Как выглядит лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка

Обновлено: 17.05.2024

У вас в компании наверняка есть правила внутреннего трудового распорядка. Если нет, готовьтесь заплатить штраф до 50 тыс. руб. Правила должны быть у каждого работодателя.

Более того, их нужно грамотно утвердить и указать обязательные реквизиты. Если этого не сделать, документ признают недействительным, на него нельзя будет ссылаться, использовать как доказательство в суде, требовать, чтобы работники его выполняли. В этом случае цена ошибки по сравнению со штрафом увеличится в разы. ПВТР – закон для всех сотрудников компании. А ваш закон идеален?

В большинстве случаев работодатель сам решает, какими документами регулировать деятельность компании. Но к правилам внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) это не относится. Закон требует, чтобы они были у каждого работодателя (ч. 4 ст. 189 Трудового кодекса РФ).

Этот документ должен определять:

порядок приема и увольнения работников;
основные права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений;
режим работы;
время отдыха;
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
иные вопросы регулирования трудовых отношений в компании.

В Правилах можно закрепить и другие вопросы, которые должен решить каждый работодатель:

порядок обработки и защиты персональных данных (ст. 86 ТК РФ);
системы оплаты труда в компании (ст. 135 ТК РФ);
правила охраны труда (ст. 212 ТК РФ) и др.

Несмотря на то что Правила – внутренний документ, доступен он не только сотрудникам компании. Этот локальный акт требуют при проверке инспекторы ГИТ, суд, когда разрешает трудовой спор. Кроме того, вы обязаны знакомить с Правилами кандидатов на вакансию.

Работодателю правила нужны, чтобы требовать от сотрудников их исполнения, выявлять нарушения дисциплины труда, уточнять кадровые процедуры и т. д. Однако юридическую силу они будут иметь только в случае грамотного оформления. Мы расскажем, как они должны выглядеть в идеале. Проверьте, все ли вы сделали верно, и, если нужно, исправьте ошибки.

Правила оформления

Текст становится документом только после придания ему юридической силы. Для этого необходимо оформить реквизиты – определенные составные части документа до или после текста.

Правила – это многостраничный документ со сложной структурой. Он состоит из трех частей:

заголовочной,
содержательной,
оформляющей.

Заголовочная часть

Правила оформляют на бланке.

Бланк конкретного документа включает (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003):

наименование организации;
наименование вида документа;
дату регистрации;
регистрационный номер;
место составления документа.

Наименование организации на бланке должно соответствовать закрепленному в учредительных документах компании, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное название, укажите его в скобках под или после полного наименования.

Вид документа указывают во всех случаях, за исключением писем. Наименование локального нормативного акта пишут после названия организации прописными буквами: ПРАВИЛА.

На бланке локального нормативного акта обозначьте места для переменных реквизитов: даты регистрации (даты утверждения Правил) и регистрационного номера.

Реквизиты бланка Правил обычно имеют угловое расположение.

Содержательная часть

Правила содержат большой объем информации, которую нужно структурировать. Для этого выделите обязательные разделы и разбейте их на пункты и подпункты.

Если необходимо, включите в текст таблицы, алгоритмы, схемы.

Типовая форма Правил определяет лишь примерную структуру текста, ее можно менять. Если вы составляете или изменяете их по типовой форме, сначала раскройте предложенные разделы, а затем впишите сведения, которые отражают специфику вашей компании (см. табл. 1).

Цель создания Правил и круг лиц, на которых они распространяются.
Используемые термины и определения

Права и обязанности работодателя

Основные права и обязанности работодателя перечислены в ст. 22 ТК РФ. Уточните их, исходя из особенностей компании. Например, вы можете взять на себя дополнительные обязательства, обеспечивать работникам больше гарантий, выплачивать компенсации, размер которых выше установленных законом

Права и обязанности работников

Основные права и обязанности работников перечислены в ст. 21 ТК РФ. Уточните их, исходя из особенностей компании. Например, вы можете закрепить обязанности сотрудников предупреждать отдел кадров о периоде нетрудоспособности, продлении отпуска и т. д.

Прием, перевод, увольнение

Особенности заключения, изменения и прекращения трудового договора;

правила оформления на работу, перевода на другую работу и увольнения;
обязанности должностных лиц компании по ознакомлению сотрудников с порученной работой, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, проведению инструктажей по охране труда и т. д.

В этот раздел вы можете включить:

порядок прохождения испытания, устанавливаемого при приеме на работу в целях проверки соответствия сотрудника поручаемой работе;
правила предложения работы, перевод на которую вы можете или должны предложить в различных ситуациях;
особенности процедуры увольнения по каждому основанию и т. д.

Виды и режимы рабочего времени в компании;

продолжительность рабочей недели и ежедневной работы отдельных сотрудников;
время начала и окончания работы, время и виды перерывов в работе;
порядок сменной работы, правила составления графиков сменности и т. д.

Виды времени отдыха и их продолжительность;

порядок и условия предоставления ежегодных и целевых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы;
процедура отзыва из отпуска, продления или перенесения отпуска на другой срок;
правила составления графика отпусков и т. д.

Виды поощрений за успехи в работе и основания их применения;

виды дисциплинарных взысканий; порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий;
особенности процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности и т. д.

Порядок ознакомления работников с Правилами под подпись;

документы для ознакомления работников с Правилами под подпись;
порядок внесения изменений в Правила

Содержательная часть документа включает такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

К Правилам могут быть приложены документы. В этом случае оформите соответствующую отметку. Она включает:

Есть несколько способов оформить такую отметку, выбор зависит от ситуации (см. табл. 2).

Как оформить отметку о наличии приложения

Пример оформления отметки о наличии приложения

Приложение не названо в тексте Правил

Название документа вынесите в отметку о наличии приложения

Приложение:
лист ознакомления работников с Правилами на 10 л. в 1 экз.

К Правилам прилагается несколько документов, не названных в тексте

Пронумеруйте названия документов.
Перечислите их названия в отметке о наличии приложения.
Укажите количество листов и экземпляров для каждого документа

Лист ознакомления работников с Правилами на 10 л. в 1 экз.
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем на 3 л. в 1 экз.

Несколько приложений, полностью названных в тексте

Укажите только вид документа, количество листов и количество экземпляров

Лист ознакомления на 10 л. в 1 экз.
Перечень на 3 л. в 1 экз.

Прилагаемый документ тоже имеет приложение

Укажите это в отметке о наличии приложения

Приложение:
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, всего на 8 л.

Приложения должны иметь отметку, которая указывает на их связь с основным документом. Ставьте ее в правом верхнем углу. Такая отметка включает:

Оформляющая часть

В оформляющей части документа должны быть реквизиты, которые подтверждают его подлинность и достоверность сведений:

подпись составителя;
визы согласования.

наименование должности;
личную подпись;
расшифровку личной подписи (инициалы и фамилию).

Дату подписания не ставьте.

Если сотрудника, подпись которого предусмотрена на проекте документа, нет на работе, документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. В таком случае перепечатайте страницу с подписью, т. к. в реквизите нужно указать другие должность и расшифровку подписи. Учтите, что при подписании Правил:

Проект Правил или их новой редакции обычно согласовывают с отдельными сотрудниками компании. Круг должностных лиц, которые проверяют текст, определяет руководитель организации. Чаще всего это бывают юрист, главный бухгалтер, начальник производства, заместитель руководителя. Проверив содержание документа, эти сотрудники оформляют визу согласования (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003). Она включает:

подпись и должность визирующего;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания.

Далее проект Правил дорабатывается до варианта, с которым будут согласны все привлекаемые к этой работе сотрудники.

Если в организации есть представительный орган работников, учтите его мнение (ст. 190, 372 ТК РФ). И оформите в документе с помощью специального грифа.

Отметка об учете мнения

Если локальный нормативный акт принимается по согласованию с представительным органом работников, проставьте на документе гриф согласования.

Утверждение

Утвердить Правила можно двумя способами.

Способ 1. Руководитель издает приказ по основной деятельности об утверждении Правил (приложение 3).

В грифе утверждения делается ссылка на этот приказ.

Способ 2. Руководитель ставит на Правилах личный гриф утверждения. При этом приказ не издает.

Вы можете частично проставить эту дату, распечатывая документ. В таком случае от руки руководитель укажет число или число и месяц. Напечатать дату полностью нельзя.

Регистрировать необходимо все документы, которые вы будете учитывать, исполнять и использовать в справочных целях.

Правила (их редакцию) необходимо регистрировать в день, когда их утвердил руководитель или иной уполномоченный представитель работодателя. Регистрационную форму разработайте сами.

Ознакомление работников

Знакомить с ПВТР вы должны при приеме на работу. Кроме того, сотрудников компании необходимо под подпись знакомить с внесенными в Правила изменениями.

Чтобы письменно подтвердить этот факт, оформите визу ознакомления. Она содержит:

наименование должности работника;
его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Как знакомить работников с содержанием Правил, закон не указывает. Главное, они должны поставить свою подпись, а вы – получить письменные доказательства того, что процедуру выполнили.

Способ 1. Визы ознакомления в Правилах.

В случае с Правилами этот способ актуален только в небольших компаниях, где работают несколько сотрудников.

Способ 2. Лист ознакомления с Правилами (приложение 2).

Это удобно, когда с документом необходимо ознакомить большое количество работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к Правилам, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

Способ 3. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Чтобы оформить визу ознакомления работников с локальными нормативными актами, можно использовать специальные учетные формы. В этом случае работники будут ставить визу в отдельной форме.

Хранение

Правила внутреннего трудового распорядка хранятся постоянно (п. 27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Оригинал Правил обычно остается в канцелярии или ином подразделении, которое отвечает за документационное обеспечение деятельности организации. Копии Правил удобно хранить в структурных подразделениях – так сотрудникам проще ими пользоваться.

Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка различается в зависимости от того, есть у вас профсоюз или нет. Также учтите некоторые нюансы, если ваши Правила являются приложением к коллективному договору.

Если у вас нет профсоюза, то вам достаточно издать приказ об утверждении Правил и (или) использовать специальный гриф утверждения.

Если у вас есть профсоюз, то вам нужно поступить следующим образом.

Направьте проект правил внутреннего трудового распорядка и обоснование по нему в профсоюз (выборный орган первичной профсоюзной организации, как правило, это профком) (ч. 1 ст. 190, ч. 1 ст. 372 ТК РФ).

В обосновании к проекту вы можете указать, что данный проект Правил подготовлен с целью определения в учреждении трудового распорядка, а также регламентации различных вопросов, касающихся регулирования трудовых отношений в учреждении, с учетом ч. 3, 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 ТК РФ.

В течение пяти рабочих дней после получения этих документов профсоюз должен дать вам ответ (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).

Если профсоюз дал вам мотивированное мнение-согласие, то утвердите Правила (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Для этого рекомендуем издать соответствующий приказ и (или) проставить на первой странице Правил гриф утверждения.

Если вам вернулись предложения по уточнению Правил, вы можете их принять, тогда просто уточните содержание Правил, затем утвердите Правила по вышеуказанной схеме.

В случае когда вы не согласны с предложениями, вам нужно провести в течение трех дней после получения мотивированного мнения дополнительные консультации с профсоюзом. Все пункты, по которым вам не удалось достигнуть с ним согласия, оформите протоколом (ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что профсоюз в этом случае может обратиться в суд или государственную инспекцию труда, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).

Четко следуйте предложенному порядку, чтобы избежать риска привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка составьте в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Но проверьте, возможно, в вашем учреждении действуют специальные требования к оформлению внутренних документов (например, нужно использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования при составлении приказа. Например, специальные правила при оформлении приказов нужно соблюдать в учреждениях уголовно-исполнительной системы.

В приказе рекомендуем указать, что в вашем учреждении утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, дату, с которой они действуют, лицо, ответственное за ознакомление работников с этими правилами.

Ознакомьте работников с Правилами под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). На практике используют разные способы ознакомления с Правилами, например лист ознакомления, который может быть оформлен приложением к Правилам или трудовому договору, отдельный журнал ознакомления.

Работника необходимо ознакомить с Правилами до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Полагаем, что наиболее предпочтительным способом является лист ознакомления, оформленный в качестве приложения к Правилам, поскольку он будет их неотъемлемой частью.

Составьте такой лист в произвольной форме. Рекомендуем включить в него:

реквизиты утвержденных Правил;
Ф.И.О. и должность работников, которых вы знакомите с Правилами. Вы можете указать также подразделение, в котором эти работники трудятся;
дату ознакомления с Правилами и подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении.

Если работник отказывается ознакомиться с Правилами, рекомендуем зачитать их ему при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Если работник нарушит требования Правил в дальнейшем, вы сможете доказать, что он знал о них, несмотря на то, что подписи об ознакомлении нет. Кроме того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит вам избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку вы предприняли все действия, чтобы исполнить требования ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка обязательно для работника, согласно ст. 22 ТК РФ, причем ознакомить обязан работодатель, а за нарушение этой обязанности возможна ответственность. На практике порядок ознакомления часто нарушается. О том, как правильно знакомить сотрудников с правилами, и к каким последствиям приводит нарушение порядка, читайте далее.

Процедура ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка

Ознакомление с внутренними нормативными актами компании начинается для сотрудников еще до приема на работу. Ознакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка (далее — Правила ВТР) работодатель, в силу ст. 68 ТК РФ, должен перед заключением с ними трудового договора.

Следует при этом отметить, что порядок ознакомления не урегулирован трудовым законодательством. Единственное требование, которое устанавливает закон – ознакомление работника должно производиться под подпись, которую тот ставит собственноручно. На практике существует несколько способов, позволяющих зафиксировать процесс ознакомления:

Учитывая отсутствие нормативного регулирования этого вопроса, работодатель может самостоятельно выбрать наиболее удобный для него способ ознакомления своих работников с локальными актами компании. Ключевой момент – у него должна быть подпись будущего сотрудника, и должно быть понятно, что эта подпись поставлена для заверения того, что он ознакомлен с Правилами.

Журнал учета ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, образец

Журнал учета ознакомления применяется для сбора подписей работников, подтверждающих ознакомление с локальными актами, в том числе с Правилами ВТР. Форму журнала, поскольку унифицированной формы такого документа не существует, каждый работодатель может разработать самостоятельно.

Далее идет таблица, в которой отмечаются:

дата ознакомления;
Ф. И. О. работника ознакомившегося с Правилами ВТР;
его должность;
проставляется подпись.

Форма журнала утверждается приказом руководителя, этим же приказом разработанная форма может быть введена в деловой оборот предприятия. Требования к ведению журнала обуславливают также необходимость пронумеровать и прошнуровать его, а затем заверить печатью компании.

Также назначается лицо, ответственное за ведение журнала, — как правило, это один из сотрудников отдела кадров. Образец заполнения этого документа можно скачать в разделе "Документы и бланки" в начале статьи. При необходимости его нетрудно адаптировать под специфику любой организации. Срок хранения журнала, как и его форма, законодательно не определен и устанавливается работодателем исходя из максимального срока хранения локальных нормативных актов, определенного для компании.

Последствия отсутствия фиксации факта ознакомления с правилами

В крупных компаниях, имеющих большой штат и множество филиалов или отделений, расположенных в различных регионах, зачастую возникают трудности с процедурой ознакомления с Правилами ВТР и иной нормативной документацией.

Кадровые работники в поисках выхода из таких ситуаций Правила ВТР:

размещают на информационных стендах, доступных для обозрения всем работникам, в каждом подразделении компании;
рассылают работникам по электронной почте;
размещают на официальном сайте компании;
публикуют в корпоративных изданиях.

Законодательство не запрещает такие способы ознакомления, однако следует учитывать, применяя их, что при возникновении в дальнейшем спорной ситуации доказать факт ознакомления в таком случае будет невозможно. Соответственно, по закону работник не будет считаться ознакомленным с Правилами ВТР, из-за чего привлечь его к дисциплинарной ответственности за их нарушение будет проблематично. Кроме того, в случае возникновения трудового спора работодатель не сможет предоставить доказательств, подтверждающих факт ознакомления работника с Правилами ВТР, что значительно ослабит его правовую позицию.

Таким образом, перечисленные способы могут применяться только в совокупности с основным. Основным способом должно быть доведение до сотрудника Правил ВТР, которое подтверждается его собственноручной подписью, проставленной на документе либо в журнале/листе ознакомления.

Подводя итог, осталось отметить, что возможность подтверждения факта ознакомления работника с Правилами ВТР имеет большое значение для работодателя. Неважно, какой способ ознакомления он изберет. Главное, чтобы работник собственноручно поставил подпись на документе, подтверждающем, что ознакомление с правилами состоялось. Это может быть специальный журнал, отдельный лист ознакомления или другой документ. Только такой способ ознакомления считается надлежащим и может обеспечить доказательственную базу в случае судебного разбирательства.

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Для чего необходимо ознакомление сотрудников с локальными актами

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание! С принятыми локальными нормативными актами необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
Внести в трудовой договор пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

Далее создается таблица со следующими графами:

№1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
№2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
№3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
№4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
№5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
№6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.

Внимание! Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Читайте также: