Какие требования предъявляются к работникам осуществляющим регистрацию документов

Обновлено: 04.05.2024

Зачастую многие операторы персональных данных так или иначе сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов в сфере защиты персональных данных. Это может происходить в разных случаях. Некоторые операторы готовят документы при открытии или расширении собственного бизнеса. Кто-то – из-за надвигающейся проверки Роскомнадзора. В любом случае каждому оператору необходимо знать о существовании примерного перечня документов для надлежащей обработки персональных данных.

1. Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных, и подтверждение ознакомления с ним работников оператора

Согласно ч.1 ст.18.1 Закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам, в частности, может относиться ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.

2. Отдельные локальные акты по вопросам обработки таких данных, документы об ознакомлении с ними работников оператора.

  • различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.),
  • перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.),
  • инструкции и регламенты.

3. Уведомление об обработке персональных данных (изменения в уведомление об обработке персональных данных).

4. Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, то есть у оператора должен быть издан приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.9 Закона № 152-ФЗ, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных возлагается на оператора. То есть у оператора также должен быть такой документ, как согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6. Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.

Согласно ст.18 Закона № 152-ФЗ, если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:
1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;
2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
3) предполагаемые пользователи персональных данных;
4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;
5) источник получения персональных данных.

7. Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.

Согласно ч.1 ст.19 Закона № 152-ФЗ, оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Согласно ч.4 ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

  • Документ о классификации информационных систем;
  • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.

Действие Закона № 152-ФЗ распространят свое действие как на случаи обработки персональных данных с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, так и, в большинстве случаев, без использования таких средств. Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 (далее – Положение № 687), урегулированы вопросы обработки персональных данных (использование, уточнение, распространение, уничтожение) без использования средств автоматизации.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

Оператором персональных данных при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны быть оформлены также следующие документы.
• Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Согласно п.6 Положения № 687, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

• Типовые формы документов.
Согласно п. 7 Положения № 687, при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться определенные условия:
- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
- типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

• Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг…), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
Согласно п.8 Положения № 687, при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
- необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
- копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
- персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

• Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей, содержащих персональные данные
Согласно п.15 Положения № 687, при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

· установления маршрута движения конкретного документа;

· оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

· определения необходимости регистрации отдельных видов документов;

· формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

· документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

· документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

· документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

· обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации.

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15–20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.

Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т.п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа.

Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

Резолюция документа – это согласно ГОСТ Р 51141-98, реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение. Как видно из определения, резолюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает также оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на свободном месте между адресатом и текстом и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?). Например:


Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

  • бланков унифицированных форм;
  • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

Ко второй группе относятся:

  • График отпусков (Т-7).
  • Штатное расписание (Т-3).
  • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  • Табель учета рабочего времени (Т-12)
  • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
  • Журнал проверок воинского учета граждан.
  • Приказ об организации воинского учета.
  • Внутренние положения:
    • коллективный договор;
    • положение об охране труда;
    • положение о премировании;
    • правила внутреннего распорядка;
    • положение о командировках;
    • положение о коммерческой тайне;
    • положение об оплате труда;
    • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
    • прочее.

    Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

    В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

    • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
    • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
    • доход сотрудника: заработная плата, премии;
    • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
    • обязательные правила, действующие внутри компании.

    Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

    Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

    Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

    Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

    Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

    Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

    Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

    • защиты трудовых прав сотрудников;
    • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
    • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

    Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

    ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

    • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
    • административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
    • уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
    • гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

    Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

    • налоговые органы при выездных проверках;
    • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

    Как оформляется спецоценка рабочих мест?

    В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

    Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

    Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

    К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

    • приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
    • приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
    • декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
    • отчет с результатами.

    Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

    Все ли компании обязаны вести воинский учет?

    В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

    • приказ об организации воинского учета;
    • журнал проверок воинского учета;
    • личная карточка Т-2.

    Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

    Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

    Итоги

    Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.


    Как все начиналось

    • на рассмотрение:
      • первому руководителю организации,
      • его заместителям,
      • руководителям структурных подразделений

      То есть одной из обязательных для службы делопроизводства становилась функция формирования документопотоков внутри организации, которую могли бы реализовывать специалисты-документоведы.

      См. ответ на вопрос про обращения граждан журнала № 1′ 2018

      Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД 2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

      Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

      • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
      • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

      Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

      Что требуется теперь

      Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

      Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

      Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

      14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

      Профессиональные стандарты нашей сферы деятельности предусматривают, что эта делопроизводственная операция должна выполняться специалистами достаточно высокого уровня квалификации (см. Таблицу 1).

      Таблица 1. Профстандарты о предварительном рассмотрении входящих документов

      Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

      Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

      Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

      3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

      В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством. Документы, поступившие. по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

      Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю. или заместителям руководителя в соответствии с установленным. распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

      Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

      • какие виды и разновидности документов;
      • по каким вопросам;
      • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
      • с какой целью и
      • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

      Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

      • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
      • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
      • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

      Правила делопроизводства подтвердили необходимость предварительного рассмотрения документов, но в список реквизитов, которые могут быть оформлены на документе, отметка о предварительном рассмотрении опять включена не была. Отсутствует она и в стандартах на оформление документов: в действующем ГОСТ Р 6.30-2003 и в сменяющем его ГОСТ Р 7.0.97-2016.

      Как организовать предварительное рассмотрение

      • оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
      • решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
      • на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы:
        • поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
        • по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя;
        • в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);

        Для организации такой работы требуется разработать Классификатор основных направлений / вопросов / участков деятельности организации (далее – Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа и актуализироваться службой делопроизводства, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.

        Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.

        Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам. Его обычно разрабатывает служба делопроизводства в плановом порядке, т.е. в план работы подразделения включаются и разработка данного Классификатора, и его постоянная актуализация (по мере необходимости и обязательно 1 раз в квартал).

        Эта работа выполняется на основе изучения:

        • устава или положения об организации,
        • положений о должностях руководителей и приказа о распределении зон ответственности между ними,
        • положений о структурных подразделениях,
        • должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, списка сотрудников и иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также
        • номенклатуры дел,
        • административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющих внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации и во внешней среде.

        Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий (см. Таблицу 2):

        Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.). Служба делопроизводства, взяв за основу систематизацию бизнес-процессов, может разработать свой Классификатор сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем доработать его до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов.

        Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации. Индексация направлений и функций для управления документами может считаться необязательной, потому что для предварительного рассмотрения наибольшее практическое значение имеет идентификация документопотоков и индексация документов внутри них (например, по Классификатору видов и разновидностей документов, особенно если в СЭД она поддерживается отдельными счетчиками).

        Пример 1. Соотношение Классификатора основных направлений деятельности и Классификатора видов и разновидностей документов

        Для консалтинговой компании повторяющийся индекс 12 означает, что по Классификатору видов и разновидностей документов письма получили индекс 12, а в процессе регистрации конкретного письма к данному индексу будет системно добавляться его порядковый номер (переменная часть) по соответствующему журналу регистрации / счетчику СЭД. См. Таблицу 2.

        Таблица 2. Классификатор основных направлений деятельности

        • зон ответственности и участков деятельности;
        • выявленных видов и разновидностей документов, которые включаются в состав документальных фондов этих подразделений.

        Классификатор утверждается обычно приказом первого руководителя, в котором функция методического руководства его применением и ответственность за поддержание Классификатора в актуальном состоянии возлагается на службу делопроизводства:

        Пример 2. Распорядительная часть текста приказа об утверждении Классификатора основных направлений деятельности

        2. Возложить функции актуализации и методического руководства применением утвержденного Классификатора на начальника отдела ДОУ Семенова П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – главный специалист Бирюкова Т.А.)

        Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства. Условиями эффективности этой процедуры являются достаточная квалификация сотрудников службы и наличие полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

        Пример 3. Распорядительная часть текста приказа об организации предварительного рассмотрения документов

        2. Поручить начальнику отдела ДОУ Семенову П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – старший специалист Иванова И.А.) осуществление предварительного рассмотрения поступающих документов и направление их на исполнение должностным лицам в структурные подразделения и исполнителям Общества.

        3. Утвердить следующий состав атрибутов отметки о предварительном рассмотрении документов:

        • наименование должности лица либо структурного подразделения, которым поступивший документ направляется на исполнение или рассмотрение;
        • подпись сотрудника отдела ДОУ, принявшего решение о направлении документа;
        • дата предварительного рассмотрения.

        4. Установить место оформления отметки о предварительном рассмотрении – нижнее поле или левое поле поступившего документа рядом с заголовком.

        Официальное введение операции предварительного рассмотрения документов необходимо для того, чтобы перевести взаимодействие сотрудников в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм, излишние эмоции.

        Отметка о предварительном рассмотрении

        Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой.

        Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены. Организации определяют их в Инструкции по делопроизводству или в самостоятельном Регламенте предварительного рассмотрения документов, реже – в приказе как в Примере 3 (см. его п. 3).

        Такая отметка может проставляться от руки или специальным штампом с датером:

        • на нижнем поле поступившего документа или
        • на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

        Она отражает результат предварительного рассмотрения и должна содержать (см. Примеры 4–7):

        • фамилию / должность лица либо наименование подразделения, которым документ направляется на рассмотрение или исполнение;
        • дату ее проставления и
        • подпись сотрудника службы делопроизводства.

        Пример 4. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


        Пример 5. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


        Чтобы отметка о предварительном рассмотрении не была слишком похожа на резолюцию, при направлении документов руководству организации, опыт лучших практик рекомендует указывать наименование должности в именительном падеже:

        Пример 6. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение непосредственно руководителю


        Пример 7. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение руководителю


        Отметку о предварительном рассмотрении нужно ставить на поле документа, чтобы она не занимала место, традиционно отводимое для резолюции – это дополнительно поможет быстро различать данные реквизиты.

        • дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (в т.ч. возможность ее подписания простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства, поддерживаемой СЭД; могут применяться датер, счетчик);
        • связь с Классификатором основных направлений деятельности (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель с дублером, а в случае необходимости и коды / индексы этих полей по классификатору).

        Если по результатам предварительного рассмотрения документ направлен не сотруднику организации, а подразделению, то, как правило, документ сначала попадает на стол к руководителю этого подразделения.

        Управленческое значение

        Классификатор основных направлений деятельности предоставляет руководству информацию для:

        • анализа объема и структуры документооборота, документального фонда;
        • анализа степени загруженности подразделений по вопросам и участкам деятельности;
        • выявления конкретных специалистов-исполнителей, которые решают вопросы окончательно и по существу;
        • обоснования выводов о развитии того или иного направления деятельности, обоснования решений об изменении оргструктуры.

        Внедрение операции предварительного рассмотрения документов является достаточно сложной и трудоемкой задачей для службы делопроизводства. Но опыт лучших практик рекомендует за нее взяться, если служба делопроизводства стремится управлять документами 3 , а ее сотрудники и руководитель соответствуют требованиям профессиональных стандартов.

        Читайте также: