Какие страницы трудовой книжки копировать для пенсионного фонда

Обновлено: 17.05.2024

Вопрос трудоустройства — один из важнейших для человека. Особенно остро он встает в условиях экономического кризиса, который сейчас охватил экономику. По данным различных интернет-ресурсов, в зависимости от открытой работодателем вакансии опыт работы требуется не менее чем в 50% из поданных объявлений, а приветствуется практически всегда.

В силу этого, как показывает практика, соискатель, чтобы получить вакантное место, может пойти на сознательное искажение информации об имеющемся трудовом стаже.

КВАЛИФИКАЦИЯ ПО СТАТЬЕ 327 УК РФ

Согласно требованиям действующего законодательства сам по себе факт представления лицом трудовой книжки с внесенными записями о наличии трудового стажа не является основанием для возникновения у лица права на получение пенсионного обеспечения. При определении права на пенсию имеет значение лишь страховой стаж, определяемый на основании данных индивидуального (персонифицированного) учета.

Таким образом, трудовая книжка, согласно данным которой ранее рассчитывался трудовой стаж, служивший основанием для получения права на пенсию, из-за изменений, внесенных законодателем, приобрела статус иного личного документа, носящего информационный характер.

Следовательно, получить соответствующую должность в этих организациях можно лишь при предъявлении документа, свидетельствующего о наличии необходимого опыта работы, который подтверждается записью в трудовой книжке. Таким образом, ссылка на данные о персонифицированном учете в таком случае неверна. Во-первых, потому что речь идет не о праве на пенсию, а незаконном занятии должности. Во-вторых, персонифицированный учет ведется органами ПФР сравнительно недавно. Закон № 27- ФЗ вступил в силу на территории России только в 1997 году. При этом базы данных учета еще только создавались и не могли содержать сведения о стаже работы граждан за более ранний период. Главным документом, который мог (и может до сих пор) подтвердить этот стаж, остается трудовая книжка.

О необходимости квалифицировать действия лица, совершающего подделку трудовой книжки, по ст. 327 УК РФ свидетельствует и судебная практика ряда регионов.

К. представила эти документы для того, чтобы получить субсидию на приобретение жилья, которая выделялась работникам сельхозпредприятий. В соответствии с постановлениями Правительства РФ от 03.12.2002 № 858, от 05.03.2008 № 144 обязательным условием для участия в программе являлось наличие постоянного места работы на сельхозпредприятии у лица, с которым заключен трудовой договор сроком не менее чем на 5 лет (дело № 1-161/2010).

Впрочем, случаи подделки схожих по сути документов — медицинских книжек работников и записей в них — по-прежнему квалифицируются по ст. 327 УК РФ. Так, приговором Первомайского районного суда г. Новосибирска от 01.02.2016 по делу № 1-39/2016 признаны виновными помощник санитарного врача и медсестра больницы. Они признали свою вину в том, что подделали санитарные книжки нескольких работников торговли и вносили в них ложные записи от имени врачей о прохождении обязательных медосмотров. Суд согласился с квалификацией действий подсудимых по ч. 1 ст. 327 УК РФ — подделка и сбыт иного официального документа, предоставляющего права.

ПОДДЕЛКА ЗАПИСИ В РЕЗУЛЬТАТЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПОДКУПА

Кроме официальной составляющей, присущей трудовой книжке, в нашей стране данный документ при трудоустройстве выполняет еще одну важную функцию. Он играет роль рекомендательного письма, которое способно повлиять на решение будущего работодателя о принятии человека на работу. В нем отражаются причины увольнения с прежних мест работы, а также сведения о награждениях и благодарностях.

В статье 204 УК РФ описаны два самостоятельных состава преступления:
а) незаконная передача вознаграждения лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации (части 1 и 2);
б) незаконное получение такого вознаграждения (части 3 и 4).

Однако преступления по ст. 204 УК РФ, как и коррупционные, являются латентными.

Передача подкупа. Как правило, выявление преступлений, предусмотренных частями 1 и 2 ст. 204 УК РФ, происходит на основании заявления представителя компании, к которому лицо обращается с просьбой внести в трудовую книжку сведения, не соответствующие действительности. Это преступление выявляется гораздо реже, нежели задержание лиц, которые получают подкуп (части 3 и 4 ст. 204 УК РФ).

При рассмотрении указанного заявления орган дознания должен принять меры к установлению и оценке наличия признаков состава преступления, позволяющих квалифицировать действия по частям 1 и 2 ст. 204 УК РФ. В частности, чтобы доказать объективную сторону преступления, нужно выяснить и зафиксировать:
— намерения по передаче денег либо оказание услуг за незаконное внесение в трудовую книжку ложных сведений о трудовой деятельности в интересах дающего;
— условия передачи имущества или оказания услуг (место, время, способ передачи денег), включая меры по ее маскировке;
— добровольность обращения с заявлением о коммерческом подкупе;
— ущерб, причиненный коммерческим подкупом.

Действия человека, который обращается с предложением внести в трудовую книжку ложную информацию о трудовой деятельности, совершаются только с прямым умыслом. То есть он понимает незаконность передачи денег или иного имущества тому, кто выполняет управленческие функции в организации, за совершение действия (бездействия) в его интересах и желает совершения этих действий. Несмотря на то, что мотив совершения преступления не влияет на квалификацию, его необходимо установить. То есть нужно выяснить, для чего впоследствии подкупающий хотел использовать трудовую книжку с ложной записью.

Для расследования дела также важно выяснить:
— взаимоотношения между субъектами преступления;
— обстоятельства их знакомства и установления контактов, способы формирования и поддержания взаимоотношений;
— обстановку, сопутствующую коммерческому подкупу;
— обстоятельства сговора относительно передачи, получения в качестве подарка денег, ценностей и т. п., роль организатора и иных участников.

Наконец, в процессе необходимо установить:
— точное наименование организации, предмет и цель деятельности, условия и порядок работы, нормативные материалы, регулирующие их (устав, правила, инструкции, приказы, распоряжения и т. п.);
— должность лица, которому предлагается подкуп, период работы в ней, круг обязанностей (особо уделив внимание наличию полномочий этого лица по приему и увольнению), нормативные материалы, регулирующие его деятельность.

Получение подкупа. Получение подкупа, как и получение взятки, — преступление, которое, как правило, выявляется немногим проще, чем обратный процесс. Это вызвано двумя причинами. Во-первых, информация о том, что должностное лицо коммерческой организации за деньги вносит в трудовую книжку ложные записи, может быть проверена в ходе ОРМ (оперативный эксперимент, наблюдение, прослушивание телефонных переговоров). Действия по внесению подложной записи, как правило, однократные и постфактум доказать факт передачи денежных средств за оказанную услугу крайне затруднительно.

Во-вторых, информация о лице, которое предлагает коммерческий подкуп, поступает только от того, кому предлагают вознаграждение за неправомерные действия. Появление такой информации у правоохранительных органов зависит от добропорядочности человека, к которому обратились с предложением совершить подделку трудовой книжки. При этом информация о лице, берущем денежные средства за внесение ложных сведений в трудовую книжку, может поступить не только от лица, первоначально решившего совершить преступление, а потом отказавшегося от этого. Она может быть получена в ходе оперативно-розыскных мероприятий, а также может быть предоставлена службами безопасности компаний, которые проводят проверку соискателей на вакантные должности.

ПРОВОКАЦИЯ ПОДКУПА

Как и в других случаях выявления фактов коммерческого подкупа, в случае с поддельными записями в трудовых книжках следствию необходимо исследовать все обстоятельства, предшествующие передаче денег для внесения ложных сведений о профессиональной деятельности. Иными словами, недопустимо, чтобы оперативники пытались выявить преступление путем провокации.

В заключение отметим, что с учетом роста числа уголовных дел, квалифицируемых по ст. 204 УК РФ, связанных с получением (передачей) вознаграждения за внесение недостоверных записей в трудовую книжку, назрела необходимость разъяснить особенности квалификации таких действий на уровне Пленума ВС РФ.

Как правильно оформить копию трудовой книжки для пенсионного фонда

Работник должен подать заявление на имя директора с просьбой предоставить заверенную копию трудовой. Указывать причины, по которым требуется документ, не обязательно. Если эта бумага требуется пенсионеру или временно безработному человеку, то следует обращаться в отдел кадров по последнему месту работы. Там точно так же придется написать заявление на имя руководителя. Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д. Как происходит процедура После подачи заявления уполномоченный сотрудник снимает копию с трудовой книжки и заверяет ее. Делать это вправе только руководитель организации либо инспектор отдела кадров.

Правила оформления и образец копии трудовой книжки

Заверенную копию администрация обязана вам предоставить в течение трех дней. Проверьте, чтобы копия трудовой книжки для Пенсионного фонда была заверена на каждом листе.

Копия трудовой книжки для пенсионного фонда как заверить В Пенсионном фонде обязательно требуют заверенные копии всех страниц трудовой книжки для начисления пенсии.

Если копия заверена неправильно, то официальным документом она считаться не будет.

Копия трудовой книжки для пенсионного фонда как заверить

Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.

Как выдать копию трудовой книжки

Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время. Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Как заверить правильно копию? Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия:

Заверить трудовую книжку для пенсионного фонда

Главное различие в том, что дубликат выдается взамен первоначальной книжки, например, в случае ее утери (см.

Как заверить трудовую книжку для пенсионного фонда

Для чего нужна копия трудовой книжки и как ее заверить: образец
Как заверить трудовую книжку для пенсионного фонда

Как заверить трудовую книжку для пенсионного фонда

Ответы юристов (1)
Ищете ответ?
Как заверить копию трудовой книжки: образец оформления

Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

роспись заверяющего.
должность заверяющего работника;
копия верна;
дата заверения копий;
фамилия и инициалы того, кто производил заверение;

Образец заверения копии трудовой книжки выглядит так:Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2018 вписываем дату заверения Как заверять копию трудовой с 1 июля 2018 года В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования.

Как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда

Как заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда

Трудовая книжка требуется при поступлении на работу. Новый сотрудник предоставляет ее вместе с паспортом, СНИЛС и другими документами. Если человек трудоустраивается впервые, то трудовую книжку ему оформляет работодатель.

Как заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда украины

Это неправильно, так как законодательством предусмотрена работа сотрудников Пенсионного фонда с копиями трудовых книжек без нотариального заверения. В этом случае лучше предоставить подлинник трудовой книжки с копиями. Сотрудник организации не имеет права отдавать работнику трудовую книжку по требованию. Выдается она только после увольнения. Поэтому вы правильно поступите, если попросите сотрудника отдела кадров (или доверенное лицо, имеющее доступ к хранению трудовых книжек) самого отнести нужные документы в Пенсионный фонд. Не надо забывать, что повреждение или утеря трудовой книжки влекут за собой административную ответственность. Если утеряна трудовая книжка, то предусмотрено наложение взысканий: от 1000 рублей до 5000 рублей – для должностных лиц, от 30000 рублей до 50000 рублей – для юридических лиц.
Есть один момент, который облегчает заверку таких документов.

Как правильно оформить копию трудовой книжки для пенсионного фонда

После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать. Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец: Правила заверения копии трудовой книжки работодателем Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование.

Образец копии трудовой книжки для пенсионного фонда

Копия трудовой книжки для пенсионного фонда как заверить

Не надо забывать, что повреждение или утеря трудовой книжки влекут за собой административную ответственность. Если утеряна трудовая книжка, то предусмотрено наложение взысканий: от 1000 рублей до 5000 рублей – для должностных лиц, от 30000 рублей до 50000 рублей – для юридических лиц.

Предоставление трудовой книжки в пенсионный фонд

Ответ: Пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Кроме того, в п. 7 Правил определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан в срок не позднее трех дней со дня подачи заявления безвозмездно выдать работнику копии документов, связанных с работой, или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении лишь в последний день работы (п. 35 Правил).

Вопрос: Как часто у сотрудников отдела кадров работники запрашивают трудовые книжки? Ко мне, например, много раз обращались, но я делала копии и заверяла. Но потом мне звонили из ПФР и требовали оригинал. Я ссылалась на Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, на что мне ответили, что это вымысел. Я знаю, что требование ПФР подкрепляется каким-то внутренним актом Пенсионного фонда. Расскажите, на что еще можно сослаться, чтобы доказать свою правоту.

Детально о том, как восстановить трудовую книжку в случае утери через пенсионный фонд

Так или иначе, но именно благодаря трудовой книжке и содержащейся в ней информации вам начислят установленную законом пенсию. Трудовые книжки, также как и любые другие документы хранятся, как зеницы ока и не допускается их утрата. Но, к сожалению, в результате невнимательности работников или даже работодателей, не редко трудовые книжки работников исчезают.

Но если трудовой стаж в вашей трудовой составляет более пятнадцати лет, то возможно возникновение ряда проблем. К примеру, не все данные с такого далекого времени сохранились в архивах фонда, а значит, велика вероятность, что все же какая-то информация может затеряться.

Образец копии трудовой книжки для пенсионного фонда

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2019

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить ксерокопию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

Обратитесь к секретарю, главному бухгалтеру или уполномоченному лицу, назначенному приказом руководителем предприятия. В организациях с небольшим штатом обычно эти сотрудники занимаются решением вопросов по оформлению документов. Директор компании тоже уполномочен заверять все копии документов, в том числе и трудовых книжек для Пенсионного фонда.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.

Как делать копию трудовой книжки для пенсионного фонда

Срок действия заверенной кем-либо ксерокопии трудовой книжки для Пенсионного фонда длится один месяц. Какие-либо новые записи в трудовой книжке в этот период делать не рекомендуется, так как копия будет считаться недействительной. Что делать, если сотрудники Пенсионного фонда требуют трудовую книжку Сотрудники Пенсионного фонда могут потребовать оригинал трудовой книжки, чтобы самим заверить копии.

Образец копии трудовой книжки для пенсионного фонда

Автомобилисты, приобретающие транспортные средства за пределами РФ, проходят процедуру растаможки. За ввоз авто им приходится оплачивать определенную сумму. Рассмотрим, из чего будет состоять сумма сбора, сколько будет стоить растаможить авто в России в 2019 году.

Практически каждый день обиженные завещанием люди всего мира стараются через суд оспаривать то, что покойный оставил в наследство. В Верховном суде наконец-то разъяснили, можно ли отменить завещание после смерти завещателя и каков порядок проведения данной процедуры.

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

В Пенсионном фонде обязательно требуют заверенные копии всех страниц трудовой книжки для начисления пенсии. Если копия заверена неправильно, то официальным документом она считаться не будет. Куда обратиться и как заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда?

Куда следует обратиться

Существуют три варианта решения этого вопроса:

В таком случае нужно обратиться в отдел кадров и попросить копию (заверенную) трудовой книжки.

В этом случае трудовая книжка будет у вас, и делать копию придется тоже вам. Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время. Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег.

Как заверить правильно копию?

Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия:

Заверенную копию администрация обязана вам предоставить в течение трех дней. Проверьте, чтобы копия трудовой книжки для Пенсионного фонда была заверена на каждом листе.

Что недопустимо при снятии копии с трудовой книжки

Существует несколько запретных моментов при снятии копий с трудовой книжки:

Сканирование документа не допускается.
Масштаб при снятии копий с трудовой книжки менять нельзя.
Приписки, исправления в копиях недопустимы.
Копия должна быть очень хорошего качества, с четкими буквами и цифрами.

Что делать, если сотрудники Пенсионного фонда требуют трудовую книжку

Сотрудники Пенсионного фонда могут потребовать оригинал трудовой книжки, чтобы самим заверить копии. Это неправильно, так как законодательством предусмотрена работа сотрудников Пенсионного фонда с копиями трудовых книжек без нотариального заверения.

В этом случае лучше предоставить подлинник трудовой книжки с копиями. Сотрудник организации не имеет права отдавать работнику трудовую книжку по требованию. Выдается она только после увольнения. Поэтому вы правильно поступите, если попросите сотрудника отдела кадров (или доверенное лицо, имеющее доступ к хранению трудовых книжек) самого отнести нужные документы в Пенсионный фонд.

Есть один момент, который облегчает заверку таких документов. Больших усилий заверение копии трудовой книжки для Пенсионного фонда не потребует, если вы закажете специальный штамп. Он будет содержать реквизиты в полном наборе, а вам останется только поставить печать и расписаться.

заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор IPK Group, эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

трудовая книжка утеряна;
трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

Пример 1. Запрос от действующего работодателя

Пример 2. Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Читайте также: