Как вернуть деньги за билеты на работе

Обновлено: 19.05.2024

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается командировкой (ст. 166 ТК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд.

Для участия в семинаре работнику учреждения выдали под отчет денежные средства на оплату проезда в командировку. Работник произвел расходы на приобретение билетов, однако организатором семинар был отменен. При возврате билета перевозчику с их стоимости был удержана комиссия за добровольный возврат билетов. Как в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения отразятся операции по возврату билета, со стоимости которого был удержан такой сбор?

Статьей 784 ГК РФ определено, что перевозка пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки.

По договору перевозки пассажира (ст. 785 ГК РФ):

перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу;

пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за его провоз.

Как правило, перевозчиком, удерживается комиссия за возврат или обмен билета, которая по своему существу является санкциями за нарушение договора перевозки пассажиров со стороны заказчика.

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа – багажной квитанцией (ч. 2 ст. 785 ГК РФ).

Уплата неустойки при возврате перевозчику билета подтверждает факт наличия нарушения принятых сторонами договорных обязательств о добровольном возмещении суммы штрафных санкций за совершение этих нарушений.

Напомним, что неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (ст. 330 ГК РФ).

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что работодатель обязан возместить своему работнику указанную сумму удержанной комиссии, если возврат билета и, соответственно, уплата данной неустойки были вызваны уважительными причинами, а не виновными действиями самого работника. К таким причинам можно отнести изменение (перенесение) сроков командировки, ее отмену, временную нетрудоспособность работника и т. п.

Здесь стоит отметить, что на законодательном уровне не установлен перечень документов, подтверждающих факт возврата и факт удержания компанией-перевозчиком неустойки. Поэтому полагаем, что для обоснования данных затрат подойдут любые документы, которые подтверждают факт возврата работнику денежных средств, уплаченных за приобретенный билет, за вычетом удержанной при возврате денежной суммы в оплату компенсации за возврат. В этом случае сумма уплаченной комиссии не будет являться объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Комиссия за возврат билета является неустойкой за расторжение договора перевозки.

Полагаем, что для обоснования уплаты такой неустойки в учреждении следует издать соответствующий приказ, в котором отразить в том числе причины возврата билета.

Согласно пп. 5(1).2 п. 5(1) разд. III, п. 3 разд. V Указаний № 65н[1]:

В силу п. 106 Инструкции № 174н[2]:

Пример

На оплату расходов на проезд работнику выданы под отчет из кассы учреждения за счет средств от приносящей доход деятельности денежные средства в сумме 50 000 руб.

Работником были приобретены билеты в место проведения командировки и обратно. По уважительной причине командировка была отменена, билеты возвращены перевозчику, которым был удержан из стоимости билета сбор за его возврат в сумме 10 000 руб. Остальную часть подотчетной суммы работник возвратил в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения будут отражены следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда в командировку:

Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на приобретение билетов к месту командировки и обратно

18 (подстатья 212 КОСГУ)

Начислены расходы по оплате штрафных санкций за возврат билета

Приняты к учету расходы подотчетного лица в сумме удержанного штрафа за возврат билета

Остальная сумма внесена в кассу учреждения

(50 000 - 10 000) руб.

18 (подстатья 212 КОСГУ)

В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходы при этом должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Датой осуществления расходов в виде неустойки (штрафа, пени) признается дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, компенсацию за возврат билета в связи с отменой командировки работника можно учесть в составе затрат при исчислении налога на прибыль как расходы по уплате неустойки.

[1] Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Является ли оплата не с моей карты (с карты дочери) электронного билета поводом для отказа компенсации расходов проезда к месту использования отпуска и обратно?

Ответы на вопрос:

Закон РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-I "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" предусматривает только личную оплату.

Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику затраты, связанные со служебной командировкой, в том числе стоимость проезда (ст. 168 ТК РФ). В целях налогообложения прибыли к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении (п. 1 ст. 252 НК РФ). При выполнении этих требований компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат, в частности, на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Сложность заключается в том, что согласно официальной позиции фискального ведомства, одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если же оплата каких-либо услуг (проезда, проживания и т.д.) за командированного работника произведена с банковской карты другого гражданина, то этот гражданин должен подтвердить, что сотрудник организации впоследствии возместил ему затраты. Таким подтверждением, по мнению налоговиков, может являться расписка, подтверждающая возврат денег, или соответствующее письмо лица, оплатившего расходы за командированного сотрудника, в адрес организации. Если такие документы имеются, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, нет. А значит, можно смело выплачивать компенсацию и учитывать расходы для целей налогообложения прибыли.

Специалисты Минфина России в письмах от 01.12.2011 № 03-03-07/58 и от 19.10.2011 № 03-03-07/44 также сообщили, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (в частности, родственником), можно учесть, если есть документы, подтверждающие факт осуществления оплаты по поручению и за счет работника.

Да, это доказательство в суде согласно ст. 55 ГПК РФ об оплате проездных документов иным лицом.

Да, это повод для отказа, т.к. плательщик не Вы, а значит Вы не понесли никаких расходов (ст. 325 ТК РФ)

Нет, не является поводом для отказа компенсации расходов проезда.

Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места.

При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.

Статья 325 Трудового кодекса РФ ("Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно") предполагает, что работник имеет право на возмещение понесенных именно ним (данным работником) расходов на оплату стоимости проезда.

На мой взгляд, на основании того, что оплата стоимости проезда произведена не Вами, работодатель, конечно, может отказать в возмещении этих расходов.

Но при этом, как представляется, Вы вправе представить работодателю дополнительные документы, подтверждающие несение данных расходов Вами (например, договор займа с дочерью, расписку в возврате денежных средств или платежные документы о перечислении их на счет дочери).

Во -первых, заключаете договор дарения с дочерью, первый передает второму деньги для покупки билета, факт оплаты подтвержден оплатой с карты второго." - факт оплаты присутствует.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 27 июля 2010 г. N 03-03-07/25

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением электронного авиабилета, и сообщает.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок выплаты компенсаций за проезд к месту использования отпуска и обратно в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Так, на основании п. 12 Правил для окончательного расчета работник организации обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является, по нашему мнению, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Возможность отдельных категорий граждан получить бесплатный проезд на отдых или лечение регулируется такими нормативно-правовыми актами, как:

  • Постановлением Правительства РФ №176 от 01.04.2005 "Об утверждении Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионерам, являющимся получателями страховых пенсий по старости и по инвалидности и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, к месту отдыха на территории Российской Федерации и обратно";
  • первой частью статьи №325 ТК РФ;
  • ФЗ №178 от 17.07.1999 "О государственной социальной помощи";
  • Приказом Министра обороны РФ №815 от 27 декабря 2017 "Об определении Порядка, случаев и особенностей оформления, выдачи и использования воинских перевозочных документов, отчетности по ним и организации контроля за их использованием и установлении категорий проезда военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей на железнодорожном, воздушном, водном и автомобильном (за исключением такси) транспорте";
  • ФЗ №247 от 19.07.2011 "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации";
  • ФЗ №2201-1 от 17.01.1992 "О прокуратуре Российской Федерации";
  • ФЗ №403 от 28.12.2010 "О Следственном комитете Российской Федерации".

Компенсация проезда на отдых и лечение

Получить компенсацию за проезд к месту отдыха имеют право такие категории граждан, как:

  • неработающие пенсионеры, которые проживают на Крайнем Севере и в местности, приравненной к нему;
  • работающие граждане, которые проживают на Крайнем Севере и в местности, приравненной к нему, а также члены их семей;
  • военнослужащие, проходящие службу на Крайнем Севере и в местности, приравненной к нему;
  • инвалиды;
  • ветераны ВОВ и других боевых действий;
  • пенсионеры, имеющие награду "Житель блокадного Ленинграда";
  • граждане, работавшие во время ВОВ на оборонных объектах;
  • военные пенсионеры: офицеры запаса, отставные офицеры, а также мичманы и прапорщики, прослужившие более двадцати лет;
  • сотрудники МВД, проходящие службу на Крайнем Севере, территориях, приравненных к нему, на Урале, в Сибири, на Дальнем Востоке либо же заграницей РФ;
  • сотрудники Прокуратуры и Следственного комитета РФ, проходящие службу на Крайнем Севере и на территориях, приравненных к нему.

В каком виде и размере выплачивается компенсация

Компенсация может быть произведена двумя способами:

  1. Предоставление проездных документов, воспользовавшись которыми, можно добраться до места отдыха.
  2. Возмещение потраченных средств.

Существуют также ограничения по возврату средств:

Если добираться приходится двумя видами транспорта, то на один из них оформляется проездной билет, а стоимость второго компенсируется постфактум.

Условия для получения компенсации

Компенсация проезда для социальных льготников (пенсионеров, инвалидов) осуществляется один раз в два года.

Если поездка была осуществлена в 2018 году, подать на ее компенсацию надо успеть до 31 декабря 2019 года. Социальная компенсация не предусматривает оплату проезда личным автотранспортом.

Работающие граждане, проживающие в неблагоприятных климатических условиях, также могут воспользоваться льготой один раз в два года. Кроме того, проезд оплачивается и ближайшим родственникам, проживающим с сотрудником (статья №325 ТК РФ):

Военнослужащие, сотрудники МВД, Прокуратуры и СКР могут воспользоваться льготой раз в год, с ними бесплатным проездом может воспользоваться один член семьи. Военнослужащие в званиях генерала и адмирала могут воспользоваться перелетом в бизнес-классе или жд-вагонах класса СВ.

Оформление компенсации за проезд на отдых и лечение

Большинство организаций предоставляет для заполнения регламентированный бланк, в ином случае заявление можно составить в свободной форме. Документ должен содержать такую информацию:

  • данные о структуре, в которую подается бумага;
  • данные о заявителе;
  • просьбу о выплате компенсации;
  • приложение: документы, удостоверяющие факт поездки, а также права на компенсацию;
  • дату и подпись.

Образец заявления на получение компенсации за проезд к месту отдыха и обратно можно посмотреть здесь.

Когда и куда подавать

Подавать заявление следует в зависимости от выбранного (или необходимого) способа компенсации: до поездки, если необходимо получить проездные документы; или после, если оплату следует компенсировать.

Пенсионеры для этого должны обратиться в территориальное отделение ПФР, другие социальные льготники - в Соцзащиту.

Необходимость возврата билетов на поезд может возникнуть у каждого человека, Министерством Транспорта предусмотрена возможность получения пассажиром денег в обмен на приобретенный проездной билет, которым по различным причинам он не может воспользоваться. Если вы попали в такую ситуацию, то в любом случае имеете право получить назад денежные средства, заплаченные за билеты, но только в объеме, который регламентируется законодательством. Внимание: при возврате билетов вы получите сумму, которая зависит от времени до отправления поезда.

1.Если вы успели сделать заказ, но при этом не прошли процедуру регистрации и авторизации в Личном кабинете, то вернуть ненужный билет вы можете:

*(при отсутствии возможности распечатать полученное заявление от нашей технической поддержки нужно переписать его на чистом листе подписать и выслать нам фото)

б) обратившись в кассу любого Железнодорожного вокзала. Возврат денежных средств будет произведен также на банковскую карту, с которой была произведена оплата жд билетов.

2. При оформлении билетов с предварительной авторизацией в своем личном кабинете, возврат Вы можете произвести прямо из личного кабинета login/, для этого вам необходимо будет в списке Ваших заказов выбрать нужный для возврата и нажать кнопку "ДЕТАЛИ ЗАКАЗА" , далее на следующей странице нажать кнопку "ОБНОВИТЬ СТАТУС БИЛЕТОВ", далее в окне под надписью "ОФОРМЛЕНИЕ ВОЗВРАТА" ввести номер документа, указанного при оформлении билетов и нажать кнопку "УТОЧНИТЬ СУММУ К ВОЗВРАТУ", получив сумму на экране, нажать кнопку "СДЕЛАТЬ ВОЗВРАТ" после чего Вам поступит СМС с точной суммой возврата и письмо на электронную почту, указанную при оформлении.

При возникновении вопросов Вам необходимо обратится в техническую поддержку по телефонам: 8 (499) 116 36 36, 8 (800) 707-36-39 круглосуточно, либо написать обращение в разделе "ПОМОЩЬ", обработка таких обращений происходит в будние дни с 9:00 до 18:00

При возврате железнодорожных билетов Вам нужно обязательно учитывать, что при сдаче билета за восемь часов до времени отбытия поезда , но не поднее чем за два часа до отправления, Вам будет возвращено 50% стоимости плацкарта и стоимость билета, менее двух часов стоимость плацкарта не возвращается, возвращается только стоимость билета.

В том случае, если вы оформили и оплатили несколько билетов, вы можете вернуть их все вместе, либо часть из них.

Бумажные билеты сдаются только в кассах железнодорожного вокзала. Чтобы получить назад денежные средства и вернуть неиспользованный билет, нужно предъявить оператору документ, удостоверяющий личность, который был использован для покупки.

Внимание: деньги за проезной документ возвращаются таким же способом, каким была произведена оплата. То есть, если вы заплатили наличными, то вам вернут наличные, если банковской картой, сумма будет перечислена на нее.

Если вам нужно сдать билет, купленный другим человеком на нашем сайте, то вам нужно указать номер заказа, а также регистрационные данные (адрес электронной почты или контактный номер телефона, указанный при регистрации заказа). Сделать это можно через личный кабинет на сайте.

Для того, чтобы вернуть бумажный билет, необходимо обратиться в кассу вокзала начальной точки отправления (к примеру, если талон куплен на направление Москва-Санкт-Петербург, то необходимо обращаться в кассу московского вокзала) и предоставить оператору следующие документы:

  • Бумажный билет;
  • Нотариально заверенную доверенность от лица, купившего проездной талон;
  • Документ, удостоверяющий личность.

Деньги возвращаются таким же способом, каким была произведена оплата.

Срок возврата денежных средств за сданные билеты зависит от того, как вы оформили возврат:

1. При возврате билетов через ЛК - от 2 до 5 дней

2. При возврате билетов через операторов Coll-центра - от 3 до 7 дней

3. При возврате билетов через кассы Ж/Д вокзала - от 3 до 8 дней

В соответствии с правилами, установленными Министерством транспорта РФ, при возврате билетов вы получаете назад сумму, меньшую, чем начальная стоимость. При расчете возвращаемой суммы вычитается следующее:

  • Обязательный сбор РЖД - сумма сбора составляет два рубля двадцать копеек (данные обновляются перевозчиком);
  • Сервисный сбор;
  • Комиссия кредитно-финансового учреждения, либо платежной системой, услугами которой вы воспользуетесь для оформления билета;

Если вы возвращаете проездной документ через кассу жд вокзалов, все вычеты сохраняются.

Билеты обмену не подлежат.

Нередко бывают ситуации, когда пассажир опаздывает на поезд, либо не может совершить поездку по личным причинам, но при этом не успел сдать билет в указанные выше сроки. На этот случай предусмотрен срок 12 часов с момента отправления состава, в который пассажир имеет право сделать возврат и так же при наличии веских причин, болезнь, несчатный случай.

Сделать это можно только в кассе на вокзале, при этом из стоимости будет вычтен штраф и все остальные сборы. По истечении 12 часового срока, вернуть билет и получить назад деньги у вас уже не будет возможности.

Читайте также: