Компенсация аренды жилья сотрудникам налогообложение

Обновлено: 14.05.2024

Сотрудники полиции и Росгвардии могут получить до 15 000 Р компенсации за аренду жилья. Члены их семей — тоже.

В России есть постановление, которое позволяет некоторым категориям граждан получать компенсацию за аренду жилья. Я получаю такую компенсацию и в этой статье постараюсь максимально подробно рассказать о том, кому именно она полагается и как ее добиться.

Кому дают денежную компенсацию

Постановление разрешает компенсировать стоимость аренды сотрудникам органов внутренних дел РФ и тем, кто служит в Росгвардии. Еще компенсацию могут оформить члены семей сотрудников и служащих, погибших или умерших во время службы.

Вот кто считается членом семьи по закону:

Компенсацию не получится оформить сожителям — то есть тем, кто просто живет под одной крышей и не вступает в брак. Братьям, сестрам и всевозможным племянникам тоже эта компенсация не положена, если только они не находятся на иждивении.

Как победить выгорание

Условия компенсации

Чтобы сотрудник ОВД РФ или служащий Росгвардии получил деньги, должны совпасть два условия:

У него нет жилья в собственности в населенном пункте, где он служит.
Работодатель не может предоставить ему жилье.

При этом неважно, есть ли у человека постоянная регистрация в месте службы. С ней можно получить компенсацию, главное, чтобы своего жилья не было.

Для членов семьи сотрудников, погибших при исполнении, условия похожие:

Работодатель сотрудника не может предоставить им жилье.
Они не снимают жилье по договору социального найма. И никто из членов их семей тоже не должен арендовать жилье по такому договору.
У них или у членов их семей нет своего жилья. Например, если вдова погибшего служащего Росгвардии выйдет замуж за человека со своей квартирой, она не сможет претендовать на компенсацию — даже если будет жить с новым мужем раздельно.

Служебное жилье. Сотрудники полиции и Росгвардии могут бесплатно жить в служебных квартирах — их выделяют из специализированного жилого фонда. Компенсацию за аренду можно получить, только если свободного служебного жилья нет и сотруднику приходится снимать квартиру за свой счет. Стоимость аренды не компенсируют, если свободное жилье в месте службы есть, но сотрудник об этом не знает.

Поэтому прежде чем подавать заявление на компенсацию, нужно будет написать рапорт на получение служебного жилья — о нем расскажу дальше в статье.

Размер выплаты

Максимальную сумму рассчитывают по двум нормативам:

Общей площади жилого помещения. На одного сотрудника это 24 м², на семью из двух человек — 36 м², из трех — 43 м², на семью из четырех человек и больше — по 12 м² на каждого.
Предельной стоимости найма 1 м² общей площади жилого помещения. Ее ежегодно утверждает Минтруда.

Предельную стоимость найма 1 м² можно узнать из соответствующего приказа Минтруда. Например, в 2021 году в Москве она составляет 778,43 Р , а в Ростовской области — 346,09 Р .

Получается, если вы снимаете квартиру в Москве, а ваша семья вместе с вами насчитывает трех человек, максимальная сумма компенсации будет: 43 × 778,43 = 33 472,49 Р .

Однако радоваться рано. Такую сумму может одобрить только руководитель федерального органа исполнительной власти, в котором сотрудник проходит службу, и такое происходит крайне редко. Поэтому ориентироваться нужно на максимальные размеры компенсации из того же постановления:

в Москве и Санкт-Петербурге — 15 000 Р ;
в других городах и населенных пунктах — 2700—3600 Р .

Таким образом, если вы втроем снимаете квартиру в Москве, максимум вам дадут 15 000 Р . Если вы сумеете найти жилье дешевле этой суммы, платить будут еще меньше — столько, сколько вы тратите на аренду.

максимальная ежемесячная компенсация за аренду жилья в Москве для сотрудников полиции и Росгвардии

Еще сумма компенсации увеличивается на 50%, если с сотрудником живет трое и больше членов семьи или если семья погибшего сотрудника состоит из трех и более человек. То есть если вместе с вами в семье четыре человека, например вы, супруга и два ребенка, максимальная сумма компенсации в Москве будет 22 500 Р вместо 15 000 Р .

Какие документы нужны сотрудникам

Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно подать:

Рапорт на предоставление служебного жилья.
Рапорт на получение денежной компенсации.
Копию действующего договора найма или поднайма жилого помещения.
Копии паспортов сотрудника и членов его семьи.
Справку из территориального органа Ростехинвентаризации о том, что у сотрудника и членов его семьи нет жилья в собственности в том месте, где сотрудник служит.

Документы нужно отнести в жилищно-бытовую комиссию учреждения, в котором сотрудник проходит службу. Как правило, этим занимаются тыловики, в некоторых органах — кадровики.

Образец рапорта на предоставление служебного жилого помещения. Обычно свободное служебное жилье — редкость

Дата написания этого рапорта — один из самых важных моментов. Выплачивать компенсацию вам начнут со дня найма жилья, но не раньше, чем вы подадите рапорт на предоставление служебного помещения. То есть если вы сняли квартиру 1 января, а рапорт подали только в апреле — месяцы с января по апрель вам не компенсируют.

Рапорт на получение денежной компенсации. Этот документ уже пишут на имя руководителя места, где вы проходите службу. Образец рапорта нужно взять у работника жилищно-бытовой комиссии.

Образец рапорта в одном из административных округов Москвы. В рапорте обращаются к непосредственному руководителю

Копия и оригинал договора найма жилого помещения. Договор должен быть заключен в соответствии с законодательством РФ. Вот что это значит на практике:

На все эти моменты жилищно-бытовая комиссия обращает особое внимание.

Копии паспортов. Тем, кто старше 14 лет, необходимо сделать копии всех страниц паспорта, детям до 14 — копию свидетельства о рождении. Заверять их у нотариуса не нужно, но жилищно-бытовая комиссия может потребовать заверить копии в отделе кадров. Оригиналы паспортов и свидетельства о рождении тоже возьмите с собой: комиссия попросит их показать.

Остается самое сложное — справки о наличии или отсутствии жилья в собственности. Готовьтесь, будет много бюрократии.

Справки о наличии или отсутствии жилья в собственности

Я получал их в Москве, поэтому расскажу, как это делается здесь. Во всех административных округах требуют предоставлять по три справки на каждого члена семьи:

О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Москвы с 1991 года по 1998 год.
О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Московской области с 1991 года по 1998 год.
О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Москвы и Московской области с 1998 года по настоящее время. Если вы или член вашей семьи родились после 1998 года, первую и вторую справки оформлять не нужно.

Все документы выдают разные организации.

Справку дают бесплатно, но для ее получения нужно предоставить два вида документов:

Когда собрали все нужные документы, заполняем анкету.

Справку делают 14 рабочих дней, готовую присылают в личный кабинет.

Справка о наличии или отсутствии жилья на территории Московской области за 1991—1998 годы. Этот документ оформляют либо на портале Московского областного БТИ, либо непосредственно в его филиале.

Затем выбираем способ получения справки: в отделении или по почте.

Далее указываем свои паспортные данные и загружаем фотографии или сканы страниц паспорта: разворот с фотографией, страницу с постоянной регистрацией и страницу со сведениями о ранее выданных паспортах. Если вы меняли фамилию, прикрепите также документ, подтверждающий это.

Готовая справка об отсутствии в собственности жилых помещений на территории Московской области с 1991 года по 1998 год

Справка о наличии или отсутствии жилья на территории Москвы и МО с 1998 года по настоящее время. Ее можно получить в МФЦ или заказать на сайте Росреестра. Второй вариант подходит только тем, у кого есть электронная цифровая подпись. Я получал в МФЦ.

Для оформления справки нужны:

Паспорт или свидетельство о рождении — для тех, кому нет 14 лет.
Документы о смене ФИО в период с 1998 года до дня обращения заявителя — если такие есть.

Оформить справку в МФЦ стоит 1450 Р , ее делают три рабочих дня после подтверждения платежа — правда, подтверждение может занять до семи дней.

У всех трех справок нет определенного срока действия, но жилищно-бытовая комиссия может вас убеждать, что они действуют в течение месяца. Это спорный вопрос: сотрудники комиссии руководствуются своими внутренними актами или даже устными распоряжениями начальства. Но лучше перестраховаться и сдать все документы за месяц.

придется заплатить за три справки

Какие документы подают члены семьи

Список документов для членов семьи умершего или погибшего сотрудника такой же, но вместо рапорта они подают заявление о предоставлении денежной компенсации за наем или поднаем жилого помещения.

Если члены семьи получают пенсию по потере кормильца, за компенсацией им нужно обращаться в пенсионное отделение по месту получения пенсии. Если не получают, то в последнее место службы погибшего.

Выплату компенсации членам семей выплачивают со дня найма жилья, поэтому они могут подавать документы в любое время. Например, если семья заключила договор найма 1 января, а заявление о компенсации подала только спустя 4 месяца, деньги начислят за все эти месяцы.

Что делать, если комиссия требует другие документы

С точки зрения законодательства, перечисленных выше документов достаточно, чтобы получить компенсацию. В реальности же комиссия может начать требовать дополнительные справки и документы. Вот примерный список:

копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на нанимаемое жилье — она должна быть у наймодателя;
копия паспорта или свидетельства о рождении собственника нанимаемого жилья;
копия справки о временной регистрации;
справки с работы и о составе семьи;
справка с места работы супруга или супруги;
копии документов, подтверждающие родственные отношения: например, свидетельство о заключении брака;
рапорт о том, что руководитель сотрудника посетил арендуемое жилье — образец рапорта дают в комиссии.

Требовать эти документы незаконно: комиссия обязана принять и рассмотреть тот пакет документов, что предусмотрен постановлением.

п. 4 правил выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений из постановления № 1228PDF, 271 КБ

На практике же проще собрать дополнительные документы, поэтому по возможности лучше позаботиться об этом еще на этапе заключения договора с арендодателем: попросить сделать временную регистрацию и копии паспорта со свидетельством о регистрации жилья.

Когда начнут выплачивать компенсацию

После того как сотрудник передает документы комиссии, у нее есть месяц на рассмотрение. Если комиссия одобрит рапорт, руководитель издаст указ о выплате денежной компенсации — с указанием срока и размера выплаты.

Компенсацию выдают раз в месяц вместе с денежным довольствием. В первый месяц выплат вам сделают перерасчет в соответствии с тем количеством дней, которое прошло со дня найма или со дня подачи рапорта на предоставление служебного жилья.

Допустим, Иван написал рапорт на предоставление служебной квартиры 25 февраля 2021 года и получил отказ: свободного жилья не было. 1 марта он снял квартиру и подписал договор аренды, после чего подал рапорт на компенсацию. 15 апреля комиссия удовлетворила рапорт на сумму 15 000 Р . Вместе с денежным довольствием Иван 20 апреля получил компенсацию за весь март и 20 дней апреля, то есть 25 000 Р .

Если бы Иван при тех же условиях подал рапорт на предоставление служебной квартиры 31 марта, то компенсация бы пришла только за 20 дней апреля — это было бы 10 000 Р .

Поэтому за служебным жильем лучше обращаться еще до съема квартиры — чтобы компенсацию выдали с даты найма.

Могут ли перестать платить компенсацию

Право на компенсацию пропадет, если:

сотрудник и наймодатель расторгнут договор или изменят его условия;
сотрудник получит служебное жилье или купит свое;
члены семьи погибшего или умершего сотрудника заключат договор социального найма или купят жилье. То же самое относится и к их членам семьи;
сотрудник или его семья получили социальную выплату на покупку или строительство жилья и прошло три месяца со дня выплаты;
сотрудник получал повышенную компенсацию, но состав семьи изменился. Например, сотрудник развелся или кто-то из детей достиг предельного возраста — 18 лет или 24 года.

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.

Нормативная база

Когда расходы на аренду квартиры компенсируют

Минфин рекомендует рассматривать компенсацию за жилье сотрудникам как часть зарплаты, выплачиваемой в натуральной форме (Письмо №03-04-06/1153 от 14.01.19).

Предусмотрите порядок возмещения арендных платежей в коллективном договоре или ином ЛНА компании. Если этого не сделать, налоговые органы отнесут их к социальным выплатам и не признают расходом при исчислении налога на прибыль.

Образец приказа: как оформить компенсацию сотруднику за аренду жилья

Документы, которые понадобятся для возмещения затрат

Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:

Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.

В первом случае понадобятся:

договор аренды жилого помещения;
договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.

Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.

При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:

копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы

При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.

Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):

при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Как отразить компенсационную выплату в целях налогообложения

Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.

Но сложившаяся судебная практика свидетельствует в пользу того, что у налогоплательщика есть право признать в налоговых затратах возмещение арендных платежей сотрудникам в полном объеме (постановление АС МО №Ф05-9828/14 от 12.09.14). Если вы не готовы к спору с налоговыми органами, то учтите в расходах компенсационную выплату с учетом ограничения статьи 131 ТК.

Иногда компании нанимают работников, проживающих в другом городе, а то и другой стране. Работодатель в этом случае может взять на себя расходы по обеспечению таких сотрудников жильем для временного проживания. Рассмотрим налоговые особенности по каждому из вариантов предоставления жилья.

Покупка служебной квартиры

Одним из возможных, но редко используемых на практике вариантов обеспечения жильем иногороднего (иностранного) сотрудника является покупка служебной квартиры. Этот вариант имеет два существенных недостатка.

Во-первых, компания, являясь собственником квартиры, будет вынуждена учитывать этот объект в составе объекта основных средств и платить с него налог на имущество. Таким образом, возрастает налоговая нагрузка для работодателя.

Во-вторых, организация не сможет без налоговых рисков учесть стоимость приобретенной квартиры при расчете налога на прибыль. Так, согласно официальной позиции Минфина РФ, служебная квартира не является амортизируемым имуществом, используемым для извлечения дохода. Следовательно, амортизационные отчисления по ней не учитываются при налогообложении прибыли (письма Минфина РФ от 24.11.2014 № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 № 03-03-06/1/3843). Таким образом, при данном варианте работодатель будет нести значительные расходы (в размере стоимости приобретенной квартиры), которые не сможет учесть при налогообложении прибыли.

Поэтому предпочтительным с точки зрения отсутствия вышеприведенных недостатков является вариант с арендой помещения. Причем компания может сама арендовать квартиру, а может выплачивать сотруднику соответствующую денежную компенсацию его арендных платежей.

Аренда жилья для сотрудника

Чиновники считают, что списание расходов на аренду квартиры в составе прочих расходов невозможно, поскольку порядок учета таких затрат урегулирован ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, ФНС России от 28.02.2018 № ГД-4-11/3931@). А раз так, то учесть подобные затраты, согласно официальной позиции Минфина РФ, можно только в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671).

Более того, по мнению чиновников, такой порядок применяется и в том случае, когда речь идет об аренде жилья для иностранных работников.

Но суды не разделяют такую позицию и выносят решения в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 05.07.2013 по делу № А40-122173/12-20-621, ФАС Центрального округа от 29.09.2010 по делу № А23-5464/2009А-14-233, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2014 № Ф07-1987/2014, Арбитражного суда Московского округа от 01.10.2015 № Ф05-11410/2015).

Как видим, ситуация спорная, но в случае судебных разбирательств у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья, имеются хорошие шансы отстоять свою правоту. Для организаций, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20% ограничения.

Другой вариант – работник сам арендует квартиру для проживания, а организация компенсирует ему понесенные затраты. Как мы уже упомянули ранее, и в данном случае чиновники разрешают учитывать при налогообложении сумму компенсации только в пределах 20% ограничения. И опять же, как и в предыдущем варианте, судебная практика в данном случае также на стороне налогоплательщиков.

НДФЛ и страховые взносы

Также при предоставлении иногороднему или иностранному работнику для временного проживания квартиры следует учитывать особенности, связанные с НДФЛ и страховыми взносами.

Так, в соответствии с официальной позицией ведомств оплата организацией аренды жилых помещений, предоставляемых приезжим гражданам, и денежная компенсация, выплачиваемая работодателем на возмещение расходов по найму жилого помещения, подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ (письма Минфина России от 18.05.2012 № 03-03-06/1/255, от 16.05.2018 № 03-04-06/32677, от 12.02.2019 N 03-04-06/8405, от 19.03.2021 № 03-15-06/19723, ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).

Однако данную позицию нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата жилья иногородним либо иностранным сотрудникам непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, арендная плата не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ.

Арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 № А19-2330/2013 был сделан упор на ст. 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату за проживание работника обустройством на новом месте жительства с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре. И, ссылаясь на действующий еще в то время п. 3 ст. 217 НК РФ, освобождающий от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

В другом деле (Постановление ФАС Уральского округа от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородним сотрудником своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды квартиры произведена прежде всего в интересах работодателя. А значит, дохода у работника не возникает.

Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 25.01.2013 № Ф03-5923/2012, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу № А70-10656/2010, ФАС Московского округа от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 № Ф07-6326/2014, Арбитражного суда Поволжского округа от 03.06.2015 № Ф06-23993/2015, Ф06-23996/2015).

Поэтому если организация готова к спорам с налоговиками, то она может не начислять НДФЛ и страховые взносы со стоимости арендной платы за квартиру для проживания иностранного работника.