Какой документ не является разновидностью копии черновик отпуск дубликат

Обновлено: 16.05.2024

Зачем заверять копии

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Можно ли принимать в архив организации копию документа, если нет его оригинала (по неизвестной причине)? Если да, то как и кем она должна быть заверена? Есть ли особенности приема копий разных видов документов: договоров, приказов и т.п.?

ОТВЕТ

Обратимся к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015[1].

В п. 4.23 Правил 2015[2] указано, что лист-заверитель дела (см. Приложение № 8 к Правилам 2015) нужно составлять на отдельном листе, составитель должен подписать этот документ. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) следует отмечать в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

В тоже время необходимо помнить, что в соответствии с Правилами 2015 и Методическими рекомендациями по применению Правил 2015 в ходе отбора документов для передачи в архив организации дублетные экземпляры, черновики, незаверенные копии документов и документы с временными сроками хранения необходимо изымать из дел, проводить оформление дел, сведения о делах включать в описи дел структурного подразделения и после этого передавать дела в архив организации.

Отметку о заверении копии нужно оформлять для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Ее следует проставлять на свободном от текста месте, а при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа. Отметка о заверении копии (Пример 2) включает:

При этом необходимо помнить, что существует такое понятие, как архивная копия. Она оформляется в случае предоставления пользователям (заявителям) информации (например, в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии и пр.), то есть при исполнении поступивших запросов.

С учетом действующих норм и правил никакого специального (особого) порядка оформления и приема на хранение копийных документов (экземпляров) в пределах архивного фонда организации нет. Необходимо указать факт наличия копий каких-либо документов в оформленном научно-справочном аппарате (это, например, опись или предисловие) и передать сформированные дела в архив организации в соответствии с научно-справочным аппаратом.

В п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019[3] сказано, что документы должны принимать на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут принимать заверенные копии. С учетом того, что в государственные и муниципальные архивы документы поступают после истечения установленных сроков хранения в архивах организаций, то этой нормой могут руководствоваться и сотрудники архивов компаний (организаций).

[1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

[2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[3] Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Читайте также: