Как учесть затраты по транспондеру оформленному на сотрудника

Обновлено: 28.04.2024

Подразделение производственной организации расположено за чертой города. Рабочий день у одной части сотрудников начинается в 8.00, у другой — в 9.00, у третьей — в 11.00. До места работы раз в день ходит только один рейсовый автобус. Время прибытия его на ближайшую остановку от места работы (1 км) — 12.00.

По причине того, что время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам нужно явиться на работу, компания своими силами организовала доставку сотрудников на работу. Для этого организация арендовала у своего штатного сотрудника (водителя) микроавтобус . Место, время сбора персонала и маршрут следования определены графиком доставки. Также в организации имеются документы, подтверждающие, что доставка работников к месту их работы общественным транспортом невозможна.

Стоимость топлива, списанного для осуществления доставки работников организации, составила 200 руб. Сумма арендной платы за микроавтобус в месяц составляет 350 руб. (без НДС). Заработная плата, начисленная водителю, осуществляющему данные перевозки, — 360 руб. Отчисления в ФСЗН от заработной платы водителя составили 122,4 руб., отчисления в Белгосстрах — 2,16 руб. .

Организация является местом основной работы для водителя. Детей (иждивенцев) у него нет.

Арендная плата и заработная плата (за вычетом всех удержаний) перечислены работнику на банковскую карточку.

Затраты по доставке сотрудников учитываются в составе общепроизводственных затрат и в конце месяца списываются в состав управленческих расходов.

РЕШЕНИЕ

Таблица бухгалтерских записей

ОБОСНОВАНИЕ

Подтверждение производственной необходимости в доставке

В нашем случае производственная необходимость в доставке вызвана тем, что время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам нужно явиться на работу.

Для обоснования данной технологической особенности необходимо документальное подтверждение, например:

— график работы организации, где указано время начала и окончания рабочих смен;

— письма (справки) транспортных организаций о маршрутах, остановках, расписании движения транспорта, из которых усматривается, что доставка работников к месту их работы общественным транспортом невозможна;

— документы, свидетельствующие об использовании арендованного транспорта для перевозки работников до работы (договор аренды, акт об использовании имущества (микроавтобуса));

— документы, подтверждающие выплату работнику арендной платы за использование микроавтобуса (выписка банка, платежное поручение);

— документы по начислению и выплате зарплаты водителю, осуществляющему доставку сотрудников (расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость, выписка банка, платежное поручение);

Гражданско-правовые отношения нанимателя и работника

С целью использования личного движимого имущества работника (микроавтобуса) в своей деятельности наниматель вправе заключить с работником гражданско-правовой договор аренды такого имущества .

В таком случае наниматель выступит арендатором микроавтобуса, а работник — арендодателем.

Отметим, что по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Арендатор (наниматель) обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату) .

Бухучет

В бухучете расходы на доставку работников, носящие производственный характер, являются расходами по текущей деятельности, связанными с управлением организацией.

Следовательно, затраты по доставке сотрудников производственного подразделения на работу отражают по дебету счета 25 и кредиту счетов (субсчетов):

На сумму удержанного взноса в ФСЗН из зарплаты работника составляют проводку: дебет счета 70 — кредит счета 69 .

Налог на прибыль

Расходы на доставку работников, вызванные производственной необходимостью и документально подтвержденные, учитываются при налогообложении в составе затрат .

Следовательно, в нашем случае при налогообложении прибыли в составе затрат учитываются затраты на доставку сотрудников на работу, а именно: арендная плата, стоимость топлива, зарплата и отчисления от нее.

Подоходный налог

С арендной платы и зарплаты водителя. Арендная плата за использование микроавтобуса, а также сумма заработной платы в общеустановленном порядке признаются объектом обложения подоходным налогом .

Наниматель, выплачивающий работнику арендную плату и зарплату, признается налоговым агентом и обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму подоходного налога .

В отношении доходов в виде арендной платы и зарплаты применяется ставка подоходного налога в размере 13% .

Налоговая база подоходного налога определяется ежемесячно как денежное выражение подлежащих налогообложению доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных) .

Так, напомним, если по месту основной работы доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом, за текущий месяц не превысит 620 руб., то ему положен стандартный налоговый вычет в размере 102 руб. .

В нашей ситуации месячный доход работника превышает 620 руб. (710 руб. (360 руб. + 350 руб.) > 620 руб.). Следовательно, работник не имеет права на применение данного стандартного налогового вычета. Также отметим, поскольку у сотрудника нет детей (иждивенцев), то нет оснований и для применения соответствующего стандартного налогового вычета на детей (иждивенцев).

Таким образом, в текущем месяце в налоговую базу по подоходному налогу включается доход в размере 710 руб. (сумма арендной платы (350 руб.) и заработной платы (360 руб.)). С указанных сумм организация удерживает подоходный налог в размере 13% и перечисляет его в бюджет.

С суммы, затраченной организацией на доставку. Следует обратить внимание, что сотрудники доставляются на работу бесплатно (расходы на доставку несет организация: аренда, топливо, зарплата, отчисления). Будет ли это расцениваться как натуральный доход, полученный работниками, который подлежит обложению подоходным налогом?

На этот счет отметим следующее. НК содержит прямую норму, согласно которой доходы работников в натуральной форме, полученные от доставки их к месту работы и обратно как собственным транспортом, так и наемным (за исключением стоимости услуг по перевозке автомобилями-такси), не признаются объектом налогообложения подоходным налогом .

Взносы в ФСЗН, Белгосстрах

На сумму, затраченную организацией на доставку. Расходы организации по доставке работников, связанные с производственной необходимостью, не являются объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах, поскольку не представляют собой выплату в денежном и (или) натуральном выражении, начисленную в пользу работающих граждан .

На сумму арендной платы. Арендная плата, причитающаяся работнику за сдачу имущества в аренду, не облагается страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах. Связано это с тем, что при заключении с физическим лицом договора гражданско-правового характера обязательному страхованию подлежат лишь те из них, кто работает по договорам, предметом которых является оказание физлицом услуг, выполнение им работ и создание объектов интеллектуальной собственности .

По договору аренды имущества нанимателю во временное пользование (временное владение и пользование) за плату предоставляется имущество , в связи с этим сумма арендной платы не подлежит обложению страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах.

На сумму заработной платы. Заработная плата является объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах .

Компания хочет приобрести проездной для своего сотрудника по безналу. При этом можно ли будет списать затраты в расходы, а не в доход сотрудника? Как все правильно оформить? Нужно ли оформлять сотруднику разъездной характер работы?

Для работника рекомендуется установить разъездной характер работы. В противном случае стоимость проездного билета подлежит обложению НДФЛ. Кроме того, велика вероятность того, что налоговые органы не примут затраты по приобретению проездного билета для сотрудника, чей характер работы не связан с разъездной деятельностью, в целях налогообложения прибыли.

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Организация может приобрести проездной билет самостоятельно и затем выдать работнику, оформив акт приема-передачи. По окончании периода действия билета работник должен сдать его в бухгалтерию для отчетности.

Также работнику могут быть выданы деньги на приобретение проездного билета самостоятельно.

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Согласно ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей 168.1 ТК РФ предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы на проезд. При этом каких-либо ограничений по составу расходов на проезд, возмещаемых работнику, указанной нормой не предусмотрено.

С учетом положений ст. 164 ТК РФ указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям ст. 252 НК РФ.

В Письме Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, доведенном Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@, разъяснено, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом Минфин РФ неоднократно указывал на то, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (см. письмо Минфина РФ от 27 ноября 2015 г. N 03-03-06/1/69181).

Следовательно, приобретение для работника, трудовая деятельность которого не связана с разъездами, проездного билета, повлечет налоговые риски как в части НДФЛ, так и налогообложения прибыли.

Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 рекомендовало работодателям организовать безопасные поездки на работу для тех сотрудников, кто не может в силу специфики своей работы перейти на 100%-ную удаленку. Еще до выхода этого документа многие ответственные наниматели начали широко использовать службы такси, чтобы их работники не находились ежедневно длительное время в общественном транспорте. Как правильно поступить с учетом затрат работодателя на такси? Разбираем налоговый учет расходов на оплату такси до работы в коронавирус 2020.

Работодатель на общей системе налогообложения

Наниматели в условиях пандемии коронавируса 2020 обязаны соблюдать требования, предъявляемые введенным режимом повышенной готовности, санитарно-эпидемиологические предписания уполномоченных органов и выполнять рекомендации властей (например, Постановление № 887).

Роспотребнадзор в письме от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях, данных ранее (от 07.04.2020), ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.

Как поступить работодателю, если служебного транспорта у него нет или недостаточно, а при этом надо максимально обезопасить своих работников при поездках на работу и обратно?

Так, работодатель может утвердить внутренний норматив, согласно которому в организации вводятся санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19. И в числе этих мер – положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии и повышенной готовности. Например, к приказу о введении специальных мер можно утвердить распоряжение с перечнем мероприятий, в числе которых указана оплата работникам такси.

Будет ли этого достаточно для включения компенсации работникам такси в расходы по налогу на прибыль? П. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет подобных не типичных расходов. Но в этой норме НК есть исключение, которое в данном случае может быть полезным: подобные расходы можно принять к учету при расчете налога на прибыль, если выплаты предусмотрены коллективным или трудовым договором.

Таким образом, после издания приказа о вводе санитарно-эпидемиологических мер нужно внести изменения в договоры с работниками – включить в них условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси. Например, на основании рекомендаций властей или Роспотребнадзора.

В случае несения каких-либо расходов в соответствии с законом они не могут быть признаны экономически необоснованными. И их можно включить в расходы по налогу на прибыль.

Расходы на оплату такси рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.

Работодатель на УСН

У упрощенцев гораздо меньше возможностей учесть оплату сотрудникам такси в период пандемии коронавируса 2020.

Тем, кто платит УСН только с доходов дальше можно вообще не читать: учесть расходы на оплату такси однозначно нельзя.

А тем упрощенцам, кто ведет учет доходов и расходов, следует учесть, что:

оплату работникам проезда на работу и обратно можно учитывать на УСН только если она выступает формой оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включение этих условий в коллективный или трудовой договор в данном случае не поможет;
затраты на служебный транспорт и компенсации за использование личного транспорта в служебных целях можно учесть в расходах, но только в пределах установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Единственное, что можно рекомендовать упрощенцам – в отсутствие собственного транспорта для развоза сотрудников заключить договор с транспортной компанией или договоры с сотрудниками, у которых есть личные авто, на перевозку коллег до работы и обратно. Тогда стоимость перевозок можно будет обосновать при включении в расходную часть при исчислении налога по УСН.

Включить в расходы именно компенсацию за такси для работников на УСН не получится.

НДФЛ и страховые взносы с оплаты такси работнику

Подоходным налогом оплата такси работникам в любом случае облагается. Исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст. 217 и 422 НК РФ). Значит, их нет и в период борьбы с пандемией коронавируса, повышенной готовности и т. п.

Аналогичная ситуация с начислением страховых взносов на компенсацию за такси работникам в период коронавируса. Ведь, строго говоря, запрет на пользование общественным транспортом в России не установлен. Значит, сотрудники все-таки могут добраться до работы без такси, соблюдая меры предосторожности.

Таким образом, с сумм компенсации работникам за услуги такси нужно исчислить и уплатить НДФЛ + страховые взносы.