Как поступить если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за несколько лет

Обновлено: 19.05.2024

Любому официально трудоустроенному человеку положено 28 дней отпуска. Те, кто работает в сложных условиях, заслуженно отдыхают больше. Но как быть, если человек отказывается от отпуска по личным причинам или вследствие рабочей надобности? Закон разрешает заменить отпуск денежной компенсацией, но не всегда.

Рассказываем, в каких случаях работодатель может отдать деньги взамен отпуска и как правильно оформить такую замену.

Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами

Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:

Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:

трудящиеся в опасных или вредных условиях;

с ненормированным рабочим днём;

трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;

педагогические и медработники.

Продолжительность дополнительного отпуска разная. Для людей с ненормированным рабочим днём — три календарных дня, для работающих инвалидов — два дня. Длительность устанавливает Трудовой кодекс и соответствующие федеральные законы.

людях, занятых на работах с вредными и опасными условиями.

Такие сотрудники могут получить выплату за неиспользованный отпуск только при увольнении. Основание: ст. 126 Трудового кодекса .

Работник, у которого остались неотгулянные отпуска, увольняется. В этом случае компенсацию за неиспользованный отпуск необходимо включить в окончательный расчёт.

До 2018 года возникали споры: при увольнении компенсировать неотгулянные дни отпусков за всё или не за всё время работы? Если сотрудник не был в отпуске три года, значит руководство должно оплатить ему три отпуска? Дороговато выходит, знаете ли.

Суды в своих решениях ссылались на Конвенцию № 132 МОТ . Конвенция позволяет брать отпуск не целиком, а по частям. Сначала работник может непрерывно отдохнуть две недели. Оставшиеся две недели отпуска он должен отгулять не позже 18 месяцев после окончания года, за который брал отпуск. 18 месяцев прошло — остаток отпуска сгорел. Значит и компенсация не положена.

Конституционный суд в 2018 году поставил точку в спорах и объяснил, что положения конвенции суды трактовали неверно. Сотрудник, действительно, должен использовать остаток отпуска в течение 18 месяцев, иначе он сгорит. Но речь о сотрудниках, которые продолжают работать. Это ограничение специально установили, чтобы трудоголики тоже отдыхали.

Если же сотрудник увольняется, работодатель обязан возместить деньгами неотгулянные за всё время работы отпуска. Сотрудника, планирующего увольняться, ограничение в 18 месяцев не касается.

Важно. Ст. 124 Трудового кодекса запрещает работодателю не отпускать работника в отпуск два года подряд. Единственное исключение: с согласия сотрудника отпуск можно перенести на следующий год, если причина переноса крайне весома. Например, в больнице остался единственный детский врач, потому что два других слегли с ковидом. Согласие работника на перенос отпуска — обязательное условие.

Как оформить денежную компенсацию взамен дополнительного отпуска

Шаг 1. Получите заявление от работника. Заявление сотрудник может написать в свободной форме. Главное, чтобы в нём была указана ссылка на ст. 126 ТК, количество дополнительных дней отпуска и период. Вот образец заявления:

Шаг 2. Издайте приказ и ознакомьте с ним работника.

Заявление от сотрудника вы можете не принять. Если нет острой необходимости, пусть отдыхает больше 28 дней. Считаете, что целесообразнее отдать деньги за дополнительные дни, — примите заявление и оформите приказ. Вот пример приказа:

Не забудьте ознакомить сотрудника и ответственных лиц (кадровика, бухгалтера) с приказом под роспись.

В раздел VIII личной карточки работника нужно вписать:

Компенсация за неиспользованные дни отпуска рассчитывается по формуле:

Компенсация = Среднедневной заработок х Количество заменяемых дней отпуска

Как накажут работодателя, если он заменит компенсацией основной отпуск

Закрепим еще раз: можно компенсировать деньгами часть отпуска, превышающую 28 дней, либо неиспользованные за всё время работы отпуска, если сотрудник увольняется.

Основной отпуск — не способ спекуляции. Работодатель обязан его предоставить, а работник взять. 28 дней основного отпуска заменять деньгами запрещено. Пусть даже работник не против. Такая замена будет расценена как нарушение трудового законодательства. Трудовая инспекция, если узнает, оштрафует по ст. 5.27 КоАП . Для должностных лиц штраф до 20 тысяч руб., для организаций до 70 тысяч руб.

Как нарушение трудового законодательства будет расценен и перенос отпуска на следующий год без согласия сотрудника.

Коротко о главном

По закону официально трудоустроенному работнику положено 28 дней основного отпуска за каждый отработанный год.

Заменять основной отпуск деньгами запрещено. За нарушение предусмотрены штрафы от 1 000 до 70 000 руб.

Денежной выплатой можно компенсировать сотруднику дополнительный отпуск, превышающий 28 календарных дней. Исключение: беременные, несовершеннолетние, работники вредных и опасных производств. Они должны отдыхать все положенные дни.

Решение о замене части отпуска деньгами принимает руководитель на основании заявления сотрудника. Если решение положительное, нужно издать приказ и внести данные в личную карточку работника и график отпусков.

Когда сотрудник увольняется, проверьте, есть ли у него неиспользованные отпуска. Работодатель обязан компенсировать неотгулянные дни за всё время работы, хоть за год, хоть за три.

– Следует ли из решения Конституционного суда, что при увольнении любой работник может рассчитывать на компенсацию неиспользованного отпуска за все отработанное время без каких-либо ограничений?

Из решения Конституционного суда следует, что любой работник, увольняющийся из компании, может рассчитывать на компенсацию за все отработанное время. Значит, даже если прошло, например, 10 лет с того года, за который не был использован отпуск, за него все равно придется платить в случае увольнения сотрудника.

Тем не менее, в абзаце 7 пункта 5.2 постановления Конституционный суд указывает, что выплата компенсации не может рассматриваться в качестве замены отпуска и правомерный способ накопления.

В постановлении Конституционного суда РФ не отражены правовые последствия, которые могут возникнуть в случае выявления судом злоупотреблений одной из сторон трудовых отношений.

– Должны ли компании выплачивать работнику компенсацию за неиспользованные отгулы в случае его увольнения?

Да, компании должны рассчитываться с работником за отгулы при увольнении работника.

Согласно части 4 статьи 153 ТК РФ дополнительный день отдыха (отгул) предоставляется по желанию работника, а работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В силу части 1 статьи 153 ТК РФ по общему правилу работа в выходной или праздничный день подлежит оплате не менее чем в двойном размере.

В случае, когда работник выбрал дополнительный день отдыха (отгул), но не воспользовался им, при увольнении за таким работником сохраняется право на получение отгула до даты увольнения или денежной компенсации за неиспользованные дни отдыха.

– Устанавливаются ли какие-либо ограничения по сроку давности при рассмотрении дел о выплате компенсации за неиспользованные отпуска? Могут ли работники, покинувшие компанию несколько лет назад, обратиться с требованием о выплате компенсации за неиспользованный отпуск за все предыдущие периоды?

Согласно части 2 статьи 392 ТК РФ работник в течение года с даты прекращения трудового договора имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора о выплате работнику компенсации за неиспользованные отпуска, обязательность выплаты которой установлена частью 1 статьи 127 ТК РФ.

При этом, как указывает в своем постановлении Конституционный суд Российской Федерации (абзац 6 пункта 5.2), длительность времени, прошедшего с момента окончания того рабочего года, за который должен был быть предоставлен неиспользованный (полностью либо частично) отпуск, не имеет значения.

Таким образом, работники, покинувшие компанию несколько лет назад, были вправе требовать выплатить им компенсацию за неиспользованный отпуск только в течение года с даты увольнения. Однако работники, покинувшие компанию в 2018 году, могут в течение года со дня увольнения обраться в суд с требованием о взыскании компенсации за любой период, в течение которого не был использован ежегодный оплачиваемый отпуск.

– Может ли работник, руководствуясь постановлением Конституционного суда РФ, обратиться к работодателю с требованием предоставить ему дополнительный отпуск за счет неиспользованного ранее отпуска?

Постановление Конституционного суда Российской Федерации направлено на решение вопроса о возможности получения работником компенсации за все неиспользованные отпуска независимо от их продолжительности и периода, за который они не использованы, а также на уточнение срока, в течение которого работник может обратиться в суд для взыскания денежной компенсации.

Само по себе постановление Конституционного суда Российской Федерации не является основанием для предъявления работником требования о предоставлении дополнительного отпуска. При решении вопроса о предоставлении отпуска работник и работодатель должны руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Постановление Конституционного суда в данном случае может быть использовано при толковании отдельных положений Трудового кодекса РФ с целью формирования единого понимания содержания норм Трудового кодекса РФ.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен работодателем с учетом пожеланий работника согласно статье 124 ТК РФ.

Неиспользованная часть отпуска может быть присоединена к отпуску за текущий год или использована в иное время по согласованию с работодателем.

В случае присоединения неиспользованной части отпуска к отпуску за текущий год необходимо отразить эту информацию в графике отпусков. Использование части отпуска за предыдущие годы в иное время дополнительно согласовывается с работодателем.

– На кого распространяется постановление Конституционного Суда Российской Федерации (государственные учреждения, организации различных форм собственности, индивидуальные предприниматели и т.д.)?

Согласно статье 6 Федерального конституционного закона от 21.07.1994 N 1-ФКЗ "О Конституционном Суде Российской Федерации" решения Конституционного Суда обязательны на всей территории Российской Федерации для всех представительных, исполнительных и судебных органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц, граждан и их объединений. В силу абзаца 2 статьи 79 вышеуказанного закона решения Конституционного Суда действуют непосредственно и не требуют подтверждения другими органами и должностными лицами.

– Могут ли рассчитывать на компенсацию неиспользованного отпуска работники, которые вышли на пенсию?

Поскольку Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит такого специального основания прекращения трудового договора как выход работника на пенсию, выход на пенсию оформляется путем увольнения сотрудника по собственному желанию (п.3 ч.1 ст. 77, ст. 80 ТК РФ).

Такому работнику в соответствии с требованиями статьи 127 ТК РФ должна быть выплачена компенсация за неиспользованную часть отпуска в последний день работы.

В случае если указанная компенсация не была выплачена работнику, он в силу части 2 статьи 392 ТК РФ вправе обратиться в течение одного года с даты увольнения в связи с выходом на пенсию в суд с требованием о взыскании денежной компенсации за неиспользованный за период работы отпуск.

– С помощью каких документов работники могут доказать, что у них есть неиспользованный отпуск?

Согласно части 1 и части 3 статьи 123 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с утвержденным графиком отпусков, причем о времени отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Изучив приказы компании о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, можно определить, какая часть отпуска и за какой период не была использована.

Если отпуск был перенесен в соответствии со статьей 124 ТК РФ, то приказ о предоставлении отпуска оформляется на основании письменного заявления работника. В данном случае подтверждением продолжительности отпуска будут заявление работника и приказ работодателя.

– Каким образом работодатель может изменить кадровую политику компании с учетом постановления Конституционного Суда РФ?

Частью 4 статьи 124 ТК РФ устанавливается прямой запрет на непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Следовательно, кадровая политика компании должна основываться, прежде всего, на соблюдении указанного положения Трудового кодекса РФ.

Постановление Конституционного суда, вынесенное с целью защиты интересов работников, не реализовавших свое право на отдых, может в некоторой степени повлиять на кадровую политику компаний, поскольку с учетом позиции Конституционного суда компания должна будет выплатить работнику компенсацию за все неиспользованные отпуска независимо от того периода, в котором они должны были быть предоставлены.

- Может ли работодатель заранее начать выплачивать работникам компенсацию, если у работника накопилось много неиспользованных дней отпуска?

Выплата компенсации вместо предоставления отпуска по общему правилу в силу статьи 127 ТК РФ допускается только в случае увольнения работника, поэтому работодатель не может заранее начать выплачивать работникам компенсацию.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией допускается Трудовым кодексом РФ только в части, превышающей 28 календарных дней. Также следует отметить, что такая замена допускается только по письменному заявлению работника.

Следовательно, накопление большого количества неиспользованных дней в отпуске не является основанием для выплаты компенсации работающему сотруднику.

Выплата работающему сотруднику денежной компенсации, по сути, заменит отпуск и лишит работника конституционного права на отдых, что, как указывает Конституционный суд РФ в абзаце 7 пункта 5.2 постановления, недопустимо.

- Могут ли компании сократить число неиспользованных работником дней, предоставив ему дополнительные отпуск?

Компания может предоставить по заявлению работника отпуск за счет неиспользованной части отпуска за предыдущие годы.

Согласно части 3 статьи 124 ТК РФ отпуск, перенесенный на следующий рабочий год, должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Часть 1 статьи 9 Конвенции N 132 Международной организации труда "Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году)" уточняет это условие и предусматривает, что остаток ежегодного оплачиваемого отпуска (то есть отпуск за вычетом непрерывной части, равной двум рабочим неделям) должен быть использован не позже, чем в течение восемнадцати месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск.

В противном случае будет нарушено положение о запрещении непредоставления основного отпуска в течение двух лет подряд.

Таким образом, компания не только может, но и должна предоставлять работнику отпуск за предыдущий период наряду с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами

Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:

Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

трудящиеся в опасных или вредных условиях;

с ненормированным рабочим днём;

трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;

педагогические и медработники.

людях, занятых на работах с вредными и опасными условиями.

Как оформить денежную компенсацию взамен дополнительного отпуска

Шаг 2. Издайте приказ и ознакомьте с ним работника.

Не забудьте ознакомить сотрудника и ответственных лиц (кадровика, бухгалтера) с приказом под роспись.

В раздел VIII личной карточки работника нужно вписать:

Компенсация за неиспользованные дни отпуска рассчитывается по формуле:

Компенсация = Среднедневной заработок х Количество заменяемых дней отпуска

Как накажут работодателя, если он заменит компенсацией основной отпуск

Коротко о главном

Заменять основной отпуск деньгами запрещено. За нарушение предусмотрены штрафы от 1 000 до 70 000 руб.

При увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все дни неиспользованного отпуска (ч. 1 ст. 127 Трудового кодекса). Она полагается всем работникам независимо от оснований увольнения.

Вместо денежной компенсации работник может попросить работодателя предоставить ему неиспользованный отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения будет считаться последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 Трудового кодекса). Но такой возможности нет у работников, которых уволили за виновные действия.

При этом предоставление отпуска с последующим увольнением – это право работодателя, а не обязанность, поэтому он может и отказать работнику. Однако в таком случае он должен будет выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска.

Как определить размер компенсации?

Как определить количество дней неиспользованного отпуска?

Суммируем года, в которых работник отгулял не все отпускные дни. Это число умножаем на количество дней полагающегося отпуска за год. Из этой суммы вычитаем количество дней использованного отпуска.
Если сотрудник проработал не больше 11 месяцев, количество дней полагающегося отпуска за год делим на 12 месяцев. Полученную сумму умножаем на количество месяцев работы в компании. Из полученного числа вычитаем количество дней использованного отпуска за этот период.

Какие выплаты включают в расчет среднего дневного заработка?

Учитываются выплаты, предусмотренные действующей в компании системой оплаты труда: зарплата, надбавки и доплаты, выплаты, связанные с условиями труда, премии, вознаграждения и др.

Как определить средний дневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск?

Для подсчета среднего дневного заработка необходимо определить расчетный период.

Если сотрудник проработал в компании не меньше года, то расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором он увольняется. Если день увольнения – последний день месяца, то такой месяц должен быть включен в расчетный период.

Если сотрудник отработал в компании менее года, то все это время включается в расчетный период: с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.

Порядок расчета среднего дневного заработка зависит от того, полностью отработаны месяцы расчетного периода или нет.

Расчетный период отработан полностью. Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период, делим на 12. Полученную сумму делим на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью (например, работник находился в отпуске или на больничном).

Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период, делим на сумму, полученную из расчета: 29,3 умножаем на количество полных отработанных месяцев, полученное число суммируем с количеством дней в не полностью отработанных месяцах.

Для определения количества дней в не полностью отработанном месяце 29,3 разделите на количество дней этого месяца и умножьте на количество дней, приходящихся на отработанное в месяце время.

Часто возникают споры о том, за какой период выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника.

Вместе с тем Суд отметил, что при рассмотрении спорных ситуаций должна учитываться добросовестность работника и работодателя. Также должны приниматься во внимание такие факты, как: наличие причины, которая не позволила работнику использовать отпуск своевременно; какое положение он занимает в компании и на какие обстоятельства может влиять; виновна ли компания, что работник не отдыхал, и др.

Главное, о чем нужно помнить работнику: намеренно копить отпуск для получения компенсации не стоит – такие действия могут быть восприняты как злоупотребление правом.

Сколько времени дается на обращение в суд за разрешением спора о выплате компенсации за неиспользованный отпуск?

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а в случае спора об увольнении – в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 Трудового кодекса).

При этом, если работник не получил причитающиеся ему выплаты, в том числе при увольнении, он имеет право обратиться в суд в течение года со дня, когда эти суммы работодатель должен был выплатить (ч. 2 ст. 392 Трудового кодекса).

Таким образом, если работнику не выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск или он не согласен с ее размером, то он может обратиться в суд в течение одного года.

Читайте также: