Какими документами сотрудник может подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке

Обновлено: 16.05.2024

Организация закрепила в ЛПА, что возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов, а при отсутствии таких документов — 10% установленных размеров. Согласно проездным билетам в место командировки работник выбыл 07.12 в 22 ч 40 мин, а прибыл 08.12 в 03 ч 15 мин. В обратном направлении работник убыл 10.12 в 23 ч 20 мин, прибыл к месту работы — 11.12 в 05 ч 10 мин. Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, не представлены. При определении суммы возмещения этих расходов исходят из проведенных в месте командировки дней или ночей?

При отсутствии в рамках данного варианта возмещения подтверждающих документов расходы по найму за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 или 2 (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

Под временем нахождения в пути понимается (ч. 3 п. 20 Положения N 176):

при выбытии из места постоянной работы в командировку — время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

при выбытии из места командировки к месту постоянной работы — время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Иначе говоря, возмещение расходов по найму производится за календарные дни нахождения в месте командировки. Ночи, приходящиеся на этот период, принимаются в расчет исключительно в случае, когда организация придерживается варианта возмещения расходов по найму без представления подтверждающих документов (ч. 5 п. 15, ч. 8 п. 16 Положения N 176).

В нашем случае работник в месте командировки находился три дня (8, 9 и 10 декабря), поскольку 7 и 11 декабря признаются днями в пути. Соответственно расходы на наем жилья возмещаются работнику из расчета 10% размеров, установленных приложением 1 или 2 за три календарных дня. Например, если речь о командировке в г. Гомель, то сумма возмещения этих расходов составит 15 руб. (

Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов, а при отсутствии таких документов — 10% установленных размеров. В месте командировки работник находился 5 календарных дней с 07.12 по 11.12. Документы, подтверждающие расходы на проживание в месте командировки, работник представил лишь за 07.12 и 08.12. Документы на проживание за 9, 10 и 11 декабря не представлены. Как производится возмещение расходов по найму?

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилья определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 и 2. Конкретный размер процента возмещения устанавливается в ЛПА (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

В рассматриваемой ситуации расходы по найму возмещаются за 7 и 8 декабря на основании подтверждающих документов, но при этом:

— при командировках по Республике Беларусь — в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176);

— при загранкомандировках — в размерах, не превышающих установленные в приложении 2, за два календарных дня (ч. 9 п. 16 Положения N 176).

Расходы по найму за 9, 10 и 11 декабря (три календарных дня) возмещаются в размере 10% от размеров, установленных для места командировки в приложении 1 или 2 (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов при командировках по Республике Беларусь. Ограничивается ли для этого варианта сумма возмещения расходов по найму стоимостью номера первой категории? В качестве ограничения может быть принята стоимость такого номера в гостинице проживания или в любой другой гостинице места командировки?

Организация вправе закрепить в ЛПА, что расходы по найму возмещаются на основании подтверждающих документов. В этом случае исходят из фактических расходов работника на наем жилья, подтвержденных документально. При этом сумма возмещения расходов по найму ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176).

Если работник проживал в гостинице, то в качестве ограничения принимают стоимость номера первой категории в гостинице проживания. Если командированный работник проживал в арендованной у ИП квартире, в санатории, в доме отдыха, в иных организациях, предоставляющих услуги по проживанию, и представил подтверждающие документы, в которых указана стоимость проживания, возмещение расходов производится в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, в который работник командирован, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки.

Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов. Фактические расходы командированного работника на проживание в номере первой категории в г. Гродно с 7 по 8 декабря составили 48 руб. Эта сумма ниже 50 руб., установленных в приложении 1. В какой сумме следует произвести возмещение?

В рамках возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов исходят из фактических расходов работника, подтвержденных документально. При этом сумма возмещения расходов по найму ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176). Наряду с этим нижняя граница возмещаемых работнику расходов на наем жилья не обозначена.

В рассматриваемой ситуации работник проживал в номере первой категории, поэтому ему надлежит возместить фактические расходы на наем жилья. Тот факт, что эта сумма ниже размера, установленного приложением 1, значения не имеет, поскольку он применяется в том случае, когда организация придерживается варианта возмещения расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов. Соответственно сумма возмещения составит 48 руб.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Будапешт с вылетом из г. Варшавы. В связи с задержкой рейса работник переночевал в гостинице г. Варшавы в ночь с 07.12.2020 по 08.12.2020. Для целей возмещения фактические расходы по найму жилья в пути следования ограничиваются. Их надлежит сравнивать с размерами, установленными в приложении 2 для Польши, из расчета за два календарных дня или за одну ночь?

В случае временной остановки в пути (вынужденной или запланированной) расходы по найму жилья возмещаются на основании подтверждающих документов, но не выше размеров, установленных приложением 2 для страны, в которой произошла такая остановка (ч. 13 п. 16 Положения N 176).

Указанное ограничение следует рассчитывать исходя из установленного размера возмещения и количества календарных дней, проведенных работником в месте, в котором произошла остановка в пути.

В рассматриваемой ситуации возмещение фактических расходов на наем жилья в г. Варшаве производится по подтверждающим документам, но в пределах ограничения в сумме 300 долл. США (150 долл. США x 2 дня).

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Всякий ли класс обслуживания можно оплатить при поездке на поезде? Может ли служащий воспользоваться улучшенным номером в гостинице? Возмещать ли расходы на проживание по распечатке электронного кассового чека? Расскажем, как отвечали суды на эти и другие вопросы.

Расходы на проезд можно подтвердить билетом без обязательного реквизита

Перевозчик некорректно оформил билет. Он не указал в нем несколько обязательных реквизитов . Казначейство посчитало, что документ не подтверждает расходы служащего.

Апелляция и кассация защитили права сотрудника. Он вправе подтверждать расходы другими документами транспортных организаций. Требований к их форме нет. ВС РФ не стал пересматривать эти выводы.

Отметим, спор касался федеральных служащих. Их право использовать другие документы закрепляет порядок командирования.

При оплате билета надо учитывать и категорию вагона, и класс обслуживания

Госорган возмещал служащим расходы на проезд в вагонах категории "С" с местами для сидения. Некоторые сотрудники приобрели билеты с обслуживанием бизнес-класса "1С" и даже с еще более высоким классом обслуживания "1В". Контролеры признали возмещение этих затрат неправомерным. Они полагали, что оплатить можно только обслуживание эконом-класса.

Порядок командирования служащих госоргана разрешал компенсировать расходы не более стоимости проезда в вагоне-купе с экономическим классом обслуживания либо в вагоне категории "С".

Судьи отметили: класс обслуживания указан только для купейных вагонов. В вагонах с местами для сидения можно оплачивать класс "1С". Однако расходы на обслуживание "1В" излишние. Госорган их не обосновал.

Вынужденную остановку в пути нужно доказать

Служащий отправился в командировку на автомобиле. На обратном пути машина сломалась. В результате поездка заняла на 1 день больше срока командирования. Сотруднику возместили расходы на жилье с учетом задержки.

Контролеры посчитали оплату дополнительного дня проживания незаконной. Приказ о продлении командировки госорган не издавал. Причину остановки в пути служащий не подтвердил чеками на ремонт машины или другими документами. Суд с проверяющими согласился.

Можно оплатить номер улучшенного типа или без обозначения категории

Порядок командирования в госоргане предусматривал компенсацию за жилье в пределах стоимости однокомнатного одноместного номера. Служащий проживал в таких номерах. Однако по документам гостиниц в одном случае ему предоставили "улучшенный" номер, в другом - без обозначения категории.

Проверяющие сочли компенсацию неправомерной. Суд же ее одобрил: в порядке командирования категория номера не указана. Контролеры не доказали, что расходы служащего излишние.

Отметим, ранее Минтруд рекомендовал служащим и руководителям госорганов перед оплатой услуг гостиницы согласовывать размер затрат. Необоснованное завышение расходов могут признать неэффективным использованием бюджетных средств.

Оплату за проживание можно подтвердить распечаткой электронного чека

Служащий оплатил проживание в номере через "онлайн-банк". Гостиница направила ему кассовый чек на электронную почту. Документ в бумажной форме она не выдавала.

По месту службы сотрудник представил распечатку электронного чека. Госорган отказался возмещать по ней расходы, но суд решил иначе. По закону распечатку электронного чека приравнивают к чеку, который отпечатали на ККТ. Поэтому ее достаточно, чтобы подтвердить оплату.

Отметим, подлинность чека можно проверить с помощью сервисов ФНС. Факт оказания услуг гостиницей подтверждают иными доказательствами.

По переданным полномочиям суточные выплачивают согласно методике расчета субвенции

Региональный госорган исполнял переданные федеральные полномочия. За счет субвенции на эти цели он оплачивал служащим суточные в размере 700 или 200 руб. в зависимости от места командирования. Данные суммы устанавливал региональный порядок командирования.

Контролеры признали расходы завышенными. При исполнении переданных полномочий БК РФ обязывает использовать нормативы, по которым рассчитывали субвенцию. Ее размер определили исходя из норматива для федеральных служащих - 100 руб. в сутки. Превышать эту сумму можно только за счет бюджета региона. Суд поддержал доводы контролеров.

Неизрасходованный остаток аванса можно взыскать со служащего через суд

После командировки служащий отказался возвращать неизрасходованный остаток аванса. Госорган не мог удержать суммы в одностороннем порядке, поэтому обратился в суд. Тот принял решение взыскать деньги со служащего.

Вернуть остаток аванса обязывал порядок командирования служащих госоргана. Аналогичную норму устанавливает общее для всех работников Положение N 749. Сотрудник не имел права присваивать эти суммы. Они не считаются средствами к существованию, работодатель перечислял их не по своей воле.

В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?

Какую поездку работника можно считать командировкой?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте. Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).

Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются. В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
работники, являющиеся инвалидами.

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Как определяются сроки служебной командировки?

Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку. Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).

Оплатят ли день выезда в командировку или день возвращения, если он пришелся на выходной или нерабочий праздничный день?

Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.

Как оплатят сверхурочную работу во время однодневной командировки?

Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной. В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени. А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.

Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа. Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201. Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.

Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки. По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания. В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили. Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.

Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Читайте также: