Как выглядит электронная трудовая книжка
Обновлено: 16.05.2024
С 2020 года данные о рабочем стаже будут хранится в электронном виде. Работодатели будут предоставлять ПФР сведения о трудовом стаже, а сотрудники смогут в любое время заглянуть в электронную трудовую.
Зачем понадобились электронные трудовые книжки и как все планируется устроить разберем далее.
Что такое ЭТК
ЭТК — это электронная трудовая книжка. Ее будут создавать в цифровом формате вместо бумажно книжки или вести параллельно с ней. Так или иначе, но трудовая книжка появится у каждого, кто работает по ТК.
В электронную трудовую внесут почти весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка: место и периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.
Работник — владелец книжки сможет следить за тем, верно ли наниматель отчитывается о его трудовой через личный кабинет на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через приложение для смартфонов.
Выписку из ЭТК можно будет получить в виде бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, а также в любом управлении ПФР или в МФЦ без привязки к месту жительства или работы человека.
В чем польза ЭТК
Уже из описания следуют некоторые преимущества новшества. Итак, ради чего законодатели решили менять привычный формат трудовой книжки?
Преимущества электронной трудовой книжки:
- работник легко и быстро получает доступ к информации о трудовой деятельности;
- информацию заполняет система, а не работодатель, поэтому вероятность ошибок и внесения недостоверных сведений снижается;
- информация в ЭТК защищена от физического повреждения;
- человек может дистанционно устроится на легальную работу, в том числе удаленную;
- работодатель экономит на ведении и хранении трудовых книжек;
- пенсию можно оформить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
- работник может использовать данные ЭТК для получения госуслуг;
- работодатели и госорганы получают возможность анализировать рынок труда.
Как же все это будет работать, объяснили в ПФР . Разложим всё по полочкам.
Как работать с ЭТК
Как информация о стаже будет появлятся в ЭТК?
С 1 января 2020 года работодателей планируется обязать ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.
Сведения необходимо предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если сотрудник только устроился или уволился, сведения в ПФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
За предоставление неполных, недостоверных сведений, а также за их несвоевременную подачу, организациям будет грозить ответственность по КоАП РФ.
Работник при трудоустройстве должен предоставить работодателю выписку из ЭТК, или же электронный документ с цифровой подписью. Работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.
Как работнику получить сведения из ЭТК?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг .
Информацию из ЭТК можно будет получить и в бумажном виде. Для этого нужно будет подать заявку:
- работодателю по последнему месту работы;
- в территориальный орган ПФР;
- в многофункциональный центр (МФЦ).
Как выдать трудовую уволенному сотруднику?
При увольнении работодатель будет обязан представить бывшему сотруднику сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если работник успел заявить о том, что продолжает пользоваться бумажной трудовой, работодатель дублирует в ней все записи и отдает документ уволенному.
Как защищены базы данных ПФР?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с законодательством в области защиты персональных данных. Информация лицевых счетов накапливается в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Как переходить на ЭТК
Работодателей обяжут письменно сообщить работникам о введении электронных трудовых книжек и о соответствующих изменениях в ТК. Также работников нужно будет предупредить, что они вправе сохранить бумажную трудовую книжку.
При необходимости работодателям предстоит изменить локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
Для работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Однако те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, уже не сможет получить бумажный документ. Информация о работе и стаже будет вестись только в электронном виде.
Можно ли отказаться от ЭТК
От электронной трудовой нельзя отказаться. Но сохранить бумажный документ можно. Для этого до конца 2020 года необходимо подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда организация будет обязана вести бумажную трудовую одновременно с электронной.
Остальным работникам бумажные трудовые выдадут на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.
Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?
Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?
Этот материал обновлен 24.08.2021
Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.
В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.
По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:
- Фамилия, имя, отчество работника.
- Место работы.
- Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
- Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
- Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
- Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
- Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
- Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.
В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Плюсы электронной трудовой книжки
Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.
Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.
Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Плюсы бумажной трудовой книжки
Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.
Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.
Минусы бумажной трудовой книжки
Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.
— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.
— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.
— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.
— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.
— Какие есть варианты?
- Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
- Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
- Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
— Каким документом это регламентируется?
Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.
— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.
По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)
— Что будет в этой трудовой книжке?
Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.
Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.
Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.
— Что должна сделать компания
— Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.
— Что это за бумажки при увольнении?
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.
— Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
— Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.
— В чём профит?
UDP: После публикации перенесли сроки:
Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.
По статистике каждый дееспособный гражданин трудоспособного возраста хоть раз в жизни работал по найму. И неважно, исчисляется этот период несколькими днями или десятилетиями.
В любом случае при первичном трудоустройстве работодатель должен завести новичку трудовую книжку – персонализированный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности её владельца.
После принятия в 1918 г. Кодекса о труде была разработана форма трудовой книжки и правила ее использования. С тех пор не единожды менялась её структура и порядок оформления.
Если вы не пенсионер или не иностранный гражданин, то эта тема для вас точно актуальна. Здесь вы найдёте ответы на все основные вопросы по ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит + закон
Начнём разбираться с нововведением с основного понятия:
Электронная трудовая книжка – оцифрованная копия классической бумажной трудовой.
Электронный документ по составу очень схож с его бумажным собратом и содержит следующие поля:
Структура электронного бланка практически полностью повторяет все разделы классической бумажной трудовой книжки. Однако, существует и одно незначительное отличие.
Регулируется порядок оформления целым рядом федеральных законов и правительственных постановлений.
Основные из них представлены в таблице:
Здесь можно найти всю нужную тематическую информацию. Советую ознакомиться. Если возникнут сложности, пишите в комментариях. Мы обязательно оперативно поможем разобраться!
Что лучше: электронная или бумажная трудовая – плюсы и минусы
Оба варианта имеют как достоинства, так и недостатки.
Для удобства я сгруппировала их в одну таблицу.
2. Привычный формат трудовой книжки.
2. Предполагается, что это наиболее надёжный способ хранения данных.
3. Меньше ошибок.
4. Упрощённое получение пособий.
5. Получение необходимых сведений электронно в режиме 7/24.
2. Сложно восстановить данные при утрате бумажного варианта трудовой книжки.
3. За бланк книжки при первичном её оформлении или добавление вкладыша берётся плата.
Внимательно проанализируйте их. Так вам будет легче определиться с выбором.
Стоит ли переходить на электронную книжку – мнение эксперта
Моё мнение: стоит! Но не прямо сейчас, а ближе к концу 2021 г. К тому времени отладится алгоритм взаимодействия между ответственными сторонами процесса, решатся большинство проблем, возникающих на начальном этапе.
На данный же момент порядок ведения ЭТК вызывает много вопросов на местах в компаниях и организациях. Наверняка ещё не раз будут вноситься поправки в законодательство, регулирующее этот вопрос. Поэтому рекомендую не спешить.
Особенно мой совет актуален для той категории граждан, кому осталось совсем немного до пенсии, мамочек в декрете и т.п.
Помните!
Выбрав электронный формат, а затем передумав, вы не сможете вернуться к её традиционной бумажной форме.
Можно ли отказаться от ЭТК?
Переход на электронную версию трудовой книжки для сотрудников, имеющих бумажный вариант документа, либо успевших устроиться на работу до 31.12.2020 г. – дело сугубо добровольное! Никто не заставит вас переходить на ЭТК принудительно.
Если гражданин устраивается на работу впервые в 2021 г., и у него ранее не было трудовой книжки, то выбирать вариант её оформления ему не придётся. Для этой категории работников предусмотрены только ЭТК.
Как и где оформить ЭТК самостоятельно – пошаговая инструкция
Формированием данных для электронных трудовых книжек занимаются работодатели. Если по каким-либо причинам вы не работаете, то никаких действий предпринимать не нужно до тех пор, пока не решите выйти на работу.
При трудоустройстве до 31.12.2020 г. кадровик компании-работодателя предложит определиться с форматом трудовой книжки и заполнить один из 2-х вариантов заявления.
Внимание!
В любом случае работодатели, начиная с 01.01.2020 г., по всем кадровым перемещениям направляют информацию по каналам ЭДО в ПФР для их фиксации в электронных трудовых книжках. То есть, на весь персонал, независимо от выбранного формата документа, в обязательном порядке Фондом формируется его электронный вариант.
Разница лишь в том, что при выборе ЭТК, работник получает трудовую книжку на руки и больше в ней никогда никаких записей делаться не будет. При выборе бумажного варианта кадровая служба компании вынуждена подавать сведения в электронном виде в Пенсионный фонд и параллельно делать аналогичные записи в её бумажной версии.
По всем поступившим на работу в январе 2021 г. и позже, работодатели автоматически переведут учёт кадровых мероприятий в электронный вид. Надлежаще оформленный бумажный вариант книжки будет выдан работнику на руки.
Пример оформления записи:
С этого момента трудовая книжка будет храниться у вас. Позаботьтесь о её сохранности. Информация, содержащиеся в этом документе, потребуется вам ещё не раз. Например, при выплате пособия по временной нетрудоспособности.
Наталья Соколова несколько месяцев назад перешла работать в новую организацию. До этого по прежнему месту работы она подала заявление и перешла на ЭТК.
И всё было хорошо до тех пор, пока девушка не оформила больничный лист, а вернее, пока не получила оплату за дни болезни.
Размер пособия по листку нетрудоспособности зависит от страхового стажа и среднего заработка.
Страховой стаж % от среднего заработка 6 мес.-5 лет 60 5-8 лет 80 свыше 8 лет 100 Страховой стаж Натальи 15 лет, а значит, она могла рассчитывать на полноценный доход, равнозначный её обычной зарплате. Однако получила сущие гроши.
Причина: работодателю для расчёта пособия по больничному листу были доступны только данные о стаже начиная с 2020 г. Девушка не предоставила вовремя бумажную трудовую книжку, т.к. не помнила, куда её положила. Стаж не подтверждён, поэтому размер выплат составил 60%, вместо 100%.
Конечно, позже сделали перерасчёт и пособие доплатили, но понервничать Соколовой всё же пришлось.
А теперь представьте, что бы было, если бы бумажный вариант трудовой книжки не нашёлся. Едва ли девушке удалось бы быстро восстановить информацию о стаже за 15 лет.
И таких случаев может быть немало. Вот вам ещё одна ситуация, часто встречающаяся на практике после введения ЭТК.
Так что, получив трудовую книжку на руки, берегите её и держите при себе!
Выписка из ЭТК – как получить и как проверить
Получить выписку можно онлайн одним из 2-х способов:
Шаг 7. Получаем готовую выписку в своём ЛК или на электронной почте. Срок формирования в течение суток. Обычно 15-30 минут.
Шаг 8. Сверяем записи с оригиналом.
Сведения будут подтверждены ЭЦП ответственного сотрудника ПФР. При необходимости документ можно распечатать.
Если требуется бумажный вариант выписки, то следует лично с паспортом обратиться в:
- клиентское подразделение пенсионного ведомства;
- многофункциональный центр;
- кадровую службу по последнему месту работы.
Видео-инструкция по проверке сведений по ЭТК:
Информация для работодателя
Независимо от масштабов компании и количества сотрудников работодателю необходимо до 31 декабря 2020 г. получить у персонала компании заявление о выборе способа фиксирования сведений о трудовой деятельности.
Кроме того, кадровые службы компаний должны подготовиться к переходу.
Мы рекомендуем следующий комплекс подготовительных мероприятий:
- Вручить уведомление каждому сотруднику о предстоящем переходе.
- Приказом назначить ответственного, определить перечень и сроки планируемых мероприятий.
- Создать email для электронного документооборота, приёма запросов сотрудников на выдачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Проверить технические возможности используемого в компании программного обеспечения для бесперебойной передачи информации в ПФР.
- Провести проверку сведений, содержащихся в бумажных экземплярах, на предмет корректности заполнения.
- Внести изменения в локальную нормативную документацию компании, дополнив их информацией о порядке обработки/хранения/выдачи сведений о трудовой деятельности сотрудников.
- Утвердить перечень и график сдачи отчётности.
- В январе 2021 г. организовать выдачу бумажных экземпляров работникам, перешедшим на электронный формат.
Как вести учёт и отчётность автоматизированным способом
Для организации учёта и составления отчётности по трудовой деятельности персонала с учётом всех нововведений во все применяемые для этих целей программные обеспечения разработчиками оперативно вносились необходимые правки.
Я подготовила на этот счёт мини-инструкцию:
Не пользуетесь бухгалтерскими сервисами? Не беда! Сформировать и передать отчёт можно прямо в ЛК страхователя на официальном портале Пенсионного ведомства.
Отчёты в ПФР
В связи с переходом на ЭТК с января 2020 г. все работодатели предоставляют отчётность по форме СЗВ-ТД.
Отчитываться нужно по всем работникам (штатным, и совместителям: внутренним и внешним), независимо от выбранного ими варианта ведения трудовых книжек, при наступлении следующих событий:
Совет!
Сомневаетесь, подавать или нет сведения? Посмотрите, есть ли ваше кадровое мероприятие в перечне в отчёте. Если его там нет, то СЗВ-ТД не отправляем.
Срок подачи отчёта по уволенным/принятым работникам: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
По прочим перемещениям персонала отчитываемся до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло данное событие.
Важно!
Подаём сведения о трудовой деятельности только с 01.01.2020 г. и далее. На сегодняшний день перед работодателями не стоит задача полной оцифровки для ПФР бумажных трудовых книжек персонала.
Всеми тонкостями формирования электронной отчетности по ЭТК вы овладеете, просмотрев видео ниже:
Как принять/уволить работника
Приём и увольнение сотрудников явление довольно частое в любой фирме. С появлением ЭТК никаких особых изменений этот процесс не претерпел.
Вот так выглядят пошагово эти процессы:
Главные выводы
Мы рассмотрели основные моменты перехода на электронные трудовые книжки. Разобрались с понятием ЭТК, проанализировали порядок их введения и оформления.
В рамках одной статьи невозможно охватить все аспекты этого нововведения.
Рассказывайте о своих проблемах в комментариях, задавайте вопросы. Ответим всем!
В 2020 году в России стартовал переход работодателей на электронный способ учета информации о трудовой деятельности персонала. Речь идет о пришедших на смену традиционным трудовым книжкам их цифровых аналогов. Несмотря на то что возможность определиться с формой трудовой книжки появилась год назад, и часть россиян к началу 2021 г. отказались от бумажного варианта, у многих работодателей остались вопросы по практическому применению электронных трудовых. Рассмотрим подробнее, как выглядит грамотное заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК).
Изменения в законодательстве
Переход на электронные трудовые книжки стал возможен со вступлением в силу закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, который внес изменения ст. 66.1 ТК РФ. Новый документ не имеет физического носителя, вместо этого он выполнен в цифровом формате.
Организациям и ИП, официально использующим наемную рабочую силу, был отведен срок до 30 июня 2020 года уведомить персонал об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся электронного учета трудовой деятельности служащих.
Вместе с тем работодателям предписывалось проинформировать сотрудников о том, что их перевод на электронную трудовую книжку является добровольным. Иными словами, законодатель оставил возможным сохранение бумажного варианта документа при желании работника.
При этом, согласно букве закона, работодатель извещает о переходе на ЭТК только основных работников. Физлиц, трудящихся на предприятии по совместительству оповещать не нужно. Тем не менее администрация предприятия все же обязана передавать информацию о трудовой деятельности физлиц, работающих по совместительству в ПФР по установленной форме СЗВ-ТД.
Следует отметить, что если законодатель предоставил срок гражданам до 31.01.2020 года для подачи заявки администрации предприятия, где они трудятся, о переходе на ЭТК или сохранении прежней бумажной версии, то для лиц, впервые трудоустраивающихся в 2021 году, была оставлена возможность только цифрового варианта документа.
Как заполнять электронную трудовую книжку?
ЭТК представляет новую форму учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже рабочего в информационной системе ПФР. Фактически она заменяет собой традиционную трудовую книжку и включает в себя всю ту же информацию, что и бумажный документ, только в цифровом виде. Таким образом, правила заполнения электронных трудовых книжек предполагают передачу в ПФР сведений о трудовой деятельности рабочего, содержащихся в ст. 66.1 ТК РФ . Они включают в себя:
- персональные данные физлица;
- место трудоустройства;
- трудовая функция, предусмотренная договором;
- переводы на прочую постоянную работу, если таковые имелись;
- увольнение со ссылкой на причину, которая послужила расторжению трудовых отношений.
Важно, что работодатель или же уполномоченное им должностное лицо, например, кадровик, бухгалтер или иной специалист, вносит указанные сведения в информационную систему не самостоятельно. Он лишь отправляет информацию о служащем в ПФР в виде отчетов. Для этого была утверждена специальная форма — СЗВ-ТД. Бланк был утвержден постановлением Правления ПФР № 730п. от 25.12.2019 г.
В данный формуляр вносятся все те же сведения, что традиционно указываются в бумажном документе при ведении кадрового учета. Например, если сотрудник был уволен, то в бланке придется указать не только основание расторжения трудовых отношений, но и привести ссылку на соответствующую статью ТК РФ, а также реквизиты приказа об увольнении.
Вдобавок Минтруд разъяснил правила заполнения электронных трудовых книжек. Так, в ведомстве уточнили, что с 07.03.21 г. вступил в силу закон (речь идет о п. 2 и п. 3 ст. 12 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 г.) позволяющий гражданам лично обращаться в ПФР с заявлением для добавления данных об их трудовой деятельности, которая ими осуществлялась до 01.01.2020 г.
Иными словами, всех тех сведений, которые были указаны работодателем в бумажной трудовой книжке до обозначенной даты.
Вам также будет интересно:
Для того чтобы передать в ведомство отчет СЗВ-ТД в многофункциональной системе СБИС онлайн, необходимо:
Кроме того, в отчете СЗВ-ТД имеется пункт, которого нет в бумажной версии трудовой книжки — отметки о подаче сотрудником заявления, касающегося выбора подходящей формы учета сведений о его трудовой деятельности.
Помимо двух названных выше систем некоторые работодатели предпочитают заполнять форму СЗВ-ТД в Контуре — программе, которая подходит для сдачи отчетности, как и предыдущие два продукта.
Вам также будет интересно:
Как получить выписку?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ , работник, который имеет официальный трудовой стаж, вправе в любое время по запросу получить из ЭТК сведения о своей трудовой деятельности, в том числе при увольнении. Выписка из электронной трудовой может понадобиться работодателю по месту нового трудоустройства, для банка при оформлении потребительского кредита, для получения различных социальных пособий.
Для того, чтобы получить сведения, хранящиеся в электронном реестре, можно воспользоваться несколькими способами, регламентированными указанной выше правовой нормой. В частности:
Следует отметить, что в ПФР работодателями подаются сведения не только об основных работниках, но и в отношении сотрудников, которые работают у них по совместительству.
Таким образом, электронная трудовая книжка содержит в себе все те же сведения, что и обычная трудовая книжка. При этом информацию о работнике (в том числе совместителе) передает в ПФР непосредственно работодатель, отправляя для этого посредством специальной системы отчет по форме СЗВ-ТД. Поскольку вся информация хранится в электронном реестре Пенсионного фонда, любое лицо, имеющее трудовой стаж, вправе обратиться в ПФР с запросом для получения сведений о своей трудовой деятельности.
Читайте также: