Как юридически грамотно оформить трудовой договор с руководителем организации

Обновлено: 16.05.2024

Генерального директора общества избирает общее собрание его учредителей (участников). Учредители могут назначить на эту должность человека как из своего числа, так и со стороны. Работодателем по отношению к работнику – генеральному директору выступает организация в лице одного из ее участников (учредителей), оформляется трудовой договор (контракт). В него включаются все обязательные и дополнительные условия, предусмотренные Трудовым кодексом (в том числе по оплате труда - размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), с учетом особенностей труда руководителей, предусмотренных главой 43 Трудового кодекса.

Руководителем организации является работник организации, выполняющий в соответствии с заключенным с ним трудовым договором особую трудовую функцию (ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Эта трудовая функция состоит в осуществлении руководства организацией (в том числе выполнение функции ее единоличного исполнительного органа – ст. 273 ТК РФ) совершать от имени организации действия по реализации ее прав и обязанностей, возникающих из гражданских, трудовых, налоговых и иных правоотношений (действовать без доверенности):

в сфере полномочий собственника по владению, пользованию и распоряжению имуществом организации;
в сфере прав правообладателя исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации;
в сфере прав и обязанностей работодателя в трудовых отношениях с иными работниками организации и т.д. (ч. 1 ст. 273 ТК РФ).

Обратите внимание: работники, руководящие отдельными сферами деятельности организации (например, художественный руководитель театра, научный руководитель научной организации) или отдельными структурными подразделениями организации без возложения на них функций единоличного исполнительного органа организации не выполняют трудовую функцию руководителя организации (п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 2 июня 2015 г. № 21).

Руководителя назначает на должность (как и увольняет), как правило, общее собрание участников (акционеров). В ряде случаев, если вопрос назначения или увольнения руководителя (единоличного исполнительного органа) входит в компетенцию совета директоров, - совет директоров.

Сначала оформляют соответствующее решение (протокол) общего собрания участников или совета директоров. Затем с руководителем подписывают трудовой договор.

В ООО трудовой договор с руководителем могут подписывать:

лицо, председательствующее на общем собрании участников общества, на котором был избран руководитель;
участник общества, уполномоченный решением такого собрания;
председатель совета директоров (наблюдательного совета);
лицо, уполномоченное решением совета директоров (наблюдательного совета) общества (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Трудовой договор с руководителем заключают, как правило, срочный. Срок его действия определяется учредительными документами организации или соглашением сторон (ч. 1 ст. 275 ТК РФ).

На основании решения уполномоченного органа и трудового договора руководитель (или другое уполномоченное лицо из числа участников, совета директоров) издает приказ о вступлении в должность (или приступлении к исполнению обязанностей руководителя).

В трудовую книжку руководителя вносят запись о назначении. В графе 4 делается ссылка на решение общего собрания или на приказ о вступлении в должность (письмо Роструда от 22 сентября 2010 г. № 2894-6-1). На избранного руководителя также оформляют личную карточку.

По общему правилу, установленному статьей 80 ТК РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Однако для руководителей организаций установлен удлиненный срок такого предупреждения - 1 месяц (ст. 280 ТК РФ).

Трудовой договор с директором может предусматривать и испытательный срок. В общем случае работник, находящийся на испытательном сроке, о своем увольнении обязан предупредить работодателя не менее чем за три дня (ст. 71 ТК РФ). Это правило распространяется и на директора.

Продление полномочий генерального директора

С генеральным директором заключается срочный трудовой договор. Срок действия трудового договора определяется учредительными документами организации или соглашением сторон (ст. 275 ТК РФ).

Решение общего собрания участников или совета директоров общества об избрании генерального директора, оформленное протоколом, является основанием для заключения с ним трудового договора. Поэтому в одном и том же протоколе общего собрания участников или совета директоров нужно отразить факт прекращения полномочий генерального директора в связи с истечением срока трудового договора и принятое решение о его избрании на новый срок.

При избрании генерального директора на очередной срок с ним заключается новый срочный трудовой договор. В трудовую книжку работника при этом необходимо внести запись об увольнении и запись о приеме на работу (письмо Роструда от 8 декабря 2008 г. № 2742-6-1).

Особенности трудовых отношений, если руководитель организации (ООО) является ее единственным учредителем

Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель - физическое лицо либо организация, заключившее трудовой договор с работником.

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены главой 43 Трудового кодекса РФ.

При этом в соответствии со статьей 273 Трудового кодекса положения главы 43 Трудового кодекса РФ не распространяются на руководителей организаций - единственных участников организации.

В основе данной нормы лежит невозможность заключения договора с самим собой, поскольку нет иных участников (членов, учредителей) у организации.

Подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и работодателя трудовым законодательством не предусмотрено.

Единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа - директора, генерального директора, президента и т.д. Так разъясняет Роструд России в письме от 29 июля 2021 г. № ПГ/20827-6-1.

Управленческая деятельность в этом случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

При этом, по мнению Минтруда России, нормы трудового законодательства о заработной плате, режиме рабочего времени, отпуске, ведении трудовой книжки, о коллективном договоре и другие на директора и учредителя в одном лице, не распространяются.

В этом случае следует руководствоваться учредительными документами и нормами Федерального закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" На это обратил внимание Минтруд России в письме от 24 марта 2020 года № 14-2/В-293.

Однако по мнению Верховного Суда РФ, изложенному в определении от 28 февраля 2014 года № 41-КГ13-37, если в рассматриваемой ситуации с директором организации был заключен трудовой договор, то на руководителя - единственного участника общества распространяются нормы трудового законодательства.

А если есть трудовые отношения, то работодатель должен выплачивать работнику заработную плату (ст. 21, 56 ТК РФ). Условие об оплате труда является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Единственный учредитель в отпуске

Особенность правового статуса руководителя организации заключается в том, что на него одновременно распространяется действие как норм трудового, так и гражданского законодательства.

Поэтому, следует иметь в виду особенности осуществления единственным учредителем организации полномочий руководителя организации, например, в период его пребывания в отпуске.

Полномочия директора как единоличного исполнительного органа сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты их прекращения вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте (постановление Президиума ВАС РФ от 9 февраля 1999 года № 6164/98).

Это распространяется и на полномочия по изданию приказов, распоряжений, подписанию договоров.

Если речь идет о текущих приказах, издание которых вряд ли может повлечь негативные последствия, то подписать их директор может и во время своего отпуска или болезни. Например, приказы об утверждении различных положений, переводе, приеме на работу и т.п.

Если же речь идет о финансовых документах, а равно о документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы или несут потенциальную возможность возникновения споров (например, об увольнении, направлении в командировку, премировании), то перед подписанием таких документов необходимо официально оформить выход директора на работу.

Налогообложение доходов единственного учредителя

Налогообложение доходов директора, который является единственным учредителем, зависит от того, каков характер выплат. Он может получать и заработную плату, и дивиденды. Размер заработной платы (особенно при отсутствии трудового договора) следует установить в штатном расписании.

Обратите внимание: выплаты в пользу руководителя, являющегося единственным учредителем, нужно разграничивать. Это необходимо делать с точки зрения обложения выплат директору – единственному учредителю страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Поэтому, в случае переквалификации дивидендов в зарплату на выплаченные суммы придется начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Если директор – единственный учредитель в рамках трудовых отношений с организацией получает зарплату, которая в общем порядке облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды, то он имеет право на все виды соцстраховских пособий – по временной нетрудоспособности, декретных и детских пособий – наравне со всеми остальными работниками (п. 5 ст. 2 Закона № 255-ФЗ).

Если директор - учредитель, являющийся иностранным гражданином

Такая ситуация была выявлена проверяющими из ФМС. Их заинтересовал гражданин иностранного государства, находящийся в офисе компании, отдающий распоряжения сотрудникам и принимающий отчеты, увольняющий персонал и принимающий людей на работу и проч. Выяснилось, что это один из учредителей компании. Разрешения на работу у него не было. Трудового договора в письменной форме – тоже.

Согласно ТК РФ трудовые отношения возникают при фактическом допущении сотрудника к работе, даже если трудовой договор в письменной форме отсутствует. Он считается заключенным с того момента, как работник приступил к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). Если этот работник - иностранец, чтобы иметь законное право трудиться в России, он должен получить соответствующее разрешение.

За допуск к работе иностранца без разрешения на работу (патента), организации грозит штраф в размере от 250 000 руб. до 800 000 руб. (ее должностным лицам - от 25 000 руб. до 50 000 руб.) или административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток (п. 1 ст. 18.15 КоАП РФ).

Заметим, что в постановлении от 25 августа 2010 г. № Ф03-5775/2010 ФАС Дальневосточного округа указано, что разрешительные документы не требуются иностранцу, если он выполняет функции руководителя, являясь единственным учредителем.

В остальных случаях разрешение на работу (патент) у иностранца, выполняющего трудовые функции, должно быть.

Особенности совместительства руководителей

Трудовой кодекс в статье 276 установил специальные условия совместительства для руководителей, а именно:

оплачиваемые должности в других компаниях руководитель предприятия может занимать только с разрешения уполномоченного органа предприятия (например, совета директоров), собственника имущества предприятия или уполномоченного собственником лица или органа (например, такое согласие может исходить от Минтруда России, Минимущества России, другого отраслевого федерального министерства в отношении руководителей унитарных предприятий);
любые неоплачиваемые должности в других компаниях руководитель может занимать по своему усмотрению. Тут согласие органов и лиц, указанных в статье 276 Трудового кодекса, не обязательно.

Руководитель предприятия не может по совместительству:

входить в состав органов, которые осуществляют надзор и контроль за этим предприятием (например, налоговых, финансовых, правоохранительных и т. п.);
входить в состав внутренних органов контроля и надзора (то есть создаваемых на самом предприятии, например, в состав ревизионной комиссии и т. п.).

Обратите внимание: Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 27 июля 2005 года № КА-А40/6664-05 тоже признал несостоятельным мнение о том, что занятие руководящих должностей в двух коммерческих фирмах – это действие, направленное на ограничение конкуренции. Такое совместительство не может рассматриваться как основание для освобождения от занимаемой должности в одной из фирм. Не упомянуто оно и в статье 83 Трудового кодекса РФ в числе оснований расторжения трудового договора помимо воли сторон.

Ситуация, когда генеральный директор и учредитель – одно лицо, не редкость. Законом это не запрещено: учредить компанию может и один человек. А как оформить трудовые отношения? Нужно ли заключать трудовой договор? Как оплатить труд и не ошибиться с налогами?

Вопрос участника вебинара про кассовые операции: в компании генеральный директор и учредитель одно лицо. Как заключать трудовой договор. Обязательно ли должна начисляться и выплачиваться зарплата генеральному директору. Можно ли зарплату генерального директора брать в расходы. Размер зарплаты должен быть минимальный, или любой какой может позволить компания?

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Трудовой договор с директором — учредителем

Вопрос о том, требуется ли заключение с директором трудового договора или нет, не имеет однозначного ответа среди специалистов. По данному поводу было разъяснение Роструда. В письме от 28.12.2006 № 2262-6-1 говорится: особенности регулирования труда руководителя организации предусмотрены гл. 43 ТК РФ. Согласно ст. 273 ТК РФ положения указанной главы не распространяются на руководителя организации в случае, если он является единственным участником (учредителем) организации.

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор заключается между работником и работодателем. В этой ситуации по отношению к генеральному директору отсутствует его работодатель.

Подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и от имени работодателя не допускается. Таким образом, в указанном случае трудовой договор с генеральным директором как с работником не заключается.

Минздравсоцразвития России в письме от 18.08.2009 № 22-2-3199 придерживается такой же позиции: из нормы статьи 273 Трудового кодекса следует, что подписание трудового договора и от имени организации, и от себя лично, невозможно, так как не может быть одной и той же подписи с обеих сторон, а другого собственника у организации нет.

Итак, если организация заключает трудовой договор, то следует помнить следующее.

Совет директоров решает вопрос об избрании генерального директора. Трудовой договор с генеральным директором подписывает единственный участник от имени общества, так как других участников нет. В данном случае работодателем будет Общество с ограниченной ответственностью.
Прием на работу генерального директора общества оформляется в обычном порядке, согласно ст. 68 ТК РФ. На основании решения единственного участника ООО о назначении генерального директора издается приказ о приеме на работу, который будет подписан генеральным директором.

Зарплата директора-учредителя

В случае если руководитель является единственным участником, при отсутствии письменного трудового договора, размер его заработной платы можно предусмотреть в штатном расписании.

Если имеется трудовой договор, то согласно ст. 57 ТК РФ, условие об оплате труда работника обязательно должно быть включено в трудовой договор. Согласно ст.133 ТК РФ, месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ).

Кроме того, директор, являющийся единственным учредителем, может получать дивиденды и не получать зарплату. Но при их выплате необходимо соблюдать следующие правила:

выплачивать дивиденды не чаще одного раза в квартал;
выплачивать за счет чистой прибыли организации, оставшейся после уплаты всех налогов;
на основании решения собственника.

Самая распространенная ошибка при выплате дивидендов — это их выплата ежемесячно. Любая проверка переквалифицирует такую выплату дивидендов в зарплату со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Как учесть расходы на зарплату директора учредителя?

Можно ли зарплату директора-учредителя учесть в составе расходов по оплате труда, ведь, что касается общих случаев, то начисленная зарплата учитывается в составе расходов (п.1 ст. 255 НК РФ)?

Если договор заключен, то заработная плата должна быть прописана в договоре. Следовательно, ее тоже можно учесть в расходах по оплате труда.

Читайте также: