразности и интересов производства. Так, он может использовать транспорт, имеющийся в организации, может осуществлять доставку работников средствами сторонних транспортных компаний, заключив с ними договоры, а может просто возмещать работникам расходы на проезд к месту вахты и обратно. В любом случае, оплата проезда сотрудников, привлеченных к работе по вахтовому методу, производится за счёт работодателя.

Исходя из того, что в числе гарантий, установленных работникам-вахтовикам ст. 302 ТК РФ, отсутствует какое-либо упоминание о компенсации проезда от места постоянного проживания до места сбора, специалисты Минфина РФ обязывают облагать её НДФЛ. Ведь по закону такую выплату нельзя признать компенсационной, а значит и освобождение от обложения НДФЛ в соответствии с п.1 ст. 217 НК РФ к ней применено быть не может.

С точки зрения налоговиков, данная компенсация является доходом, полученным работником в натуральной форме, а значит облагается НДФЛ (Письма Минфина РФ от 26.02.2013 г. № 03-04-06/5379, от 30.06.2011 г. № 03-03-06/1/384).

Но суды, как правило, не разделяют данный подход контролирующих органов.

Налоговая инспекция, проведя проверку, пришла к выводу, что такая компенсация организацией расходов работнику, является ничем иным, как доходом работников, полученным в натуральной форме, а значит должна облагаться НДФЛ. Вывод инспекторов основывался главным образом на непризнании этих выплат компенсационными. Ведь находясь в пути от места проживания до места работы (вахты) работники и впрямь не выполняли трудовые функции и не участвовали в производственном процессе.

Судьи же пришли к прямо противоположному мнению. В своих выводах они опирались на то, что вышеизложенные обстоятельства вполне себе позволяют квалифицировать оплату проезда работнику организацией в качестве компенсации в соответствии со ст. 164 ТК РФ. Из прямого толкования ст. 164 ТК РФ следует, что исполнение трудовых обязанностей работником непосредственно в пути следования не является неоспоримым условием, чтобы выплата была признана компенсацией. К тому же в этой компании был установлен следующий порядок доставки работников-вахтовиков как до места выполнения работ, так и обратно: работники самостоятельно прибывают в вахтовый посёлок, на основании подтверждающих документов организация возмещает им фактически понесённые расходы. Данный порядок полностью соответствует законодательству, действует полностью в экономических интересах организации и обеспечивает непрерывность производственного процесса на её объектах (в вахтовых поселках).

Так, в нашем примере, если бы учёный-археолог, проживающий в Брянске, самостоятельно добрался до места проведения археологических раскопок (научной экспедиции), не заезжая в Москву, то порядок налогообложения компенсации его проезда полностью бы зависел от того, что в коллективном или в его трудовом договоре определено как место сбора: место проживания учёного или место нахождения организации.

По поводу обложения компенсации на проезд работников-вахтовиков страховыми взносами ведомство указывает на то, что данная компенсация не поименована в пп. 2 а. 1 ст. 422 НК РФ и выплачивается в рамках трудовых отношений с работником. Её отсутствие в составе необлагаемых компенсационных выплат обязывает работодателя обложить такую компенсацию страховыми взносами в полном объёме.

А вот относительно компенсационных выплат работникам от пункта сбора до места выполнения работ (вахты) Минфин РФ занимает гораздо более лояльную позицию.

Специалисты ведомства считают, что их можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами при соблюдении определённых условий:

во-первых, пункт сбора должен определяться с учётом производственной необходимости и специфики работы организации;
во-вторых, у сотрудников нет возможности добраться до вахтового посёлка общественным транспортом самостоятельно;
в-третьих, работники, прибыв к месту нахождения организации или в пункт сбора, приступают к выполнению обязанностей и соблюдают трудовую дисциплину.

В этом случае у работников не возникает экономической выгоды при оплате работодателем проезда от пункта сбора к месту выполнения работ. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по обложению такой компенсации НДФЛ и страховыми взносами. Аналогичные выводы Минфин РФ приводит в своих письмах (Письма от 08.12.2011 № 03-04-06/6-343, от 08.12.2011 № 03-04-06/6-342). Данный подход, как мы с вами видим, поддерживают и суды.

Подводя итог, мне ещё раз хотелось бы обратить ваше внимание на то, что работодатель может учитывать компенсацию расходов на проезд вахтовиков в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только, если такая обязанность зафиксирована им в трудовом или коллективном договоре, а также в локальном нормативном акте.

Путь работника, выполняющего работы вахтовым методом, до вахтового поселка всегда выполняется в два этапа: сначала от места жительства до пункта сбора, затем от пункта сбора до места вахты (экспедиции). Компенсацию расходов работника до пункта сбора следует облагать НДФЛ и страховыми взносами, а вот компенсацию проезда от пункта сбора до вахтового посёлка (экспедиции) можно и не облагать НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении ряда условий. Поэтому очень важно в трудовом или коллективном договоре правильно определить место пункта сбора вахтовиков для избежания претензий со стороны контролирующих органов.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.

Комментарий к Письму Минфина РФ от 19.12.2018 № 03 15 0892607.

В Письме Минфина РФ от 19.12.2018 № 03‑15‑08/92607 разъяснены особенности освобождения от обложения страховыми взносами компенсации учреждением стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска за пределами РФ и обратно, выплачиваемой сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Напомним: положениями ст. 325 ТК РФ установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.

Пунктами 5 и 10 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее – Правила), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455, предусмотрено, что к расходам, подлежащим компенсации, в частности, относится оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом в купейном вагоне скорого фирменного поезда. При использовании отпуска за пределами РФ производится компенсация расходов по проезду железнодорожным транспортом до ближайшей к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции.

Подпункт 7 п. 1 ст. 422 НК РФ освобождает от обложения страховыми взносами оплату учреждением работнику, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при использовании им отпуска за пределами территории РФ, стоимости его проезда или перелета (включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг), рассчитанной от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник проходит пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.

В рассматриваемом письме финансистами проанализирована ситуация, когда работник бюджетной организации, расположенной в Мурманской области, обратился за компенсацией расходов, связанных с оплатой стоимости проезда и провоза багажа железнодорожным транспортом к месту использования отпуска и обратно в г. Новый Афон (Абхазия). Особенность ситуации в том, что фактические расходы работника по проезду
из г. Санкт-Петербурга до г. Новый Афон и обратно оказались меньше, чем стоимость проезда из г. Санкт-Петербурга до железнодорожной станции (п. Веселое), ближайшей к месту пересечения границы РФ с Абхазией, и обратно.

Финансисты пришли к выводу, что не подлежит обложению страховыми взносами оплачиваемая организацией стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно, рассчитанная исходя из стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда от г. Санкт-Петербурга до п. Веселое и обратно, но не более фактически произведенных работником расходов.

На основании сказанного можно предположить, что если стоимость проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда от г. Санкт-Петербурга до п. Веселое и обратно оказалась выше, чем фактическая стоимость проезда работника на поезде от Санкт-Петербурга до Нового Афона, то страховыми взносами не облагается вся сумма компенсации проезда этого работника от Санкт-Петербурга до Нового Афона. Подобная ситуация возможна, например, если сотрудник ехал в плацкартном вагоне, поскольку стоимость проезда в плацкартном вагоне ниже, чем в купейном.

Данное разъяснение положительно для учреждений. Но есть один нюанс. Напомним, что согласно п. 5 Правил сотруднику компенсируются фактические расходы, подтвержденные проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда. То есть расходы на проезд должны компенсироваться исходя из стоимости проезда в том типе вагона и того класса обслуживания посадочного места, которым ехал сотрудник. Так что если он ехал в плацкартном вагоне до Нового Афона (Абхазия), то расчет стоимости проезда до п. Веселое должен быть произведен в соответствии со стоимостью проезда именно в плацкартном вагоне.

Поэтому, по нашему мнению, более обоснованный ответ на рассмотренный в письме вопрос звучал бы следующим образом: не подлежит обложению страховыми взносами оплачиваемая учреждением стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно, рассчитанная исходя из стоимости проезда поездом от г. Санкт-Петербурга до п. Веселое и обратно в соответствии с тем типом вагона и класса обслуживания места, которыми ехал сотрудник, но не более стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Мы полагаем, что и в данном случае разумно исходить из фактической цены билета: выплачивать компенсацию и не облагать страховыми взносами только часть стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, рассчитанную пропорционально стоимости проезда, указанной в билете, за расстояние от г. Санкт-Петербурга до п. Веселое и обратно.

Перелет на самолете в отпуск за границу. Часто возникают вопросы по поводу освобождения от обложения страховыми взносами компенсации учреждением сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, расходов на перелет в отпуск за границу самолетом.

Порядок компенсации расходов сотрудника при перелете в отпуск за границу самолетом прописан в п. 10 Правил, который предусматривает, что при следовании к месту проведения отпуска за пределы территории РФ воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту работником представляется справка, выданная транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

Указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве РФ (ортодромия по РФ), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.

Таким образом, если работник предъявит указанную справку, учреждение обязано компенсировать указанные расходы на перелет в соответствии с данной справкой.

Напомним, что пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ освобождает от обложения страховыми взносами оплату учреждением работнику, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при использовании им отпуска за пределами территории РФ, стоимости его перелета (включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг), рассчитанной от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник проходит пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.

В Письме Минфина РФ от 13.12.2017 № 03‑15‑09/83587 уточнено, что не облагается страховыми взносами только стоимость проезда такого работника от места жительства или работы до международного аэропорта, в котором он проходит пограничный контроль. При этом сумма оплаты стоимости перелета из города, в международном аэропорту которого работник проходит пограничный контроль, до места назначения за пределами территории РФ, в том числе сумма компенсации стоимости перелета, рассчитанная от пункта пограничного контроля в аэропорту до места пересечения воздушным судном государственной границы РФ, облагается страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Рассмотрим вышеизложенное на примере.

Сотрудник, работающий в районе Крайнего Севера (например, в г. Норильске), поехал отдохнуть в Турцию. В первом случае он вылетел из аэропорта г. Норильска в г. Анталию (Турция). Во втором случае он вылетел из г. Норильска в г. Москву, а затем из г. Москвы – в г. Анталию (Турция).

В обоих случаях учреждение компенсировало ему стоимость перелета до места пересечения государственной границы РФ на основании представленной им справки.

Обложение данной компенсации страховыми взносами в каждом из вариантов будет разным:

1) если он вылетел из аэропорта Норильска в Анталию (Турция), компенсация расходов на данный перелет полностью облагается страховыми взносами;

2) если он вылетел из Норильска в Москву, а затем из Москвы вылетел в Анталию, то компенсация расходов на его перелет:

из Норильска до Москвы – освобождается от обложения страховыми взносами;
из Москвы до Анталии (Турция) – облагается страховыми взносами.

Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера, №2, 2019 год

Читайте также: