Какие документы оформляются при приеме на работу сотрудника в 2021 году

Обновлено: 18.05.2024

Документы, необходимые для заключения трудового договора:

Паспорт.
ЭТК или бумажная книжка.
Документация воинского учета.
Диплом или иные бумаги об образовании.
Справки об отсутствии (наличии) судимости и административных наказаний за употребление наркотических и психотропных веществ.

Документы из ТК РФ

В статье 65 ТК РФ указаны обязательные документы при заключении трудового договора с принимаемым работником:

паспорт или иное удостоверение личности;
трудовая книжка или сведения о профессиональной деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета (АДИ-РЕГ);
военный билет или приписное — для военнообязанных граждан;
документы об образовании или о квалификации, наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую таких знаний и квалификаций;
справка о наличии или отсутствии судимости;
справка о наличии или отсутствии административных правонарушений и наказаний за употребление наркотиков — необходима при приеме на работу, к которой не допускаются лица с таким наказанием.

В 2020 году действует особый порядок, касающийся электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января начался переход на ЭТК. Все работающие граждане пишут в адрес работодателя заявление о переходе на электронные трудовые книжки до 31 декабря 2020 года (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019). Если сотрудник не написал такое заявление до 31.12.2020, ему продолжают вести бумажную трудовую книжку.

При трудоустройстве в 2020 году принятый работник тоже пишет такое заявление, если планирует перейти на ЭТК. Если же в 2020 г. у сотрудника отсутствовала возможность подать такое заявление, то при трудоустройстве в 2021 г. он вправе письменно уведомить руководителя о желании перейти на ЭТК в любой момент (ч. 6 ст. 2 439-ФЗ).

Дополнительные документы

Работодателям запрещено требовать документы, не предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и подзаконными нормативами (ст. 65 ТК РФ). Но иногда организация вправе запросить дополнительные бумаги. От специфики будущей работы зависит, какие документы нужны для заключения трудового договора в дополнение к обязательным. Это могут быть:

ИНН — по запросу бухгалтерии (для государственных и муниципальных служащих ИНН при поступлении на службу — обязательный документ);
2-НДФЛ или справка о доходах, выданная предыдущим работодателем, — для начисления больничных и отпускных с учетом заработка прошлых лет (или рассчитают по минимуму);
свидетельство о браке — для подтверждения смены фамилии;
свидетельство о рождении детей — для стандартного налогового вычета, для оформления полисов добровольного медицинского страхования;
фотографии — для оформления личной карточки, пропусков;
водительские права — для выполнения работ, связанных с перевозками.

У трудоустраивающихся беженцев работодатель вправе запросить удостоверение беженца и свидетельство о предоставлении временного убежища в РФ. У трудовых мигрантов при заключении договора требуют разрешение на работу или патент.

Для некоторых профессий обязательна справка 086-У о прохождении медосмотра и личная медицинская книжка. Ее необходимо предоставить работодателю при заключении трудового договора. После трудоустройства ЛМК хранится на предприятии. Вот кому она потребуется:

сотрудникам младше 18 лет (ст. 69 ТК РФ);
служащим, занятым на вредных и опасных производствах, с тяжелыми условиями труда (приказ Минсоцразвития №302н от 12.04.2011);
сотрудникам организаций пищепрома, общепита, торговли, детских учреждений, лечебно-профилактических организаций, водопроводных сооружений (ст. 213 ТК РФ).

Документы при первичном трудоустройстве

При приеме на работу в первый раз потребуется практически весь перечень обязательных бумаг по ст. 65 ТК РФ. Но есть исключение: при заключении трудового договора впервые работодателем оформляются ЭТК или бумажная книжка (по выбору сотрудника) и СНИЛС.

Документы для оформления трудового договора с совместителями

Совместители не представляют трудовую книжку. Она остается на основном месте работы.

Вот какие документы необходимы для заключения трудового договора совместителям (ст. 283 ТК РФ):

обязательные по ст. 65 ТК РФ;
об образовании и квалификации (или их заверенная копия);
справка о характере и условиях труда у основного работодателя, если принимают на должность с вредными или опасными условиями.

Документы по специфике работы

У людей, претендующих на определенные должности, работодатели требуют особые бумаги. Дополнительно при заключении трудового договора предъявляется по запросу руководства:

Для несовершеннолетних: согласие одного из родителей или письменное разрешение органов опеки, справка по месту обучения об учебном режиме, медицинская справка 086-У и медкнижка, направление для трудоустройства или участия в общественных оплачиваемых работах из центра занятости.
Для иностранцев: паспорт и бумаги об образовании с официальным переводом на русский язык, документы, удостоверяющие право на проживание в РФ (вид на жительство, разрешение на временное проживание, отметка в паспорте), разрешение на работу, полис ДМС. Исключение действует для граждан Армении, Белоруссии, Казахстана, Киргизии — им не требуется разрешение на работу. Белорусы не оформляют и полис ДМС (письмо Минтруда №16-4/В-823).
Для госслужащих: специальная анкета, заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу, автобиография в произвольной форме, документы о прохождении конкурса на вакантную должность, цветные фото в костюме с галстуком, медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих госслужбе (форма №001-ГС/у), справка о доходах, расходах и имуществе по форме, утвержденной указом президента №460 от 23.06.2014.

Для педагогических работников существуют ограничения по допуску к работе. Нельзя заключать договор и нанимать педагогов, утративших право на педагогическую деятельность по решению суда, признанных недееспособными, с судимостью по статьям 16–18, 20, 24, 25, 29 УК РФ, больных наркоманией и хроническими заразными инфекциями и лиц с тяжелыми психическими расстройствами. Все это подтверждается справками.

Необоснованные требования

Все обязательные документы, предъявляемые при заключении трудового договора, определены ТК РФ. Требование представить ИНН, свидетельство о браке и рождении детей, справку о заработке являются необоснованными. Но работники вправе представить их по запросу руководства или по собственной инициативе при подписании договора.

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
налоговая ответственность — штраф зависит от тяжести нарушения;
уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

трудовая книжка (если это трудовой договор);
паспорт;
СНИЛС;
военный билет;
диплом об образовании;
свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1. Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2. На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

реквизиты организации;
ФИО предпринимателя и работника;
паспортные данные сотрудника;
график работы;
сведения о заработной плате и премиях;
трудовые обязанности;
дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

заявление;
копия вашего паспорта;
трудовые книжки сотрудников;
ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая:

Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз в год по итогам года — до марта следующего года.
Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.

Индивидуальный предприниматель может принимать на работу сотрудников, также как и организация-работодатель. В главе 48 ТК РФ описываются особенности труда сотрудников, работающих у ИП.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

это первое официальное трудоустройство гражданина;
человек устраивается на работу по совместительству;
трудовая книжка утеряна или повреждена.

СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
карточка утрачена;
со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
- ФИО и должность работодателя;
- ФИО будущего сотрудника и его адрес;
- заглавие документа – заявление;
- просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
- особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
- подпись и расшифровка ФИО;
- дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

Паспорт.
Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки) .
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.
Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.

Оформите уведомление АДИ-РЕГ

Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.

Чтобы оформить АДИ-РЕГ:

Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:

лично в ПФР;
в МФЦ;
через портал госуслуг;
в Личном кабинете на сайте ПФР.

Трудовая книжка

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
Сотрудники до 18 лет.
Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
Размер оклада и надбавки, если она есть.

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Сообщить о найме бывшего госслужащего

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2021 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
Приказ о приёме на работу.
Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
Медицинская книжка работника, если она нужна.
График отпусков.
Табель учёта рабочего времени.
Личная карточка работника.
Штатное расписание.
Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
Документы воинского учёта.
Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Статья актуальна на 20.01.2021

Читайте также: