Компенсация за использование компьютера при дистанционной работе страховые взносы и ндфл
Обновлено: 16.05.2024
В 2020 году многие перешли на новый формат сотрудничества – удаленную работу. Перед работодателями возник вопрос: как обосновать компенсацию расходов работников на оборудование рабочих мест и учесть такую компенсацию для налогообложения? Рассказывает Ирина Федоскина, ведущий юрисконсульт.
Подтверждаем расходы
По действующим правилам трудового законодательства работодатель должен обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Если работник для этих целей использует личное имущество, то ему гарантирована компенсация расходов (ст. 22, 164, 188 Трудового кодекса РФ).
Работа сотрудников удаленно и не на рабочем месте, обустроенным работодателем, не противоречит положениям трудового законодательства. Аналогичный формат работы уже был предусмотрен Трудовым кодексом РФ в положениях о дистанционной работе.
Согласно положениям Налогового кодекса РФ, если затраты на компенсацию расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, подтверждены документально, то они могут приниматься в расходы по налогу на прибыль организаций. Такие затраты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на основании п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ.
Чтобы работодателю выплатить компенсацию работникам за вынужденные расходы и не нести при этом дополнительные налоговые издержки, ему необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость выплаты компенсаций, их размер и связь с исполнением трудовых обязанностей. При иных условиях компенсация может быть признана частью оплаты труда или иного дохода сотрудника, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, если не будет подтверждена связь компенсации с коммерческой деятельностью работодателя, то и в расходы по налогу на прибыль принять их будет нельзя.
Как правильно оформить перевод на удаленную работу в 2021 году
Чтобы обосновать компенсацию затрат работников, работодатель должен прежде всего документально подтвердить направление сотрудников на удаленную работу с самостоятельной организацией рабочего места в соответствии с требованиями трудового законодательства.
С 01.01.2021 в главу Трудового кодекса РФ о дистанционной работе Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ внесены изменения, определяющие специальные правила перевода сотрудников на временную удаленную работу, включая правила компенсации дополнительных расходов работников.
Новые положения Трудового кодекса РФ, предусматривают, что временный перевод работников на дистанционную работу должен оформляться трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. С 01.01.2021 также действует норма по переводу сотрудников на удаленную работу в экстренных случаях, в том числе, в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления, без их согласия. В таких случаях достаточно будет локального акта организации.
Кроме того, новые нормы прямо указывают, что дистанционный работник вправе с согласия или с ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В свою очередь, на работодателя возлагается обязанность компенсировать использование работником указанных оборудования и средств и возмещать расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры компенсации должны определяться положениями следующих документов: коллективного договора, локального нормативного акта организации, трудового договора или дополнительного соглашения к нему.
Рекомендации Минтруда и Минфина 2020 года
До вступления в силу новых положений Трудового кодекса РФ специальных положений о временном переводе работников на удаленную (дистанционную) работу предусмотрено не было.
В апреле 2020 года Минтруд в письме от 9 апреля 2020 года № 0147-03-5 рекомендовал оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору каждого работка и издать приказ произвольной формы о временном направлении на дистанционный труд. В качестве альтернативы дополнительного соглашения было предложено заявление работника, либо его согласие о направлении на удаленную работу приказом. При этом, по правилам о дистанционной работе, условия об организации рабочего места должны быть прописаны в соглашении. Так же следовало оформить соглашения или иные документы об удаленной работе: прописать условие о самостоятельном оборудовании рабочего места работником и о компенсации ему понесенных расходов с указанием перечня таких расходов, их размеров или порядка расчета.
Если условий о компенсации сразу с работниками заранее согласовано не было, то оформлять такие выплаты следует локальными актами организации.
Документальное подтверждение компенсации
- расчеты компенсаций;
- копии документов, подтверждающих право собственности или аренды работника на используемое имущество;
- документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (в служебных целях);
- осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
- подтверждение права собственности или аренды на технику;
- платежные документы об оплате электроэнергии, программного обеспечения, сотовой связи, расшифровку звонков и т.п.
Важно учитывать, что если работодатель решит компенсировать затраты на приобретение компьютера, принтера или программного обеспечения с длительным сроком использования, то компенсировать и признать такие расходы сразу не получится. Компенсация затрат должна осуществляться равномерно, в течение всего срока использования техники и программного обеспечения. Если же работодатель компенсирует расходы на покупки работника сразу, то признать расходы, не уплачивать НДФЛ и страховые взносы можно будет только если они будут приобретены на баланс организации, а работник вернет все работодателю после завершения удаленной работы.
Таким образом, налоговое законодательство позволяет признавать компенсацию затрат работников на организацию рабочих мест в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами. Для этого нужно собрать довольно значительный комплект подтверждающих документов. Часть таких документов, необходимо оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства, другие документы должны быть представлены работниками, претендующими на компенсацию.
В связи с внесением с 01.01.2021 изменений в Трудовой кодекс РФ работодателям, компенсирующим расходы работников на удаленке, к началу 2021 года следует привести документы в соответствие с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ и согласовать с работниками перечень документов, которые они будут предоставлять в подтверждение расходов в 2021 году.
Компания IPT Group поможет вам решить все юридические вопросы, связанные с обоснованием компенсаций сотрудникам, находящимся на удаленной работе, и с переводом на дистанционный формат. За консультацией вы можете обращаться по контактам, указанным на нашем сайте.
В организации 1/3 сотрудников работают дистанционно с 2020 года. Часть работают на своих компьютерах. В 2020 году были составлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нет упоминания о компенсации и возмещении расходов. Коллективного договора нет, про компенсацию не упоминается ни в трудовых договорах, ни в приказах.
Есть ли необходимость переоформлять дополнительные соглашения с 01.01.2021? Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего сотрудникам оборудования? Обязательно ли возмещение сотруднику расходов, связанных с выполнением работы дистанционно, на основании представленных документов, подтверждающих оплату? Если сотрудники представят чеки за оплату Интернета, надо ли вычислить часть, которая пошла на выполнение работы?
ОТВЕТ:
Перевод на постоянную, временную дистанционную (удаленную) работу (до шести месяцев), периодическую дистанционную (удаленную) работу (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) может быть вызван обстоятельствами работника или работодателя и осуществляется по соглашению сторон (ст. 312.1 ТК РФ). В случае временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях численность работников определяется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 312.9 ТК РФ).
ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ:
Согласно ст. 312.6 ТК РФ для перевода работника на дистанционную работу работодатель обеспечивает дистанционного работника соответствующими условиями для работы, то есть необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации для выполнения трудовых функций и иными средствами.
Под иными средствами понимается оборудование, которое необходимо для выполнения работником трудовых функций в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей, специфики деятельности организации. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
С учетом указанных выше положений ТК РФ при исполнении трудовых обязанностей дистанционно (или удаленно), при использовании сети Интернет, мобильной связи и пользование электроэнергией с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику может выплачиваться компенсация за использование оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Однако порядок расчета компенсации затрат работнику на пользование им электроэнергией, услугами Интернет и иными услугами для выполнения трудовых обязанностей нормами действующего законодательства не установлен. Указанный порядок устанавливается трудовым договором, коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда.
Отметим, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни трудовым договором, ни коллективным договором, ни иным локальным актом работодателя не установлен порядок возмещения дистанционному работнику всех затрат, произведенных им при выполнении трудовых обязанностей, то согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, трудовым законодательством установлена обязанность работодателя возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Однако порядок расчета компенсации и размер оплаты расходов при дистанционной работе на законодательном уровне не регламентированы. При отсутствии регулирования вопроса о порядке возмещения компенсации и расходов при дистанционной работе в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов могут определяться трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. В указанных документах также можно установить компенсацию за износ компьютерной техники, принадлежащей работнику, которую он будет использовать для выполнения работы, и возмещение расходов, связанных с ее использованием, а также порядок обеспечения необходимыми материалами (бумагой, картриджами для принтера и др.).
Читайте также: