Как в 1с оформить перенос отпуска
Обновлено: 17.05.2024
Иногда возникает необходимость переноса сроков отпуска. В каких случаях это происходит? Причины переноса отпуска:
1. Когда сотрудник заболел в отпуске, принес больничный лист и попросил перенести дни отпуска на другой период;
2. Когда по производственной необходимости происходит отзыв сотрудника из отпуска.
Рассмотрим, как оформить перенос отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
1. Как в программе 1С:ЗУП 3.1 оформить больничный, если сотрудник в отпуске
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право перенести или продлить свой отпуск, если в период своего отпуска он заболел и оформил больничный лист.
Рассмотрим на примере, какие действия необходимо выполнить для переноса отпуска в 1С:ЗУП 3.1.
Малышев Д.С. уходит в отпуск с 19 августа по 01 сентября 2019 года. Бухгалтер по заработной плате рассчитывает положенные ему отпускные и выплачивает их 15 августа 2019 года, соответственно, месяцем начисления отпускных в 1С:ЗУП становится август 2019 года.
Во время этого Малышев заболевает и обращается к врачу. 9 сентября 2019 предоставляет больничный лист. Оказывается, 4 дня во время отпуска Малышев находился на больничном.
Начисления за отпуск здесь не сторнируются и без дополнительных манипуляций со стороны бухгалтера сотруднику будут оплачено и то, и другое за один и тот же период.
В конечном итоге мы получаем оба документа, которые не дублируют оплаченные периоды.
В случае если период закрыт, необходимо внести больничный лист текущим месяцем (в нашем случае сентябрь 2019).
2. Как оформить отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3.1.
Как оформить отзыв из отпуска, если период не закрыт?
Если месяц еще не закрыт, то можно сделать исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.
Рассмотрим на примере оба варианта.
Исправление в исходном документе.
Сотрудница Дмитриева А.Е. в августе уходит в отпуск с 12 по 25 августа на 14 дней:
Отпускные выплачены 7 августа.
При этом Ведомость на выплату от 7 августа не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.
По итогам месяца происходит начисление зарплаты за август. При выплате заработной платы за август в ведомости по сотруднице Дмитриевой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты.
Исправление вводом документа-исправления.
Рассмотрим на том же примере.
В новом документе указывается текущий месяц начисления август и период с учетом отзыва с 12 по 20 августа:
Таким образом в базе сохраняется и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.
Далее все также, как и в случае с исправлением в исходном документе. При очередной выплате (в данном случае при выплате зарплаты за август) будет учтена излишне выплаченная сумма отпускных. Отличие только в том, что расшифровка выплаты будет более детальной, поскольку появился документ-исправление.
Отзыв из отпуска, если период закрыт.
Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.
Сотрудница Медведева Д.С. уходит в отпуск в августе на период с 29 августа по 15 сентября.
Отпускные выплачиваются 23 августа.
Сотрудница отзывается из отпуска 12 сентября. К этому времени август уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление в 1С месяцем начисления Сентябрь:
В документе-исправлении происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска в 1С 8.3 за декабрьский период – он уменьшится.
При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за сентябрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на сумму, равную этой переплате.
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Обратитесь к ведущим экспертам по 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Оперативно настроим 1С:ЗУП под специфику вашей работы. Без предоплаты. Гарантия 12 месяцев.
Сервис для удаленных подразделений - простой кадровый учет и учет рабочего времени!
Сервис для самообслуживания сотрудников: зарплата, справки, отпуска, отсутствия, профиль и т.д. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
Также добавим, что помимо работы с отпусками, внедрение программы ЗУП дает возможность кадровым специалистам и расчетчикам использовать в работе многофункциональный инструмент, снижая трудозатраты и исключая ошибки.
Виды отпусков
Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать любые виды отпусков: плановый, дополнительный, северный, пострадавшим на ЧАЭС и т.д.
В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.
Рис.1 Настройки для добавления некоторых видов отпусков
Назначение права на отпуск сотруднику
Рис.4 Количество дней отпуска в Позиции штатного расписания
Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0
Рис.8 Начисления для расчета и компенсации отпуска
- Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
- Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.
Рис.11 Реквизиты для задания длительности отпуска
Рис.15 Выплата отпускных
Рис.16 Ведомость на выплату отпускных
Рис.17 Ведомость на выплату отпускных нескольким сотрудникам
Рис.18 Сведения о перечислении НДФЛ
Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.
В ст. 124 ТК РФ сказано, что если больничный приходится на период ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск на эти дни можно продлить или перенести. Сотруднику нужно известить работодателя о своем решении. Отпуск продлевается или переносится на количество дней, совпавших с периодом болезни.
Ранее в программе предполагалось использовать штатную схему. Но при ее использовании возникают проблемы:
- доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам,
- если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период,
- доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности,
- при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе,
- перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.
Для обхода этих проблем можно было воспользоваться другой схемой:
- сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы,
- только после этого ввести больничный,
- вернуться в исправление отпуска и пересчитать его.
Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании:
- при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает,
- при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск,
- из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью,
- проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.
При этом в документе-исправлении отпуска можно автоматически перенести дату окончания на требуемое количество дней. (рис 2.1 и 2.2)
Информация о продлениях отпуска отражается на новой закладке "Продления, переносы, отзывы" документа-исправления. Ей можно также воспользоваться независимо от наличия больничного, например, для отзыва из отпуска. (рис 3)
И уже после того, как рассчитан и проведен документ-исправление, больничный можно рассчитать. (рис 4)
Ситуация когда отпуск не продлевается
В документе-исправлении Отпуск появляется отдельная вкладка Продления, переносы, отзывы с указанием периода, количества дней и документа, ставшего причиной изменений. (рис 6)
В документе происходит сторнирование начисленных отпускных и новое начисление отпуска с исключением периода болезни (в нашем примере с 10 по 13 мая). (рис 7)
Т.е. в итоге получается сторнирование части отпуска. Итоговые суммы можно проверить по расчетному листку (рис 8)
Когда сотрудник захочет взять отпуск, то в обычном порядке будет создан новый документ Отпуск, в котором рассчитается новый средний заработок.
Если новая схема станет мешать отлаженному у вас процессу работы, то от нее можно отказаться. Для этого нужно включить новую настройку "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов" в настройках расчета зарплаты. (рис 9)
МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!
Команда "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" поможет в решении любых бизнес-вопросов!
Начиная с версии 3.1.14, в программе 1С:ЗУП 8 применяется новый механизм продления отпуска из-за болезни. Если этот период нетрудоспособности наступил в ранее предоставленном отпуске, то в 1С для расчета пособия по больничному сначала нужно ввести документ-исправление отпуска, который создается по гиперссылке из самого листка временной нетрудоспособности.
Общее о больничных во время отпуска
Согласно ст. 124 ТК РФ отпуск сотруднику нужно продлить или перенести, если в этот период он заболел. Какой вариант использовать - решает сам работник.
В случае продления отпускного периода на дни болезни необходимо, чтобы был оформлен листок временной нетрудоспособности. Сотрудник может уведомить работодателя о болезни любым удобным ему способом - по телефону, почте и др. При этом он также должен указать, какой вариант выбрал - продлить отпуск или же перенести.
При продлении отпуска не нужно пересчитывать сумму отпускных. Это связано с тем, что продолжительность самого отпускного периода не изменяется. Однако оплату конкретных дней, приходившихся на отпуск, в которые теперь человек болеет, нужно пересчитать, т.к. они будут оплачиваться по другим правилам - предусмотренным для больничного листа.
Внимание! Пересчитывать отпускные нужно в том случае, если отпуск переносится на другой срок и при этом меняется рабочий период, используемый для расчета среднего заработка.
Как продлить отпуск в 1С:ЗУП 8
В 1С:ЗУП 8, начиная с версии 3.1.14 используется новый механизм продления отпускного периода из-за болезни. При этом возможны два варианта - с учетом изменений и без учета. Для этого используется флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов" в разделе "Настройка" и далее "Расчет зарплаты".
Менеджер Е.А. Антонова работает в ООО "Швейная фабрика Плюс". Она ушла в отпуск на 14 дней - с 16.07.2020 г. по 29.07.2020 г. Далее она заболела - больничный лист выдан за период с 24.07.2020 г. по 31.07.2020 г. (8 дней).
Отпуск нужно продлить на 6 дней, поскольку периоды совпали - с 24.07.2020 г. по 29.07.2020 г. И в итоге сотрудница вышла на работу 07.08.2020 г.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
Как зарегистрировать невыход после отпуска
После отпуска сотрудница не вышла, поскольку она продолжала болеть до 31 июля. Этот невыход нужно отразить в программе.
Изначально отпуск регистрировался в программе через одноименный документ "Отпуск". Невыход на работу отражается документом "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)", который находится в разделе "Кадры", затем "Все отсутствия сотрудников" или "Все кадровые документы" или в разделе "Зарплата" и далее "Все начисления".
В документе о невыходе используется переключатель - устанавливается в положение "Болезнь (больничный еще не закрыт)". Это действие производится, если работодатель уверен, что сотрудник находится именно на больничном. В этом случае в табеле учета рабочего времени дни отсутствия будут обозначены кодировкой "Б" - болезнь. Если работодатель не знает, по какой причине сотрудник отсутствует, указывается "Отсутствие по невыясненной причине". В табеле будет использоваться кодировка "НН". Далее в документе нужно указать период, в течение которого были невыходы.
В нашем примере невыходы будут 2 дня - с 30.07.2020 г. по 31.07.2020 г.
Важно! Иногда не требуется регистрировать невыход на работу по окончании отпускного периода. Невыход следует указывать, если нужно рассчитать зарплату за месяц с учетом того, что сотрудник не вышел на работу.
В примере работница на момент окончания месяца еще не передала больничный лист работодателю. Соответственно, он не может поставить дни болезни. За два указанных дня зарплата не должна начисляться, а потому нужно зарегистрировать их как отсутствие на работе.
Как начислить пособие по болезни и зарегистрировать продление отпуска
После болезни и продления отпуска сотрудница вышла на работу 7 августа. Она предоставила больничный лист, на основании которого и нужно продлить отпуск в программе. При этом возможны два варианта.
В программе 1С:ЗУП используется новая методика, согласно которой нужно убрать флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении".
В этом случае нужно зайти в раздел "Зарплата" и далее в разделе "Больничные листы" создать новый документ. С его помощью работодатель сможет начислить пособие по болезни.
Если болезнь была в период отпуска, перед вводом в программу 1С больничного листа нужно оформить документ-исправление отпускного периода. Его можно оформить прямо из больничного, для чего пользователь переходит по специальной гиперссылке.
Когда документ-исправление проводится, программа выдает уведомление, что дни в документе на отпуск пересекаются с днями документа "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)". Напомним, что он формировался для верного начисления зарплаты за месяц.
В документе-исправлении сведения о продлении отпуска указываются во вкладке "Продления, переносы, отзывы". В ней также можно отменить это продление. Оплата продленных дней по среднему заработку будет такая же, как и при первоначальном расчете отпускных. Во вкладке "Пересчет прошлого периода" можно увидеть, что суммы аналогичные и при этом сумма отпускных сторнируется. После того, как отпуск будет автоматически пересчитан, документ-исправление можно провести и закрыть.
В случае, когда листок нетрудоспособности регистрируется в том же месяце, что и отпуск (т.е. период еще не закрыт), сторнирование дней невыхода не производится. При проведении больничного программа выдаст пользователю предупреждение, что дни, указанные в нем, совпадают с днями, отраженными в документе "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)", при условии, что он ранее создавался.
Продлить отпуск можно и без использования новой методики. В этом случае в настройках должен устанавливаться флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов".
Начисление пособия по болезни нужно произвести через раздел "Зарплата", далее "Больничные листы" - создать новый документ. Когда пособие будет рассчитываться, часть отпускных дней и дней неявок, которые приходятся на временную нетрудоспособность, будут сторнированы. Это можно увидеть во вкладке "Пересчет прошлого периода". Такая ситуация возможна, как в нашем примере, если больничный проводится в августе, а отпуск проведен ранее в другом месяце и он уже закрыт. Тогда 1С выдаст пользователю уведомление, что дни проводимого больничного пересекаются с днями невыхода.
Отпуск будет продлен - в нашем примере на 6 календарных дней, в связи с чем изменится отпускной период - с 16.07.2020 г. по 06.08.2020 г. Чтобы продлить отпуск, нужно зайти в первичный документ по нему и внести исправления соответствующей кнопкой. При корректировке нужно указать месяц начисления - это будет август, поскольку июль закрыт, а дата окончания отпуска изменена.
Тогда средний заработок по отпуску при продлении будет такой же, как и при первичном начислении. Это связано с тем, что дни, совпавшие с больничным, были сторнированы. После автоматического пересчета отпускной выплаты документ нужно провести и закрыть.
При втором варианте возникают такие моменты:
- доходы для расчета НДФЛ и страхвзносов некорректно распределяются по отчетным периодам;
- если периоды отпуска и больничного не совпадают, то сторнирование отпуска не указывается в отчетности за прошлый период. При этом доначисление указывается в отчетности за текущий период;
- выплата по больничному и пересчет отпускных неверно отражаются в отчетности;
- при расчете среднего заработка для пособия по болезни не учитывается, что отпуск пересчитывался (если действие произведено в этом же документе);
- пересчитанные отпускные перекрывают начисление пособия по болезни. Его не получается выплачивать отдельной ведомостью.
Однако такой механизм не совсем удобен пользователю, поскольку он не видит, сколько отпусков пересекает больничный. Кроме того, при исправлении отпуска нужно самому определять дни продления отпускного периода. Также нет возможности оплатить больничный отдельной ведомостью. И важно, что пользователь не всегда может решить возникающие проблемы с НДФЛ и страхвзносами.
Читайте также: